3. Projekt- Planung. 3.5 Freigabe. 1. Projektstart. 2. Projektorganisation

Transkript

1 1. Projektstart 2. Projektorganisation 3. Projekt- Planung 4. Controlling 3.1 Begriffe, Voraussetzungen Vorgehensweise 3.2 Strukturplanung (Arbeitspakete, Aufwandsschätzung, Meilensteine) 3.3 Ablaufplanung (Netzplantechnik, Balkenplan) 3.4 Planoptimierung Kapazitäts- und Ressourcenplanung Terminplanung Kostenplanung 3.5 Freigabe 5. Projektabschluss

2 Was ist Ablaufplanung? ist die Festlegung der logisch-zeitlichen Abfolge der Arbeitspakete ist eine Analyse der Beziehungen zwischen den Arbeitspaketen Fragestellungen: - Welche Arbeitspakete können unabhängig voneinander durchgeführt werden? - Welche Arbeitspakete sind unmittelbare Voraussetzungen? - Welche Arbeitspakete können unmittelbar folgen? Abhängigkeiten (Verknüpfungen) werden im Netzplan durch Anordnungsbeziehungen (AOB`s) dargestellt

3 Netzplantechnik 1957 in den USA entwickelt (bei du Pont) Netzplanmethode CPM (Critical Path Method) 1961 entstanden weitere CPM-Verfahren: CPS (Critical Path Scheduling) CPPS (Critical Path Planning and Scheduling) LESS (Least Cost Estimating and Scheduling) ist Hilfsmittel zum Analysieren, Beschreiben, Planen, Kontrollieren und Steuern von Projektabläufen

4 Vorteile der Netzplantechnik Aufzeigen von Abhängigkeiten in einem Projekt stellt zeitliche und sachliche Abhängigkeiten dar fördert Kommunikation und ist Diskussionsplattform Vorhanden/fehlende Zeitreserven werden identifiziert ermöglicht die Überwachung und Steuerung des Projektablaufes (bezüglich Termine, Kapazitäten und Kosten) auftretende Planabweichungen und Engpässe können frühzeitig erkannt werden

5 Nachteile der Netzplantechnik Änderungsaufwand bei manueller Anwendung sehr groß erfordert EDV-Unterstützung Schulungsaufwand erforderlich

6 Netzplantechnik-Verfahren Auf FC entwickeln Vorgangsknotennetz (VKN) - Vorgänge als Kästchen dargestellt - Beziehungen zwischen den Vorgängen als Pfeile dargestellt Vorgangspfeilnetz Ereignisknotennetz (VPN) Die Vorgänge stehen auf den Pfeilen (AOB s), die Ereignisse verknüpfen (EKN) Die Darstellung ist gleich dem VPN. In den Knoten stehen Ereignisse. Vorgänge werden nicht dargestellt. Petri-Netze Im Folgenden wird das Vorgangsknotennetz verwendet Darstellung

7 Kennzeichen der Anordnungsbeziehungen Bezeichnung nach DIN Normalfolge (NF) Endfolge (EF) Anfangsfolge (AF) Sprungfolge (SF) andere Abkürzungen EA (Ende- Anfang) ES (Ende-Start) EE (Ende-Ende) AA (Anfang- Anfang) SS (Start-Start) AE (Anfang-Ende) SE (Start-Ende) Bedeutung Der Start des Nachfolgers ist vom Ende des Vorgängers abhängig Das Ende des Nachfolgers ist vom Ende des Vorgängers abhängig. Die Startpunkte beider Vorgänge sind jedoch voneinander unabhängig Der Start des Nachfolgers ist vom Start des Vorgängers abhängig. Die Endpunkte der beiden Vorgänge sind jedoch voneinander unabhängig Das Ende des Nachfolgers ist vom Start des Vorgängers abhängig

8 Anordnungsbeziehungen zuordnen Zu beurteilende Situation im Netzplan : Art der AOB: (NF, AF oder EF) Der Dachstuhl muss montiert sein, bevor das Dach gedeckt werden kann Die Verputzarbeiten können erst enden, wenn die Installationsarbeiten bereits zu Ende sind Das Anliefern von Beton muss erst begonnen haben, bevor betoniert werden kann Die Fertigung muss abgeschlossen sein, bevor alle Bauteile montiert werden können Die Konstruktion muss beendet sein, damit die letzten Bestellungen gemacht werden können Die Programmierung muss begonnen haben, damit die Programmdokumentation erstellt werden kann Die Programmierung muss abgeschlossen sein, bevor getestet werden kann Die Erstellung von Stücklisten kann erst beginnen, wenn die Konstruktion bereits begonnen hat Die Programmtests müssen abgeschlossen sein, damit die Auswertungen abgeschlossen werden können Vorgang darstellen

9 Beispiel Netzplan mit Normalfolge: Planung einer Projektplanung 1. Elder 4 Festlegung der Teammitglieder 3. Behr 1 Kick-Off- Sitzung Elder 4 4. Behr 2 Projektstrukturierung Aufwandsabschätzung 8. Behr 7 Planoptimierung 10. Elder 1 Planfreigabe 2. Elder 5 Vorbereitung Kick-Off-Sitzung 6. Alder 6 Ablaufplanung 7. Elder 9 Risikoanalyse 9. Elder 1 Abstimmung Risikobudget Netzdichte

10 häufige Verwendung positiver Zeitwerte in Verbindung mit End- oder Anfangsfolgen : Situation im Netzplan: Art der AOB: Das Arbeitspaket "Bestellungen" endet spätestens 3 Tage nach dem Ende der "Konstruktion" Beispiele Das Arbeitspaket Dokumentation" beginnt 5 Tage nachdem das AP "Programmierung begonnen wurde EF +3t AF +5t

11 Beispiel Netzplan mit unterschiedlichen AOB s und Zeitwerten: Planung einer Projektplanung 1. Elder 4 Festlegung der Teammitglieder NF+5t 3. Behr 2 Kick-Off- Sitzung NF -1t 4. Behr 2 Projektstrukturierung Elder 4 Aufwandsabschätzung EF+5t 8. Behr 7 Planoptimierung 10. Elder 1 Planfreigabe 6. Alder 6 2. Elder 5 Vorbereitung Kick-Off-Sitzung NF -1t Ablaufplanung 7. Elder 9 9. Elder 1 AF +1t Risikoanalyse EF 0t Abstimmung Risikobudget

12 bislang: Netzplan-Erstellung Identifizierung und zeitmäßige Bewertung des AP Festlegung der Anordnungsbeziehungen jetzt Berechnung des Netzplans 1. Vorwärtsrechnung 2. Rückwärtsrechnung 3. Ermittlung von Kenngrößen (freier Puffer, Gesamtpuffer, kritischer Pfad, Netzdichte)

13 Rechenregeln 1. Elder 4 Tage Festlegung der Projektteammitglieder FAZ=0 FEZ=4 frühester Anfangszeitpunkt + Dauer = frühester Endzeitpunkt (FAZ + Dauer = FEZ) Der FEZ eines Vorgangs ist gleich dem FAZ aller unmittelbaren Nachfolger 1. Elder 4 Tage 3. Behr 1 Tag Festlegung der Projektteammitglieder FAZ=0 FEZ=4 Projekt-Kick-Off- Sitzung FAZ=4 FEZ=5 FAZ FEZ frühester Anfangszeitpunkt frühester Endzeitpunkt

14 Zeitabstände zwischen den Vorgängen 1. Elder 4 Tage Festlegung der Projektteammitglieder 0 4 NF 5t 3. Behr 1 Tag Kick-Off-Sitzung Elder 4 Tage Festlegung der Projektteammitglieder 0 4 NF -1t 2. Elder 5 Tage Kick-Off-Sitzung vorbereiten 3 8

15 Berücksichtigung mehrerer Vorgänger 1. Elder 4 Tage Festlegung der Projektteammitglieder Behr 1 Tag Kick-Off-Sitzung Elder 5 Tage Vorbereitung Kick-Off-Sitzung 0 5 der Vorgänger, der als letztes endet, ist zeitbestimmend

16 Übung 1: Vorwärtsrechnung 1. Elder 4 Festlegung der Teammitglieder NF+5t 3. Behr 1 Kick-Off- Sitzung Elder 4 4. Behr 2 Projektstrukturierung Aufwandsabschätzung 8. Behr 7 Planoptimierung 10. Elder 1 Planfreigabe 2. Elder 5 Vorbereitung Kick-Off-Sitzung 6. Alder 6 Ablaufplanung 7. Elder 9 Risikoanalyse 9. Elder 1 Abstimmung Risikobudget

17 Rechenregeln Ausgangspunkt ist der ermittelte Projekt-Endtermin legt gleichzeitig den spätest möglichen Endzeitpunkt (SEZ) des letzten Vorgangs fest 10. Elder 1 Tag Planfreigabe FAZ=25 FEZ=26 SAZ=25 SEZ=26 spätester möglicher Endzeitpunkt (SEZ) - Dauer = spätester notwendiger Anfangszeitpunkt (SAZ) (SEZ - Dauer = SAZ)

18 Rückwirkend auf Vorgänger 8. Behr 7 Tage Planoptimierung Elder 1 Tag Abstimmung Risikobudget Elder 1 Tag Planfreigabe Rückwirkend auf Vorgänger Hier: Planfreigabe muss spätestens am Ende des 25. Tages beginnen, um das Projektende nicht zu verzögern

19 Berücksichtigung mehrerer Nachfolger 4. Behr 2 Projektstrukturierung Elder 4 Aufwandsabschätzung Adler 6 Ablaufplanung Elder 9 Risikoanalyse Hier: mehrere SAZ (der Nachfolger) Bestimmend ist der früheste SAZ, um alle Anordnungsbeziehungen einzuhalten SEZ SAZ spätester möglicher Endzeitpunkt spätester notwendiger Anfangszeitpunkt Vorgang "Ablaufplanung" bedingt: "Projektstrukturierung" muss spätestens 12 Tage nach Projektbeginn (SEZ = 12) beendet sein

20 Zeitabstände zwischen den Vorgängen hier: Zeitabstand (5 Tage) zwischen den Vorgängen "Kick-Off-Sitzung und "Festlegung der Teammitglieder" 1. Elder 4 Tage Festlegung der Projektteammitglieder NF 5t 3. Behr 1 Tag Kick-Off-Sitzung (+5t)=4 SEZ von "Festlegung der Teammitglieder" muss fünf Tage vor dem SAZ "Kick-Off-Sitzung erfolgen

21 Übung 2: Rückwärtsrechnung 1. Elder 4 3. Behr 1 4. Behr Elder 4 8. Behr Elder 1 Festlegung der NF+5t Kick-Off- Projektstrukturierunabschätzunoptimierung Aufwands- Plan- Planfreigabe Teammitglieder Sitzung Elder 5 Vorbereitung Kick-Off-Sitzung Alder 6 Ablaufplanung Elder 9 Risikoanalyse Elder 1 Abstimmung Risikobudget 21 22

22 Ermittlung des Gesamtpuffers eines Vorgangs Unterschied zwischen dem frühesten Ende und dem spätesten Ende ergibt den Gesamtpuffer 2. Elder 5 Tage Vorbereitung Kick-Off-Sitzung 4 0 FEZ=5 4 SEZ=9 spätester notwendiger Endzeitpunkt - frühest möglicher Endzeitpunkt = Gesamtpuffer (Gesamtpuffer=SEZ - FEZ ) FEZ SEZ frühester Endzeitpunkt spätester möglicher Endzeitpunkt Der Vorgang darf um den Gesamtpuffer länger dauern, ohne das Projektende zu gefährden

23 Ermittlung des freien Puffers Unterschied zwischen dem frühesten Beginn des Nachfolgers und dem frühesten Ende des Vorgängers ergibt den freien Puffer 8. Behr 7 Tage Planoptimierung Elder 1 Tag Abstimmung Risikobudget Elder 1 Tag Planfreigabe FAZ (Nachfolger) -FEZ (Vorgänger) = freier Puffer der Vorgänger darf um freien Puffer verspätet enden, ohne den Nachfolgerbeginn zu verzögern

24 Übung 3: Pufferberechnung 1. Elder 4 3. Behr 1 4. Behr Elder 4 8. Behr Elder 1 Festlegung der NF+5t Kick-Off- Projektstrukturierunabschätzunoptimierung Aufwands- Plan- Teammitglieder Sitzung Planfreigabe Elder 5 Vorbereitung Kick-Off-Sitzung Alder 6 Ablaufplanung Elder 9 Risikoanalyse Elder 1 Abstimmung Risikobudget

25 Wie kritischen Pfad ermitteln? Der kritische Pfad ist die Verbindung aller kritischen Vorgänge in einem Netzplan Ein Vorgang ist dann kritisch, wenn früheste und späteste Lage identisch sind Die Vorwärtsrechnung ermittelt die früheste Lage eines AP Die Rückwärtsrechnung ermittelt die späteste Lage eines AP Vorgänge, die nicht auf dem kritischen Pfad liegen, haben einen Gesamtpuffer

26 Übung 4: Kritischer Pfad 1. Elder 4 3. Behr 1 4. Behr Elder 4 8. Behr Elder 1 Festlegung der NF+5t Kick-Off- Projektstrukturierunabschätzunoptimierung Aufwands- Plan- Teammitglieder Sitzung Planfreigabe Elder 5 Vorbereitung Kick-Off-Sitzung Alder 6 Ablaufplanung Elder 9 Risikoanalyse Elder 1 Abstimmung Risikobudget

27 Vorwärtsrechnung bei der Anfangsfolge Bislang: Jetzt: Normalfolge Anfangsfolge AF (auch AA Anfang-Anfang-Beziehung) FAZ des Vorgängers (Projektstrukturierung 10) wird auf den FAZ des Nachfolgers (Risikoanalyse 10) übertragen 4. Behr 2 Tage Projektstrukturierung AF 0t 7. Elder 9 Tage Risikoanalyse FAZ FEZ frühester Anfangszeitpunkt frühester Endzeitpunkt

28 Vorwärtsrechnung bei der Endfolge Bislang: Jetzt: Anfangsfolge Endfolge AF (auch AA Anfang-Anfang-Beziehung) FEZ des Vorgängers (Risikoanalyse 21) bestimmt FEZ des Nachfolgers (Abstimmung Risikobudget 21) 7. Elder 9 Tage Risikoanalyse EF 0t 9. Elder 1 Tage Abstimmung Risikobudget Muss nicht zwingend identisch sein! FAZ FEZ frühester Anfangszeitpunkt frühester Endzeitpunkt

29 Rückwärtsrechnung bei der Anfangsfolge SAZ des Nachfolgers (Risikoanalyse 15) wird auf den SAZ des Vorgängers (Projektstrukturierung 15) übertragen 4. Behr 2 Tage Projektstrukturierung AF 0t 7. Elder 9 Tage Risikoanalyse SAZ SEZ spätester notwendiger Anfangszeitpunkt spätestens möglicher Endzeitpunkt

30 Rückwärtsrechnung bei der Endfolge SEZ des Nachfolgers (Abstimmung Risikobudget 25) bestimmt SEZ des Vorgängers (Risikoanalyse 25) 7. Elder 9 Tage Risikoanalyse EF 0t 9. Elder 1 Tag Abstimmung Risikobudget SAZ SEZ spätester notwendiger Anfangszeitpunkt spätestens möglicher Endzeitpunkt

31 Freier Puffer einer Anfangsfolge 16-(+3t)=13 0 AF+3t 7. Behr 2 Tage Projektstrukturierung Elder 9 Tage Risikoanalyse Annahme (+3t)=0 FAZ (Nachfolger) -FAZ(Vorgänger) - Zeitwert AF = freier Puffer FAZ frühester Anfangszeitpunkt

32 Freier Puffer einer Endfolge 0 EF+5t 23-(+5t)=18 6. Alder 6 Tage Ablaufplanung Behr 7 Tage Planoptimierung Annahme (+5t)=0 FEZ (Nachfolger) -FEZ(Vorgänger) - Zeitwert EF = freier Puffer FEZ frühester Endzeitpunkt

33 Gesamtpuffer einer Anfangs- und Endfolge (wie sonst auch) Der Unterschied zwischen dem frühesten Ende und dem spätesten Ende ergibt den Gesamtpuffer 2. Elder 5 Tage Vorbereitung Kick-Off-Sitzung 4 0 FEZ=5 4 SEZ=9 spätester notwendiger Endzeitpunkt - frühest möglicher Anfangszeitpunkt = Gesamtpuffer (Gesamtpuffer=SEZ - FEZ ) FEZ SEZ frühester Endzeitpunkt spätestens möglicher Endzeitpunkt

34 Übung 5 1. Elder 4 Festlegung der Teammitglieder NF+5t 3. Behr 1 Kick-Off- Sitzung 4. Behr 2 Projektstrukturierung Elder 4 Aufwandsabschätzung EF+6t 8. Behr 7 Planoptimierung 10. Elder 1 Planfreigabe 6. Alder 8 2. Elder 5 Ablaufplanung Vorbereitung Kick-Off-Sitzung 7. Elder 9 Risikoanalyse EF 0t 9. Elder 1 Abstimmung Risikobudget

35 Übung 6 1. Elder 4 Festlegung der Teammitglieder NF+5t 3. Behr 2 Kick-Off- Sitzung NF -1t 8. Behr 7 Planoptimierung Elder 4 Aufwandsabschätzung EF+5t 4. Behr 2 Projektstrukturierung 10. Elder 1 Planfreigabe 6. Alder 6 2. Elder 5 Vorbereitung Kick-Off-Sitzung NF -1t Ablaufplanung 7. Elder 9 9. Elder 1 AF+1t Risikoanalyse EF 0t Abstimmung Risikobudget 15 24

36 Übung Elder Behr Behr Elder Behr Elder 1 Festlegung der Teammitglieder NF+5t Kick-Off- Sitzung Projektstrukturierung Aufwandsabschätzung Planoptimierung Planfreigabe Alder Elder 5 Ablaufplanung Vorbereitung Kick-Off-Sitzung Elder Elder 1 AF+1t Risikoanalyse Abstimmung Risikobudget

37 Übung Elder Behr Behr Elder Behr Elder 1 Festlegung der Teammitglieder NF-1t Kick-Off- Sitzung Projektstrukturierung Aufwandsabschätzung Planoptimierung Planfreigabe Alder Elder 5 Ablaufplanung Vorbereitung Kick-Off-Sitzung Elder Elder 1 Risikoanalyse Abstimmung Risikobudget

38 Notwendige Arbeitsschritte für die Erstellung eines Netzplans 1. Vorgänge identifizieren und Vorgangsdauer angeben 2. Logische Abhängigkeiten zwischen den Vorgängen mit Anordnungsbeziehungen abbilden 3. Beziehungen überprüfen und optimieren 4. Vorwärtsrechnung (ausgehend vom Projektstart) 5. Rückwärtsrechnung (ausgehend vom Projektendtermin) 6. Pufferzeiten berechnen (Zeitreserven) 7. Kritische Vorgänge kennzeichnen 8. kritischen Weg ermitteln (Verbindung zwischen kritischen Vorgängen) 9. Kalendertermine ermitteln (frühestmögliche und spätest erlaubte Anfangszeit jedes Vorgangs, Fehl- und Arbeitstage beachten!) 10. Verantwortlichen für jeden Vorgang zuordnen

39 Terminplan (action sheet) Auflistung aller Aktivitäten mit geschätzten Dauern, Start- und Endterminen für jede Aktivität Vorteile: keine speziellen Kenntnisse erforderlich, einfach, schnell zu erstellen, geringer Aufwand, mit geringen Kosten verbunden Nachteile: ist für größere Projekte ungeeignet, Darstellung von Abhängigkeiten nicht möglich, wird schnell unübersichtlich Aktivität verantwortlich Anfang Ende Bemerkung

40 Verteiler: Liste offener Punkte Fr. Auerbach (Au), Kontrad (Ko), Hr. Gieske (Gi), Fr. Lang (La), Hr. Raschke (Ra), Projektleriter (PL),Hr. Ullmann (Ul) Datum: Version: 1 Projektleiter: Tel. 0711/ Nr.: Aktivität SOLL Datum IST Verantwortlich Bemerkungen 1 Projektauftrag / Zieldefinition (BEGINN) PL 2 Vorbereitung Kick-Off-Sitzung PL, Ko 3! Kick-off-Sitzung PL, Team Team: Au, Gi, La, Ra, Ul 4 5! Projektstrukturierung/ Arbeitspakte/ Meilensteine/Aufwandsabschätzung/ Zieldefinition Ablaufplanung (Arbeitspakete, Meilensteine, Aufwand, Netzpläne, kritischer Pfad) Planoptimierung 7 Kostenplanung 8! Freigabe der Planung (START) 9 IST-Datenerfassung 10 SOLL-/IST-Vergleich 11 Statusbericht Projektabschluss 4.9.

41 Ablaufplanung mit Termin- und Balkenplänen Termin entspricht einem Zeitpunkt. Terminarten sind: - Anfangstermine - Endtermine - Stichtag (Termin der aktuellen Betrachtung, time-now-date) - Meilenstein (Stichtag für ein wesentliches Projektergebnis)

42 Balkenplan "Gantt-Chart" Graphische Darstellung der Vorgangsdauer als Balken über einer Zeitachse Die Balken können sowohl Ist- als auch Soll-Zeiträume umfassen. Ereignisse werden als Zeitpunkte dargestellt. besteht aus einem Tabellen- und einem Graphikteil eb ' Feb ' Feb ' Feb ' Mrz ' Mrz '02 Nr. Vorgangsname Dauer D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S 1 Festlegung der Team 4 Tag Elder 2 Vorbereitung Kick-O 5 Tag Elder Zeitskala 3 Kick-Off-Sitzung 2 Tag Behr 4 Projektstrukturierung 2 Tag Behr unkritischer 5 Aufwandsschätzung 4 Tag Elder Vorgang 6 Ablaufplanung 6 Tag Alder 7 Risikoanalyse 9 Tag Elder 8 Planoptimierung 7 Tag Behr 9 Abstimmung Risikob 1 Ta Elder 10 Planfreigabe 1 Ta Elder Tabellenteil kritischer Vorgang

43 Vorteile des Balkenplans Die Ergebnisse aus der Netzplanrechnung werden in einer leicht verständlichen Form dargestellt geeignete für Erstellung / Visualisierung der Terminplanung klare und einfache Übersicht des zeitlichen Projektablaufs zeigt zeitliche Parallelen auf als Kommunikationsmittel für den zeitlichen Projektablauf als Berichtsmedium, als Basis für Projektstatusberichte zur Präsentation aller zeitlichen Aspekte eines Projektes

44 Nachteile des Balkenplans Änderungsaufwand kann sehr groß werden Wird bei großen Projekten schnell unübersichtlich gegenseitige Abhängigkeiten nur beschränkt darstellbar

45 Vergleich Balkenplan Netzplan Netzplan Dient vor allem zur Steuerung und Simulation der Projektplanung Balkenplan (Gantt-Diagramm) Dient vor allem zur übersichtlichen Darstellung der Terminplanung Eine Auswahl oder Sortierung der enthaltenen Arbeitspakete ist nicht sinnvoll Zeigt in erster Linie die logischen Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen Die enthaltenen Arbeitspakete können einfach ausgewählt und sortiert werden Zeigt in erster Linie die zeitliche Lage von Arbeitspaketen Ist für Präsentationen aufgrund seiner Komplexität ungeeignet Ist auch für Präsentationen geeignet

46 Vernetzter Balkenplan Der vernetzte Balkenplan ist eine Mischform zwischen Balken- und Netzplan Neben der zeitlichen Lage werden auch die Anordnungsbeziehungen der Arbeitspakete dargestellt große vernetzte Balkenpläne werden schnell unübersichtlich 04. Feb ' Feb ' Feb ' Feb ' Nr. Vorgangsname Festlegung der Team Elder 2 Vorbereitung Kick-O 3 Kick-Off-Sitzung 4 Projektstrukturierung 5 Aufwandsschätzung 6 Ablaufplanung 7 Risikoanalyse 8 Planoptimierung 9 Abstimmung Risikob 10 Planfreigabe Elder Behr Behr Elder Alder