Projektmanagement mit Netzplantechnik

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1 NWB Studium Betriebswirtschaft Projektmanagement mit Netzplantechnik Bearbeitet von Jochen Schwarze 10., überarbeitete und erweiterte Auflage. Ausschließliche Nutzung als Online-Version Onlineprodukt. ISBN Wirtschaft > Management > Projektmanagement, Zeitmanagement Zu Inhaltsverzeichnis schnell und portofrei erhältlich bei Die Online-Fachbuchhandlung beck-shop.de ist spezialisiert auf Fachbücher, insbesondere Recht, Steuern und Wirtschaft. Im Sortiment finden Sie alle Medien (Bücher, Zeitschriften, CDs, ebooks, etc.) aller Verlage. Ergänzt wird das Programm durch Services wie Neuerscheinungsdienst oder Zusammenstellungen von Büchern zu Sonderpreisen. Der Shop führt mehr als 8 Millionen Produkte.

2 1 Begriff, Aufgaben und Bedeutung des Projektmanagements Teil I: Grundlagen Der erste Teil dieses Buches ist den Grundlagen des Projektmanagements gewidmet. Neben grundlegenden Begriffen geht es in Kapitel 1 zunächst um Aufgaben und Bedeutung des Projektmanagements. Ein sehr wichtiges Hilfsmittel des Projektmanagements ist die Netzplantechnik, in die Kapitel 2 einführt. In Kapitel 3 werden allgemeine Grundsätze für ein Projektmanagement behandelt: Anforderungen, Voraussetzungen, Prinzipien, Strategien und Vorgehensmodelle. 1 Begriff, Aufgaben und Bedeutung des Projektmanagements 1.1 Projekte und Projektmanagement Projektmanagement bezieht sich generell auf Projekte. Projekt Ein Projekt ist ein zeitlich, räumlich und sachlich begrenztes komplexes Arbeitsvorhaben, bei dem durch den Einsatz von Verbrauchsgütern (Material, Energie usw.), Nutzungsgütern (z. B. Maschinen) und Arbeitskräften eine bestimmte Zielsetzung zu erreichen ist. Ein Projekt ist immer individuell, und es ist insbesondere zeitlich und sachlich abgegrenzt. Projekte können z. B. sein: Bau eines Hauses, Bau einer Brücke oder Bau eines Schiffes, Einführung eines neuen Produkts in einen Markt, Entwicklung eines neuen Medikaments, Wartungsarbeiten, Verlegung einer Gasleitung, Jahresabschluss in einem Unternehmen, Montage einer Produktionsanlage, Vorbereitung und Durchführung einer Tagung, Umzug, Fertigung von Maschinen, Werbeaktion für ein bestimmtes Produkt, Entwicklung einer Software. Für die Projektplanung, die Steuerung der Projektdurchführung und die Projektüberwachung wird ein Projekt in seine Elemente zerlegt. Dabei handelt es sich im Wesentlichen um Arbeitsgänge im weitesten Sinn, wie Fertigungsverrichtungen, Beschaffungsvorgänge, Transporte oder Prüf- und Testmaßnahmen. Ein Projektelement, das ein zeiterforderndes Geschehen mit definiertem Anfang und Ende darstellt, heißt Vorgang. Zu einem Projekt gehören auch Zeitpunkte oder Ereignisse, die das Eintreten eines bestimmten Projektzustands markieren. 13

3 Teil I: Grundlagen Ein Projektablauf ist durch eine bestimmte Reihenfolge der Vorgänge und Ereignisse gekennzeichnet. Für eine Beschreibung des Projektablaufs benötigt man daher außer den Vorgängen und/oder Ereignissen die Reihenfolgebedingungen oder Anordnungsbeziehungen zwischen den Vorgängen und/oder Ereignissen 1. Damit ergibt sich: Projektelemente Die Ablaufstruktur eines Projekts besteht aus Vorgängen, Ereignissen und Anordnungsbeziehungen. Projektmanagement bezieht sich speziell auf die Managementaufgaben bei Planung und Durchführung von Projekten. Management umfasst alle Aufgaben der Planung, Steuerung und Koordinierung sowie Überwachung von Arbeitsprozessen 2. Planung bezeichnet die Ordnung, Vorbereitung und gedankliche Vorwegnahme zukünftiger Aktivitäten, um Aufgaben und Ziele sicher und ohne Umwege zu erreichen. In der Anwendung ist eine wirksame und wirtschaftliche Planung immer verbunden mit der Umsetzung der Planung, d. h. mit einer Steuerung der Durchführung (Planrealisierung) und einer Überwachung (Plankontrolle). Steuerung und Koordinierung bezieht sich auf die Durchführung des Geplanten und dient der ziel- und anforderungsgerechten Umsetzung bzw. Realisierung der Planung. Die Überwachung dient der Plankontrolle und ist bei unerwünschten Abweichungen erforderlichenfalls mit einem korrigierenden Eingreifen verbunden. Damit kann Projektmanagement wie folgt definiert werden: Projektmanagement umfasst alle Aufgaben, Konzepte und Verfahren der Planung, Steuerung und Überwachung von Projekten. Allgemeine Aufgabe der Projektplanung ist die Vorbereitung der Projektdurchführung, um eine zielgerechte und reibungslose Projektabwicklung sicherzustellen und die Beteiligten dementsprechend zu koordinieren. Aufgabe der Projektsteuerung ist die wirtschaftliche sowie anforderungs- und termingerechte Realisierung des Projekts. Die Projektkontrolle dient der Sicherstellung einer anforderungs- und plangerechten Projektrealisierung. Bei unerwünschten Abweichungen ist sie mit einem steuernden oder regulierenden Eingreifen verbunden. 1 Vgl. hierzu im Einzelnen Abschnitt (S. 85 f.). 2 Es handelt sich hier um eine vereinfachte Definition. 14

4 1 Begriff, Aufgaben und Bedeutung des Projektmanagements Projektmanagement erfordert besondere Planungsverfahren und Planungstechniken. Eines der wichtigsten Hilfsmittel ist die Netzplantechnik, auf die in diesem Buch ausführlich eingegangen wird. Projektmanager ist eine Person, die für Planung, Steuerung und Überwachung eines Projekts und die Koordination der Projektmitarbeiter verantwortlich ist. 1.2 Ziele des Projektmanagements Generelles Ziel eines Projektmanagements ist es, Projekte zielgerecht, termingerecht, wirtschaftlich, vollständig, konfliktfrei, fehlerfrei und unter optimaler Ausnutzung der verfügbaren Ressourcen abzuwickeln. Das Projektmanagement trägt dabei die Gesamtverantwortung für ein Projekt und übernimmt die Koordination und Steuerung aller internen und externen Beteiligten. Bei den Zielen des Projektmanagements ist zu beachten, dass die verschiedenen möglichen Ziele nicht immer konfliktfrei erreicht werden können. Anhand der Ziele Qualität, Funktionalität, Wirtschaftlichkeit und Termintreue veranschaulicht Abb. 1-1 diesen Zielkonflikt. Qualität Termintreue Funktionalität Wirtschaftlichkeit Abb. 1-1: Zielkonflikt des Projektmanagements 15

5 Teil I: Grundlagen Die vier Ziele in Abb. 1-1 konkurrieren um eine begrenzte Kapazität (symbolisiert durch die Fläche des doppelt umrandeten inneren Quadrats). Verbesserungen bei der Erreichung eines Ziels haben Einbußen bei der Erreichung anderer Ziele zur Folge. Das wird beispielhaft durch das gestrichelte Viereck dargestellt, dessen Fläche der des doppelt umrandeten Quadrats entspricht. Ein Projektmanagement muss derartige Zielkonflikte erkennen und für die konfliktären Ziele Prioritäten setzen. 1.3 Aufgaben des Projektmanagements Allgemeine Aufgabe des Projektmanagements ist die ziel- und anforderungsgerechte sowie wirtschaftliche Realisierung eines Projekts. Im Einzelnen erstrecken sich die Aufgaben des Projektmanagements auf folgende Bereiche: Projektvorbereitung, Projektablauf (Reihenfolge), zeitliche Projektabwicklung, Materialbereitstellung, Arbeitskräfteeinsatz, Ressourcenbeanspruchung, Kosten und Ausgaben, Kapitaleinsatz. Dabei werden, je nach Bereich, spezielle organisatorische Konzepte, spezielle Methoden und spezielle Techniken (vor allem Netzplantechnik) eingesetzt, häufig computerunterstützt. Zum Projektmanagement gehören ferner auch folgende Aufgaben: Projektrevisionen, die z. B. bei Planabweichungen, geänderten Projektzielen oder geänderten Projektanforderungen erforderlich werden, Entwicklung, Einrichtung und Betrieb einer optimalen Projektorganisation, und zwar sowohl - die interne Organisation von Projekten, als auch - die organisatorische Eingliederung von Projekten in die Unternehmensorganisation ( externe Organisation ), Projektdokumentation, Entwicklung und Auswahl optimaler Konzepte, Hilfsmittel und Methoden für das Projektmanagement, Entwurf und Betrieb von Projektinformationssystemen. Ständige Aufgaben eines für ein Projekt verantwortlichen Projektmanagers sind neben den Managementgrundaufgaben Planen, Steuern und Koordinieren sowie Kontrollieren auch Setzen von Zielen, Entscheiden, 16

6 1 Begriff, Aufgaben und Bedeutung des Projektmanagements Delegieren und Organisieren. Diese Aufgaben eines Projektmanagers kann man zu den Aufgabenbereichen Motivieren, Steuern, Informieren und Kommunizieren verdichten. Abb. 1-2 veranschaulicht die Aufgaben bzw. Aufgabenbereiche eines Projektmanagers. Ziele setzen & Planen Kontrollieren Entscheiden Organisieren Delegieren Steuern & Koordinieren Abb. 1-2: Aufgaben eines Projektmanagers 1 Ein Projektmanager ist für die erfolgreiche Abwicklung eines Projekts verantwortlich. Da Projekte nicht immer reibungslos laufen, sind dabei häufig unvorhergesehene Probleme zu lösen sowie Konflikte oder Krisen zu bewältigen. Es gilt daher: Für einen Projektmanager ist Projektmanagement in hohem Maße Problemmanagement, Krisenmanagement und Konfliktmanagement. Für die folgenden Ausführungen werden die Aufgaben des Projektmanagements in drei Aufgabenbereiche getrennt: Kernaufgaben sind die Projektmanagementaufgaben im engeren Sinne. Dazu gehören 2 : - Projektvorbereitung (Teil II des Buches), - Projektablaufplanung (Teil III), 1 In Anlehnung an FEYHL/FEYHL [1996, S. 4]. 2 Vgl. dazu die Definition von Projektmanagement auf S

7 Teil I: Grundlagen - Zeit- und Terminplanung (Teil IV), - Projektsteuerung und Koordinierung sowie Projektkontrolle (Teil V). Sekundäraufgaben sind die die Kernaufgaben ergänzenden Projektmanagementaufgaben, die den Arbeitskräfteeinsatz, den Einsatz anderer Ressourcen, die Kosten und die Finanzierung betreffen, und die man auch in Aufgaben der Vorbereitung, der Planung, sowie der Steuerung und Kontrolle untergliedern kann. Ihnen ist Teil VI des Buches gewidmet. Allgemeine Aufgaben sind einmal die in allen Phasen einer Projektabwicklung anfallenden Querschnittsaufgaben, zu denen insbesondere gehören: - Qualitätsmanagement, - Projektdokumentation, - Betrieb eines Projektinformationssystems. Zum anderen gibt es eine Reihe von Aufgaben des Projektmanagements, die sich nicht auf spezifische Projekte beziehen, insbesondere - interne und externe Projektorganisation, - Entwicklung und Pflege eines Projektmanagement-Handbuchs, - Entwicklung von hausinternen Standards und Richtlinien, - Methodenwahl, - Mitarbeiterführung. Die allgemeinen Aufgaben des Projektmanagements werden in Teil VII behandelt. In Abb. 1-3 sind die Projektmanagementaufgaben zusammenfassend veranschaulicht. Projektspezifische Aufgaben Allgemeine Projektmanagementaufgaben Querschnittsaufgaben Qualitätsmanagement Projektdokumentation Projektinformationssystem Kernaufgaben betreffen Projektvorbereitung Ablauf- und Zeitplanung Ablauf- und Terminsteuerung Ablauf- und Terminüberwachung Sekundäraufgaben beziehen sich auf Arbeitskräfteeinsatz Ressourceneinsatz Kosten und Ausgaben Finanzierung interne Projektorganisation externe Projektorganisation Erarbeitung und Pflege eines Projektmanagement-Handbuchs Festlegung von Standards und Richtlinien Methodenwahl Mitarbeiterführung Abb. 1-3: Aufgaben des Projektmanagements 18