Professionelles Projektmanagement in der Praxis

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1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 4 Teil 1 ( ) Projektplanung 1: Phasen- und Meilensteinplan SS

2 Agenda ( ) Organisatorisches Lösungen der Aufgabe 3 (PL der Teams 4 6) Projektplanung I: Phasen- und Meilensteinplan Projektplanung II: Projektstrukturplan (PSP), Arbeitspakete (AP), Aufwandsschätzung Aufgabe 4: Phasen- und Meilensteinplan, Projektstrukturplan, Arbeitspaketliste mit Aufgabenverteilung im Team Arbeitstechnik III: Zeitmanagement 2

3 Aufgabe 3: Projektsteckbrief, Projektumfeld und Stakeholder-Analyse 1. Erstellen Sie einen Projekt-Steckbrief 2. Führen Sie eine Umfeld-Analyse durch Erstellen Sie eine Übersicht der relevanten Projektumfeldfaktoren, gegliedert nach sachlichen und sozialen Aspekten und internen und externen Faktoren Erstellen Sie eine Schnittstellenmatrix für die sachlichen Einflussfaktoren mit den Maßnahmen und Risiken, die sich aus diesen Faktoren ergeben (Hinweis: Auf Durchgängigkeit Projektumfeldfaktoren-Tabelle Schnittstellenmatrix achten! Keine neuen sachlichen Umfeldfaktoren und auch keine andere Bezeichnungen verwenden!) 3. Führen Sie eine Stakeholder-Analyse durch Stellen Sie die Ergebnisse in einer Stakeholdermatrix dar Beschreibung der Stakeholder-Interessen (z.b. Erwartungen und Befürchtungen) Bewertung der Stakeholder-Interessen (Macht/Einfluss, Betroffenheit, Konfliktpotential und Einstellung zum Projekt) Geeignete Maßnahmen zur Stakeholdersteuerung Stellen Sie die Stakeholder in einem Stakeholder-Portfolio dar Zeigen Sie die erwartete Veränderungen durch die Maßnahmen im Portfolio auf Universität 4. Fassen Würzburg, FB Informatik, Sie die Prof. Dr. Ergebnisse P. Tran-Gia in der Präsentation A3_Team_x.ppt 3zusammen

4 Feedback zur Aufgabe 3 Insgesamt gute Lösungen Schnittstellenmatrix Nur die sachlichen Projektumfeldfaktoren sind zu betrachten Durchgängigkeit Projektumfeldfaktorentabelle Schnittstellenmatrix beachten! Durchgängigkeit Stakeholdermatrix Stakeholderportfolio beachten: Identische Stakeholder in Matrix und Portfolio! 2. Stakeholderportfolio fehlte bei einigen Teams: Darstellung der Wirkung/Veränderungen durch die geplanten Maßnahmen Nacharbeiten (vgl. Mails) durchführen und Dateien ggf. nochmals hochladen: bereits weitgehend erledigt Bitte Rückmeldung, wenn Nacharbeiten abgeschlossen wurden 4

5 Projektplanung: Überblick Phasen- und Meilensteinplan Projekt- Strukturplan (PSP) - Ergebnisse - Termine - Kosten AP1 AP2 AP3 AP4 APn Ablaufplan Zeitplan Ressourcenplan Kostenplan 5

6 Deliverables (Lieferobjekte) DefinitionDeliverable (Lieferobjekt oder Liefergegenstand): Ergebnis, das am Ende eines Arbeitspakets, Phase, Teilprojekts oder Projekts, zu erbringen bzw. abzuliefern ist (Quelle: PM3, S. 598) Deliverables: materielle Produkte oder immaterielle Ergebnisse von Dienstleistungen Product Deliverables: Teile des Endprodukts, die dem Kunden zur Verfügung stehen (z.b. Komponenten/Features der Website) Process Deliverables: Lieferobjekte, die im Projektverlauf erstellt werden (z.b. Planungsdokumente, Abnahme-/Testprotokolle, Prototyp) Weitere Beispiele für Deliverables Schulungen, Seminare, e-learning Modul, Webinar Neue Organisation mit Organigramm und Stellenbeschreibungen Neue Prozesse mit Rollen- und Prozessbeschreibungen 6

7 Deliverables Jedes Team benennt ein besonders wichtiges Deliverable seines Projektes 1. Pflichtenheft 2. Layout- bzw. Designprototyp 3. gut funktionierendes Ortungssystem 4. Prototyp der Webseite 5. Produkt für den fiktiven Kunden 6. Marktanalyse Workshopteil 7

8 Projektphasen: Die Etappen zum Projektziel Definition Projektphase: bestimmter Abschnitt im Projektverlauf, der von den anderen klar abgegrenzt ist [ICB 3.0] Merkmale einer Projektphase Größere Deliverables (Lieferobjekte) am Ende der Phase Entscheidungen über den weiteren Projektfortgang Projektmanagement-Phasen (für alle Projekte): Initialisierung Definition Planung Durchführung Abschluss Phasen eines Projektes: abhängig von Branche, Projektart oder Vorgehensart Phasenmodelle 8

9 Projektmanagement-Phasen Projektphasen Quelle: PM3, S

10 Phasenplan: Häufig der erste Planungsschritt zusammen mit dem Meilensteinplan DefinitionPhasenplan: Projekt wird übersichtlich durch mehrere (meist zeitlich aufeinander folgende) Projektphasen, die sich sachlich voneinander unterscheiden, dargestellt Ziele des Phasenplans Reduktion der Komplexität Basis für weitere Planungen Beschränkung des Risikos: GO- oder NOGO-Entscheidungen Darstellungen Tabellarisch: Phasentabelle Phasentabelle.xlsx Grafisch: Balkenplan Phasenplan-Grafik.pptx 10

11 Phasenplan-Darstellung: Phasen-Tabelle Nr. Phasenname Inhalte der Phase Zeitraum von - bis Deliverables P P2 Beispiel Schritte zur Erstellung eines Phasenplans: 1. Phasen bezeichnen 2. Phasen beschreiben 3. Phasenzeiträume festlegen 4. Lieferobjekte der Phasen benennen Nr. Phasenname Inhalte der Phase Zeitraum von - bis Deliverables P1 Anforderungsanalyse Analyse des Lastenheftes Klärung offener Fragen Erstellung des Pflichtenheftes Pflichtenheft mit AG abstimmen Vom Auftraggeber abgenommenes Pflichtenheft P2 11

12 Phasenplan-Darstellung: Grafik (Balkendiagramm) Quelle: PM3, S

13 Phasenmodelle: Weitere Beispiele HOAI (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure): 9 Leistungsphasen Vorberei tung der Vergabe Grundlagenermittlung Vorplanung Entwurfsplanung Genehmigungsplanung Ausführungsplanung Mitwirkung bei der Vergabe Objektüberwachung Objektbetreuung und Dokumentation Weitere Phasenmodelle Softwareentwicklung: Wasserfall, Spiral-Modell, V-Modell-XT, agile Modelle (GI-FG Vorgehensmodelle: Automotive und andere Branchen: Produkt-Entwicklungs- Prozess (PEP) mit Phasen und Meilensteinen/Quality-Gates 13

14 Praxis-Beispiel: Phasenplan Projekt NIMBUS Es ist eine gute Praxis, jede Phase mit einem Meilenstein (überprüfbares Ergebnis mit Liefertermin) abzuschließen 14

15 Meilensteine: Die wichtigsten Kontrollpunkte auf dem Weg zum Projekterfolg DefinitionMeilenstein: Ereignis von besonderer Bedeutung im Projektverlauf. [DIN 69900:2009] Meilensteine sind wesentliche Schlüsselereignisse oder wichtige Zwischenergebnisse des Projektes, die zu einem bestimmten (Meilenstein-)Termin mit geplanten (Meilenstein-)Kosten vorliegen müssen Auf der Grundlage der Meilensteinresultate werden (i.a. vom Auftraggeber oder Lenkungsausschuss) Entscheidungen über die Freigabe der nachfolgenden Phase, Wiederholung von Phasen oder Abbruch des Projektes getroffen Beispiel Meilensteinname: Meilensteinergebnis: Meilensteintermin: Meilensteinkosten (kumuliert): Grobkonzept Grobkonzept erstellt, qualitätsgesichert und abgenommen 15

16 Meilensteinplan Aus dem Projektziel werden wichtige Zwischenziele (Meilensteine) abgeleitet Ergebnis Ergebnis Ergebnis Ergebnis Projektstart Termin Meilenstein ziel Budget Termin Meilenstein ziel Budget Termin Meilenstein ziel Budget Termin Projektziel Budget Meilensteinplan Zeitplan, Ressourcenplan, Kostenplan 16

17 Praxis-Beispiel: Meilensteinplan des Projektes NIMBUS Nr Name Deliverable Termin 17 Kosten (kumuliert) M1 Grobkonzept Qualitätsgesichertes Grobkonzept M2 Pilot Datennetz Netzpilotierung abgeschlossen M3 Feinkonzept Qualitätsgesichertes Feinkonzept M4 Migrationskonzept Qualitätsgesichertes Migrationskonzept 10% der Leitungen migriert 700 ThinClients installiert Storagesystem installiert M5 Pilot Serverfarm Serverfarm für Pilot verfügbar M6 Datennetz-30 30% der Leitungen sind migriert M7 Pilotierungsende Pilotierungen abgeschlossen und ausgewertet M8 Start Rollout Freigabe für Rollout erteilt M9 Datennetz % der Leitungen sind migriert M10 Rollout-Ende M11 Projektabschluss Migrationen abgeschlossen ThinClients installiert Übergabe an die Linie abgeschlossen Nachbetrachtung mit LL durchgeführt

18 Meilensteine: Besonderheiten Externe Meilensteine: Meilensteine mit Auftraggeber bzw. Lenkungsausschuss Interne Meilensteine: Projektinterne Kontrollpunkte Quality Gates (spezielle Meilensteine) Spezifische Meilensteine bei Produktentwicklungsprojekten (z.b. Automotive); Elemente eines feststehenden Qualitätssicherungsprozesses Verwendung: Phasenergebnisse werden anhand festgelegter Qualitätskriterien überprüft Anhand dieser Prüfungsergebnisse wird die nächste Phase frei gegeben oder auch nicht (GO-/NOGO-Entscheidung) Auch als Stage-Gate-Prinzip bekannt: Stages = Phasen und Gates = Tore/Schleusen 18

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