Project Management. Prof. Dr. Franz Wotawa Institute for Software Technology

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1 Project Management Prof. Dr. Franz Wotawa Institute for Software Technology

2 Fragestellungen Was ist ein Projekt? Was sind die handelnden Personen? Wie wird es durchgeführt? Siehe u.a.: Matthias Geirhos, IT-Projektmanagement Was wirklich funktioniert und was nicht, Galileo Press, 2. Auflage, Litke, Kunow, Schulz-Wimmer, Projektmanagement, Haufe-Lexware GesmbH, 3. Auflage, 2015.

3 Was ist ein Projekt? Charakteristika: Einmaligkeit Start- und Endzeitpunkt Ressourcen (Geld, Personal, ) Ziel Komplexität

4 Was ist ein Projekt? Ein Projekt ist eine komplexe Aufgabe, die einen Anfang und ein Ende hat, für die eine projektspezifische Organisation eingerichtet wurde und die ein bestimmtes Ziel verfolgt.

5 Projektspezifische Organisation Projektleiter Projektteam Projektplan: Aktivitäten, Termine, Zuordnungen von Ressourcen. Kontrollinstanzen (z.b. Lenkungsausschuss, Stakeholder)

6 Aufgaben des Projektleiters Kommunizieren Innerhalb des Projektteams Mit den Auftraggeber/Stakeholdern Delegieren Komplexität reduzieren/planen Motivieren Controlling

7 Sinn und Zweck: Projektplanung/ Projektmanagement Ohne Projektmanagement scheitern weit mehr Projekte als mit. Projektmanagement macht Komplexität beherrschbar! Der Projektplan ist ein Führungs- und Steuerungsinstrument Der Projektplan dient als Motivation/Begründung für Ressourcen Projektmanagement besteht aus Best Practices

8 Phasen eines Projekts 1. Projektauftrag Projektbezeichnung Auftraggeber Startdatum Ziele Nicht-Ziele Begründung Gewünschtes Projektende Budget- bzw. Kostenschätzung Projektleiter Kontrollinstanzen Kriterien für das Projektende

9 Phasen eines Projekts 2. Entscheidung zur Projektdurchführung, Leitung, etc. 3. Kick-Off Veranstaltung: Team soll die Projektziele verstehen Team soll die Projektziele mittragen Formaler Start des Projekts Kennenlernen der Teammitglieder 4. Projektplanung Erstellung und Wartung des Projektplans

10 Phasen eines Projekts 5. Projektabschluss Projektabschlussbericht Möglicherweise Abnahme inkl. Bericht Projektabschluss sollte vom Auftraggeber veröffentlicht werden (inkl. Dank) Möglicherweise auch Abschlussfeier Projektabschlussanalyse Verzichten Sie auf Manöverkritik!

11 Projektplanung Erstellung eines Projektplans inkl. Aufwands- und Kostenschätzung! Anpassung des Projektplans während des Projekts

12 Aufwands- und Kostenschätzung Basieren auf Anforderungen! Anforderungen haben: Eine eindeutige Bezeichnung/ID Einen Titel Ersteller Betroffene Anwendungen/Systeme Ein Wunschdatum Eine Priorität IST-Zustands- und SOLL-Zustandsbeschreibung Beschreibung des Nutzens

13 Aufwands- und Kostenschätzung Einzelschätzung: Basierend auf Erfahrungswerten des Projektleiters Gruppenschätzung: Basierend auf Erfahrungswerten einer Gruppe Mit Methoden: Function Points Use-Case Points COCOMO II

14 Einzelschätzung Vorteile: Schnell, kostengünstig, und unkompliziert Nachteile: Schätzungen sind schwer vergleichbar, Kein Erfahrungsaustausch, Qualität hängt vom Durchführend ab Anforderungen: Keine Beeinflussung bei Schätzung

15 Gruppenschätzung Vorteile: Oft genauer, da weniger subjektiv Nachteile: Zeit- und kostenaufwändiger, Gefahr des Gruppenzwangs bzw. großer Einfluss des Managements Anforderungen: 3 5 Personen Schätzungen unabhängig durchführen Abweichungen Analysieren! Keine Durchschnittsbildung

16 Ungenauigkeiten in der Projektschätzung Cone of Uncertainty Konzept Lastenhe- Pflichtenhe- Beta-Version RC-Version Fer9ge Release

17 Das magische Dreieck des Projektmanagements Trade-off Kosten Zeitbedarf Qualität Geringer Zeitbedarf Hohe Qualität Geringe Kosten

18 Projektplanung Schritt 1: Identifikation der Vorgänge (= Arbeitsteile, Aufgaben, Projektphase) Erstellung einer Themensammlung: Verfeinerung der Themen Ordnen der Themen Erwartete Ergebnisse pro Vorgang

19 Projektplanung Beispiel: Tests Einführung der Software Altdatenmigration Usability Tests Test können zerlegt werden in: Testvorbereitung Erstellung von Tests aus der Spezifikation Durchführung von Modultests Durchführung von Systemtests... Ordnen der einzelnen Aufgaben

20 Projektplanung Schritt 2: Abhängigkeiten bestimmen und planen Gibt es eine Abhängigkeit zwischen Aufgaben? Wenn ja: Muss ein Vorgang abgeschlossen sein, bevor ein anderer gestartet werden kann (Ende-Anfang- Beziehung)? Müssen 2 Vorgänge zur selben Zeit abgeschlossen werden (Ende-Ende-Beziehung)? Müssen 2 Vorgänge gleichzeitig beginnen (Anfang- Anfang-Beziehung)?

21 Projektplanung Schritt 3: Aufwand bestimmen Welcher Zeitaufwand wird für jede Aufgabe benötigt? Welche anderen Ressourcen (z.b. Personal) wird benötigt? Berücksichtigung von Verfügbarkeit, Urlauben, etc. Bestimmung von Anfangszeiten und Endzeiten für jede Aufgabe Vorwärtsrechnung (vom Projektbeginn) Rückwärtsrechnung (vom Projektende)

22 Projektplanung Vorwärts- bzw. Rückwärtsrechnung Beginnt mit einem Datum Geht entlang der Vorgänge unter der Berücksichtigung der Abhängigkeiten und bestimmt den End- bzw. Anfangszeitpunkt des Vorgangs. Anfangszeitpunkt = Endzeitpunkt - Dauer

23 Beispiel Testanforderungen erheben Dauer: 1 Monat Tes5älle generieren Dauer: 4 Monate Ende: 05/2017 Tests durchführen Dauer: 2 Monate 7 Systemanforderungen erheben Dauer: 2 Monat System implemenaeren Dauer: 12 Monate Beginn: 01/2016

24 Beispiel Testanforderungen erheben Dauer: 1 Monat Tes5älle generieren Dauer: 4 Monate Ende: 05/2017 Tests durchführen Dauer: 2 Monate Systemanforderungen erheben Dauer: 2 Monat Beginn: 01/2016 System implemenaeren Dauer: 12 Monate

25 Beispiel Testanforderungen erheben Dauer: 1 Monat Tes5älle generieren Dauer: 4 Monate Ende: 05/2017 Tests durchführen Dauer: 2 Monate Systemanforderungen erheben Dauer: 2 Monat Beginn: 01/2016 System implemenaeren Dauer: 12 Monate

26 Projektplanung Meilensteine: Sind Ereignisse, von besonderer Bedeutung! Beispiel: Abnahme des Pflichtenhefts Lösen Ereignisse oder Entscheidungen aus, z.b.: Kauf der Software XY Können auch Abschluss von Phasen sein, z.b. Anforderungsdokument abgenommen Meilensteine sollen jedenfalls explizit eingesetzt werden!

27 Projektplan Gantt-Chart

28 Projektplanung Puffer planen! Explizites hinzufügen von Zeitpuffer für bestimmte Vorgänge Besonders wichtig für kritische Pfade = Pfad durch den Projektplan, der bei Verzögerungen auch das Projekt verzögert! Unterscheidungen: Freier Puffer: Zeitraum, der länger als ursprünglich geplant dauern kann, ohne den nachfolgenden Vorgang zu verspäten Gesamter Puffer: Zeitraum, der länger als geplant dauern kann, ohne die Projektdauer zu verlängern.

29 Puffer explizit hinzufügen

30 Projektplanung Schritt 4: Ressourcen planen Zu allen Vorgängen sollten Ressourcen hinterlegt werden Berücksichtigung von Urlaub bzw. der Verfügbarkeit von Anlagen, die im Rahmen des Projekts benötigt werden

31 Projektplanung Schritt 5: Kosten planen Welche Kosten fallen an und sind projektrelevant? Personalkosten Kosten für extern erbrachte Dienstleistungen Sachmittelkosten Wie hoch sind die Kosten? Kosten planen: Wann fallen Kosten in welcher Höhe an? Kostenplan genehmigen lassen! Berücksichtigung von Kostenpuffer anzustreben

32 Projektplanung Schritt 6: Risiken erkennen und bewerten Kostenrisiko Personelles Risiko Technologisches Risiko Fachliches Risiko Terminliche Risken Risken entsprechend in den Projektplan einfließen lassen. Welche Auswirkungen haben die einzelnen Risken auf den Projektplan bzw. auf Ressourcen? Wie wird mit den Risken umgegangen? Gibt es einen Plan B?

33 Projektphasen Zerlegung in einzelne Phasen (Vorgänge, Aufgaben) dient zur Reduktion der Komplexität Agile Projektdurchführung wird immer beliebter!

34 Out Nur ein einzig mögliches Ablaufmodell Starrer Ablauf der Phasen Ergebnisse der Projektphasen sind fix Detailierte Planung der Phasen bereits zum Projektbeginn Feste Vertragsgestaltung Ergebnisse liegen nach dem Ende einer Projektphase vor Klassisches Projektmanagement In Anpassung des Modells and die Bedürfnisse des Projekts Itera9onen, Rückschri[e und Sprünge sind möglich Ergebnisse der Projektphasen können im Laufe des Projekts verfeinert und angepasst werden Grobplanung zum Beginn, die im Projektverlauf genauer und feiner wird Feste Vertragsgestaltung mit vereinbarten Freiraum Vorzeigbare Ergebnisse in kurzen Intervallen, noch innerhalb einer Projektphase Agiles Projektmanagement

35 Zusammenfassung Projektmanagement basierend auf einem Projektauftrag Projektleiter ist für Projektdurchführung, Kommunikation, Ressourcen und Planung verantwortlich Projektpläne basierend auf Vorgängen Risken erheben Kosten schätzen Kritische Pfade identifizieren Puffer (Zeit und Kosten) explizit einführen

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