Professionelles Projektmanagement in der Praxis. Veranstaltung 4 Teil 1 ( ):

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1 Professionelles Projekt-Management in der Praxis Veranstaltung 4 Teil 1 ( ): Prof. Dr. Phuoc Tran-Gia, FB Informatik, Prof. Dr. Margit Meyer, FB Wirtschaftswissenschaften, Dr. Harald Wehnes, AOK Bayern Prof. Dr. P. Tran-Gia V 4.1/ 1

2 Agenda Organisatorisches Review: Projektplanung I Praxisbeispiel Korfu Referat 3: Kosten- und Aufwandsschätzung von SW-Projekten Projektplanung II Netzplantechniken Ressourcenplanung Kostenplanung Planungsoptimierung Projektleiter- Präsentation zur Übung 3: Teams 5 und 6 Ressourcen- und Kostenplanung mit Project 2002 Neue Aufgabe 4 Projektleiter- Präsentation zur Übung 3: Team 7 Projektdokumentation Prof. Dr. P. Tran-Gia V 4.1/ 2

3 Organisatorisches (1) Arbeitszeiten (und MS Project) Für Diplom-Informatiker, die den Kleinen Praktikumsschein erwerben wollen: 13w x 6swh = 78 h Aufwand beinhaltet Projektdefinition + Planung + Durchführung/ Realisierung (inkl. Dokumentation) In der MS-Project-Planung ist es ausreichend, den jeweiligen Zeitraum (!) anzugeben, in dem der Vorgang/AP erledigt werden soll In der persönlichen Zeitplanung ist für die Monate Mai und Juni die geplante Anzahl von Stunden (SOLL) einzutragen. Die tatsächlichen Stunden (IST) sind tagesgenau zu erfassen. Am Projektende ist ein Vergleich: IST vs. SOLL durchzuführen. Videoaufzeichnungen der Vorträge vom können im direkten Anschluss an die Vorlesung angesehen werden: im Video-Lab des Lehrstuhls III Prof. Dr. P. Tran-Gia V 4.1/ 3

4 Organisatorisches (2) Erste Auswertung Dozentenbewertung : Vorschläge Inhalte: Kurzzusammenfassung am Ende eines Abschnitts Folien: weniger Farbe und weniger Animation, weniger Wiederholungen, Sortierung nach Kapiteln Webseite: warum 2 Möglichkeiten, um an die Folien zu kommen? über Info III sehr spärlich, Link etwas unübersichtlich Organisation - Pausen: länger 1x 30 Minuten; auch die 2. Pause immer bereitstellen; lieber eine Pause mehr - Abgabe der Lösungen am Freitag nicht so günstig Beispiele: mehr handfeste Beispiele aus der Praxis, Beispiele nicht zu umfangreich, Praxisbeispiele auch ins Netz stellen 20. Internationale Deutsches PM-Forum in Würzburg Motto: PM Führungskonzept für die Zukunft Diplom-Projektmanager demnächst an der Uni Würzburg? Prof. Dr. P. Tran-Gia V 4.1/ 4

5 Projektplanung: Überblick Projekt strukturieren Projektstrukturplan Review AP1 AP Arbeitspakete (APs) definieren Aufwandsschätzung Abhängigkeitsermittlung Projektablaufplan AP 1 AP 2 Terminplan Ressourcenplanung Kostenplanung Planoptimierung Ressourcenplan Kostenplan Meilensteinplan Weitere Planungsthemen Risikomanagement Projektkommunikation Projektdokumentation Qualitätsmanagement,... Prof. Dr. P. Tran-Gia V 4.1/ 5

6 1. Projektstrukturplan (PSP) Projekt Gesamtaufgabe Review Aufgabenblock 1 Aufgabenblock 2 Aufgabe 1.1 Aufgabe 1.2 Aufgabe 2.1 Aufgabe 2.2 Aufgabe 2.3 AP AP AP AP AP AP AP AP AP AP AP AP AP AP AP AP (Arbeitspaket) (Arbeitspaket) oder oder Vorgang Vorgang (MS (MS Project Project 2002): 2002): nicht nicht mehr mehr zu zu unterteilende unterteilende Aufgabe Aufgabe Prof. Dr. P. Tran-Gia V 4.1/ 6

7 2. Arbeitspakete definieren Kleinste Einheiten des PSP Umfang kann sehr unterschiedlich sein Projekt-Nr.: Bestimmte Projektname: Tätigkeiten einer Projektleiter: Einzelperson AP-Nr.: Sachlich AP-Name: zusammengehörige AP-Verantwortlicher: Arbeiten, die von einer Gruppe/Person durchgeführt werden sollen Ziele/Ergebnisse: Entwicklungsauftrag an eine Fremdfirma Kriterien für Arbeitspakete Voraussetzungen für Ziele/Ergebnisse: Konkretes Ergebnis Kalkulierbarkeit (Aufwand, Termin, Kosten) Aufwand: Keine Überschneidung Kosten: mit anderen Paketen Klare Schnittstellen Unterschrift: Eindeutige Verantwortlichkeit Unterschrift: (Projektleiter) Standardisierte Beschreibung! (AP-Verantwortlicher) Review Prof. Dr. P. Tran-Gia V 4.1/ 7

8 3. Aufwandsschätzung Für jedes Arbeitspaket Ermittlung der geschätzten Arbeit in Personentagen (PT) oder in Personenstunden (Ph) Mitarbeiterkosten := Personentage x Tagessatz bzw. Mitarbeiterkosten := Personenstunden x Stundensatz Wichtiger Hinweis: die Arbeit (= geschätzte PTs) muß nicht mit der Dauer übereinstimmen Expertenschätzungen Delphi-Methode 3-Experten-Konzept Schätzverfahren Review Schätzverfahren für Softwareprojekte COCOMO Function-Points Prof. Dr. P. Tran-Gia V 4.1/ 8

9 4. Ablauf- und Terminplanung Review Ziel: Die Arbeitspakete werden in eine logische Reihenfolge der Abarbeitung gebracht und terminiert Ermittlung der Vorgangsbeziehungen (logische Abhängigkeiten) Zusammengehörige APs / Vorgänge werden zu Sammelvorgängen zusammengefasst Festlegung von Meilensteinen (Checkpoints; wichtige Zwischenergebnisse) Darstellung der Vorgänge mit Dauer und Abhängigkeiten Terminlisten (vergleichbar mit To-Do-Liste) Balkenpläne (Gantt-Diagramme) Netzpläne Prof. Dr. P. Tran-Gia V 4.1/ 9

10 Balkendiagramm Nr S 21. Mai ' Mai ' Jun ' Ju S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D Vorteile von Balkendiagrammen: weit verbreitet sehr übersichtlich zeitliche Parallelen werden aufgezeigt schnell zu erstellen (mit PM-Tool) Review Prof. Dr. P. Tran-Gia V 4.1/ 10

11 Praxisbeispiel Korfu Konzepte Grob- Konzept Grob- Konzept Grob- Konzept Fein- Konzepte Migrations- Konzept Check- Liste Aufbau und Inbetriebnahme einer Test- und einer Schulungsumgebung im BiZ Tests Einzeltests der Teilprojekte Integrationstests (Zusammenspiel der neuen Komponenten) Migrationstests mit Echtdaten-Copy (2-facher Test) Drei Piloteinsätze Direktion Freising Bad Reichenhall DLZ Regensburg Prof. Dr. P. Tran-Gia V 4.1/ 11

12 Referat 3: Kosten- und Aufwandsschätzung von objektorientierten SW-Projekten Zuverlässige Projektschätzungen sind ein wichtiger Erfolgsfaktor im Projektmanagement Die Aufwands- und Terminschätzung von objektorientierten Softwareprojekten mit dem Tool Tassc:Estimator TM wird vorgestellt Arbeitsmaterial: K.Janzen: Kosten- und Aufwandsschätzung von Softwareprojekten ; Informatik_Spektrum_18_Februar_2003; S Termin: Prof. Dr. P. Tran-Gia V 4.1/ 12

13 Netzplantechnik (NPT) NPT: Planungsinstrument zur Analyse, Darstellung, Planung, Überwachung und Steuerung von Abläufen Graphische Darstellung aller Vorgänge mit Abhängigkeiten, Terminen, Kapazitäten und Kosten Grundlage: Graphentheorie Netzplan: bewerteter Digraph Grundbegriffe Vorgang (AP): Zeitfordernde Tätigkeit mit definiertem Anfang und Ende Ereignis: Eintreten eines definierten Zustandes im Projektablauf Darstellungsmittel Knoten: Rechtecke und Kreise Pfeile Prof. Dr. P. Tran-Gia V 4.1/ 13

14 Netzplanarten Vorgangsorientierte NPT Vorgänge werden aneinander gereiht Die Vorgänge beinhalten Ergebnisse und Zeitgrößen Darstellung aus Sicht der Projektdurchführenden: Wie steht im Vordergrund Anforderungen ermitteln 10 t System entwerfen 20 t Ereignisorientierte NPT Ereignisse werden aneinander gereiht Die Ereignisse sind Ergebnisse mit Zeitgrößen Darstellung aus Management-Sicht : Was steht im Start Vordergrund 10 t Anforderungen 20 t sind ermittelt nach 10 t System ist entworfen nach 30 t Prof. Dr. P. Tran-Gia V 4.1/ 14

15 Anordnungsbeziehungen Bezeichnung Kürzel Beschreibung Review Normalfolge Ende-Anfang Anfangsfolge Anfang-Anfang Endfolge Ende-Ende Überlappung EA AA EE...+ Zeit...+ % Der Vorgänger muss beendet sein, bevor der Nachfolger beginnen kann Gleichzeitiger Start der beiden Vorgänge Aktueller Vorgang (Nachfolger) kann erst dann enden, wenn der andere Vorgang (Vorgänger) beendet ist. Durch Zeit- oder Prozentangabe wird definiert, wann der Nachfolger vor oder nach dem Anfang oder Ende des Vorgängers beginnen kann Prof. Dr. P. Tran-Gia V 4.1/ 15

16 Weitere Grundbegriffe Vorgang 1 Beginn Ende Vorgang 2 Vorgang 3 Vorgang 4 FAZ FEZ SAZ SEZ FAZ SAZ FEZ SEZ Frühester Anfangszeitpunkt Spätester Anfangszeitpunkt Frühester Endzeitpunkt Spätester Endzeitpunkt FP Freier Puffer GP Gesamte Pufferzeit Prof. Dr. P. Tran-Gia V 4.1/ 16

17 Critical Path Method (CPM) Hauptziele Auffinden des zeitkritischen Weges vom Projektstart zum Projektziel Wirtschaftlich vertretbare Kürzungen dieses Weges Erfinder: Morgan R. Walker und James E. Kelley (1957) Vorgangs-Pfeil-Netzplan Pfeile = Vorgänge Knoten = Ereignisse Vorgang Vorg.-Dauer Anfangsereignis Endereignis Prof. Dr. P. Tran-Gia V 4.1/ 17

18 CPM-Beispiel (1) Material bestellen (2) Arbeitspläne aufstellen (4) Lieferzeit des Materials (3) Materialkosten errechnen 4 (6) Lohnkosten errechnen (5) Arbeitskräfte einweisen (7) Selbstkosten ermitteln 5 6 (8) Arbeit ausführen Dauer des Vorgangs 0 0 Frühester Zeitpunkt, zu dem der Vorgang abgeschlossen sein kann Spätester Zeitpunkt, zu dem der Vorgang abgeschlossen sein kann Quelle: G. Zielasek: Projektmanagement als Führungskonzept, Springer 1999 Prof. Dr. P. Tran-Gia V 4.1/ 18

19 Program Evaluation and Review Technique (PERT) Hauptziele Überwachung von Abläufen durch Abprüfung von Ereigniseintritten Erfinder: W. Frazer (1958) Ereignis-Knoten-Netzplan Knoten = Ereignisse (= Ergebnisse aus Vorgängen) Pfeile = Ordnungsbeziehungen und Dauern zwischen Ereignissen Annahme: Gesamtdauer ist normalverteilt Schätzung von jeweils drei Zeiten pro Vorgang Optimistische Dauer: od Pessimistische Dauer: pd Knoten-Nr. Realistische Dauer: rd Erwartete mittlere Dauer: Ereignis md = (od + 4*rD + pd) / 6 od/rd/pd md Prof. Dr. P. Tran-Gia V 4.1/ 19

20 PERT-Beispiel 1 1 Material bestellt Material- und Lohnkosten berechnet Projektstart Projektziel Arbeitspläne aufgestellt Material angeliefert und Arbeitskräfte eingewiesen Quelle: G. Zielasek: Projektmanagement als Führungskonzept, Springer 1999 Prof. Dr. P. Tran-Gia V 4.1/ 20

21 Metra-Potential-Method (MPM) Hauptziel Darstellung komplizierter Ablaufstrukturen mit hohem Vermaschungsgrad und Modularisierung Erfinder: B. Roy (1958) Vorgangs-Knoten-Netzplan Knoten := Vorgänge Pfeile := Anordnungsbeziehungen und/oder Dauer zwischen den Vorgängen Vorg.-Nr. Vorgang FAZ SAZ Dauer FEZ SEZ Prof. Dr. P. Tran-Gia V 4.1/ 21

22 MPM-Beispiel (0) (1) Material bestellen (3) Materialkosten 3 6 (4) Lieferzeit des Materials 3 3 errechnen (7) Selbstkosten ermitteln Projektstart 0 0 (2) 0 1 Arbeitspläne aufstellen (6) 5 6 (5) 5 6 Lohnkosten kalkulieren 5 Arbeitskräfte einweisen 4 Projektziel Prof. Dr. P. Tran-Gia V 4.1/ (8) Arbeit ausführen Quelle: G. Zielasek: Projektmanagement als Führungskonzept, Springer 1999

23 Gantt versus Netzplantechnik Gantt-Diagramme + Weit verbreitet + Sehr verständlich + Schnell zu erstellen (mit PM-Tool) + Geeignet für Präsentationen + Vernetzte Gantt- Diagramm zeigen logische Abhängigkeiten auf Netzpläne + Sehr gute Darstellung der zeitlichen und sachlichen Abhängigkeiten + Automatische Berechung des kritischen Wegs + Zuordnung von Mitarbeitern und Kosten zu den einzelnen Aufgaben möglich - Hoher Erstellungsaufwand - Umfangreiche Kenntnisse erforderlich - Ungeeignet für Präsentationen wegen hoher Komplexität - Für viele Projekte überdimensioniert Prof. Dr. P. Tran-Gia V 4.1/ 23

24 5. Ressourcenplanung Ziel: Bestimmung der Ressourcen, um die Projektaktivitäten durchführen zu können Ressourcenklassen Personen (interne und externe Mitarbeiter) Ausrüstung (z.b. Maschinen, Programme) Verbrauchsmaterialien Ressourcen beeinflussen Termine durch ihre Verfügbarkeit Sachziele, wenn bestimmte Aufgaben nur von bestimmten Ressourcen durchgeführt werden können Kosten Ressourcenmanagement Komplex und aufwendig Steht in engem Zusammenhang mit der Kostenplanung Prof. Dr. P. Tran-Gia V 4.1/ 24

25 Vorgehen bei Ressourcenplanung 1. Bedarfsermittlung Vorgang Ressourcen zur Erledigung des Vorgangs Ressourcenart (Personen, Qualifikationen, Sachmittel) Menge der benötigten Ressource Terminliche Notwendigkeiten 2. Ermittlung der im Projektzeitraum verfügbaren Kapazitäten 3. SOLL/IST-Vergleich: benötigte/vorhandene Ressourcen Darstellungsmittel: Ressourcen-Histogramme 4. Kapazitätsabgleich Anmerkungen Einsatz von PM-Tools zweckmäßig Achtung: Wechselwirkung mit Terminplanung beachten Prof. Dr. P. Tran-Gia V 4.1/ 25

26 Kapazitätsabgleich Problem: Kapazitätsüberlastung 100% 15. Mai ' Mai '00 S M D M D F S S M D M D F S Kapazitätsauslastung 50% nach Kapazitätsabgleich Terminverschiebung um einen Tag Benötigte Ressourceneinheiten: 100% 100% 100% 100% 100% 100% Hubert Überlastet: Zugeteilt: Prof. Dr. P. Tran-Gia V 4.1/ 26

27 6. Kostenplanung Projekterfolg hängt häufig davon ab, ob der genehmigte Kostenrahmen (d.h. das Projekt- Budget) eingehalten wird Ziel: Transparente Darstellung der Projektkosten Basis: für Kostenkontrolle im Rahmen der Projektdurchführung Gliederung der Projektkostenplanung sollte der Gliederung des Projektstrukturplans entsprechen Kostenarten Personalkosten (Vollkosten) Materialkosten Betriebsmittel Kapital- und Finanzierungskosten Kosten für Fremdleistungen Prof. Dr. P. Tran-Gia V 4.1/ 27

28 Kostenplanung: Beispiel Muster-Projekt Ressourcen- und Kostenplan Kostenanfall Nr. Vorgang Dauer Am Kostenart Einzelbetrag Anzahl Gesamtbetrag in Tagen Anfang Verteilt Am Ende 1 Prototyp herstellen 40 2 Programmierer 500,00 EUR ,00 EUR x 1 Server 5.000,00 EUR ,00 EUR x 1 Entwicklungstool 800,00 EUR ,00 EUR x 2 Prototyp testen 10 1 Programmierer 500,00 EUR ,00 EUR x 1 Anwender 300,00 EUR 1 300,00 EUR x Projektgesamtkosten ,00 EUR Fälligkeit der Kosten Am Beginn/Ende des Vorgangs Anteilsmäßig nach Fortschritt Projektkosten = Summe der Arbeitspaketkosten Prof. Dr. P. Tran-Gia V 4.1/ 28

29 Wie kann man eine Verkürzung des Endtermins erreichen? Workshopteil mehr Personal einstellen Abhängigkeiten überprüfen und reduzieren Arbeiten parallelisieren Reduktion von Funktionalität Tagesarbeitszeit erhöhen Leistungsanreize schaffen Professionelles Änderungsmanagement Qualifizierteres Personal einsetzen Puffer abbauen Externer Einkauf von Teilfunktionalitäten Prof. Dr. P. Tran-Gia V 4.1/ 29

30 7. Planoptimierung Ziel: Straffung des Projektplanes Projekt soll zum frühest möglichen Termin enden Ressourcen sollen so sinnvoll wie möglich eingesetzt werden Kosten sollen so gering wie möglich sein Idee/Vorgehen Ersten Planungsentwurf (Termine, Ressourcen, Kosten) wiederholt überarbeiten Mehrere Planungsalternativen erstellen optimale Lösung wählen Termine: Konzentration auf den kritischen Pfad Zeitliche Reduktion kritischer Vorgänge verkürzt Endtermin Achtung: Nicht-kritische Vorgänge können dabei zu kritischen werden Ressourcen: Bessere Auslastung der Ressourcen erzielen Kosten: Teuere Ressourcen durch preiswertere ersetzen damit Kostenreduktion (erzeugt ggf. späteren Projektendetermin) oder Reduktion des Projektumfangs (Abstimmung mit Auftraggeber i.a. erforderlich) Prof. Dr. P. Tran-Gia V 4.1/ 30

31 Was wird durch die Projektplanung insgesamt erreicht? Gesicherter Vorgehensplan für die Projektdurchführung Zielgerechter Ressourcen-Einsatz Die kritischen Faktoren im Projektverlauf sind ermittelt Verminderung des Projektrisikos Projektplan: Basis für effiziente Projektsteuerung Prof. Dr. P. Tran-Gia V 4.1/ 31

32 Aufgabe 3: Projektplanung I Der von Ihrem Team in Aufgabe 2 erstellte Projektantrag wurde vom Auftraggeber (Dozent) mit der Auflage genehmigt, dass die innovative soziale Dienstleistung spätestens zum bereitsteht. Die Projektplanung ist an diesem Termin auszurichten. 1. Erstelle Sie für die wichtigsten Teilaufgaben des Projektes einen 3-stufigen Projektstrukturplan in Organigrammform 2. Ermitteln Sie sämtliche Arbeitspakete mit Aufwänden (in h), Abhängigkeiten und Verantwortlichkeiten 3. Erstellen Sie einen Meilensteinplan 4. Geben Sie die Planungsdaten in MS Project 2002 ein und speichern Sie den Basisplan (BP) unter BP1-Team_x.mpp 5. Die Ergebnisse von sind zusammen mit den Erfahrungen aus der Projektarbeit in der Datei Plan1-Team_x.ppt darzustellen 6. Abgabetermin für die beiden Dateien ist der Prof. Dr. P. Tran-Gia V 4.1/ 32