Professionelles Projektmanagement in der Praxis

Größe: px

Ab Seite anzeigen:

Download "Professionelles Projektmanagement in der Praxis"

Bärbel Franke
vor 8 Jahren
Abrufe

1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 4 Teil 1 ( ): Projektplanung 1 Phasen- und Meilensteinplan SS

2 Agenda ( ) Organisatorisches Lösungen der Aufgabe 3 (PL der Teams 3, 4 und 5) Projektplanung I: Phasen- und Meilensteinplan Projektplanung II: Projektstrukturplan (PSP), Arbeitspakete, Aufwandsschätzung Aufgabe 4: Phasen- und Meilensteinplan, Projektstrukturplan, Arbeitspaketliste mit Aufgabenverteilung im Team PM Zertifizierungen im Rahmen der Vorlesung 2

Phasen- und Meilensteinplan Projektplanung II: Projektstrukturplan (PSP), Arbeitspakete,

3 Aufgabe 3: Projektumfeld- und Stakeholder-Analyse 1. Führen Sie eine Umfeld-Analyse durch Erstellen Sie eine Übersicht der relevanten Projektumfeldfaktoren gegliedert nach sachlichen und sozialen Aspekten gegliedert nach internen und externen Faktoren Erstellen Sie eine Schnittstellenmatrix für die sachlichen Einflussfaktoren mit den Maßnahmen und Risiken, die sich aus diesen Faktoren ergeben 2. Führen Sie eine Stakeholder-Analyse durch Stellen Sie die Ergebnisse in einer Stakeholdermatrix dar Beschreibung der Stakeholder-Interessen (z.b. Erwartungen und Befürchtungen) Bewertung der Stakeholder-Interessen (Macht/Einfluss, Betroffenheit, Konfliktpotential und Einstellung zum Projekt) Geeignete Maßnahmen zur Stakeholdersteuerung Stellen Sie die Stakeholder in einem Stakeholder-Portfolio dar und zeigen Sie die erwartete Veränderungen durch die Maßnahmen auf 3. Fassen Sie die Ergebnisse in der Präsentation A3_Team_x.ppt zusammen (1. Folie: Deckblatt mit Projektname, Team, Ort, Datum 2. Folie: Agenda) 3

Erstellen Sie eine Schnittstellenmatrix für die sachlichen Einflussfaktoren mit den Maßnahmen und Risiken, die sich aus diesen Faktoren ergeben 2.

4 Feedback zur Aufgabe 3 Insgesamt gute Lösungen Kaum noch Last-minute-Abgaben Formales: Deckblatt mit Projektname, Projektleiter, Team, Teamnummer, Datum versehen; Folgefolien mit Nummern Schnittstellenmatrix Nur die sachlichen Projektumfeldfaktoren sind zu betrachten Auf Durchgängigkeit Projektumfeldfaktorentabelle Schnittstellenmatrix achten! Keine neuen sachlichen Umfeldfaktoren und auch keine andere Bezeichnungen verwenden 2. Stakeholderportfolio fehlte bei einigen Teams: Darstellung der Wirkung/Veränderungen durch die Maßnahmen Nacharbeiten (vgl. Mails) durchführen und Dateien nochmals hochladen: bereits weitgehend erledigt 4

Projektumfeldfaktorentabelle Schnittstellenmatrix achten! Keine neuen sachlichen Umfeldfaktoren und auch keine andere Bezeichnungen verwenden 2.

5 Projektbericht, Kapitel 1 Anleitung_zum_Tr ansfernachweis_z08_ncb3_v 1. Projekt / Projektziele 2. Projektumfeld, Stakeholder 3. Risikoanalyse 4. Projektorganisation, Kommunikation 5. Phasenplanung, Meilensteine 6. Projektstrukturplan, Arbeitspakete 7. Ablauf- und Terminplanung 8. Einsatzmittel- /Kostenplanung 9. Verhaltenskompetenz 10. Wahlelemente 11. Anhang Muster auf wuecampus2 + wuecampus (SS2012) Zu jedem Abschnitt (PM-Element) Einleitende Beschreibung der Theorie / PM-Methodik Beispiel: Warum macht man eine Projektzieldefinition? Wie geht man dabei vor? Was ist besonders zu beachten? Beschreibung des konkreten Vorgehens im Projekt Wie wurden die Projektziele ermittelt, klassifiziert etc.? Beschreibung der erzielten Ergebnisse und Erfahrungen Tabellarische Darstellung der Projektziele mit Erläuterungen, Zielhierarchie, Zielbeziehungen, Reflektion! 5 Der Projektbericht Ihres Teams ist das einzige für die Klausur zugelassene Hilfsmittel!

Anhang Muster auf wuecampus2 + wuecampus (SS2012) Zu jedem Abschnitt (PM-Element) Einleitende Beschreibung der Theorie / PM-Methodik Beispiel: Warum macht man eine Projektzieldefinition?

6 Projektplanung: Überblick Phasenplan Meilensteinplan Projektstrukturplan - Ergebnisse - Termine - Kosten AP1 AP2 AP3 AP4 APn Ablaufplan Zeitplan Ressourcenplan Kostenplan 6

7 Deliverables (Lieferobjekte) Das Ergebnis, das am Ende eines Arbeitspakets, Phase, Teilprojekts oder Projekts, zu erbringen bzw. abzuliefern ist, wird als Deliverable (Lieferobjekt oder auch Liefer-/Leistungsgegenstand) bezeichnet (Quelle: PM3, S. 598) Deliverables können materielle Produkte oder immaterielle Ergebnisse von Dienstleistungen sein Product Deliverables: Teile des Endprodukts, die dem Kunden zur Verfügung stehen (z.b. Komponenten/Features der Website) Process Deliverables: Lieferobjekte, die im Projektverlauf erstellt werden (z.b. Planungsdokumente, Abnahme-/Testprotokolle, Prototyp) Weitere Beispiele für Deliverables Schulungen, Seminare, e-learning Modul, Webinar Neue Organisation mit Organigramm und Stellenbeschreibungen Neue Prozesse mit Prozessbeschreibungen 7

598) Deliverables können materielle Produkte oder immaterielle Ergebnisse von Dienstleistungen sein Product Deliverables: Teile des Endprodukts, die dem Kunden zur Verfügung stehen (z.b. Komponenten/Features der Website) Process Deliverables: Lieferobjekte, die im Projektverlauf erstellt werden (z.

8 Deliverables Workshopteil Jedes Team benennt ein wichtiges Deliverable seines Projektes 1. Login-Bereich der Plattform 2. Information über bestimmtes Objekt 3. Installiertes Sensorpaket im Briefkasten 4. Voting-Bereich der Webseite 5. Datenbankschnittstelle 6. Matching-Algorithmus 8

9 Projektphasen: Die Etappen zum Projektziel Definition: Eine Projektphase ist ein bestimmter Abschnitt im Projektverlauf, der von den anderen klar abgegrenzt ist. [ICB 3.0] Ergebnisse einer Projektphase: Wichtige Deliverables Entscheidungen, die als Grundlage für die nächste Phase dienen Zum Abschluss einer Phase wird üblicherweise ein Meilenstein gesetzt Projektmanagement-Phasen (für alle Projekte) Initialisierung/ Definition Planung Durchführung Abschluss Phasen eines Projektes sind abhängig von Branche, Projektart oder Vorgehensart Phasenmodelle 9

0] Ergebnisse einer Projektphase: Wichtige Deliverables Entscheidungen, die als Grundlage für die nächste Phase dienen Zum Abschluss einer

10 Phasenplan: Häufig der 1. Planungsschritt zusammen mit dem Meilensteinplan Phasenplan besteht aus mehreren zeitlich aufeinander folgenden Projektphasen, die sich sachlich voneinander unterscheiden Ziele des Phasenplans Reduzierung der Komplexität Basis für weitere Planungen Beschränkung des Risikos durch GO- oder NOGO- Entscheidungen Darstellungen Grafisch: Balkenplan Phasenplan-Grafik.pptx Tabellarisch Phasentabelle.xlsx 10

folgenden Projektphasen, die sich sachlich voneinander unterscheiden Ziele des Phasenplans Reduzierung der

11 Phasenplan: Phasen-Tabelle Nr. Inhalte der Phase Zeitraum von - bis Deliverables P P2 Beispiel Nr. P1 Phasenname Phasenname Anforderungsanalyse Inhalte der Phase Analyse des Lastenheftes Klärung offener Fragen Erstellung des Pflichtenheftes Zeitraum von - bis Deliverables Vom Auftraggeber abgenommenes Pflichtenheft P2 11

P1 Phasenname Phasenname Anforderungsanalyse Inhalte der Phase Analyse des Lastenheftes

12 Vorgehensmodell Vorgehensmodell: Phasenmodell + Projektprozesse Beispiel HOAI (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure) 9 Leistungsphasen Vorberei tung der Vergabe Grundlagenermittlung Vorplanung Entwurfsplanung Genehmigungsplanung Ausführungsplanung Mitwirkung bei der Vergabe Objektüberwachung Objektbetreuung und Dokumentation Weitere phasenbasierte Vorgehensmodelle Softwareentwicklung: Wasserfall, Spiral-Modell, V-Modell-XT, agile Modelle (GI-FG Vorgehensmodelle : Automotive und andere Branchen: Produkt-Entwicklungs-Prozess (PEP) mit Phasen und Meilensteinen/Quality-Gates 12

Objektbetreuung und Dokumentation Weitere phasenbasierte Vorgehensmodelle Softwareentwicklung: Wasserfall, Spiral-Modell, V-Modell-XT, agile Modelle (GI-FG

13 Weitere Phasenmodelle Allgemeines Phasenmodell für Auftragsprojekte Phase 1: Analyse- und Startphase Phase 2: Planungsphase Phase 3: Auftragsphase Phase 4: Ausführungsphase Phase 5: Integrations- und Abschlussphase Phasenmodell für Organisationsprojekte Phase 1: IST-Analyse Phase 2: Zielplanung und Soll-Konzeption Phase 3: Pilotanwendung Phase 4: Evaluierung Pilotversuch Phase 5: Umsetzung Gesamtkonzept Phase 6: Evaluierung Gesamtkonzept Quelle: Kompetenzbasiertes PM (PM3), S. 615 ff. 13

Organisationsprojekte Phase 1: IST-Analyse Phase 2: Zielplanung und Soll-Konzeption Phase 3: Pilotanwendung Phase 4:

14 Praxis-Beispiel: Phasenplan Projekt NIMBUS Es ist eine gute Praxis, jede Phase mit einem Meilenstein (überprüfbares Ergebnis mit Liefertermin) abzuschließen 14

15 Projektphasen in der Realität (Karikatur) 1. Begeisterung 2. Verwirrung 3. Ernüchterung 4. Suche der Schuldigen 5. Bestrafung der Unschuldigen 6. Auszeichnung der Nichtbeteiligten 15

16 Meilensteine: Die wichtigsten Kontrollpunkte auf dem Weg zum Projekterfolg Definition: Ein Meilenstein ist ein Ereignis von besonderer Bedeutung im Projektverlauf. [DIN 69900:2009] Meilensteine sind wesentliche Schlüsselereignisse oder wichtige Zwischenergebnisse des Projektes, die zu einem bestimmten (Meilenstein-)Termin mit geplanten (Meilenstein-)Kosten vorliegen müssen Auf der Grundlage der Meilensteinresultate werden (i.a. vom Auftraggeber oder Lenkungsausschuss) Entscheidungen über die Freigabe der nachfolgenden Phase, Wiederholung von Phasen oder Abbruch des Projektes getroffen Beispiel Meilensteinname: Meilensteinergebnis: Meilensteintermin: Meilensteinkosten (kumuliert): Grobkonzept Grobkonzept erstellt, qualitätsgesichert und abgenommen 16

17 Meilensteinplan Aus dem Projektziel werden wichtige Zwischenziele (Meilensteine) abgeleitet Ergebnis Ergebnis Ergebnis Ergebnis Projektstart Termin Meilenstein ziel Budget Termin Meilenstein ziel Budget Termin Meilenstein ziel Budget Termin Projektziel Budget Meilensteinplan Zeitplan, Ressourcenplan, Kostenplan 17

Termin Meilenstein ziel Budget Termin Meilenstein ziel Budget Termin

18 Praxis-Beispiel: Meilensteinplan des Projektes NIMBUS Nr Name Deliverable Termin 18 Kosten (kumuliert) M1 Grobkonzept Qualitätsgesichertes Grobkonzept M2 Pilot Datennetz Netzpilotierung abgeschlossen M3 Feinkonzept Qualitätsgesichertes Feinkonzept M4 Migrationskonzept Qualitätsgesichertes Migrationskonzept 10% der Leitungen migriert 700 ThinClients installiert Storagesystem installiert M5 Pilot Serverfarm Serverfarm für Pilot verfügbar M6 Datennetz-30 30% der Leitungen sind migriert M7 Pilotierungsende Pilotierungen abgeschlossen und ausgewertet M8 Start Rollout Freigabe für Rollout erteilt M9 Datennetz % der Leitungen sind migriert M10 Rollout-Ende M11 Projektabschluss Migrationen abgeschlossen ThinClients installiert Übergabe an die Linie abgeschlossen Nachbetrachtung mit LL durchgeführt

000 M4 Migrationskonzept Qualitätsgesichertes Migrationskonzept 10% der Leitungen migriert 700 ThinClients installiert Storagesystem installiert 31.12.2006 250.

19 Quality Gates: Meilensteine mit Qualitätsprüfungen Quality Gate: spezifischer Meilenstein bei Produktentwicklungsprojekten (z.b. Automotive) Die Ergebnisse der vorangegangenen Phase werden mit festgelegten Qualitätskriterien überprüft Anhand dieser Prüfungsergebnisse wird die nächste Phase frei gegeben oder auch nicht (GO-/NOGO-Entscheidung) 19 Quelle:

werden mit festgelegten Qualitätskriterien überprüft Anhand dieser Prüfungsergebnisse wird

Ähnliche Dokumente

Professionelles Projektmanagement in der Praxis

Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 4 Teil 1 (05.05.2014) Projektplanung 1: Phasen- und Meilensteinplan SS 2014 1 Agenda (05.05.2014) Organisatorisches Lösungen der Aufgabe 3