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1 Das diesem Dokument zugrundeliegende Vorhaben wurde mit Mitteln des Bundesministeriums für Bildung und Forschung unter dem Förderkennzeichen 16OH21005 gefördert. Die Verantwortung für den Inhalt dieser Veröffentlichung liegt beim Autor/bei der Autorin.

2 Open IT Zertifikatsstudiengang Wirtschaftsinformatik Modul 8361: IT-Dienstleistungsmanagement / IT-Projektmanagement IT-Projektmanagement Teil 3: Projektplanung (2/2) Dr. P. Steffen IT-PM 3.2-1

3 Inhalte Einführung Projekt-Initialisierung Planung von Projekten Steuerung und Kontrolle von Projekten Projektabschluss Agile Methoden im Projektmanagement Dr. P. Steffen IT-PM 3.2-2

4 Themenfelder der Projektplanung Zielplanung Meilensteinplanung Strukturplanung Ressourcenplanung Vorgehen Aufwandsschätzung Zeitplanung Kostenplanung Informations-/Kommunikationsplan Dr. P. Steffen IT-PM 3.2-3

5 Vertiefung: Aufwandsschätzung Ressourcenplan ableiten Jede Aufwandsschätzung in einem Projekt basiert auf dem Projektstrukturplan einer Schätzmethode und viel Erfahrung! Schätzmethoden Quelle: Pfetzing, Rohde: Abb Algorithmische Methoden Vergleichsmethoden Kennzahlenmethoden Expertenschätzungen Alle Verfahren basieren auf Methoden zur Aufwandsschätzung. Meist kommen mehrere Methoden zum Einsatz, um die Genauigkeit und das Vertrauen in die Ergebnisse abzusichern. Aufwandsschätzungen erfolgen immer auf Basis von Erfahrungswerten! Dr. P. Steffen IT-PM 3.2-4

6 Schätzverfahren im Überblick ( klassisch ) Ressourcenplan ableiten Vergleichsmethoden Algorithmische Methoden Schätzmethode Kennzahlenmethoden Expertenschätzung Schätzverfahren Analogiemethode COCOMO* Function Points Use Case Points Prozentsatzmethode Einzelschätzung Delphi-Methode Schätzklausur Beschreibung Stellt Bezug zu durchgeführten Entwicklungsprojekten her Keine messbaren Produktgrößen wie LoC nötig Nachkalkulationen alter Projekte nötig Aufwandsermittlung per Formel, in der Regel empirisch nachgewiesen Basis sind messbare Produktgrößen, z. B. LoC, Anforderungen oder Spezifikation Ähnlich Analogiemethode Benötigt werden Messdaten aus abgeschlossenen Projekten Greifen, wenn möglich, auf Analogiemethode zurück Erstmalige Schätzung neuer Anforderungen durch Expertenwissen Anmerkung Nie in Reinform implizit in Expertenschätzung Gute Ergebnisse, wenn Datenbasis vorhanden Durchführung sehr aufwendig. Kennzahlen müssen aufwendig erstellt werden Gutes Aufwand- Nutzen-Verhältnis Ggf. mit Szenarien kombinieren: o optimistisch o wahrscheinlich o pessimistisch * COCOMO (Constructive Cost Model): ist ein algorithmisches Kostenmodell, das in der Softwareentwicklung zur Kosten- bzw. Aufwandsschätzung verwendet wird. Mit Hilfe von mathematischen Funktionen wird ein Zusammenhang zwischen gewissen Softwaremetriken und den Kosten eines Projekts dargestellt. Dr. P. Steffen IT-PM 3.2-5

7 Einfache Schätzverfahren (1/2) Ressourcenplan ableiten Analogieschlüsse: z.b. simpler Dreisatz 1. Erfahrungswerte für z.b. Benutzerschnittstelle 10 Webseiten: LoC Aufwand 25 PT 2. Neues Projekt hat an Benutzerschnittstelle 20 Webseiten 3. Prozentsatzverfahren: 1. Input: Vorhandene Daten aus abgeschlossenen Projekten: Beispieldaten! Vorstudie 8% Konzeption 28% Realisierung 45% Test 14% Einführung 5% 2. Neues Projekt: 1. Vorstudie durchführen 2. Aufwand für Vorstudie messen 3. Gesamtaufwand ableiten. Dr. P. Steffen IT-PM 3.2-6

8 Einfache Schätzverfahren (1/2) Ressourcenplan ableiten Expertenschätzungen Expertenklausur 2-Punkt-Verfahren: 1. Schätzung des pessimistischen und des optimistischen Wertes (z. B. pro Projektphase oder AP) 2. Mittelwertbildung 3-Punkt-Verfahren: 1. Wie oben, jedoch zusätzlich den wahrscheinlichen Wert 2. Gewichtung zw. pessimistischem (z.b. 150), wahrscheinlichem (z.b. 60) und optimistischen Wert (z.b. 45); Gewichtung: z.b. 1:4:1 1. Vorstellen des Projektes von einem Moderator 2. Gemeinsame Bearbeitung der Schätzaufgaben, wobei jeder Experte seine Schätzung macht 3. anonym an Moderator 4. Diskussion und Einigung Delphi-Methode 1. Verschiedene Experten erstellen unabhängig voneinander ihre Schätzungen 2. Diese werden in einer Klausur diskutiert * EW = 6 = 72,5 3. Man einigt sich auf einen Wert Dr. P. Steffen IT-PM 3.2-7

9 Schätzverfahren Planning Poker (vorwiegend eingesetzt bei agilem Vorgehen) Jeder, der an der Entwicklung eines Projektes beteiligt ist, nimmt teil. Der Auftraggeber beantwortet Fragen, schätzt jedoch nicht mit. Jedes Teammitglied bekommt einen Satz mit (13) unterschiedlichen Karten. Jeder Projektbaustein wird kurz vorgestellt. Alle Teilnehmer schätzen den Aufwand, indem sie die entsprechenden Karten verdeckt auf den Tisch legen. Karten aufdecken und vergleichen: Stimmen sie nicht überein, so begründen die Spieler mit der niedrigsten und höchsten Karte kurz ihre Einschätzung. Dann ggf. neue Schätzungen und Diskussionen bis ein Konsens gefunden wird. Dr. P. Steffen IT-PM 3.2-8

10 Ressourcenplan ableiten Algorithmische Methoden: Beispiel Function-Point-Analyse* entwickelt von IBM Ende der 1970-er Jahre seit 2003 ISO-Standard, verwaltet von International Function Point Users Group (IFPUG) betrachtet ein Softwaresystem als eine abgeschlossene Ansammlung von Daten und Funktionalität TFP: Total Functions Points PM: Personenmonate Schritt 1: Zerlegung in Funktionskategorien: Beispiel: Eingabedaten, Ausgabedaten, Abfragen, Datenbestände und Referenzdaten Schritt 2. Bewertung der Funktionskategorien Funktionspunkte Schritt 3: Berücksichtigung von Einflussfaktoren (z.b. Komplexität der Rechenoperationen, Verflechtung mit anderen IT-Systemen, Umfang für IT-Sicherheitsmaßnahmen u.a.m.) Schritt 4: Anwendung eines Algorithmus zur Berücksichtigung von Komplexität und Einflussfaktoren zur entsprechenden Gewichtung der Funktionen Schritt 5: Bildung der Gesamtsumme der gewichteten Funktionen Schritt 6: Ermittlung des Aufwands in Personenmonaten aus Korrelationstabelle Dr. P. Steffen IT-PM * In Anlehnung an: Jenny, Bruno: Projektmanagement in der Wirtschaftsinformatik, 2001, S. 363 u.f

11 Themenfelder der Projektplanung Zielplanung Meilensteinplanung Strukturplanung Ressourcenplanung Zeitplanung Ablauf Termine Kostenplanung Informations-/Kommunikationsplan Dr. P. Steffen IT-PM

12 Ablaufdarstellungen Arbeitspaketliste (Vorgangsliste) Balkendiagramm ( Gantt -Chart) Schlechte Übersichtlichkeit bei großen Projekten Netzplantechnik Für große Projekte mit vielen AP Vernetztes Balkendiagramm (entspricht Vorgangsknoten-Netzplan) Dr. P. Steffen IT-PM

13 Planungsmethodik Vorwärtsrechnung (alle Vorgänge beginnen so früh wie möglich) geht aus vom Beginn-Datum des Startvorganges Es wird der früheste Anfangszeitpunkt FAZ (auch früheste Lage genannt) eines jeden Vorgangs berechnet sowie unter Einbeziehung der jew. Dauer der früheste Endzeitpunkt FEZ für alle Vorgänge FEZ i = FAZ i + D i Rückwärtsrechnung (alle Vorgänge beginnen so spät wie möglich) geht aus vom Ende-Datum des letzten Vorganges Es wird der späteste Endzeitpunkt SEZ (auch späteste Lage genannt) eines jeden Vorgangs berechnet sowie unter Einbeziehung der jew. Dauer der späteste Anfangszeitpunkt SAZ für alle Vorgänge SAZ i = SEZ i - D i Aus Vorwärts- und Rückwärtsrechnung werden gesamter und freier Puffer eines jeden Vorgangs berechnet Gesamter Puffer GP = SEZ i - FEZ i = SAZ i - FAZ i Freier Puffer FP = min(faz aller Nachfolger) - FEZ i Dr. P. Steffen IT-PM

14 Kritischer Pfad Der kritische Pfad (oder auch kritischer Weg) ist definiert als die Verkettung derjenigen Vorgänge, bei deren zeitlicher Änderung sich der Endtermin des Projektplanes verschiebt. Der kritische Pfad wird in einem Plan durch diejenige Kette von Aktivitäten bestimmt, welche in der Summe die längste Dauer aufweisen. Wenn eine der Aktivitäten im kritischen Pfad länger dauert als geplant, verschiebt sich automatisch der Endzeitpunkt des Projektes Jede Abweichung im kritischen Pfad sollte eine sofortige Reaktion des Projektmanagements hervorrufen! Dr. P. Steffen IT-PM

15 Kritischer Pfad (Beispiel aus MS Project) Kritischer Pfad = rot; D.h. die Aktivitäten 19, 20 und 21 sind voneinander abhängig und diese Kette benötigt im Vergleich mit den anderen Abhängigkeitsketten die meiste Zeit Die Puffer (s. u.) in den nicht-kritischen Pfaden sind in türkiser Farbe dargestellt. Dr. P. Steffen IT-PM

16 Vertiefung: Netzplantechnik (NPT) NPT: Planungsinstrument zur Analyse, Darstellung, Planung, Überwachung und Steuerung von Abläufen Graphische Darstellung aller Vorgänge mit Abhängigkeiten, Terminen Optional inklusive Kapazitäten und Kosten Grundbegriffe Vorgang (= AP): Zeitfordernde Tätigkeit mit definiertem Anfang und Ende Ereignis: Eintreten eines definierten Zustandes im Projektablauf Dauer: Zeitspanne zwischen Anfang und Ende eines Vorgangs Darstellungsmittel Knoten: Rechtecke oder Kreise Pfeile Dr. P. Steffen IT-PM

17 NPT Variante 1: Critical Path Method (CPM) Hauptziele Auffinden des zeitkritischen Weges vom Projektstart zum Projektziel Wirtschaftlich vertretbare Kürzungen dieses Weges Erfinder: Morgan R. Walker u. James E. Kelley (1957) Vorgangs-Pfeil-Netzplan Pfeile = Vorgänge inkl. Dauern Knoten = Ereignisse Anfangsereignis Vorgang Vorg.-Dauer Endereignis Dr. P. Steffen IT-PM

18 NPT Variante 2: Program Evaluation and Review Technique (PERT) Hauptziele: Überwachung von Abläufen durch Abprüfung von Ereigniseintritten Erfinder: W. Frazer (1958) Ereignis-Knoten-Netzplan Knoten = Ereignisse (= Ergebnisse aus Vorgängen) Pfeile = Ordnungsbeziehungen und Dauern zwischen Ereignissen Schätzung von jeweils drei Zeiten pro Vorgang Optimistische Dauer: od Pessimistische Dauer: pd Realistische Dauer: rd Erwartete mittlere Dauer ( Erwartungswert ): md = (od + 4*rD + pd) / 6 Knoten-Nr. Ereignis FEZ SEZ od/rd/pd md Dr. P. Steffen IT-PM

19 NPT Variante 3: Metra*-Potential-Method (MPM) Hauptziel Darstellung komplizierter Ablaufstrukturen mit hohem Vermaschungsgrad und Modularisierung Erfinder: B. Roy (1958) Vorgangsknoten-Netzplan (VKN) Knoten = Vorgänge Pfeile = Anordnungsbeziehungen und ggf. Dauer zwischen den Vorgängen Vorg.-Nr. Vorgang FAZ SAZ Dauer FEZ SEZ * Metra: Unternehmen, in dem B. Roy tätig war. Dr. P. Steffen IT-PM

20 MPM: Beispiel ( Klassische Darstellung) Legende: Vorg.-Nr. (0) (1) 0 0 Material bestellen (3) 3 7 (4) 3 3 Materialkosten errechnen 4 Lieferzeit des Materials (7) Selbstkosten ermitteln 5 FAZ SAZ Vorgang Dauer (9) FEZ SEZ Projektstart Projektziel 0 0 (2) 0 1 Arbeitspläne aufstellen (6) 5 6 (5) 5 6 Lohnkosten kalkulieren 5 Arbeitskräfte einweisen (8) Arbeit ausführen Quelle: G. Zielasek: Projektmanagement als Führungskonzept, Springer 1999 Dr. P. Steffen IT-PM

21 MPM: Beispiel (Darstellung in MS Project) Dr. P. Steffen IT-PM

22 Balkendiagramme versus Netzpläne Balken-Diagramme + Weit verbreitet + Sehr verständlich + Schnell zu erstellen (mit PM-Tool) + Geeignet für Präsentationen + Vernetzte Gantt-Diagramme zeigen neben der zeitlichen Lage der AP auch die logischen Abhängigkeiten auf (durch NPT realisiert) Netzpläne + Sehr gute Darstellung der zeitlichen und logischen Abhängigkeiten + Automatische Berechnung des kritischen Wegs + Zuordnung von Mitarbeitern und Kosten zu den einzelnen Aufgaben möglich - Hoher Erstellungsaufwand - Umfangreiche Kenntnisse erforderlich - Ungeeignet für Präsentationen wegen hoher Komplexität - Für kleine und mittlere Projekte überdimensioniert. Dr. P. Steffen IT-PM

23 Themenfelder der Projektplanung Zielplanung Meilensteinplanung Strukturplanung Ressourcenplanung Vorgehen Aufwandsschätzung Zeitplanung Ablauf Termine Kostenplanung Informations-/Kommunikationsplan Dr. P. Steffen IT-PM

24 Kostenplanung, Mittelabfluss und PSP sind eng miteinander verknüpft Kostenebene Projekt Projekt Zeit 420 T Kostenebene Teilprojekt Teilprojekt A 200 T Teilprojekt B 140 T Teilprojekt C Zeit Zeit Zeit 80T Kostenebene Arbeitspaket AP B1 AP B2 AP B3 40 T 80 T 20 T Zeit Zeit Zeit Kosten werden zusätzlich nach Kostenarten aufgeschlüsselt: Personal, Investitionen, Verbrauchsmaterial, Mieten,. Dr. P. Steffen IT-PM

25 Projektkostenplan (Beispiel) Musterprojekt Ressourcen- und Kostenplan Nr. Vorgang Dauer in Tagen Kostenart Anzahl Ressourcen -einheiten Kapazität je Ressource und Tag Aufwand (PT) Einheiten gesamt Kosten je Einheit Gesamtbetrag 1 Prototyp herstellen 40 Programmierer 2 1,00 80,00 80,00 500,00 EUR ,00 EUR Server 1 -/- -/- 1, ,00 EUR 5.000,00 EUR Entwicklungstool 2 -/- -/- 2,00 800,00 EUR 1.600,00 EUR 2 Prototyp testen 10 Programmierer 1 0,50 5,00 5,00 500,00 EUR 2.500,00 EUR Anwender 1 0,25 2,50 2,50 300,00 EUR 750,00 EUR Projektgesamtkosten: ,00 EUR Mehr zu Kostenplanung und controlling im nächsten Kapitel! Dr. P. Steffen IT-PM

26 Themenfelder der Projektplanung Zielplanung Meilensteinplanung Strukturplanung Ressourcenplanung Vorgehen Aufwandsschätzung Zeitplanung Ablauf Termine Kostenplanung Informations-/Kommunikationsplan Dr. P. Steffen IT-PM

27 Informations-/Kommunikationsplan Formale Versorgung der Projektbeteiligen Basis: Projektorganigramm Sender und Empfänger Informationen Wann ist welcher Empfänger zu informieren? Wie ist welcher Empfänger zu informieren? Kommunikationskanäle Wer informiert? Dr. P. Steffen IT-PM

28 Ende des Kapitels Vielen Dank für Ihre Beiträge! Quellenangaben (für alle Kapitel): Burghardt, M.: Einführung in Projektmanagement, Definition, Planung, Kontrolle und Abschluss, 6. überarb. und erw. Aufl., Publicis Publ., Gloger, B., Margetich, J.: Das Scrum-Prinzip: Agile Organisationen aufbauen und gestalten, Schäffer-Poeschel, Heilmann, H., Etzel, H.-J., Richter, R. (Hrsg.): IT-Projektmanagement - Fallstricke und Erfolgsfaktoren - Erfahrungsberichte aus der Praxis, 2., überarb. und erw. Aufl., dpunkt, Jenny, B.: Projektmanagement: Das Wissen für eine erfolgreiche Karriere, 5. überarb. u. aktual. Aufl., vdf, Patzak, G., Rattay, G.: Projektmanagement: Leitfaden zum Management von Projekten, Projektportfolios und projektorientierten Unternehmen, 6. Aufl., Linde (2014). Pfetzing, K., Rohde, A.: Ganzheitliches Projektmanagement, 6. überarb. u. aktual. Aufl., Schmidt (Götz), Wieczorrek, H. W., Mertens, P.: Management von IT-Projekten, 4. Aufl., Springer, Dr. P. Steffen IT-PM