Projektmanagement. Industrial Engineering, SS 2011

Transkript

1 Industrial Engineering Projektmanagement

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3 Projektmanagement Anforderung an das Projektmanagement Grundbegriffe Computergestützte Projektplanung am Praxisbeispiel mit der Software MS-Project 2007

4 Merkmale eines Projekts Zeitliche Begrenzung: Start und Projektende Zielausrichtung: exakte Formulierung des Projektziels Einmaligkeit: keine Routinetätigkeiten Gliederung: Unterteilung in abgegrenzte Teilaufgaben Komplexität: Koordination verschiedener Teilaufgaben

5 Projektmanagement Management umfasst die Leitung und Verwaltung einer Aufgabe

6 Projektmanagement

7 Teilbereiche der Projektplanung

8 Bereiche des Projektmanagements Planung: > Zielvorstellungen operationalisieren > Aufgabenkomplex in Teilaufgaben zerlegen > Interdependenzen bestimmen > Bedarf an Zeit, Kosten, etc. ermitteln > Delegation unter Vorgabe von Sollwerten Steuerung: Kontrolle: > organisat. Maßnahmen bei Abweichungen > Koordination der Arbeitsgruppen > Soll-Ist-Vergleichskontrolle > Qualitätskontrolle am Ende

9 Projektmanagement

10 Projektmanagement

11 Anforderungen an den Projektleiter Projektdefinition in der Startphase Zusammensetzung und Führung des Teams Gestaltung der Projektorganisation und -kultur Erstellung und Wartung der Projektpläne Management interner und externer Schnittstellen (Umweltmanagement) Gestaltung des Projektinformationssystems und der Kommunikation Projektcontrolling, Projektdokumentation und -abschluss

12 Kompetenzprofil des Projektleiters Fachkompetenz Methodenkompetenz Führungskompetenz Sozialkompetenz Formalkompetenz

13 Anforderungen an Mitarbeiter im Projektteam teamfähig interdisziplinär veranlagt bereit sein, dazu zulernen kommunikationsfähig konfliktfähig

14 Immer Richtig!

15 Ziele des Projektmanagements Projektmanagement ist das Planen, Organisieren und Kontrollieren von Vorgängen und Ressourcen, um folgende Ziele zu erreichen: Sachziel: eine gestellte Aufgabe erfüllen Terminziel: Erreichen des Sachziels in einem vorgegeben Zeitraum Kostenziel: Einhalten des Budgets Sonderziele: Nebenbedingungen, die bei der Projektdurchführung beachtet werden müssen Zielkonflikte

16 Schlüsselfaktoren eines Projekts Neben der eigentlichen Leistung (Sachziel) bzw. dem Ergebnis sind weitere voneinander abhängige Faktoren von Bedeutung: Qualität Zeit Ausführung Kosten

17 Der Projekt-Lebenszyklus Im Verlauf eines Projekts ändern sich Aktivitäten und Arbeitsintensität. Der Arbeits- und Materialeinsatz ist in der Regel in der Durchführungsphase am größten. Projekt-Management Resourcenanforderung Durchführung Konzeption Entstehung und Entwicklung Ausklang Zeit

18 Projektbeginn Projektmanagement: Zielprüfung Auftraggeber Projektleiter Auftraggeber Formulierung Gesamtziel Meilenstein Meilenstein Zielüberprüfung Projektende?!? Planung Überwachung Steuerung Abschluss

19 Inhalte des Lasten-/Pflichtenhefts Dient zum Festschreiben von: Zielformulierung Randbedingungen Bewertungsmethoden Variantenuntersuchungen Inhalte: Produktidentifizierung Marketing-Ziele Preis- und Kostenvorstellungen funktionelle Anforderungen (technisches Konzept) Abmessungen Betriebsbedingungen inkl. Umwelt Sicherheitsvorschriften

20 Phasen des Projektmanagements Projektidee/Auslösung Zieldefinition Durchführbarkeitsanalyse Projektauftrag Gliederung/Strukturierung Projektplanung Projektüberwachung Projektbewertung Projekt- management- Werkzeuge wie MS-Project

21 Grundbegriffe aus dem Projektmanagement 1 Vorgang Kleinste Untereinheit eines Projekts mit Anfangs- und Endtermin Abhängigkeit zeitliche oder logische Beziehung zwischen einzelnen Vorgängen Vorgänger muß vor einem anderen Vorgang beginnen oder enden Nachfolger kann erst nach Anfang oder Ende eines anderen Vorgangs beginnen oder enden Dauer von Beginn bis Ende des Vorgangs Meilenstein Ein Vorgang der Dauer 0, der einen Eckpunkt des Projekts mit besonderer Bedeutung fixiert

22 Grundbegriffe aus dem Projektmanagement 2 Sammelvorgang enthält mehrere Teilvorgänge ==> höhere Gliederungsebene Teilprojekt umfangreiche Projekte können in mehrere Teilprojekte untergliedert werden Pufferzeit wie lange darf sich ein Vorgang verzögern, ohne das Projekt zu verzögern? Kritischer Weg Der kürzeste Weg vom Anfang bis zum Ende eines Projekts enthält nur Vorgänge ohne Pufferzeit Ressourcen Personen, Betriebsmittel und Zubehör für die Durchführung eines Projekts

23 Vorgangsbeziehungen Ende-Anfang Der Nachfolger kann erst nach dem Ende des Vorgängers beginnen Anfang-Anfang gleichzeitiger Start zweier Vorgänge Ende-Ende gleichzeitiges Ende zweier Vorgänge Überlappung der Nachfolger kann z. B. eine gewisse Zeit vor dem Ende des Vorgängers beginnen

24 Projektplanung Um die Projektziele in einen Projektplan umzuwandeln, sind Antworten auf folgende Fragestellungen zu finden: Welche Aktivitäten sind erforderlich? Wann müssen die Aktivitäten begonnen oder beendet werden? Wie viel Zeit werden sie beanspruchen? Wer wird sie durchführen? Welche Ausrüstung, Instrumente und Materialien werden dazu benötigt?

25 Projektplanungstechniken Instrumente, die den wirkungsvollen Einsatz der Ressourcen ermöglichen: Projektstrukturplan (Gliederung) Gantt-Chart (Balkendiagramm) Netzplantechnik Ressourcen- und Kostenplanung

26 Methoden der Projektgliederung Top-Down-Methode zunächst erfolgt eine Grobplanung die dann in Teilvorgänge verfeinert wird Bottom-Up-Methode man beginnt mit der Liste aller Teilvorgänge und Strukturiert diese dann zu Sammelvorgängen Zusatzgliederung zusätzliche Einteilung der Vorgänge nach Abteilungen, Kostenstellen oder Produktarten

27 Projektstrukturplan Projekt Arbeitspaket Teilaufgabe Teilaufgabe TA TA AP AP AP AP AP

28 Projektzeitplanung Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Teilvorgängen untersuchen, d.h. für jeden Vorgang sind folgende Fragen zu beantworten: Ist dieser Vorgang in Teilvorgänge zu unterteilen Welche Vorgänge finden unmittelbar vorher statt? Welche Vorgänge finden unmittelbar nachher statt? Welche Vorgänge können gleichzeitig ablaufen?

29 Gantt-Chart von Lawrence Gantt um 1900 erfunden Die Vorgänge werden als Balken über der Zeit dargestellt.

30 Netzplantechnik Die Verfahren der Netzplantechnik wurden in den 50er Jahren zur Verbesserung der Projektplanung auf Grundlage der Graphentheorie entwickelt (Polaris-Raketen, chemische Fabriken). Von Bedeutung sind: Critical Path Method (CPM) vorgangsorientiert deterministisch Program Evaluation Review Technique (PERT) ereignisorientiert stochastisch Gängige Software verwendet meist Mischformen: Zeitanalyse: CPM Darstellung: PERT-Chart oder Gantt-Chart

31 Fragestellungen der Netzplantechnik Zeitplanung kürzeste Gesamtprojektdauer Anfangstermine aller Vorgänge Endtermine aller Vorgänge Pufferzeiten aller Vorgänge kritische Vorgänge kritische Wege Kostenplanung wie wird kostengünstig das Projekt verkürzt? Kapazitätsplanung Projektdauer unter Berücksichtigung der Ressourcen

32 Critical Path Method ein mathematisches Modell zur Berechnung der Projektdauer auf Grundlage der Dauern und Abhängigkeiten einzelner Vorgänge die Abfolge der kritischen Vorgänge eines Projekts bildet den kritischen Weg eine Verzögerung eines kritischen Vorgangs hat automatisch die Verzögerung des Gesamtprojekts zur Folge

33 Program Evaluation Review Technique (PERT) Vorgänge werden als Knoten, Vorgangsbeziehungen als Kanten dargestellt die Projektdauer wird aufgrund statistischer Wahrscheinlichkeiten anhand möglicher Dauern (optimistisch, wahrscheinlich, pessimistisch) einzelner Vorgänge berechnet

34 PERT - Netzplan Dauern stochastisch Schätzungen: Optimisch (OD), Pessimistisch (PD) und Häufigst (HD) Erwartete Dauer: MD=(OD+4*HD+PD)/6 Varianz: VD=(PD-OD)*(PD-OD)/36 Annahme: Vorgangsdauern voneinander unabhängig => Rechnung wie bei CPM Annahme: Gesamtdauer annähernd normal-verteilt (Zentraler Grenzwertsatz) Beachten von subkritischen Wegen systematische Unterschätzung der Projektdauer

35 Beta-Verteilung Dichtefunktion a m b a = OD Optimischtische Dauer m = HD Häufigste (wahrscheinlichste Dauer) b = PD Pessimistischer Schätzwert der Vorgangsdauer Erwartete Dauer MD = (OD + 4 HD + PD)/6 Varianz VD = (PD - OD)² / 28 - (4/63) ((OD + PD)/2 - MD)² (ca. gleich: (PD - OD)² / 36)

36 Ressourcen- und Kostenplanung Einsatzmittel und finanzielle Mittel für ein Projekt sind in der Regel begrenzt. Bedarf und Kapazität an Ressourcen müssen gegenübergestellt werden (Kapazitätzanalyse) Kosten- und Gewinnplanung dient zur Erfolgskontrolle und hilft, einzelne Projektphasen zu beurteilen

37 Beispielprojekt aus dem privaten Umfeld privater Umzug eines Studenten Die alte Wohnung ist aufzulösen und zu renovieren, alle Möbel und Gegenstände müssen in die neue Wohnung. Diese soll eingeräumt und wohnfähig gemacht werden. Mit MS Projekt sollen geplant werden: Teilvorgänge Projektstruktur Zeitplan Ressourcen Kosten für externe Mitarbeiter

38 Literatur und Software Borges, Mautgreve-Holstein, Schumacher: MS Projekt 2000 Projekte Managen, Markt + Technik, 2001 Baguley, P.: Optimales Projekt-Management. Niederhausen: Falken Verl.,1999 MS Project: kostenlose 60 Tage Testversion oder

39 Hausaufgabe bis zum neuer Milcherhitzer Sie sollen als Projektleiter für eine Molkerei eine neue Milcherhitzungsanlage planen. Hierfür ist eine neuer Maschinenraum zu bauen und die Erhitzungsanlage (Wärmetauscher, Tanks, Rohrleitungen, Leitsystem, ) zu installieren und in Betrieb zu nehmen. Erstellen Sie mit Hilfe von MS Projekt einen Plan für das Gesamtprojekt: Bilden Sie Teams aus 2-6 Planern und installieren Sie MS Project Planen Sie Teilvorgänge, Sammelvorgänge und eine Projektstruktur Legen Sie Vorgansdauern und beziehungen fest Planen Sie Ressourcen und Kosten Präsentieren Sie Ihren Projektplan am 15.Dezember (bestimmen Sie hierzu einen Referenten aus Ihrem Team)