Projekt Management. Mai Monique Bliesener Kaufmännische Leitung Zentrum für Innere Medizin KEvB

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1 Projekt Management Mai 2016 Kaufmännische Leitung Zentrum für Innere Medizin KEvB

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3 Agenda I) Zusammenfassung der Vorlesung aus dem April II) Basiswissen Projekt Management a) Erstellung Projektauftrag, Planung und Steuerung Vorstellung in der Gruppe b) Übungsfragen zur Projektarbeit mit anschließender Diskussion c) Praktische Anwendungsbeispiele III) Take Home Message 3

4 Agenda I) Zusammenfassung der Vorlesung aus dem April II) Basiswissen Projekt Management a) Erstellung Projektauftrag, Planung und Steuerung Vorstellung in der Gruppe b) Übungsfragen zur Projektarbeit mit anschließender Diskussion c) Praktische Anwendungsbeispiele II) Take Home Message 4

5 Einführung Was ist ein Projekt? Zeitlich befristete, relativ innovative und risikobehaftete Aufgabe von erheblicher Komplexität, die aufgrund ihrer Schwierigkeit und Bedeutung meist ein gesondertes Projektmanagement erfordert. Was ist Projekt Management? Projektmanagement wird als Managementaufgabe gegliedert in Projektdefinition, Projektdurchführung und Projektabschluss. Ziel ist, dass Projekte richtig geplant und gesteuert werden, dass die Risiken begrenzt, Chancen genutzt und Projektziele qualitativ, termingerecht und im Kostenrahmen erreicht werden. 5

6 Einführung Was kennzeichnet ein Projekt? 6

7 Einführung Klassisches Projektmanagement durch Meilensteine getrennte Abfolge der Projektphasen Initiierung, Planung, Überwachung und Steuerung sowie Abschluss bei Projekten angewendet, die verbindlich zu einem bestimmten Termin abgeschlossen sein müssen Bau- und Anlagebauprojekte Wartungs- und Instandhaltungsprojekte werden ausschließlich traditionell geplant und abgewickelt (Stillstandszeit minimieren) Netzplantechnik als Methode zur Ablaufplanung (Inbegriff des traditionellen Projektmanagements) 7

8 Einführung Agiles Projektmanagement Flink und beweglich im Projektmanagement reagieren Oberbegriff für verschiedene Vorgehensmodelle bei der Software- Entwicklung wie z.b. Scrum hohe Innovationsgeschwindigkeit im IT-Bereich erzwingt entsprechend schnelle Produktzyklen mit geringem bürokratischem Aufwand, wenigen Regeln und meist einem iterativen Vorgehen ein Projekt Schritt für Schritt strukturiert durchzuführen und dabei auf ein sich selbst organisierendes und interdisziplinäres Team zu setzen 8

9 Einführung Klassisches versus Agiles Projektmanagement 9

10 Basiswissen Projekt Management 10

11 Basiswissen Projekt Management- Grobplanung Projektdefinition Projektmerkmale Magisches Dreieck Teufelsquadrat SWOT Analyse Umfeld Analyse 11

12 Basiswissen Projekt Management- Grobplanung Projektziele SMART Zielkreuz 12

13 Basiswissen Projekt Management- Grobplanung Stakeholder Was ist das? Eine Person oder Gruppe bezeichnet, die ein berechtigtes Interesse am Verlauf oder Ergebnis eines Prozesses oder Projektes hat. Projekt nach den Interessengruppen ausrichten 13

14 Basiswissen Projekt Management- Grobplanung Phasenplan (klassisches Projektmanagement) 3 essentielle Bestandteile Die Projektphasen (Wasserfallmethode, Prince2, V Modell) Die wichtigsten Meilensteine Eine Zeitachse Nutzen des Phasenplans Gesamtprojekt auf einen Blick grob abgrenzbaren Phasen eines Projektes und die wichtigsten Meilensteine Keine Zuständigkeiten oder Budgets oder Aufgabenbeschreibungen erste Orientierung 14

15 Basiswissen Projekt Management- Grobplanung Phasenplan Projektphasen Projekte in Abschnitte (synonym: Phasen) gegliedert, Projektphasen enden jeweils mit einem Meilenstein Einzelne Phasen klar voneinander abgrenzen Sequenzielle Bearbeitung Eingeschränkte Möglichkeit, die Ergebnisse abgeschlossener Phasen nachträglich zu ändern Geringe Flexibilität auf geänderte Anforderungen/Rahmenbedingungen möglich dokumentgetrieben-dokumentation der Vorgänge und Ergebnisse (großer Aufwand) 15

16 Basiswissen Projekt Management- Grobplanung Projektphasen (Wasserfallmodell) Ursprüngliches Wasserfallmodell einzelne, feste Phasen Phasenergebnisse bindende Vorgaben für die nächste Phase Jede Phase komplett abgeschlossen Ergebnis ein ausführliches Dokument oder Programm erweitertes Wasserfallmodell hier sind Rücksprünge erlaubt meist alle Arbeiten der aktuell laufenden Phase verworfen werden 16

17 Basiswissen Projekt Management- Grobplanung Phasenplan 3 essentielle Bestandteile Die Projektphasen (Wasserfallmethode, Prince2, V Modell) Die wichtigsten Meilensteine Eine Zeitachse Meilenstein Meilenstein beschreibt ein Ereignis Etwas ist abgeschlossen Etwas wird begonnen Weitere Vorgehensweise wird entschieden Nie über eine Zeitdauer 17

18 Basiswissen Projekt Management- Feinplanung Ablaufplan Projektstruktur Aufwands- und Ressourcenplanung Feinplanung Ablaufplan insbesondere Ressourcenmanagement Vorgang ist eine in sich abgeschlossene genau spezifizierte Aktivität Innerhalb einer angemessenen Zeitdauer durchgeführt eventuell in weitere Teilaufgaben splitten Für jeden Vorgang wird Folgendes festgelegt: Name des Vorgangs Abhängigkeiten von anderen Vorgängen Zeitdauer Kosten Personal und weitere benötigte Ressourcen 18

19 Basiswissen Projekt Management- Feinplanung Ablaufplan Projektstruktur Aufwands- und Ressourcenplanung Feinplanung Projektstruktur insbesondere Ressourcenmanagement vollständige Darstellung aller Elemente eines Projekts und ihrer Beziehungen Elemente werden hierarchisch gegliedert Baumstruktur keine zeitliche Aussage WBS (Work Breakdown Structure) 19

20 Basiswissen Projekt Management- Feinplanung Ablaufplan Projektstruktur Aufwands- und Ressourcenplanung Nach abgeschlossener Terminplanung kann nun die Planung der notwendigen Ressourcen erfolgen alle Ressourcen grundsätzlich in Geld bewerten Personalressourcen Anlagen- und Sachressourcen Investitionen Verantwortung in Erstellung, Steuerung und Überwachung liegt bei der Projektleitung 20

21 Basiswissen Projekt Management- Feinplanung Ablaufplan Projektstruktur Aufwands- und Ressourcenplanung Wie lang wird diese Aufgabe dauern? z.b. Manntage berechnen Aufwandsschätzung von Nöten Expertenschätzung - Ansatz: Fragen wir doch mal jemanden, der sich damit auskennt Analogiemethoden - Ansatz: Wir nutzen unsere Erfahrungen und nutzen diese für neue Schätzungen Bottom-Up-Ansatz: Vom Feinen zum Groben: Ansatz: Schätzung aller Aufwände für die kleinen Aufgaben und Summenbildung dieser Top-Down-Ansatz: Vom Groben zum Feinen: Ansatz: Unterteilung des Gesamtaufwand auf die Einzelbereiche des Projektes und Plausibilitätsprüfung 21

22 Basiswissen Projekt Management- Feinplanung Ablaufplan Projektstruktur Aufwands- und Ressourcenplanung Planning Poker Scrum Poker Spielerischer Ansatz Strukturierter Ablauf Unabhängige Expertenmeinungen Gemeinsame Schätzungen Wissensverbreitung im Team Einbindung aller Teammitglieder 22

23 Basiswissen Projekt Management- Projektorganisation Rollen und Zuständigkeiten Projektstart Projektsteuerung Projekt-Aufbauorganisation Auftraggeber Projektausschuss / Lenkungsausschuss Projektleitung/-management Teilprojekt-Leitung/ Verantwortliche für festgelegte Arbeitspakete Projektteam PMO 23

24 Basiswissen Projekt Management- Projektorganisation Rollen und Zuständigkeiten Projektstart/ Kick-Off Projektsteuerung Kickoff-Meeting sollte ein wesentlicher Bestandteil jedes Projektes sein persönliches Kennenlernen aller Projektbeteiligten, erste Aufgaben- und Rollenverteilung, Vorstellung der Projektziele, -maßnahmen und -strategien, Netzwerken sorgt idealerweise für einen gehörigen Motivationsschub 24

25 Basiswissen Projekt Management- Projektorganisation Rollen und Zuständigkeiten Projektstart/ Kick-Off Projektsteuerung Wie liegen wir im Plan? Werden die Termine eingehalten? Wird das Projekt pünktlich fertig? Projektsteuerung ist die wichtigste Aufgabe des Projektmanagers Ist-Werte des Projekts (z.b. Termine, Kosten, Ergebnisse) innerhalb der gesetzten Toleranzen, jedoch die Planwerte einzuhalten Erstellen und Koordinieren des Programms für das Gesamtprojekt Aufstellen und Überwachen von Organisation-, Termin- und Zahlungsplänen bezogen auf Projekt und Projektbeteiligte Laufendes Informieren des Auftraggebers über die Projektabwicklung und rechtzeitiges Herbeiführen von Entscheidungen des Auftraggebers 25

26 Basiswissen Projekt Management- Kommunikation und Dokumentation Eisbergmodell 20% direkt wahrnehmbar Sachinformationen wie Zahlen, Daten und Fakten Kommunikation im Projekt - hierarchieübergreifend aktives Zuhören Nutzen verständlicher Formulierungen Bereitschaft, nachzufragen Einholung von Feedback Beachtung persönlicher Hintergründe Aufstellen von Kommunikations- und Verhaltensregeln 26

27 Basiswissen Projekt Management- Take Home Message 1) Die Komplexität erfordert die Mitarbeit von Menschen mit unterschiedlichen Fähigkeiten und Qualifikationen 2) Gute Kommunikation ist die Grundlage 3) Risiken in Projekten sind normal 4) Ein Projekt braucht klare Ziele, Start- und Endpunkte und ein funktionierendes Team 27