Projektmanagement. Merkmale von Projekten. - Neuartige und komplexe Aufgabenstellungen

Transkript

1 Merkmale von Projekten - Neuartige und komplexe Aufgabenstellungen - Risikobelastung - Konkrete Zielstellung - Begrenzte zeitliche, personelle und materielle Ressourcen - Eigene Projektstruktur Folie Nr. 1

2 Projekte können eingesetzt werden für Vorbereitung von Entscheidungen... komplexe Analysen... Suche neuer Verfahrensweisen in der Organisation... Technische Ausrichtung... Kern der fachlichen Arbeit... Nutzen der eigenen Organisation Folie Nr. 2

3 Dimensionen des s - Sachdimension - Sozialdimension - Zeitdimension Folie Nr. 3

4 Projektphasen 1. Analyse der Ausgangssituation 2. Projektvorbereitung 3. Projektplanung 4. Projektcontrolling 5. Projektabschluss Folie Nr. 4

5 Folie Nr. 5

6 Analyse-Phase - Analyse der Aufgaben unter dem Aspekt, welche Aufgaben von besonderer Bedeutung sind, und welche Aufgaben nicht im normalen Arbeitsablauf zu bewältigen sind - Prüfung der Projektwürdigkeit für die Auswahl der geeigneten Projektorganisation Folie Nr. 6

7 Vorbereitung der Projektorganisation Unterscheidung nach... - Einfluss- - Reines - Matrix- Projektorganisation Folie Nr. 7

8 Bei sozialen Projekten herrscht Matrix- Organisation vor - Sie eignet sich für Projekte kleineren Umfangs - Sie wird dem temporären Charakter der Projekte gerecht - Projekt wird nicht isoliert. Es bleiben die Kommunikations-Brücken zu den betroffenen Organisationsteilen erhalten Folie Nr. 8

9 Personelle Projekt-Zusammensetzung - Fachliche Kenntnisse - verschiedene Organisationssegmente - Hierarchie-übergreifender Charakter - Beachtung informeller Verhältnisse in der Organisation - Einschätzung zu den persönlichen Kooperationsmöglichkeiten - Interesse am Projektthema Folie Nr. 9

10 Aufgaben der Projektleitung - Interne Kooperation des Projektablaufes - Förderung eines kooperationsadäquaten sozialen Klimas in der Projektgruppe - Herbeiführung von Reflexionen und Überprüfungen des Projektverlaufes - Sicherstellung der Projektdokumentation Folie Nr. 10

11 weiter: Aufgaben der Projektleitung - Gestaltung der projektgruppeninternen und -externen Informationsweitergabe - Frühzeitige Wahrnehmung, Beachtung und Bearbeitung von Schnittstellenproblemen zwischen Projekt und anderen Organisationssegmenten Folie Nr. 11

12 Festlegung der zeitlichen Dimension und des Ressourcenrahmens Zeitliche Dimension - nach Umfang der Projektaufgaben - nach Verfügbarkeit der personellen Ressourcen - nach Einbindung des Projekts in umfassende organisatorische Abläufe Folie Nr. 12

13 Festlegung der zeitlichen Dimension und des Ressourcenrahmens Personelle Ressourcen - Arbeitszeitanteile der Projektgruppenmitglieder - Fachliche Ressourcen - Rückgriff auf externe Beratung - Externe Dienstleistungen Folie Nr. 13

14 Festlegung der zeitlichen Dimension und des Ressourcenrahmens Finanzielle Ressourcen - Aufwand für Projektpersonal - Aufwand für Honorarmitglieder - Kosten für Beratung und externe Dienstleistungen - Projektbezogene Verwaltungskosten Folie Nr. 14

15 Festlegung der zeitlichen Dimension und des Ressourcenrahmens weiter: Finanzielle Ressourcen - Projektspezifisch entstehende Kosten für Fortbildung und Fachliteratur - Kosten für Einstiegsveranstaltung und Projektabschluss - Kosten für evtl. Nutzung externer Tagungsstätten, Klausurtagungen etc. Folie Nr. 15

16 Definition des Projektauftrages Mit dem Projektauftrag wird die Stellung des Projekts innerhalb der Organisation geklärt. Folie Nr. 16

17 weiter: Definition des Projektauftrages - Welche Interessen haben welche Umweltsegmente am Projekt? - Welchen Nutzen ( Hoffnungen) oder welche Nachteile (Befürchtungen) können Personen oder Gruppen aus der Projektumwelt kalkulieren? Folie Nr. 17

18 weiter: Definition des Projektauftrages - Mit welchen Machtpotenzialen können Personen oder Gruppen mittelbar oder unmittelbar auf den Projektverlauf Einfluss nehmen? - Von wem geht voraussichtlich eher Unterstützung oder Hemmung des Projekts aus? Folie Nr. 18

19 weiter: Definition des Projektauftrages - Wann ist das Projekt in den Augen unterschiedlicher Interessenträger ein Erfolg und - wie würden diese Interessengruppen Erfolg vermutlich definieren? Folie Nr. 19

20 Schriftform des Projektauftrages Der Projektauftrag sollte in schriftlicher Form erteilt und dokumentiert werden, da er... - die Beteiligten dazu veranlasst, sich über die Ziele und den Projektrahmen klar zu werden; - ein höheres Maß an Transparenz schafft und die Gefahr von Missverständnissen reduziert; Folie Nr. 20

21 Schriftform des Projektauftrages weiter: Der Projektauftrag sollte in schriftlicher Form erteilt und dokumentiert werden, da er... - ein höheres Maß an Verbindlichkeit durch die Vertragsform und den symbolischen Akt der Unterzeichnung schafft; - die verschiedenen personellen Verantwortlichkeiten verdeutlicht; - Mit dem Ziel des Leitens durch Zielvereinbarungen korrespondiert Folie Nr. 21

22 Regeln für die Formulierung von Projektzielen - Positivformulierung - lösungsneutrale Formulierung - operationale Formulierung - Differenzierung zwischen Haupt- und Teilzielen - Gewichtung der Ziele Folie Nr. 22

23 Projekt-Startdokument Folie Nr. 23

24 Projektplanung - Die Projektgruppe definiert die einzelnen Arbeitsaufgaben und ordnet sie einer Projektstruktur zu. - Sie ordnet einzelnen Mitgliedern konkrete Aufgaben zu. Folie Nr. 24

25 weiter: Projektplanung - Sie bringt die einzelnen Arbeitsaufgaben in eine logische und zeitliche Abfolge und skizziert damit den Projektablauf - Innerhalb des Projektablaufplanes legt sie markante Ereignisse (Meilensteine) fest, die aufgrund ihrer inhaltlichen Bedeutung den Ablauf gliedern und die Reflexion des Projektstandes ermöglichen Folie Nr. 25

26 Projektstrukturplan Folie Nr. 26

27 Der Projektstrukturplan untersucht insbesondere Zeit, Finanzen, Personal... förderliche und hinderliche Einflussfaktoren in Hinblick auf die Zielerreichung;... Akzeptanzgrad eines Lösungswegs innerhalb der Projektgruppe und im Projektumfeld;... Risiken verschiedener Lösungswege Folie Nr. 27

28 Projektablauf Folie Nr. 28

29 Projektablauf >>>>> Netzplantechnik <<<<< Folie Nr. 29

30 Realisierung geplanter Arbeitsschritte - Umsetzung der einzelnen Arbeitsschritte - Projekt-Controlling in Form von Auswertung der Arbeitsschritte auf Abweichungen in Bezug auf die sachliche Ebene... die Zusammenarbeit in der Projektgruppe... das organisations-interne Projektumfeld Folie Nr. 30

31 weiter: - Projekt-Controlling Ursachen für Abweichungen: - Termine nicht eingehalten - Arbeitspakete komplexer als angenommen - Auswirkungen des Projekts intensiver als geplant - Folgewirkungen einzelner Arbeitspakete - Neue Informationen aus Arbeitspaketen - Fehler in der Arbeitsausführung - Kooperationsprobleme in der Projektgruppe - Veränderungen des Projektauftrages Folie Nr. 31

32 Projekt-Abschluss - Präsentation der Projektergebnisse an Auftraggeber - Präsentation der Projektergebnisse in Organisation - Verabredung zur Weiterführung des Prozesses - Reflexion des Projektprozesses Folie Nr. 32

33 weiter: Projekt-Abschluss Projektbericht - Erreichen des Projektziels - Analyse der Projekt-Teilergebnisse - Analyse des Projektverlaufs - Konsequenzen Folie Nr. 33