Prof. Dr. Dietmar Lucht Projektmanagement Projektstrukturplan

Transkript

1 1.4. Projektstrukturplan

2 Der Unterschied zwischen einfachen, komplizierten und komplexen Problemen Einfache Probleme Es sind wenige Einflussgrößen zu beachten, die sich zudem relativ stabil zueinander verhalten. (Bsp.: Büromaterial bestellen) Komplizierte Probleme Es sind viele Faktoren und Einflussgrößen zu beachten, die sich relativ stabil zueinander verhalten. (Bsp.: Zusammenbau eines Computers) Komplexe Probleme Es sind viele Einflussgrößen zu beachten, die sich gleichzeitig noch instabil verhalten. (Bsp.: Flug zum Mars)

3 Warum fällt uns die Lösung komplizierter / komplexer Probleme so schwer? 1. Wir sind ad-hoc-problemlöser Wenn wir etwas machen müssen, fangen wir sofort damit an, ohne lange zu überlegen, zu planen und die Wirkungen zu bedenken. 2. Wir unterschätzen, dass wir bei jedem Projekt dazulernen Während wir am Projekt arbeiten, erkennen wir erst nach und nach, worum es geht und worauf zu achten ist. Anfängliche Planungen werden durch den Erkenntniszuwachs schnell überholt. 3. Das haben wir schon immer so gemacht Je mehr Unvorhergesehenes auftaucht und je weniger unsere Pläne der Realität entsprechen, desto mehr vertrauen wir unseren Routinen.

4 ist Management von Kompliziertheit und Komplexität Die Kunst besteht darin, 1. aus einer komplizierten Aufgabe viele einfache (= überschaubare) Aufgaben zu machen und 2. anschließend die Einzelaufgaben so logisch miteinander zu verknüpfen, dass die Gesamtaufgabe sinnvoll gelöst werden kann.

5 ist Management von Kompliziertheit und Komplexität Projekte sind einmalig, kompliziert und oft komplex also schwer zu durchschauen. Wir haben unsere Denkmuster von unseren höhlenbewohnenden Vorfahren geerbt. Komplexe Probleme zu lösen fällt uns schwer. Wir besitzen keine internen Modelle der Komplexitätsreduktion. Das klassische hat keine Antwort auf das Problem der Komplexität.

6 Projektstrukturierung Der Projektstrukturplan ist die Mutter aller Projektpläne! ist Voraussetzung, um ein Projekt handhabbar zu machen ist die Grundlage für alle weiteren Planungen (Termine, Kosten, Ressourcen etc.).

7 Projektstrukturierung = Gliederung der Projektaufgabe in plan- und kontrollierbare Arbeitspakete

8 Arbeitspakete ein Teil des Projektes, der im Projektstrukturplan nicht weiter sinnvoll aufgegliedert werden kann (muss). Es ist klar beschrieben und von anderen Arbeitspaketen klar abgegrenzt. Es kann separat beauftragt werden. Ihm kann ein Verantwortlicher zugewiesen werden. Es kann einer Projektphase zugeordnet werden. Es ist so konkret beschrieben, dass ein Controlling möglich ist.

9 Beschreibung eines Arbeitspakets Wie heißt mein Projekt? Wie heißt das Arbeitspaket? Wer ist verantwortlich? Was ist zu tun? Was soll erreicht werden? Was kostet die Erledigung? Bis wann muss es fertig sein? Projekttitel AP-Bezeichnung AP-Verantwortlicher Aufgabenstellung Ergebnisse Budget Fertigstellungstermin

10 Darstellung eines Projektstrukturplans Ein Projektstrukturplan kann als Tabelle Mind Map klassisches Baumdiagramm dargestellt werden.

11 Objektorientierter Projektstrukturplan (Quelle: Ralph Noll, FH Düsseldorf)

12 Verrichtungsorientierter Projektstrukturplan (Quelle: Ralph Noll, FH Düsseldorf)

13 Phasenorientierter Projektstrukturplan (Quelle: Ralph Noll, FH Düsseldorf)

14 Schritte bei der Erstellung eines PSP 1. Entscheidung über den Typ des PSP (objekt-, funktions- oder phasenorientiert) 2. Auflistung der Aufgaben / Arbeitspakete 3. Prüfung der Arbeitspakete auf Überschneidungen und Abhängigkeiten 4. Zuordnung von Verantwortlichkeiten zu den Arbeitspaketen 5. Bestimmung des Arbeitsaufwands 6. Projektkosten bestimmen 7. Dokumentation des Projektstrukturplans

15 Schritte bei der Erstellung eines PSP 1. Entscheidung über den Typ des PSP Ausgangspunkt: "Produkt" Ausgangspunkt: Arbeitsablauf Ausgangspunkt zeitlicher Ablauf funktionsorientierter PSP phasenorientierter PSP Bei manchen Projekten ist eine Kombination vorteilhaft.

16 Schritte bei der Erstellung eines PSP 2. Auflistung der Aufgaben Brainstorming Mind-Mapping Expertenbefragung Wichtig: Zu Beginn eine Systematik (Nummerierung) zur eindeutigen Identifizierung festlegen

17 Schritte bei der Erstellung eines PSP 3. Arbeitspakete auf Überschneidungen und Abhängigkeiten prüfen gleicher Detaillierungsgrad keine Lücken oder Doppelungen in der Leistungserbringung

18 Schritte bei der Erstellung eines PSP 4. Zuordnung von Verantwortlichkeiten zu den Arbeitspaketen jeder AP-Verantwortliche muss über die notwendigen Kapazitäten verfügen jeder AP-Verantwortliche muss das notwendige Know-how besitzen jeder AP-Verantwortliche muss zu seiner Aufgabe sein Commitment abgeben

19 Schritte bei der Erstellung eines PSP 5. Arbeitsaufwand bestimmen Aufwand für die Erledigung der einzelnen Arbeitspakete bestimmen Gesamtaufwand für das Projekt bestimmen Offen bleibt: Welche Arbeiten müssen nacheinander erfolgen? Welche Arbeiten können parallelisiert werden? Welche Arbeiten können zurückgestellt werden?

20 Schritte bei der Erstellung eines PSP 6. Projektkosten bestimmen Kosten für die einzelnen Arbeitspakete ermitteln Gesamtkosten ermitteln Die Kostenermittlung erfolgt zunächst als grobe Schätzung und wird im Projektverlauf zunehmend genauer.

21 Schritte bei der Erstellung eines PSP 7. Dokumentation des Projektstrukturplans Der PSP muss in allen Projektphasen von allen Projektteilnehmern in seiner jeweils aktuellen Form einsehbar sein. Jede Überarbeitung des PSP muss versioniert werden, um das Arbeiten mit unterschiedlichen Plänen zu vermeiden.

22 : Ziele der Projektstrukturierung Erfassung aller Aufgaben, die im Rahmen des Projektes abzuwickeln sind Bestimmung plan- und kontrollierbarer Aufgaben Zuordnung klarer Verantwortlichkeiten Strukturierung der Managementaktivitäten Förderung einer gemeinsamen Sichtweise aller Projektbeteiligten

23 Ein perfekter Projektstrukturplan