Professionelles Projektmanagement in der Praxis

Transkript

1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 3 Teil 2 ( ) Projektdefinition II: Projektumfeld, Stakeholdermanagement SS

2 Hauptaufgaben der Definitionsphase Ergebnis: Projektauftrag Auftrag für Projekt- Definition Festlegung der Projektziele Aufwandsschätzung Machbarkeitsbewertung Business Case bzw. Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Projektumfeld- und Stakeholder-Analyse Zusammensetzung Projektteam Meilensteinplan (grober) Projektstrukturplan 2

3 Leistungsziel-Beschreibungen: Lasten-und Pflichtenheft Anforderungen des Auftraggebers (AG) Lastenheft Gesamtheit der Anforderungen des Auftraggebers zum Liefer und Leistungsumfang sowie die Rahmenbedingungen Vom Auftragnehmer (AN) abgeleitete Leistungsziele Pflichtenheft Beschreibung der Leistungen des Auftragnehmers, die zur Umsetzung des Lastenheftes erforderlich sind Auftraggeber (i.a. auch Geldgeber des Projektes) spezifiziert das benötigte Ergebnis Auftragnehmer (= Lieferant) stellt das benötigte Ergebnis her 3

4 Der Prozess vom Lastenheft zum Vertrag mit Pflichtenheft Auftraggeber Lastenheft Auftragnehmer Prüfung und Genehmigung der Spezifikationen Forderungen aus Auftraggebersicht Angebot mit Pflichtenheft Spezifikation der Realisierung Vertrag mit Pflichtenheft (genehmigt) Spezifikation der Realisierung Forderungen werden in Spezifikationen umgesetzt Projektvorgaben 4

5 Muster-Gliederung: Pflichtenheft für SW-Entwicklung* 1. Zusammenfassung 1. Problembeschreibung 2. Kurzbeschreibung der Leitungsmerkmale 3. Technische Anforderungsanalyse 4. Projektanforderungsanalyse 5. Lösungsalternativen und Aufwände 2. Requirements-Katalog 3. Technische Anforderungsanalyse 4. Projektanforderungsanalyse 5. Erster Systementwurf 1. Gesamtsystem 2. Funktionsgruppen 3. Schnittstellen zu Benutzern 4. Schnittstellen zu anderen Personengruppen 6. Lösungsalternativen und Aufwände 7. Abnahmebedingungen 1. Softwaresystem 2. Bibliotheksinhalte 8. Rapid Prototype (bei Bedarf) 9. Randbedingungen *) Quelle: ProjektManager, Seite 147 5

6 Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Projekte sind Investitionsvorhaben 1. Es werden grundsätzlich nur solche Projekte durchgeführt, die sich wirtschaftlich rechnen 2. Bei konkurrierenden Projekten werden aufgrund knapper Ressourcen die mit der besten Wirtschaftlichkeit priorisiert Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Nutzen Quantifizierbarer Nutzen ( ) Nicht-quantifizierbarer Nutzen Kosten Reine Projektkosten Investitionskosten Betriebskosten Lebensdauer realistisch einschätzen Nutzen tritt häufig erst mit zeitlicher Verzögerung ein: Umstellungs-/ Einführungsaufwand, geringere Produktivität/ Mehraufwand in der Startphase u.ä. Einsparungspotentiale müssen auch realisiert werden! 6

7 Methoden der Wirtschaftlichkeitsberechnung Wirtschaftlichkeitsverfahren Statische Verfahren Dynamische Verfahren Bewertungs- Verfahren Kostenvergleich Gewinnvergleich Rentabilitätsrechnung Amortisationsrechnung Kapitalwertmethode Annuitätenmethode Interne Zinsfußmethode Finanzmathematische Verfahren Kosten-Nutzen-Analyse Nutzwertanalyse Hauptproblem: Verfügbarkeit zuverlässiger Daten Genauigkeit nicht übertreiben! 7

8 WiBe21*: Software-unterstützte Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen werden methodisch einheitlich (standardisiert) durchgeführt Vergleichbarkeit gesichert Ergebnis: begründete, transparente und nachvollziehbare Aussagen zur Wirtschaftlichkeit des Projektes WiBe21*: Methodik: Kapitalwert und Nutzwertanalyse Softwareprodukt, das die Anwendung der Methodik unterstützt *) empfohlen vom Bundesministerium des Innern (BMI) WiBe21: Systematik Kennzahlen Kapitalwert ( ) Dringlichkeitswert Qualitativ-strategischer Wert 8

9 Das Projektumfeld beeinflusst das Projekt und wird seinerseits vom Projekt beeinflusst Geschäftsführung Auftraggeber Anwender Umwelt Betroffene Abteilungen Projekt Internes Umfeld Projektteam Andere Projekte Politik externes Umfeld Ziele der Projektumfeldanalyse Identifikation und Bewertung der wichtigsten Einflussfaktoren auf das Projekt 9

10 Klassifizierung der Projektumfeldfaktoren Umfeldfaktoren Internes Umfeld: innerhalb der Unternehmensorganisation Externes Umfeld: außerhalb der Unternehmensorganisation Sachfaktoren: natürliches Umfeld / technisches Umfeld / ökonomisches Umfeld Sozialfaktoren: rechtlich-politisches Umfeld / soziokulturelles Umfeld Projektumfeld-Tabelle sachlich sozial intern Betriebsvereinbarung PM-Handbuch Richtlinien, Regelwerke Umsatzentwicklung Betriebsrat Sonderbeauftragte (QM, Sicherheit) Vorstand, Führungskräfte Mitarbeiter (außerhalb des Projektes) extern Gesetze Normen Standards Marktentwicklung Auftraggeber Mitarbeiter der AG-Organisation Kunden Lieferanten Quelle: PM3,S.74ff. 10

11 Projektumfeldanalyse Beispiel Sachlich-interne Projektumfeldfaktoren haben einen mittleren Einfluss auf das Projekt. Die vorhandenen Richtlinien sind einzuhalten. 2. Sozial-interne Projektumfeldfaktoren: Die internen Beteiligten haben einen mittleren Einfluss auf das Projekt 3. Sachlich-externe Projektumfeldfaktoren haben einen hohen Einfluss: werden Bundesdatenschutzgesetz und die kundenspezifischen Rahmenbedingungen nicht eingehalten, scheitert das Projekt. 4. Sozial-externe Umfeldfaktoren haben einen mittleren Einfluss auf den Projekterfolg 11

12 Schnittstellen Projekt Projektumfeld Die wichtigsten sachlichen Projektumfeldfaktoren werden in einer Umfeldschnittstellen-Matrix dargestellt: Sachlicher Projektumfeldfaktor Beschreibung Maßnahme Beispiel Sachlicher Projektumfeldfaktor Beschreibung Datenschutzgesetz Die gültigen Datenschutzrichtlinien sind einzuhalten Arbeitszeitregelungen Nur max. 50 Überstunden möglich Test in der Vor der Produktivsetzung sind Tests in Vorproduktionsumgebung der Vorproduktionsumgebung erforderlich Maßnahme Schulung/Einweisung aller Projektmitarbeiter Beachtung bei der Planung Frühzeitige inhaltliche und terminliche Abstimmung mit den Verantwortlichen 12

13 Definition: Stakeholder (Interessengruppen, Anspruchsgruppen) Stake: Anspruch, Interesse, Erwartung oder Forderung to have a stake in = Interesse haben an Stakeholder (Interested Parties): Einzelpersonen, Personengruppe oder Organisation, die... am Projekt beteiligt am Projektverlauf/-ergebnis interessiert oder von den Auswirkungen des Projektes betroffen sind (vgl. PM3, S. 71) 13

14 Fünf prinzipielle Stakeholdergruppen Kunden Auftraggeber des Projektes Anwender / Nutzer des Projektproduktes Unternehmen, welches das Projekt durchführt Verschiedene Funktionsträger: Vorstand/Geschäftsführung, Personalrat, Datenschutzbeauftragter, Projektmanagement Office u.a. Mitarbeiter in den verschiedenen Rollen Projektleiter, Projektcontroller, Teammitglied, Projektadministrator, Mitglieder von Lenkungsausschüssen u.a. Lieferanten / Subauftragnehmer Subunternehmer, Berater, Ingenieurbüros, sonstige Dienstleister (Versicherung, Finanzen) u.a. Gesellschaft Anlieger, Behörden, Bürgerinitiativen, Gesetzgeber u.a. 14

15 Kategorien von Stakeholdern Betroffenheit durch Projektziele/-ergebnisse Grad der Betroffenheit: gering mittel stark Art der Betroffenheit: positiv negativ Einstellung zum Projekt Art der Einstellung: positiv neutral negativ Unterstützung / Widerstände Promotoren: Projektbefürworter Opponenten: Projektgegner Vermutungen / Fakten Möglichkeit der Einflussnahme auf das Projekt Macht auf das Projekt: gering mittel stark 15

16 Stakeholdermanagement Ziel des Stakeholdermanagements: Alle Stakeholder mit ihren Interessen, Einstellungen und Einflussmöglichkeiten kennen Geeignete Maßnahmen zur Akzeptanz des Projektes Stakeholdermanagement Ermittlung der Anforderungen und Erwartungen der Stakeholder Berücksichtigung dieser Anforderungen bei der Zielsetzung, Projektplanung und -durchführung Entwicklung von Strategien und Maßnahmen Aktive und proaktive Betreuung der Projektstakeholder, insbesondere der einflussstarken Entscheider Steuern und Überwachen der Stakeholdermaßnahmen 16

17 Stakeholdermanagement-Prozess 0. Stakeholdermanagementplanung 4. Controlling 1. Identifikation 3. Maßnahmenplanung 2. Analyse 17

18 1. Identifikation der Stakeholder Vorgehen Workshop durchführen; Kernfragen helfen Welche Prozesse werden durch das Projekt wesentlich verändert? Welcher Personenkreis ist durch das Projekt betroffen? Wer muss bzw. sollte am Projekt beteiligt werden? Wer könnte das Projekt mit welchen Erwartungen unterstützen? Wer könnte Widerstände (Ängste, Befürchtungen) gegen das Projekt haben? Wer könnte noch Informationen für das Projekt liefern? Wer arbeitet an ähnlichen Themen? Ergebnis: Stakeholderliste Übersicht Projektbeteiligte/ -betroffene 18

19 Stakeholder eines neuen SW-Produktes (1) Identifizieren Sie in Ihrem Team die wichtigsten Stakeholder Ihres Projektes Zeitansatz: 10 Minuten Anschließend: Ergebniszusammenfassung im Plenum Kunde: Student Kommilitonen Workshopteil Kunde: Portalnutzer Netzbetreiber Kunde: Single Werbepartner Kunde: Auftraggeber Zulieferer für Zahlungssystem Kunde: Unternehmen Betriebsrat/Personalrat Kunde: Busnutzer Verkehrsbetriebe 19

20 2. Analyse der Stakeholder Vorgehen Ausgangsbasis: Stakeholderliste Analyse für jeden Stakeholder o Einstellung zum Projekt: positiv +, neutral o, negativ - o Erwartungen / Unterstützung (+) bzw. Befürchtungen / Widerstände (-) o Betroffenheit: hoch, mittel, gering o Macht / Einfluss auf das Projekt: hoch, mittel, gering Projektverantwortliche versetzen sich dabei in die Situation der Stakeholder Ergebnis: Stakeholdermatrix (Interessenmatrix) Nr Stakeholder (Einzelperson oder Gruppe) Einstellung zum Projekt (+, -, 0) Erw artungen (+)/ Befürchtungen (-) Betroffenheit durch das Projekt (H, M, G) Macht/Einfluss auf das Projekt (H, M, G) 20

21 Stakeholder-Matrix verschafft Gesamtüberblick Tipps: 1. Setzen Sie sich frühzeitig mit den potentiellen Widerständen proaktiv auseinander! 2. Konzentrieren Sie sich auf die Key-Stakeholder Hohe Macht/ Einfluss auf das Projekt und Hohe Betroffenheit / hohes Interesse am Projekterfolg 21

22 Visualisierung durch Stakeholder-Portfolio Nr. 1 Vorstand Stakeholder 2 Auftraggeber 3 Betriebsrat y 4 Abteilungsleiter x Datenschutzbeauftragter 5 6 Anwender Einstellung positiv 6 Hohe Unterstützung 2 I III 5 II IV 1 Key Stakeholder negativ 4 3 Konfliktpotential gering hoch Macht/ Einfluss 22

23 Stakeholder eines neuen SW-Produktes (2) Führen Sie im Team für einen der wichtigsten Stakeholder eine Analyse durch Einstellung zum Projekt ( + o - ): Erwartungen: Befürchtungen: Grad der Betroffenheit ( H M G ): Einfluss / Macht ( H M G ): Workshopteil Ist der Stakeholder ein Key Stakeholder? Zeitansatz: 10 Minuten Anschließend: Ergebniszusammenfassung im Plenum Verkehrsbünde/ o / anwenderfreundliche Anwendung / unerfahrenes PT / h / h / ja Abteilungsleiter/ + / Motivation erhöhen / Gegenteil / h / m / ja Prüfungsgremium / + / gutes Ergebnis / fehlende Motivation / h / h / ja Single / + / Spaß und Leute kennenlernen / Datenmissbrauch / h / m / ja Investoren / + / Gewinn / Fehlinvestition / h / h / ja Käufer / + / wirtschaftlicher Erfolg / kein Zielmarkt / h / g / tendenziell ja 23

24 3. Maßnahmenplanung Ziele der Maßnahmen Verringerung von Widerständen (Ängste, Befürchtungen) Verstärkung der Unterstützung Grundsätzliche Strategien Partizipativ: Stakeholder als Partner behandeln Beteiligung im Lenkungsausschuss / Mitentscheidung Beteiligung Projekt / Mitarbeit Diskursiv: Stakeholder informieren Information / Kommunikation Ausgleich der verschiedenen Stakeholderinteressen durch Verhandlungen und Konfliktmanagement Repressiv: Auf Stakeholder Druck ausüben Ethisch nicht vertretbar! Ggf. Kombination der Strategien für einzelne Stakeholder 24

25 Maßnahmenplanung - Maßnahmen zur Verringerung der Widerstände (z.b. Abbau von Ängsten und Befürchtungen) Win-Win-Situationen anstreben Pro-Kontra-Argumente herausarbeiten Botschaften für Zielgruppen erarbeiten Vertrauensbasis schaffen Ehrliche und klare Kommunikation Evtl. Partizipation in der Projektarbeit + Maßnahmen zur Stärkung der Förderer Lückenlose Information der Förderer Persönlichen Draht aufbauen Einbeziehung von Meinungsbildnern und Multiplikatoren 25

26 Stakeholdermatrix wird um Maßnahmen ergänzt Nr. Stakeholder (Einzelperson oder Gruppe) Einstellung zum Projekt (+, -, 0) Erwartungen (+)/ Befürchtungen (-) Betroffenheit / Interesse am Projektergebnis (Hoch, Mittel, Gering) Macht/ Einfluss auf das Projekt (Hoch, Mittel, Gering) Maßnahmen (Hauptbotschaften kursiv) Art Maßnahme 1 Kunden (intern, extern) Projektmitarbeiter Sonstige Interessengruppen

27 Maßnahmen und daraus erwartete Lageveränderungen im Stakeholder Portfolio Beispiel: Maßnahme für Anwender 6 positiv 6 Aufbereitung und Kommunikation Vorteile der neuen Anwendung Einstellung 6 Hohe Unterstützung 2 I III 5 II IV 1 Anwendervertreter im Projekt negativ 4 3 Konfliktpotential gering hoch Macht/ Einfluss 27

28 Stakeholder eines neuen SW-Produktes (3) Überlegen Sie im Team eine Maßnahme für den Stakeholder von WS-Teil 2 Zeitansatz: 10 Minuten Anschließend Ergebniszusammenfassung (Maßnahmen / erwartete Veränderung) im Plenum 1. M: großangelegte Marktanalyse V: größeres Vertrauen 2. M: Investoren regelmäßig über aktuelle Lage informieren V: mehr Investitionen 3. M: offenlegen der gesammelten Daten V: mehr Vertrauen, mehr Interesse mehr verdienen 4. M: JF zeitnah zukommen lassen V: mehr Offenheit 5. M: Studien für Motivationssteigerung V: Befürchtung wird abgebaut 6. M: Vortrag über Marktanalyse bei WVV V: Widerlegen der Unerfahrenheit Workshopteil 28

29 4. Controlling (Monitoring und Steuerung) Die Ergebnisse der Stakeholderanalyse haben projektinternen Charakter. Sie gehen nicht nach außen! Projektstakeholderidentifikation und -analyse sind mehrfach im Projektverlauf durchzuführen Stakeholderidentifikation und -analyse stellen immer nur eine Momentaufnahme dar Geeigneter Zeitpunkt für Neubetrachtung/-bewertung: Beginn einer neuen Projektphase Controlling-Fragen 1. Gibt es neue Stakeholder? 2. Waren die durchgeführten Maßnahmen erfolgreich? 3. Haben sich bisherige Stakeholderpositionen wesentlich verändert? 4. Welche neuen Maßnahmen sind zu veranlassen? 29

30 Praxisbeispiel Kommunikation vor Projektstart Beteiligungslösungen Anwendervertreter im LA bzw. Kernteam Datenschutzbeauftragter im Kernteam GPR-Vertreter im LA Kommunikationsplan Stakeholderanalyse im Projekt NIMBUS 30

31 Einfluss der Macht-/Betroffenen-Stakeholder auf Akzeptanz und Projektergebnis Einflussstärke Projektverlauf t Der Einfluss der Macht-Stakeholder ist zum Projektbeginn am größten und nimmt im Projektverlauf stetig ab Der Einfluss der Betroffenen-Stakeholder ist anfangs gering und steigt mit fortschreitendem Projektverlauf 31

32 Praxistipps zu Ziele und Stakeholdermanagement Es gibt meistens mehr Stakeholder, als man denkt Ein intensiver Identifikationsprozess der Projektstakeholder vermeidet unangenehme Überraschungen im Projektverlauf und schafft Chancen zur Erhöhung des Projekterfolgs Schaffen Sie Win-Win-Situationen! Es gibt mehr Win-Win-Konstellationen, als man denkt Nehmen Sie wichtige Interessen Ihrer Stakeholder in die Zielmenge des Projektes auf! Projektziele Stakeholder ziele Stakeholdermanagement Projekt- und Stakeholder ziele 32

33 Auf dem Weg zum Projektantrag Projektziele Projektumfeldanalyse mit Interessenmatrix Aufbau der Projekt-Organisation: Leiter, Team, Teilprojekte? Kernteam? Lenkungsausschuß Grobplanung erstellen Phasen und Meilensteine Erforderliche Ressourcen Projekt-Budget aufstellen Aufwände / Nutzen Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Grobe Terminplanung Projektrisiken Qualitätsplanung Kommunikationsplanung Für den Projektantrag sind grobe Angaben zu den wichtigsten Projektgrößen (Ergebnisse, Termine, Kosten) erforderlich 33

34 Projektantrag Projektziel Beginn- und Ende-Termin, Meilensteine Projektorganisation Auftraggeber, Projektleiter, Lenkungsausschuß Liste möglicher Projektmitarbeiter Betroffene Fachabteilungen Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Erwarteter Nutzen (quantitativ ( ), nicht-quantitativ) Ressourcen/Kosten: Mitarbeiter-Ressourcen, Investitionen, Betriebskosten Potentielle Risiken Mögliche Qualitätsmängel, Zeitverzögerungen, Kostenüberschreitungen Mögliche Gefährdungen des Projektes Markanten Projektnamen wählen 34

35 Beispiel: IT-Infrastrukturprojekt Praxisbeispiel: Projektantrag NIMBUS (separater Foliensatz) 35

36 Projektauftrag Ziele und Inhalte werden zwischen Auftraggeber (z.b. Vorstand oder Verantwortlicher eines Geschäftsbereichs) und Auftragnehmer (Projektleiter) abgestimmt Projektantrag geht zur Genehmigung an Priorisierungs-gremium Nach Zustimmung zum Projektantrag und Freigabe der Mittel/Ressourcen wird dieser zum Projektauftrag Unterzeichnung durch Auftraggeber und Auftragnehmer (= Projektleiter) Projektauftrag ist die vertragliche Basis des Projektes 36

37 Projektsteckbrief: Kurzdarstellung des Projektes Projekt Steckbrief: 1-seitiger Überblick mit den wichtigsten Projektdaten (vgl. Vorlage Projektsteckbrief.docx) 37

38 Kickoff-Veranstaltung Formaler Projektstart: Erstes Treffen des PL mit dem gesamten Projektteam Hauptziel: Klarheit schaffen Jeder kennt die Projektziele und damit die Kriterien, an denen der Projekterfolg gemessen wird Jeder kennt das geplante Vorgehen mit Zwischenterminen und Meilensteinen Jeder hat das Projekt als Ganzes verstanden Jeder kennt seine Rolle im Projekt Vorstellung / Kennenlernen der Teammitglieder Vorstellung des Projektauftrages und der Projektprozesse Projektziele, -inhalte und -termine Commitment zu den Zielen Rahmenbedingungen Spielregeln der Zusammenarbeit 38

39 Praxisbeispiel: NIMBUS-Kickoff (Agenda) 10:00 Begrüßung / Anpfiff (AG) Prämierung des Erfinders des Projektnamens (Hr. E.) 10:15 Projektvorstellung im Überblick (PL) 10:40 Vorstellung der Teilprojekte (alle TPL; jeweils ca. 10 Minuten) 11:50 Diskussion (alle; Anregungen, Erwartungen, Wünsche) 12:00 Mittagspause 13:00 Projekt-Rahmenbedingungen und Spielregeln der Zusammenarbeit (PL) 13:20 Meeting der Teilprojekte (alle; zusätzliche Räumlichkeiten sind reserviert) 15:00 Meeting des Kernteams (Raum 160) 16:30 Ende 39

40 Spielregeln der Zusammenarbeit(NIMBUS-Kickoff) 40