Projekte noch erfolgreicher managen

Transkript

1 Projekte noch erfolgreicher managen Teil 2 des Dialoges mit den Wirtschaftsjunioren Dortmund am

2 Worüber haben wir bisher diskutiert? Grundlagen Projektmanagement Grundregeln bei Projekten Projektphasen Qualitätsmanagement Zieldefinition Methoden der Zielfindung Methoden der Zielerfassung Aufwandsschätzung Start des Projektes 1

3 Worauf blicken wir heute? " Ressourcenplanung mit MS Projekt, " Der kritische Pfad, " Risiko- und Konsequenzanalyse, " Projektdokumente, " Einführungsmanagement, " Rollout und Betreuung. 2

4 Überprüfung eines Vorhabens / Projektes Erstellung eines verfeinerten Zeit- und Ressourcenplanes auf Basis der Aufwandsschätzung " Ziele einer Zeit- und Ressourcenplanung: Übersicht der am Projekt beteiligten Ressourcen, Übersicht aller Aufgaben / Tätigkeiten / Veranstaltungen mit einer Dauer > 4 Stunden, Abweichungen im Zeit- und Budgetplan erkennen. 3

5 Projektplanung mit Microsoft Projekt " Neues Projekt anlegen mit Projektinfos Beginndatum oder Enddatum festlegen Arbeitszeiten (Kalender) festlegen " Vorgänge erfassen " Teilvorgänge erfassen und strukturieren " Vorgangsnotizen hinterlegen " Vorgänge terminieren; folgende Zeiteinteilungen sind möglich Minuten Stunden Tage Wochen Jahre 4

6 Projektplanung mit Microsoft Projekt Vorgänge verknüpfen durch eine Kette Die verschiedenen Vorgangsverknüpfungen Beziehung Ende-Anfang (EA) Anfang-Anfang (AA) Ende-Ende (EE) Anfang-Ende (AE) Beschreibung Vorgang B kann erst anfangen, wenn Vorgang A abgeschlossen ist. Vorgang B kann erst starten, wenn Vorgang A begonnen hat. Vorgang B kann erst beendet werden, wenn Vorgang A zu einem Ende gekommen ist. Vorgang B kann erst beendet werden, wenn Vorgang A angefangen hat. 5

7 Projektplanung mit Microsoft Projekt Personal planen mit Hilfe der Tabelle Ressource Wesentliche Informationen aus der Tabelle Indikatoren Ressourcenname Gruppe Max. Einh. Standardsatz Überstd.-Satz Kosten / Einsatz Fällig am Basiskalender Anzeige von Symbolen, wenn z. B. ein Ressourcenkonflikt vorliegt. Name der Ressource, über den sie identifiziert wird. Als Gruppe kann z. B. eine Abteilung, aber auch eine funktionale Beschreibung verwandt werden. Die maximalen Einheiten, mit denen die Gruppe verfügbar ist. Der Standardsatz für die Kosten der Ressource. Fällt an, wenn der Ressource Arbeit außerhalb der regulären Arbeitszeit zugeteilt wird. Kosten, z. B. Reisekosten Fälligkeitszeitpunkt der Kosten. Wichtig für Liquiditätsplanung. Der Kalender, der für diese Ressource verwendet werden soll. 6

8 Projektplanung mit Microsoft Projekt " Zuordnung von Ressourcen Zuordnung von Vorgängen zu Ressourcen (Tabelle Ressourcen) Zuordnung von Ressourcen zu Vorgängen (Tabelle Vorgänge) 7

9 Der kritische Pfad Viele wandeln darauf, doch die Wenigsten wissen es! 8

10 Risiko- Konsequenzanalyse Es ist wichtig, die Risiken zu kennen! Noch wichtiger ist es, die sich daraus ergebenen Konsequenzen einzuschätzen! 9

11 Das Sollkonzept " Das Sollkonzept oder auch die Anwenderforderungen beleuchten im Wesentlichen folgende Aspekte: Ist-Analyse Bedrohungs- und Risikoanalyse (IT)-Sicherheit Fachliche Anforderungen Weiteren (Ausbau-)Stufen 10

12 Weitere wichtige Projektdokumente Lieferobjekt Gap-Analyse Implementierungsprofil Einführungskonzept Migrationskonzept Kosten- / Nutzenanalyse Berechtigungskonzept Technische Dokumentation Anwenderdokumentation Schulungsunterlagen Testdokumentation Beschreibung Priorisierter Gap-Katalog mit allen identifizierten Funktionsdefiziten aus den Soll-Geschäftsprozessen und je Gap Analyse der Lösungsansätze. Definition der angestrebten Anwendungsarchitektur Konzept für technischen und organisatorischen Roll-out Konzept zur Übernahme von Altdaten Gegenüberstellung der aus der Umsetzung des Grobkonzeptes entstehenden Kosten und des zur erwartenen Nutzens. Definition der aus dem Detailkonzept resultierenden Anforderungen an bestehende Berechtigungskonzepte. Dokumentation der realisierten Systemfunktionen für Wartung und Systembetreuung. Beschreibung neuer und geänderter Funktionalitäten / Prozesse für Anwender Neue bzw. angepasste Dokumentation für die betreffenden Geschäftsprozesse Dokumentation der Ergebnisse aus dem Integrationstest. 11

13 Einführungsmanagement Ein Projekt richtig an den Start bringen ist für den Projekterfolg maßgeblich. Beim Einführungsmanagement gilt es, die Menschen für das Thema zu gewinnen. Menschen als Multiplikatoren gewinnen, die vom Produkt überzeugt sind und andere überzeugen. 12

14 Ideen und Mittel zum Einführungsmanagement Schulungen Workshops Anwenderleitfäden und FAQ Roadshows elearing-lösungen, Blogs, Chats, Helplines Incentives 13

15 Rollout und Betreuung Der Tag des Rollouts ist da, das Projekt aber noch nicht zu Ende! Wichtig: Klare und deutliche Kommunikation, dass die Ergebnisse des Projektes vorliegen und genutzt werden können ( großer Adressatenkreis ) Besonderen Tag aussuchen! Nach Rollout den Menschen mit Rat und Hilfe zur Seite stehen! 14