Professionelles Projektmanagement in der Praxis. Veranstaltung 3 Teil 1 ( ):

Transkript

1 Professionelles Projekt-Management in der Praxis Veranstaltung 3 Teil 1 ( ): Prof. Dr. Phuoc Tran-Gia, FB Informatik, Prof. Dr. Margit Meyer, FB Wirtschaftswissenschaften, Dr. Harald Wehnes, AOK Bayern Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.1 / 1

2 Agenda Organisatorisches Referat 2: Mind Mapping Projektplanung I Projektstrukturplan (PSP) Arbeitspakete, Aufwandschätzung Ablaufplanung- und Terminplanung, Meilensteinplan Berichte der PL der Teams 1 und 2 zur Aufgabe 2 Projektplanung I mit MS Project 2002 Neue Aufgabe 3 Berichte der PL der Teams 3 und 4 zur Aufgabe 2 Projektdokumentation Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.1 / 2

3 Organisatorisches (1) Termine für die Vorträge (Präsentationen und Referate): Datum Aufgabe Team 1 Team 2 Team Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.1 / 3 3 Team 4 Team 5 Team 6 Team V /V V V V V V AP Referate: jeweils zwei Personen des Teams Zeitliche Restriktionen PL-Vorträge: ca. 7-8 Min. (max. 10 Folien) Referate zu PM-Themen: ca. 12,5 Min. (max. 15 Folien) 7

4 Organisatorisches (2) Übungen/Scheine Umfang für Informatiker: 13 x 6 SWh = 78 h Schwerpunkt: Technische Realisierung des Web-Auftritts der innovativen sozialen Dienstleistung im Internet Umfang für Hörer anderer Fachbereiche: ca. 2 3 SWh 5 Aufgaben mit Web-Auftritt und Projektabschlußbericht MS Project 2002 Auf den Clients im Windows-CIP-Pool installiert Gast-Account: projman; pm_ss03 (wie Zugang zur Vorlesungswebsite) 60-Tage-CD mit MS Project 2002 kann bei Herrn Schlosser ausgeliehen werden Videos mit Aufzeichnung der Vorträge Direkt nach der Vorlesung im Video-Lab des Lehrstuhls III Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.1 / 4

5 Bewertung der Vorträge Eigenbewertung (direkt im Anschluß an den Vortrag) Persönlicher Auftritt Blickkontakt Verständlichkeit des Vortrags Lesbarkeit der Folien Stimme Gesamteindruck Eigen- Bewertung Bewertung durch das Projektteam Möglichst zeitnah Angemessen Offen Korrekt und wahr Brauchbar; keine Pauschalaussagen Team- Bewertung Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.1 / 5

6 Feedback-Fragebogen Ziel: Frühzeitiges Feedback der Teilnehmer zur Optimierung der Vorlesung Kritisches Positives Anregungen Inhalte Folien Beispiele Übungen Organisation Sonstiges Benotung des Dozenten: 1. Verständlichkeit : 2. Schwierigkeit : 3. Strukturierung : 4. Eingehen auf Fragen: Gesamteindruck : Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.1 / 6

7 Referat 2: Mind Mapping Kreativitäts- und Visualisierungstechnik (Erfinder: Toni Buzan) Vortragsinhalte (beispielhaft) Grundprinzip Beispiele Vor- und Nachteile der Methode Einsatzmöglichkeiten Tools (z.b Mind Manager 2002) Arbeitsmaterial: Div. Artikel Links: mindmap.ch Mindjet.de (Download-Möglichkeit; 21-Tage-Test mit Vollversion) Mugd.de (MindMapping User Group-Deutschland) Termin: Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.1 / 7

8 Projektverlauf: Phasenkonzept Projekt läuft in mehreren Phasen ab Hauptphasen Planung Abschluß =========== Projekt-Prozeß ========= Initialisierung Durchführung Projekt- Ergebnis Aufgaben des Projektleiters ändern sich stark während der Laufzeit des Projektes Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.1 / 8

9 Review: Initialisierungsphase Neue Geschäftsidee Betriebliches Vorschlagswesen Problem Idee IST-Analyse gung Projekt- Ziel Ge nehmi- Wirtschaftlichkeits-Analyse Priorisierungsgremium Projektantrag Projektauftrag Kundenauftrag Marketing F&E Umfeld- Analyse Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.1 / 9

10 Aufgaben in der Planungsphase? Workshopteil Finanzierung planen / sicherstellen Personal rekrutieren / Personaleinsatzplanung Zeitplan Vorgehensplan Risiken planen Aufgaben auf das Team verteilen Ressourcen planen / beschaffen Kommunikationsplanung Qualitätsplanung Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.1 / 10

11 Projektplanung: Überblick 1. Projekt strukturieren Projektstrukturplan AP1 AP2 2. Arbeitspakete (APs) definieren 3. Aufwandsschätzung 4. Abhängigkeitsermittlung Projektablaufplan AP 1 AP 2 Terminplan 5. Ressourcenplanung 6. Kostenplanung 7. Planoptimierung Ressourcenplan Kostenplan Meilensteinplan Weitere Planungsthemen Risikomanagement Projektkommunikation Projektdokumentation Qualitätsmanagement,... Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.1 / 11

12 Methoden und Techniken Projektstrukturpläne (PSP) Funktionsorientierte Objektorientierte Ablauforientierte Gemischte Aufwandsschätzverfahren Expertenschätzungen Schätzmethoden für Softwareprojekte Gantt-Diagramme / Balkendiagramme Netzplantechniken CPM (Critical Path Method) PERT (Program Evaluation and Review Technique) MPM (Metra Potential Method) Auslastungsdiagramm-Technik Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.1 / 12

13 1. Projektstrukturplan (PSP) Ziele Übersichtliche Gesamtdarstellung des Projektinhalts Erkennen der Schwerpunktaufgaben Systematische Erfassung aller Aktivitäten des Projektes Vorgehen Top down» Stufenweise Zerlegung der Gesamtaufgabe bis nur noch überschaubare Teilaufgaben vorliegen» Motto: divide and conquer Bottom up» Sammlung von Aufgaben (Brainstorming, Mind Mapping)» Strukturierung der Aufgaben nach einem bestimmten Kriterium» Aufbau einer Aufgabenhierarchie (Clustern)» Ergänzung um fehlende Aufgaben Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.1 / 13

14 PSP: Muster Projekt Gesamtaufgabe Aufgabenblock 1 Aufgabenblock 2 Aufgabe 1.1 Aufgabe 1.2 Aufgabe 2.1 Aufgabe 2.2 Aufgabe 2.3 AP AP AP AP AP AP AP AP AP AP AP AP AP AP AP AP (Arbeitspaket) (Arbeitspaket) oder oder Vorgang Vorgang (MS (MS Project Project 2002): 2002): nicht nicht mehr mehr zu zu unterteilende unterteilende Aufgabe Aufgabe Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.1 / 14

15 PSP: Arten und Darstellungsformen Arten Funktionsorientierter PSP» Gliederungskriterium: Entwicklungsfunktionen (z.b. IST-Analyse, Planung, Prototyping,...) Objektorientierter PSP» Gliederungskriterium: Komponenten des erwarteten Produktes/ Projektergebnisses (z.b. Warenwirtschaftsystem, Anlagenbuchhaltung) Ablauforientierter PSP» Gliederungskriterium: Entwicklungsprozess Mischformen (in der Praxis sehr häufig)» Unterschiedliche Gliederungskriterien Darstellungsformen Organigrammform Listenform AP1 AP2 1. Workflow 1. Direktionen 1. IT-Produkte 2. Medienkatalog 3. Büromaterial 2. Zentrale/Zentrale Einheiten 1. IT-Produkte 2. Medienkatalog 3. IT-Verbrauchsmaterial 2. Organisation 1. Bedarfsmeldung 1. Personenkreis 2. Form der Meldung 3. Weiterleitungsverfahren 2. Entscheidung treffen Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.1 / 15

16 PSP-Beispiele Beispiel: Funktionsorientierter PSP Auto Konstruktion Fertigung Marketing Einzelfunktionen Konstruktion Vorbereitungsarbeiten Prototypbau Serienproduktion Einzelfunktionen Marketing Montage Fertigung Test Beispiel: Objektorientierter PSP Auto Karosserie Fahrwerk Antrieb Einzelobjekte Karosserie Rahmen Radaufhängung Bremsen Einzelobjekte Antrieb Federung Gelenkwelle Stabilisator Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.1 / 16

17 PSP-Beispiele Beispiel: Gemischtorientierter PSP Auto Karosserie Antrieb Fahrwerk Einzelobjekte Karosserie Getriebe Motor Differential Einzelobjekte Fahrwerk Motor Fertigung Motor Konstruktion Motor Test Gehäuse konstruieren Einspritzanlage konstruieren 16 V-Zylinder konstruieren Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.1 / 17

18 Beispiel: Korfu Korfu 1. Vorbereitungen 2. Rollout 1.1 Qualifizierung Planung in Grobkonzept 1.3 Feinkonzepte 1.4 Migrationskonzepte 1.5 Tests / QS 1.6 Piloteinsätze 1.1 Qualifizierung Mgmt-Qu Basis-Qu Spezial-Qu. 1.7 Rollout-Planung Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.1 / 18

19 PSP in Listenform 1. IST-Analyse 1. Workflow 1. Direktionen 1. IT-Produkte 2. Medienkatalog 3. IT-Verbrauchsmaterial 4. Büromaterial 2. Zentrale/Zentrale Einheiten 1. IT-Produkte 2. Medienkatalog 3. IT-Verbrauchsmaterial 4. Büromaterial 2. Organisation 1. Bedarfsmeldung 1. Personenkreis 2. Form der Meldung 3. Weiterleitungsverfahren 2. Entscheidung treffen Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.1 / 19

20 Profi-Tipps zum PSP PSPs mit hoher Sorgfalt erstellen, da diese die Grundlage für die weiteren Planungen (Abläufe, Termine, Kosten usw.) und die Projektdurchführung sind Mehrere Ansätze prüfen Einbeziehung des gesamten Teams Gemeinsames Verständnis wird geschaffen Einheitliche Terminologie wird geschaffen Motivation steigt; Synergien werden genutzt Erhöhte Sicherheit, dass nichts vergessen wird Nur so detailliert planen, bis überschaubare und kontrollierbare Arbeitspakete vorliegen Standard-PSPs für gleichartige Unternehmensprojekte Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.1 / 20

21 2. Arbeitspakete definieren Kleinste Einheiten des PSP Umfang kann sehr unterschiedlich sein Bestimmte Tätigkeiten einer Einzelperson Sachlich zusammengehörige Arbeiten, die von einer Gruppe/Person durchgeführt werden sollen Entwicklungsauftrag an eine Fremdfirma Kriterien für Arbeitspakete Konkretes Ergebnis Kalkulierbarkeit (Aufwand, Termin, Kosten) Keine Überschneidung mit anderen Paketen Klare Schnittstellen Eindeutige Verantwortlichkeit Standardisierte Beschreibung! Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.1 / 21

22 Arbeitspaket-Formular (1) Projekt-Nr.: Projektname: AP-Nr.: AP-Name: Zu erbringende Ergebnisse: Projektleiter: AP-Verantwortlicher: Voraussetzungen für das Arbeitspaket: Arbeitsaufwand (in h) Name 1: Name 2: Name 3: Gesamt: xx h Unterschrift: (Projektleiter) Kosten (in ): Kosten1 Kosten2 Kosten3 Gesamt: xx Unterschrift: (AP-Verantwortlicher) Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.1 / 22

23 Arbeitspaket-Formular (2) Projekt-Nr. Projekt-Name Projekt-Leiter AP-Nr. AP-Name Verantwortlicher Zu erbringende Ergebnisse: Voraussetzungen für das Arbeitspaket: Arbeitsaufwand (in h): Name1: Name2: Name3: Gesamtaufwand: xx h Unterschrift (PL): Kosten (in ): Kosten1: Kosten2: Kosten3: Gesamtkosten: xx Unterschrift (AP-Verantwortlicher): Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.1 / 23

24 3. Aufwandsschätzung Für jedes Arbeitspaket (Vorgang bei MS Project): Ermittlung der geschätzten Arbeit in Personentagen (PT) oder in Personenstunden (Ph) Mitarbeiterkosten := Personentage x Tagessatz bzw. Mitarbeiterkosten := Personenstunden x Stundensatz Wichtiger Hinweis: Dauer für die Erledigung eines APs stimmt i.a. nicht mit der Arbeit (geschätzte PTs) überein Beispiele: Arbeit = 3 PT, 1 Vollzeitperson Dauer = 3 Tage Arbeit = 3 PT, 3 Vollzeitpersonen Dauer = 1 Tag Arbeit = 3 PT, 1 Teilzeitperson (50%) Dauer = 6 Tage Formel: Dauer(in Tagen) = Arbeit(in h) / (Einheiten * h protag) Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.1 / 24

25 Vorgehen Mit Erfahrungen der Vergangenheit werden die bekannten Informationen bewertet und in Arbeitsaufwände/ umgerechnet Gute Wissensbasis und viel Erfahrung! Genauer Umfang der Arbeitpakete Genaue Ergebnisse der Arbeitspakete Erforderliche Schritte zur Durchführung Umfangreiche Erfahrungen aus ähnlichen Projekten Arbeitspakete ausführlich mit den verantwortlichen Mitarbeitern durchsprechen Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.1 / 25

26 Expertenschätzungen Delphi-Methode Moderator & mehrere Experten Verfahren» Zu jedem AP gibt jeder Experte einen Schätzwert ab» Mittelwert, falls alle Schätzwerte in einer bestimmten Bandbreite (Mittelwert + 20%)» Sonst: Argumente austauschen und neue Schätzung Zuschläge zu den Einzelschätzungen: Plus % = Aufwand für Projektmanagement 3-Experten-Konzept (oder Mini-Experten-Team) 3 optimistische, 3 realistische und 3 pessimistische Schätzungen Abklärungen durchführen, bis die Ergebnisse in jeder Kategorie übereinstimmen Daraus Schätzwert gemeinsam ableiten (z.b. s = (o+4r+p)/6) Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.1 / 26

27 Schätzmethoden für Softwareprojekte Algorithmische Methoden Parametrische Schätzmethoden: A = f(m, E ) Faktoren- und Gewichtungsmethoden Formel mit Gewichtsfaktoren, z.b. G = Anzahl E/A-Formate, G = Art der Programmverarbeitung, G = Problemkenntnisse der Entwickler,... Vergleichsmethoden (Basis: Erfahrungen von abgeschlossenen Projekten) Analogiemethoden Relationsmethoden Kennzahlenmethoden (Basis: projektspezifische Kennzahlen von abgeschlossenen Projekten) Multiplikatormethoden Produktivitätsmethoden Prozentsatzmethoden Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.1 / 27

28 Referat 3: Kosten- und Aufwandsschätzung von objektorientierten SW-Projekten Zuverlässige Projektschätzungen sind ein wichtiger Erfolgsfaktor im Projektmanagement Die Aufwands- und Terminschätzung von objektorientierten Softwareprojekten mit dem Tool Tasssc:Estimator TM wird vorgestellt Arbeitsmaterial: K.Janzen: Kosten- und Aufwandsschätzung von Softwareprojekten ; Informatik_Spektrum_18_Februar_2003; S Termin: Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.1 / 28

29 Einflußfaktoren und Probleme Einflussfaktoren Komplexität der APs Zur Verfügung stehende Hilfsmittel Anzahl der einzusetzenden Personen Verfügbarkeit der Mitarbeiter Abhängigkeiten von anderen Arbeitspaketen, z.b. benötigte Zwischenergebnisse Häufige Probleme Projektmitarbeiter stehen noch nicht fest Unterschiedliche Produktivität je Mitarbeiter Grad der Verfügbarkeit der einzelnen Mitarbeiter Unklarheiten im technischen und organisatorischen Umfeld Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.1 / 29

30 Profi-Tipps zur Aufwandsschätzung Annahmen und Abhängigkeiten (z.b. von Auftraggeberleistungen) dokumentieren Nicht zu knapp kalkulieren ( stiller Puffer für Unvorhersehbares) Beteiligung der Projektmitarbeiter am Schätzungsprozeß Motivation Review durch erfahrene Kollegen/Experten Niemals herunterhandeln lassen Nachbetrachtung am Projektende (lessons learned): Abweichungen Ursachenforschung bessere zukünftige Schätzungen Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.1 / 30

31 4. Ablauf- und Terminplanung Ziel: Die Elemente des PSPs werden in eine logische Reihenfolge der Abarbeitung gebracht und terminiert Ermittlung der Vorgangsbeziehungen (logische Abhängigkeiten) Zusammengehörige APs / Vorgänge werden zu Sammelvorgängen zusammengefasst Festlegung von Meilensteinen (Checkpoints; wichtige Zwischenergebnisse) Darstellung der Vorgänge mit Dauer und Abhängigkeiten Terminlisten (vergleichbar mit To-Do-Liste) Balkenpläne (Gantt-Diagramme) Netzpläne Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.1 / 31

32 Vorgangsbeziehungen (1) Normalfolge: Ende-Anfangs-Beziehung (EA) Der nächste Vorgang kann erst dann begonnen werden, wenn der vorherige abgeschlossen ist Vorgang Design Codierung Jan Feb Mar Apr Mai Jun Anfangsfolge: Anfangs-Anfangs-Beziehung (AA) Beide Vorgänge müssen gleichzeitig gestartet werden Vorgang Testlauf Ergebnisse mitschreiben Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Jul Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.1 / 32

33 Vorgangsbeziehungen (2) Endefolge: Ende-Ende-Beziehung (EE) Beide Vorgänge müssen gleichzeitig abgeschlossen sein Vorgang Locking Datenbankänderungen Jan Feb Mar Apr Mai Sprungfolge: Anfangs-Ende-Beziehung (AE) Jun Der 2. Vorgang darf erst dann beendet werden, wenn der erste begonnen wurde Vorgang Neue Anwendung Alte Anwendung Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Jul Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.1 / 33

34 Vorgangsbeziehungen (3) Vorgangsbeziehungen mit Überlappung oder Verzögerung Durch Zeit- oder Prozentangabe wird definiert, wann der Nachfolger vor oder nach dem Anfang oder Ende des Vorgängers beginnen kann:... + Zeit... + % Beispiel: Vorgang v1 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul v2 EA+1M Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.1 / 34

35 Terminberechnung Bekannt Benötigte Aufwände Zugeteilte Ressourcen Dauer der Vorgänge Vorgangsbeziehungen (EA, AA, EE, Überlappungen) Berechnung der Termine Vorwärtskalkulation» Anfangstermin des Projektes ist festgelegt» Aus Anfangstermin, Dauer der Vorgänge und den Vorgangsbeziehungen ergibt sich der früheste Termin für das Projektende Rückwärtskalkulation» Endtermin des Projektes ist festgelegt» Aus Endtermin, Dauer der Vorgänge und den Vorgangsbeziehungen ergibt sich der späteste Termin für den Projektbeginn Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.1 / 35

36 Pufferzeiten und kritischer Pfad Pufferzeit eines Vorgangs Gesamtpuffer: Zeitspanne, um den sich ein Vorgang verzögern darf, ohne dass das Projektende verzögert wird Freier Puffer: Zeitspanne, um die sich ein Vorgang verzögern darf, ohne dass andere Vorgänge verzögert werden Kritischer Vorgang: Vorgang ohne Pufferzeit Kritischer Pfad: Pfad durch das Netz, der nur kritische Vorgänge enthält Nr Mai ' Mai ' Jun ' Jun '01 S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F Kritischer Pfad Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.1 / 36

37 Balkendiagramm/Gantt-Diagramm Nr S 21. Mai ' Mai ' Jun ' Ju S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D Vorteile von vernetzten Balkendiagrammen: weit verbreitet sehr übersichtlich zeitliche Parallelen werden aufgezeigt schnell zu erstellen (mit PM-Tool) Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.1 / 37

38 Netzpläne Alternative (komplexere) Darstellungsform für Ablauf- und Terminpläne für Großprojekte (z.b. Anlagenbau) Veranschaulichen die Ablaufstrukturen mit logischen und zeitlichen Abhängigkeiten in graphischer Form Erlauben eine konsistente Planung und Steuerung für Termine, Aufwände, Kosten und sonstige Einsatzmittel Näheres in Projektplanung II Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.1 / 38

39 Meilensteinplan Meilensteine: wichtigste Zwischen-Ergebnisse im Projektverlauf Meilensteinplan = Zeitplan für den Lenkungsausschuß Beispiele M1 ( ): Grobentwurf ist abgenommen M2 ( ): Feinentwurf ist abgenommen M3 ( ): Programmierung ist abgenommen M4 ( ): Programmabnahme ist erfolgt Meilensteine in MS Project: Vorgänge mit Dauer = 0 Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.1 / 39

40 Aufgabe 2: Projektantrag für eine innovative soziale Internet-Dienstleistung 1. Führen Sie zu den in Aufgabe 1 entwickelten Projektideen und ggf. neuen Ideen eine Nutzwertanalyse (hohe Gewichtung auf sozial und innovativ!) durch 2. Zu Ihrer besten Projektidee ist ein Projektantrag zu erarbeiten Aufgaben des (neuen) Projektleiters Koordination und Moderation Dokumentation (ppt-datei: Antrag-Team_x.ppt ) der einzelnen Schritte zur Lösungsfindung und des Ergebnisses (Abgabetermin: für alle Teams)» An: schlosser@informatik.uni-wuerzburg.de» CC: wehnes@informatik.uni-wuerzburg.de Präsentation in der nächsten Vorlesung ( ): Teams 1 4 Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.1 / 40