Ablauf- und Terminplanung Lehrveranstaltung Projektmanagement

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1 Ablauf- und Terminplanung Lehrveranstaltung Projektmanagement Seite 1 Lehrveranstaltung Projektmanagement Ablauf- und Terminplanung

2 Inhalt Was ist ein Ablauf- bzw. Terminplan? Wozu wird eine Ablauf- und Terminplanung gebraucht? Aufwandsschätzungen Schritte zur Erstellung einer Ablauf- und Terminplanung Hinweise für die Bildung von Vorgängen Netzpläne und Netzplantechnik Bierdeckel zur Netzplantechnik Fallbeispiele Seite 2 Lehrveranstaltung Projektmanagement Ablauf- + Terminplan

3 Was ist ein Ablauf- bzw. Terminplan? Definition des Ablaufplans nach DIN : : Übersicht über den geplanten sachlichen, unter Umständen auch zeitlichen Ablauf des Projektgeschehens, orientiert am Projektziel, den Realisierungsbedingungen und den geplanten Ergebnissen Ein Terminplan ist damit ein Ablaufplan, der sich auch und ganz besonders an dem zeitlichen Ablauf des Projektgeschehens orientiert. Seite 3 Lehrveranstaltung Projektmanagement Ablauf- + Terminplan

4 Wozu wird eine Ablauf- und Terminplanung gebraucht? Der Projektstrukturplan beantwortet vor allem das Was des Projekts. Die nächsten Fragen, die zu beantworten sind, sind: In welcher Reihenfolge können die Arbeitspakete abgearbeitet werden? Wann werden Sie begonnen? Wann kann das gesamte Projekt oder die nächste Phase abgeschlossen werden? Ziel ist also einen Ablaufplan des Projekts / der nächsten Phase zu erstellen, der alle technischen Abhängigkeiten berücksichtigt Terminplan zu erstellen, der die zeitliche Lage der Arbeitspakete darstellt. um hauptsächlich Den möglichen Ablauf der nächsten Phase / des Projekts und die zeitlichen Spielräume (Puffer) zu erkennen (was passiert in welcher Reihenfolge?) Konsequenzen im Fall von Verzögerungen bei der Verfügbarkeit nicht einsetzbarer Einsatzmittel zu erkennen Als Modell des Projektverlaufs werden diese Pläne für die Projektsteuerung benutzt, um Auswirkungen von Abweichungen zu ermitteln. Seite 4 Lehrveranstaltung Projektmanagement Ablauf- + Terminplan

5 Schritte zur Erstellung eines Ablauf- und Terminplans (unter der Annahme genügend vorhandener Ressourcen) 1. Ermittlung der (technischen) Abhängigkeiten in Form von Anordnungsbeziehungen (AOB) 2. Ggf. Unterteilung von Arbeitspaketen mit langer Dauer in Vorgänge 3. Schätzen des Aufwandes der einzelnen Arbeitspakete dann Berechnung der Dauer, indem man den Aufwand auf die Ressourcenlage anwendet 4. Durchführen einer Vorwärtsrechnung, um die früheste Lage bzw. die frühesten Anfangs- und Endzeitpunkte der Arbeitspakete zu errechnen 5. Durchführen einer Rückwärtsrechnung, um die späteste Lage bzw. die spätesten Anfangs- und Endzeitpunkte der Arbeitspakete zu errechnen 6. Berechnung des Gesamtpuffers (GP) und des Freien Puffers (FP) der Arbeitspakete und Vorgänge 7. Kennzeichnen des Kritischen Pfads des Netzplans (Kette der Arbeitspakete mit einem GP = 0) 8. Überführung des Netzplans in einen Balkenplan, der die terminliche Lage der Arbeitspakete entlang einer Zeitachse übersichtlich darstellt Seite 5 Lehrveranstaltung Projektmanagement Ablauf- + Terminplan

6 Aufwandsschätzungen Die Methoden der Aufwandschätzung unterscheiden sich abhängig von der Projektart und von den Erfahrungen mit dem jeweiligen Aufgabenbereich. Im Bereich der Investitionsprojekte existieren standardisierte Verfahren, die eine hohe Genauigkeit (+/- 2%) aufweisen. Im Bereich der Entwicklungsprojekte sind die Voraussagen wesentlich schlechter. Hier existieren auch eine Reihe von Methoden, die zu verbesserten Aussagen führen, deren Einführung und Anwendung in Organisationen aber nicht ohne Aufwand möglich ist. Im Bereich der Organisationsprojekte sind Voraussagen noch schwieriger. Hier wird oft mit Budgetierungen gearbeitet, z. B. durch die Bereitstellung von definiertem Personal. Seite 6 Lehrveranstaltung Projektmanagement Ablauf- + Terminplan

7 Gebräuchliche Methoden der Aufwandsschätzung Vergleich mit ähnlichem Vorgängerprojekt Verwendung einer größeren Datenbasis von Vergleichsprojekten Schätzklausuren und Expertenbefragungen Parametrische Methoden Function Point und COCOMO Detaillierte Strukturierung des Projektes (Aufschnüren der Arbeitspakete) Seite 7 Lehrveranstaltung Projektmanagement Ablauf- + Terminplan

8 Projektgröße, Aufwand, Kosten Kalkulation 1 Kalkulation 2 Projektdauer Grundsätzliches zu Aufwandsschätzungen 4x Zeit, zu der Verpflichtungen meist eingegangen werden 1,6x 2x 1,5x Zeit, zu der Verpflichtungen eingegangen werden sollten 1,25x 1,15x 1,25x 1x 0,8x 0,67x 1,1x 1x 0,9x 0,85x 0,5x 0,8x 0,25x Projektidee Lastenheft Pflichtenheft Feinentwurf Quelle: Boehm et al. (1995) Programm- Module 0,6x Fertiges Produkt Quelle: Projektforum Rhein/Ruhr Seite 8 Lehrveranstaltung Projektmanagement Ablauf- + Terminplan

9 Mehrstufiges Schätzmodell (nach Projektforum Rhein Ruhr GmbH) Quelle: Projektforum Rhein/Ruhr Seite 9 Lehrveranstaltung Projektmanagement Ablauf- + Terminplan

10 Vom Projektstrukturplan zur Ablaufplanung Quelle: Projektforum Rhein/Ruhr Seite 10 Lehrveranstaltung Projektmanagement Ablauf- + Terminplan

11 Ablauf- und Terminmanagement 1 - Schritt 1 AP1 AP 2 V1.1 V1.2 V2.1 V2.2 V1.3 V1.4 V2.3 Detaillierung der Arbeitspakete Aufbrechen der Komplexität Festlegung der Aufgaben Ergebnis: Vorgänge Schritt 2 V1.1 V1.2 V3 V2.1 V2.2 V 0 V 4 V1.3 V1.4 V2.3 Planung der Abläufe Abhängigkeiten und Zeitabstände definieren Schnittstellen klären frühzeitige Koordination Ergebnis: Ablaufplan (Netzplan) Schritt 3 V 0 V1.1 V1.3 V1.2 V1.4 V 3 V2.3 V2.1 vorläufiges Projektende V 2.2 V 4 Überführung des Ablaufplans in den Terminplan Schätzung der Vorgangsdauern 1. Terminberechnung mit Ermittlung der vorläufigen Projektdauer Ergebnis: vorläufiger Terminplan Tage Schritt 4 V 0 V1.1 V1.3 V1.2 V1.4 V 3 optimiertes Projektende = Soll V2.1 V 2.2 V2.3 V 4 Tage Optimierung des Ablauf- und Terminplans Durchspielen alternativer Abläufe Verkürzung der Projektlaufzeit schrittweise Optimierung Ergebnis: optimierter Terminplan Quelle: Projektforum Rhein/Ruhr Seite 11 Lehrveranstaltung Projektmanagement Ablauf- + Terminplan

12 Ablauf- und Terminmanagement 2- Schritt 5 Terminplan SOLL Verabschiedung des Ausführungsplanes Verbindliche Vorgabe für alle Projektbeteiligten Ergebnis: Terminplan SOLL Schritt 6 Termincontrolling Erfassung der IST-Termine Vergleich SOLL-/IST-Termine Analyse der Abweichungen Planung korrektiver Maßnahmen Revision der Terminplanung Ergebnis: aktualisierter Terminplan nach jedem Aktualisierungsstichtag Quelle: Projektforum Rhein/Ruhr Seite 12 Lehrveranstaltung Projektmanagement Ablauf- + Terminplan

13 Hinweise zur Bildung von Vorgängen Den Vorgängen müssen Ressourcen zugeordnet werden. Die Zuordnung sollte, wo immer möglich, zu 100% erfolgen, denn eine konzentrierte und kontinuierliche Arbeit an einer Aufgabe ist wesentlich effektiver. Ein Vorgang sollte durch eine Person oder durch eine kleine Gruppe bearbeitet werden. Die Vorgangsdauer muss überschaubar sein, d.h. nicht über das gesamte Projekt verlaufen. Ebenso sollte die Vorgangsdauer nicht zu kurz sein, z.b. nur wenige Tage. Dies ermöglicht ebenso eine kontinuierliche Überprüfung des Standes der Arbeitsergebnisse. Wichtig ist die Frage: Sind alle Aufgaben eines Arbeitspaketes in Vorgänge überführt worden? Einzelne hintereinander liegende Vorgänge sind optimal. Wenn Vorgänge parallel bearbeitet werden, so muss das durch unterschiedliche Personen bzw. Personengruppen erfolgen. Seite 13 Lehrveranstaltung Projektmanagement Ablauf- + Terminplan

14 Was sind Netzpläne und Netzplantechnik? Definition der Netzplantechnik nach DIN 69900: Alle Verfahren zur Analyse, Beschreibung, Planung, Steuerung, Überwachung von Abläufen auf der Grundlage der Graphentheorie, wobei Zeit, Kosten, Einsatzmittel und weitere Einflussgrößen berücksichtigt werden können. Netzplanarten Ereignisknoten-Netzplan (EKN) Vorgangspfeil-Netzplan (VPN) Vorgangsknoten-Netzplan (VKN) Entscheidungsnetzplan (ENP) Seite 14 Lehrveranstaltung Projektmanagement Ablauf- + Terminplan

15 Beispiel für einen Vorgangsknoten-Netzplan (VKN) 2 3 Aufstellen der Kräne 5 5 Bau der Hilfskonstrukt. Knoten sind Vorgänge! Pfeile sind Anordnungsbeziehungen! Befestigung Untergrund Verschalen Pfeiler u. W. Liefern Beton AF0/EF0 Betonieren Pfeiler u. W. NF5 Auflegen Träger 4 10 Einflechten Baustahl EFO Quelle: Projektforum Rhein/Ruhr Seite 15 Lehrveranstaltung Projektmanagement Ablauf- + Terminplan

16 Vorgangsliste am Beispiel Brückenbau Vorgang Beschreibung Vorgangsdauer Vorgänger (in Monaten) A Allgemeine Planung 12 - B Fertigung Einzelteile 4 A C Fertigung Endlager 1 1 A D Fertigung Endlager 2 1 A Zwischenstück1 Zwischenstück1 E Fertigung und Montage Pfeiler und Fundament 6 A Endlager 1 Endlager 2 Pfeiler F Fertigung, Montage 5 B, C, E Zwischenstück 1 G Fertigung, Montage 7 B, D, E Zwischenstück 2 H Eröffnung Brücke 1 F, G Quelle: Projektforum Rhein/Ruhr Seite 16 Lehrveranstaltung Projektmanagement Ablauf- + Terminplan

17 Vorwärtsrechnung im VKN B 4 Fertigung C 1 Endlager 1 F 5 Zwischenst Legende V. Nr. V D Vor.- Bez. FAZ GP FEZ SAZ FP SEZ A Planung 0 12 D 1 Endlager G 7 Zwischenst. 2 H 1 Brückeneröffnung E 6 Pfeiler FEZ = FAZ + Dauer FAZ(N) = MAX(FEZ(V 1 ),..., FEZ (V n )) Seite 17 Lehrveranstaltung Projektmanagement Ablauf- + Terminplan Quelle: Projektforum Rhein/Ruhr

18 Rückwärtsrechnung im VKN B 4 Fertigung C 1 Endlager F 5 Zwischenst Legende V. Nr. V D Vor.- Bez. FAZ GP FEZ SAZ FP SEZ A 12 Planung D 1 Endlager G 7 Zwischenst H 1 Brückeneröffnung E Pfeiler SAZ = SEZ - Dauer SEZ(V) = MIN(SAZ(N 1 ),..., SAZ(N n )) Seite 18 Lehrveranstaltung Projektmanagement Ablauf- + Terminplan Quelle: Projektforum Rhein/Ruhr

19 Pufferberechnung im VKN B 4 Fertigung C 1 Endlager F 5 Zwischenst Legende V. Nr. V D Vor.- Bez. FAZ GP FEZ SAZ FP SEZ A 12 Planung D 1 Endlager G 7 Zwischenst H 1 Brückeneröffnung E 6 Pfeiler Kritischer Pfad Gesamtpuffer GP = SAZ- FAZ= SEZ FEZ Freier Puffer FP(V) = FAZ(Nachfolger) FEZ(Vorgang) Seite 19 Lehrveranstaltung Projektmanagement Ablauf- + Terminplan Quelle: Projektforum Rhein/Ruhr

20 Anordnungsbeziehungen im VKN Quelle: Projektforum Rhein/Ruhr Seite 20 Lehrveranstaltung Projektmanagement Ablauf- + Terminplan

21 Beispiel Sprungfolge Quelle: Projektforum Rhein/Ruhr Seite 21 Lehrveranstaltung Projektmanagement Ablauf- + Terminplan

22 Minimale Zeitabstände im VKN ( MINZ ) Quelle: Projektforum Rhein/Ruhr Seite 22 Lehrveranstaltung Projektmanagement Ablauf- + Terminplan

23 Quelle: Projektforum Rhein/Ruhr Maximale Zeitabstände im VKN ( MAXZ ) Seite 23 Lehrveranstaltung Projektmanagement Ablauf- + Terminplan

24 Mehrere Anordnungsbeziehungen zwischen Vorgängen Quelle: Projektforum Rhein/Ruhr Seite 24 Lehrveranstaltung Projektmanagement Ablauf- + Terminplan

25 Zeitliche Ausdehnung von Vorgängen bei verschiedenen Projektkalendern Quelle: Projektforum Rhein/Ruhr Seite 25 Lehrveranstaltung Projektmanagement Ablauf- + Terminplan

26 Bierdeckel zur Netzplantechnik (nach Friedrich Merz) Quelle: Projektforum Rhein/Ruhr Seite 27 Lehrveranstaltung Projektmanagement Ablauf- + Terminplan

27 Erstellung eines vernetzten Balkenplans aus einem Netzplan Ausgangspunkt: Netzplan Erstellung eines Koordinatensystems: X- Achse ist die Zeit im Sinne der Projektdaten, Y-Achse werden AP / Vorgänge aufgetragen Abtragen der frühesten und spätesten Termine eine Vorgangsknoten als Doppelbalken Vernetzung der Balken mit den AOB s Seite 28 Lehrveranstaltung Projektmanagement Ablauf- + Terminplan

28 Fallbeispiel - Vorgangsliste Quelle: GPM / PM3-Fieldbook Seite 29 Lehrveranstaltung Projektmanagement Ablauf- + Terminplan

29 Fallbeispiel Netzplan Teil 1 Quelle: GPM / PM3-Fieldbook Seite 30 Lehrveranstaltung Projektmanagement Ablauf- + Terminplan

30 Fallbeispiel Netzplan Teil 2 Quelle: GPM / PM3-Fieldbook Seite 31 Lehrveranstaltung Projektmanagement Ablauf- + Terminplan

31 Fallbeispiel Balkenplan mit Meilensteinen Quelle: GPM / PM3-Fieldbook Seite 32 Lehrveranstaltung Projektmanagement Ablauf- + Terminplan

32 Beispielhafte Projektarbeit Ablauf- und Terminplan Vorgangstabelle Vorgangsname Dauer Anfang Ende Vorgänger Installation einer PV-Anlage auf dem Dach 239,95 der Hallenbesitzer GmbH Tage? Die Mon Start des Projekts 0 Tage Die Die ,69 Grobplanungsphase Tage? Die Fre Abstimmung mit dem Vorstand und ihn bitten den Linienmanager zu unterweisen, 0,5 Tage Die Die damit er rechtzeitig Personal bereitstellt Unterlagen für die Zustimmung des Aufsichtsrates erstellen 4 Tage Die Mit Unterlagen für die Zustimmung des Betriebsrates erstellen 2 Tage Mon Mit Begehung des Hallendachs 0,13 Tage Mit Mit ;6 Information über die Dachkonstruktion einholen 4 Tage Mit Die Kontaktaufnahme mit dem Bauamt und 0,06 dem Umweltamt Tage? Die Die Kontaktaufnahme mit dem Brandschutz- 0,38 und Sicherheitsbeauftragtem Tage Die Die Voranfrage bei Netzbetreiber stellen 6 Tage Fre Mit Voranfrage für Schulungen der internen 0,25 Monteure stellen Tage? Fre Fre Sichtung von Auflagen für Statik des Daches 12 Tage Die Don Sichtung von Richtlinien für Installation von PV-Anlagen 10 Tage Die Die ;10 Sichtung von Auflagen für Baugenehmigung 11 Tage Don Fre Sichtung für Auflagen des Umweltschutzamtes für Tiefbau (Stromleitungen 7 Tage Mit Fre Sichtung von Brandschutzbestimmungen 3 Tage Die Fre Grobplanungphase abgeschlossen 0 Tage Fre Fre Feinplanungsphase Tage? Fre Die Statiker anfordern und Unterlagen erstellen 8 Tage Fre Mit Statikgutachten erstellen lassen (Begehung) 25 Tage Mit Mit Unterlagen für Bauantrag erstellen und antrag einreichen 23 Tage Mit Mon Abstimmung mit Umweltamt 0,5 Tage Don Don Verschattungsanalyse in Auftrag geben, betreuen und auswerten 2 Tage Don Mon Nutbare Dachfläche ermitteln 2 Tage Mon Mit ;22 Ausschreibung für PV-Anlage erstellen 30 Tage Mit Mit Angebote für PV-Anlage be- und auswerten/ Und dem Einkauf übermitteln 8 Tage Mit Mon Ausschreibung für erlektrische Anbindung 12 Tage Mon Mit der PV-Anlage 27 Angebote für elektrische Anbindung beund auswerten 8 Tage Mit Mon Auschreibung für Tiefbauarbeiten (Stromleitung legen) 6 Tage Don Fre Angebote für Tiefbau be- und auswerten 3 Tage Fre Mit Ausschreibung für Kranbereitstellung und 4 Tage -arbeiten Don Mit Angebote für Kranbereitstellung und - arbeiten be- und auswerten/ Entscheidung dem Einkauf übermitteln 1 Tag Mit Don Ausschreibung für Gerüstbaufirma erstellen Angebot für Gerüstbau be und auswerten/ Entscheidung dem Einkauf übermitteln Personalschulungen (Arbeitssicherheit bei Dacharbeiten, Arbeit mit PV-Anlagen) terminieren und Monteure informieren 2 Tage Don Mon Tag Mon Die ,13 Tage? Die Die Unterlagen für Netzbetreiber erstellen und Antrag auf Einspeisung stellen 10 Tage Mit Mit Unterlagen für Bundesnetzargentur erstellen und PV-Anlage anmelden 4 Tage Mit Die Unterlagen für Sicherheitsingenieur (intern) erstellen 3 Tage Mon Don Abstimmung mit Brandschutzbeauftragten 3 Tage Don Die Feinplanungphase abgeschlossen 0 Tage Die Die Vorbereitungsphase 7 Tage? Die Don Information für Marketing erstellen 2 Tage Die Don Planung der Warenanlieferung und Lagerung 2 Tage Fre Die Einweisung der Unterauftragnehmer 0,5 Tage? Die Die Schulung der Monteure 7 Tage Die Don Aufbau des Gerüsts 2 Tage Die Don Vorbereitungsphase abgeschlossen 0 Tage Don Don ,26 Tage? Don Fre Aufbau des Krans 0,26 Tage Don Don Montage der PV-Anlage 40 Tage Fre Don Durchführung der Tiefbauarbeiten 1 Tag Fre Fre Elektrische Anbindung der PV-Anlage 30 Tage Fre Don Bauphase Abbau des Krans 1 Tag Fre Fre Rückbau des Gerüsts 0,26 Tage? Fre Fre Bauphase abgeschlossen 0 Tage Fre Fre Mon Inbetriebnahme 6 Tage Mon Elektrische Abnahme durchführen 2 Tage Don Fre Bauliche Abnahme durchführen 1 Tag Mon Mon PV-Anlage in Betrieb nehmen 1 Tag Mon Mon Abschlussdokumentation 6 Tage Mon Mon Inbetriebnahme abgeschlossen 0 Tage Mon Mon Projektmanagement Tage? Mit Mon Projektsteuerung 25 Tage Die Mon Projektplanung 25 Tage Die Mon Teambesprechungen 9 Tage Mit Mon Regelmäßige Information aller Stakeholder 6 Tage? Mit Mit Seite 33 Lehrveranstaltung Projektmanagement Ablauf- + Terminplan

33 Beispielhafte Projektarbeit Ablauf- und Terminplan Projektplan (beispielhaft, nur Grobplanungsphase) Seite 34 Lehrveranstaltung Projektmanagement Ablauf- + Terminplan

34 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Seite 35 Lehrveranstaltung Projektmanagement Ablauf- und Terminplanung