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1 Das diesem Dokument zugrundeliegende Vorhaben wurde mit Mitteln des Bundesministeriums für Bildung und Forschung unter dem Förderkennzeichen 16OH21005 gefördert. Die Verantwortung für den Inhalt dieser Veröffentlichung liegt beim Autor/bei der Autorin.

2 Open IT Zertifikatsstudiengang Wirtschaftsinformatik Modul 8361: IT-Dienstleistungsmanagement / IT-Projektmanagement IT-Projektmanagement Teil 3: Projektplanung (1/2) 3.1-1

3 Inhalte Einführung Projekt-Initialisierung Planung von Projekten Steuerung und Kontrolle von Projekten Projektabschluss Agile Methoden im Projektmanagement 3.1-2

4 Themenfelder der Projektplanung Zielplanung Meilensteinplanung Strukturplanung Ressourcenplanung Zeitplanung Kostenplanung Planungsbedarf 3.1-3

5 Übersicht: Die Dimensionen der Projektplanung Ziele- und Meilensteinplan Projektstruktur -plan Ablaufplan Projektkostenplan Projektbudgetplan Info-/Kommplan Terminplan Organisationsplan Ressourcenplan In der Praxis werden einige Schritte iteriert; entscheidend ist, dass alle Planungselemente durchlaufen werden! Quelle: Jenny, Abb

6 Übersicht: Rollierende Korridorplanung Vorgehen: Festlegung eines groben Plankorridors für das Gesamtprojekt Feinplanung nur für die jeweils anstehende Phase Übernächste Phase besser planbar Ggf. Anpassung des Gesamtkorridors Nutzen: Grundrichtung klar vorgegeben Situationsbedingte Anpassungen, auch bzgl. Arbeitsweisen, sind möglich Planungsaufwand wird in der Regel kleiner Projektabbruch in einer Frühphase ist leichter begründbar Quelle: Pfetzing, Rhode: Abb

7 Themenfelder der Projektplanung Zielplanung Meilensteinplanung Strukturplanung Ressourcenplanung Zeitplanung Kostenplanung Planungsbedarf 3.1-6

8 Aus dem Projektziel werden wichtige Zwischenziele (Meilensteine) abgeleitet Ergebnis Ergebnis Ergebnis Ergebnis Projektstart Termin Meilenstein ziel Budget Termin Meilenstein ziel Budget Termin Meilenstein ziel Budget Termin Projektziel Budget Meilensteinplan Zeitplan, Ressourcenplan, Kostenplan Ein Meilensteinplan ist die ergebnisorientierte Basisstruktur eines Projektes 3.1-7

9 Meilensteine: Die wichtigsten Kontrollpunkte auf dem Weg zum Projekterfolg Meilensteine sind wesentliche Projektzwischenergebnisse, die zu einem bestimmten Termin mit definierten Kosten vorliegen müssen. Meilensteine motivieren Projekt ohne Meilensteine Projekt mit Meilensteinen Meilenstein Entscheidungen* über Freigabe der folgenden Phase Wiederholung von Phasen oder Abbruch des Projektes * i.a. durch Lenkungsausschuss oder AG 3.1-8

10 Tipps zum Einplanen von Meilensteinen Meilensteine sind keine Inseln Sie setzen voraus, dass bestimmte zugehörige Vorgänge abgeschlossen sind, d.h. bestimmte Ergebnisse vorliegen! Nicht mehrere Meilensteine auf den gleichen Termin legen! Sinnvoll ist den Inhalt eines Meilensteins an einem eindeutig messbaren Projektziel (oder Projektergebnis/Teilergebnis) festzumachen das Ende einer Projektphase mit einem Meilenstein zu belegen. Je nach Komplexität des Projektes sollte insbesondere die Projektausführung zusätzliche Meilensteine enthalten. Dies gilt speziell für Projektabschnitte, in denen Risiken existieren. Meilensteine in MS Project: Vorgänge mit Dauer =

11 Beispiel: Meilensteinplan Termin Meilensteinbezeichnung Ergebnis des Meilensteins Kosten * Pilot-Rollout abgeschlossen Konzept "Sonstige Optimierungen" abgeschlossen Abschluss Pilot-Rollout (Zentrale); Gerätepool eingerichtet Konzept "Sonstige Optimierungen" abgenommen; Nutzungsanalyse erstellt Rollout I abgeschlossen Rollout I (Bereiche 1 und 2) komplett durchgeführt; Bedarf für 2013 erhoben Erfolgsmessung abgeschlossen Maßnahmen "Sonstige Optimierungen" umgesetzt; Bestand um mind. 250 Geräte reduziert Gesamt-Rollout abgeschlossen Rollout II (Bereiche 3 und 4) komplett durchgeführt; Zukunftskonzept erstellt Projektabschluss erfolgt Übergabe an die Linie durchgeführt; Maßnahmen zur Nachhaltigkeit getroffen * kumulierte Kosten

12 Grafische Darstellung (Beispiel): Phasenplan mit Meilensteinen e-business-strategie 07/15 08/15 09/15 10/15 11/15 12/15 Vorphase Marktanalyse e-business Strategie Portfolio (top down) Prozesse und Funktionen Controlling Informationstechnologie e-business Strategie Portfolio (bottom up & Anpassung) Definition Prototyp Finale Phase Abschlusspräsentation e-business-strategie Prototyp Abstimmung mit dem Lenkungsausschuss (hier gleich Meilensteine) Vorstellung Prototyp (Ende Dez.) Termin noch zu benennen

13 Themenfelder der Projektplanung Zielplanung Meilensteinplanung Strukturplanung Ressourcenplanung Zeitplanung Kostenplanung

14 Ein guter Start ist wichtig: Vom Strukturplan zum Ablaufplan 1 Projektstrukturplan erarbeiten 2 Arbeitspaketliste erstellen 3 Projektablaufplan ableiten

15 Vertiefung: Projektstrukturplan (PSP) Projekt Der PSP ( Mutter aller Projektplanungen ) ist eine strukturierte Tätigkeitscheckliste. Engl.: Work Breakdown Structure (WBS). Teilaufgabe Arbeitspaket Teilaufgabe Arbeitspaket Teilaufgabe Arbeitspaket Aufgabe Projekt in überschaubare und abgegrenzte Einheiten zerlegen Arbeitspaket Arbeitspaket Arbeitspaket Teilaufgabe Arbeitspaket Arbeitspaket Darstellung Vollständige, hierarchische Darstellung der Teile der Projekt-Aufbaustruktur als Diagramm oder Liste Arbeitspaket Arbeitspaket Jedes darin enthaltene übergeordnete Element muss durch die ihm untergeordneten Elemente vollständig beschrieben werden Ziele Reduktion der Komplexität Schaffung von Transparenz Erkennung von Schwerpunktaufgaben, Zusammenhängen und Abhängigkeiten PSP ist die Grundlage für sämtliche nachgelagerten Planungen (Abläufe, Ressourcen, Termine, Kosten) und für die Steuerung der Projektdurchführung

16 Projektstrukturplan (PSP): Erstellungsvarianten Top down Stufenweise Zerlegung der Gesamtaufgabe, bis nur noch überschaubare Teilaufgaben vorliegen Motto: vom Groben zum Feinen Bottom up Sammlung von Aufgaben (Brainstorming, Mind Mapping) Strukturierung der Aufgaben nach einem bestimmten Kriterium Aufbau einer Aufgabenhierarchie (Clustern) Ergänzung um fehlende Aufgaben

17 Spannungsfeld Planungstiefe So detailliert wie nötig, da Projektplanung... Komplexität reduziert Transparenz schafft Chancen und Risiken aufdeckt Unsicherheiten reduziert So einfach wie möglich, da Projektplanung... Zeit kostet aufwändig ist und die Planungselemente auch controlled werden (= zusätzlicher Aufwand) müssen!

18 Zusammenfassung: Regeln zur PSP-Erstellung PSP mit hoher Sorgfalt erstellen Projektteam einbeziehen Mitarbeiter-Motivation wird gefördert Gemeinsames Verständnis wird entwickelt Einheitliche Terminologie ist gesichert Erhöhte Sicherheit, dass nichts vergessen wird Mehrere Ansätze prüfen Nur so detailliert planen, bis überschaubare und kontrollierbare Arbeitspakete vorliegen Komplexe Aufgaben stärker untergliedern als einfachere Standard-PSPs als Vorlagen ( Templates ) für gleichartige Unternehmensprojekte nutzen bzw. schaffen

19 Arbeitspakete: Die Mikromeilensteine des Projektleiters sind die kleinste Einheiten im PSP Umfang kann sehr unterschiedlich sein Bestimmte Tätigkeiten einer Einzelperson Sachlich zusammengehörige Arbeiten, die von einer Gruppe/Person durchgeführt werden sollen Entwicklungsauftrag an eine Fremdfirma Kriterien für Arbeitspakete Eindeutige Verantwortlichkeit Konkretes Ergebnis Kalkulierbarkeit (Aufwand, Termin, Kosten) Keine Überschneidung mit anderen Paketen Klare Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Paketen Für jedes Arbeitspaket ist eine Beschreibung zu erstellen

20 Regeln zur Arbeitspaket-Erstellung Bei einer phasenorientierten Planung muss ein AP innerhalb einer Phase liegen (Ausnahme: phasenübergreifende Aufgaben wie Kostencontrolling) Umfang der AP so planen, dass sinnvolle Termin- und Kostenüberwachung möglich sind! Projektstart Phase 1 Phase 2 AP 1.1 AP 1.2 AP 1.3 AP 2.1 AP

21 Themenfelder der Projektplanung Zielplanung Meilensteinplanung Strukturplanung Ressourcenplanung Vorgehen Aufwandsschätzung Zeitplanung Kostenplanung

22 Von der Struktur- zur Terminplanung 1 Projektstrukturplan erarbeiten 3 Projektablaufplan ableiten 4 Ressourcenplan ableiten 5 Terminplan ableiten (Berücksichtigung von IST- und SOLL-Kapazitäten)

23 Themenfelder der Projektplanung Zielplanung Meilensteinplanung Strukturplanung Ressourcenplanung Vorgehen Aufwandsschätzung Zeitplanung Kostenplanung

24 Ressourcenplan ableiten Ressourcenplanung Ressourcen Personen: interne und externe Mitarbeiter Sachmittel: Maschinen, Software, Räume, Verbrauchsmaterial Ressourcen beeinflussen Termine durch ihre Verfügbarkeit Sachziele, wenn bestimmte Aufgaben nur von bestimmten Ressourcen durchgeführt werden können Kosten Ressourcenplanung Bestimmung aller Ressourcen, die für die Projektdurchführung benötigt werden Abgleich der benötigten mit den vorhandenen Ressourcen Erstellung des Ressourcenplans (Einsatzplans), um einen optimalen zeitlichen Projektverlauf zu erzielen

25 Ressourcenplanung: Zur Arbeitsteilung bei IT-Projekten Ressourcenplan ableiten Durchlaufzeit "Adding manpower to a late software project makes it later." Brooks sches Gesetz (1974) Durchlaufzeit Durchlaufzeit Durchlaufzeit

26 Ressourcenplan ableiten Welche Informationen werden je Ressource benötigt? Dauer des Einsatzes Kosten pro Zeiteinheit Leistungskapazität (Maßeinheit) Gesamtkosten Welches Einsatzmittel ist der Engpass? Welches ist die günstigste Variante (Kosten)? Stimmt die Qualifikation ( Skill )?

27 Ressourcenplan ableiten Ressourcenplanung: Vorgehen 1. Ermittlung des Ressourcenbedarfs pro Arbeitspaket Ressourcenart (Personalressourcen; Sachmittel) Menge der benötigten Ressource Terminliche Notwendigkeiten (Vorlauf beachten!) 2. Ermittlung der im Projektzeitraum verfügbaren Kapazitäten 3. SOLL/IST-Vergleich: benötigte Ressourcen vs. verfügbare Ressourcen (Darstellungsmittel: Ressourcen-Histogramm) 4. Optimale Auslastung der eingesetzten Ressourcen ggf. Kapazitätsausgleich durchführen! s. u.: Aufwandsschätzung Anmerkungen: Einsatz von PM-Tools zweckmäßig Achtung: Wechselwirkung mit Terminplanung

28 Ende des Kapitels Vielen Dank für Ihre Beiträge! Quellenangaben (für alle Kapitel): Burghardt, M.: Einführung in Projektmanagement, Definition, Planung, Kontrolle und Abschluss, 6. überarb. und erw. Aufl., Publicis Publ., Gloger, B., Margetich, J.: Das Scrum-Prinzip: Agile Organisationen aufbauen und gestalten, Schäffer-Poeschel, Heilmann, H., Etzel, H.-J., Richter, R. (Hrsg.): IT-Projektmanagement - Fallstricke und Erfolgsfaktoren - Erfahrungsberichte aus der Praxis, 2., überarb. und erw. Aufl., dpunkt, Jenny, B.: Projektmanagement: Das Wissen für eine erfolgreiche Karriere, 5. überarb. u. aktual. Aufl., vdf, Patzak, G., Rattay, G.: Projektmanagement: Leitfaden zum Management von Projekten, Projektportfolios und projektorientierten Unternehmen, 6. Aufl., Linde (2014). Pfetzing, K., Rohde, A.: Ganzheitliches Projektmanagement, 6. überarb. u. aktual. Aufl., Schmidt (Götz), Wieczorrek, H. W., Mertens, P.: Management von IT-Projekten, 4. Aufl., Springer,