ELVIS. Angebotsverwaltung. ORBIT GmbH

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1 ELVIS Angebotsverwaltung ORBIT GmbH

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3 Inhalt Unterschiede zur DOS Version 3 Unterschiede zur DOS Version - Belege...3 Kursverwaltung 1 Kursteilnehmer...1 Kursteilnehmer Einzelsatz...1 Kursteilnehmer Menü Info...2 Kursteilnehmer Menü Funktionen...3 Angebote/Kurse...5 Angebote/Kurse Einzelsatz...5 Angebote/Kurse Menü Personen...10 Angebote/Kurse Menü Info...10 Angebote/Kurse Menü Export...10 Angebote/Kurse Menü Funktionen Storno...10 Kursverwaltung - Statistiken...11 Kursverwaltung - Gebührenerhebung...12 Kursverwaltung - Gebühreneingänge...12 Kursverwaltung - Übernahme FiBu...13 Übungsleiterverwaltung 15 Übungsleiter...15 Übungsleiter Einzelsatz...15 Übungsleiter Menü Info...17 Angebots- Kursorte...20 Angebots Kursort Einzelsatz...20 Übungsleiterverwaltung - Abrechnungsmanager...21 Abrechnungsmanager Belege...21 Abrechnungsmanager Pauschalen...22 Abrechnungsmanager Auszahlung...22 Abrechnungsmanager Abteilungsbelege...23 Übungsleiterverwaltung - Jahresabschluß...23 Übungsleiterverwaltung - Statistiken...23 Übungsleiterverwaltung - Übernahme FiBu...24 Glossar Index Fehler! Textmarke nicht definiert. Fehler! Textmarke nicht definiert. ELVIS Angebotsverwaltung Inhalt i

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5 Unterschiede zur DOS Version Unterschiede zur DOS Version - Belege Im Unterschied zur DOS Version der Übungsleiterverwaltung hat sich im Bezug auf die Belegverwaltung folgendes geändert: 1. Belege werden nicht sofort nach dem Erfassen verbucht, sondern bis zum Gutschriftenlauf in der Datenbank gehalten. 2. Beim Erteilen von Pauschalen werden die entsprechenden Belege erzeugt und bis zum Gutschriftenlauf in der Datenbank gehalten. 3. Unter dem Punkt Übungsleiter Belege ist das Löschen und Korrigieren von noch nicht verbuchten Belegen möglich. 4. Beim Eingeben der Belege ist zu beachten, dass keine Quartalsgrenzen existieren, es aber bei Verwendung von großen Zeitspannen NICHT mehr möglich ist, genauere Statistiken zu erstellen. ELVIS Angebotsverwaltung Unterschiede zur DOS Version 3

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7 Kursverwaltung Kursteilnehmer Kursteilnehmer Einzelsatz In diesem Programmteil verwalten Sie die Kursteilnehmer. Beachten Sie, dass die Kursteilnehmerverwaltung auf der Personenverwaltung von ELVIS basiert. Dies bedeutet, dass beim Erfassen von Teilnehmern auf schon vorhandene Personendaten zurückgegriffen werden kann. Ein Kursteilnehmer kann auch noch zusätzlich als Mitglied bzw. als Übungsleiter erfasst worden sein. Die Personendaten sind in allen Programmpunkten gleich. Kursteilnehmer Einzelsatz Personalien Entspricht den Personalien unter Personen Einzelsatz Personalien. Kursteilnehmer Einzelsatz Anschrift Entspricht der Anschrift unter Personen Einzelsatz Anschrift. Kursteilnehmer Einzelsatz Kommunikation Entspricht den Kommunikationsdaten unter Personen Einzelsatz Kommunikation. Kursteilnehmer Einzelsatz Bankverbindung Zu bemerken ist, dass bei einem Kursteilnehmer unterschiedliche Bankverbindungen eingetragen werden können. Die linke Bankverbindung ist die Standard-Bankverbindung, welche bei der Person hinterlegt ist. Für die Kursabrechnung kann auch eine abweichende Bankverbindung angegeben werden. Diese Bankverbindung wird für Kursabrechnung verwendet, sobald sie gefüllt ist. ELVIS Angebotsverwaltung Kursverwaltung 1

8 Kursteilnehmer Einzelsatz Erziehungsberechtigter Für Kursteilnehmer kann ein Erziehungsberechtigter eingetragen werden. Kursteilnehmer Einzelsatz Arzt Für Kursteilnehmer kann ein Arzt eingetragen werden. Kursteilnehmer Menü Info Dieses Menü beinhaltet folgende Einträge Kursteilnehmerkonto Das Konto des Kursteilnehmers wird angezeigt. Angezeigt werden alle Daten des Kontos, der Monatswerte und Jahreswerte. Kursteilnehmerkonto Kurzformat Eine Kurzinformation mit den Jahreswerten des Kontos wird angezeigt. Artikel Dieser Menüpunkt ruft die momentan geliehenen Artikel und die Historie auf. 2 Kursverwaltung ELVIS Angebotsverwaltung

9 Kursteilnehmer Menü Funktionen Kursteilnehmer Funktionen Bild Sie können bei einer Person ein Bild hinterlegen. Folgende Einschränkungen gelten hierbei: Größe 300x300 Bildpunkte und max. 256 Farben. Verwendet werden momentan nur Bilder des Typs BMP. Dieses Bild wird, falls Sie das Modul Check In/Out verwenden, beim ein- bzw. auschecken angezeigt. Die Bilder müssen im Verzeichnis \User1\Bilder bzw. \Test\Bilder liegen. Für die Netzwerkversion von ELVIS müssen Sie in den orbit.ini's den Eintrag ImgPfad im Abschnitt [Mandant] auf einen für alle zugänglichen Netzwerkpfad setzen. Kursteilnehmer - Funktionen - Dokumente Hier können Sie Dokumente zu einem Kursteilnehmer ablegen. Diese werden Ihnen beim Check In/-Out angezeigt, wenn Sie die Kennung 'C' setzten. Diese können dort geöffnet werden. Die Dokumente müssen im Verzeichnis \User1\Dokumente bzw. \Test\Dokumente liegen. Für die Netzwerkversion von ELVIS müssen Sie in den orbit.ini's den Eintrag DokPfad im Abschnitt [Mandant] auf einen für alle zugänglichen Netzwerkpfad setzen. Kursteilnehmer - Funktionen Check In/Out Dieser Menüpunkt steht Ihnen zur Verfügung, falls Sie das Check In/Out Modul lizenziert haben ELVIS Angebotsverwaltung Kursverwaltung 3

10 Check In/Out Nummer: Hier können Sie angeben, welche Nummer für den Check In/Out verwendet wird. Für die Check In/Out Nummer existiert eine Option im Betreibersatz welcher die Länge der Check In/Out Nummer angibt. Standard für Barcodes sind 8 Stellen 2/5 Interleaved entspricht, siehe Barcodeliste. Die Nummer wird gemäss Ihren Einstellungen im Betreiber auf die entsprechende Länge aufgefüllt. Falls Sie im Betreiber Einstellungen bezüglich voraus und nachgestellter Zeichen vorgenommen haben, so werden diese eingefügt. Hinweis: Die Definition des CIO Pre- und Postfix ist in den Betreibersatz übernommen worden. Tragen Sie dort Ihre Werte aus der ORBIT.INI ein. Falls Sie zu diesen Einstellungen Fragen haben setzten Sie sich bitte mit der ORBIT Hotline in Verbindung. Check In/Out Schlüssel: Hier können feste Schlüssel für den Check In/Out eingetragen werden. Tageskarten: Für Kursteilnehmer bei denen der Studio Zugang nicht über die Mitgliedsdaten erfolgt, steht hier die Möglichkeit der Verwaltung von Tageskarten zur Verfügung. Die Anzahl der Tageskarten wird automatisch bei jedem Besuch verringert. Kursteilnehmer - Funktionen Check In/Out - Mitteilungen Sie können in die Notebookseite Mitteilungen für den Check In/Out Nachrichten eintragen. Diese werden dann beim Einchecken bzw. Auschecken angezeigt und können dort als mitgeteilt gekennzeichnet werden. Es wird nach dem Mitteilen der Nachricht automatisch das Datum der Mitteilung eingetragen. 4 Kursverwaltung ELVIS Angebotsverwaltung

11 Kursteilnehmer - Funktionen Check In/Out - Zeiten In der Notebookseite Zeiten werden die Protokollsätze des Check In/-Outs angezeigt. Die verwendete Check In/Out Nummer; die Check In Zeit; eine Kennung, ob der Check In trotz Fehlern durchgeführt wurde; die Check Out Zeit; eine Kennung, ob der Check Out beim Verlassen der Studioverwaltung und nicht durch eine normalen Check Out durchgeführt wurde; die Anwesenheitsdauer in Minuten und der vergebene Schlüssel. Kursteilnehmer - Funktionen - Storno Über dieses Menü können Sie bei einem angewählten Teilnehmer, ein Storno durchführen. Angebote/Kurse Angebote/Kurse Einzelsatz Hinweis: Für Aushänge und ähnliches verwenden Sie statt der Stammdatenliste die Brieffunktion. An dieser Stelle werden die Angebote und Kurse verwaltet. Hinweis: Das Ergebnis des Excelexport ist abhängig, ob die Teilnehmertabelle in Einzelsatz sichtbar bzw. gefüllt ist oder nicht. Falls die Teilnehmer sichtbar bzw. eingetragen sind, werden diese nach Excel exportiert. Falls keine Teilnehmer ausgewählt wurden, werden nur die Daten des Kurses exportiert. Angebote/Kurse Einzelsatz Stammdaten 1 Kursnummer: Kursbezeichnung: Kursbeschreibung: eindeutige Nummer des Kurses Kurzbezeichnung des Kurses Beschreibung des Kurses (mehrzeilig) ELVIS Angebotsverwaltung Kursverwaltung 5

12 Kurs: ist dieses Feld nicht aktiv, gilt der Kurs als Angebot, was bedeutet, dass keine Teilnehmer zugewiesen werden können. Hinweis: Diese Auswahl steht Ihnen in der Übungsleiterverwaltung im Programmpunkt Angebote nicht zur Verfügung. Termine Stunden Kurs beendet nur Vereinsmitglieder Anzahl der Termin, an denen der Kurs stattfindet Anzahl der Stunden Angebote/Kurse Einzelsatz Stammdaten 2 Gibt an, ob der Kurs beendet wurde und nur noch zur Archivierung vorhanden ist Gibt an, ob nur Vereinsmitglieder als Teilnehmer zugelassen sind Bei den folgenden Angaben ist zu bemerken, dass Sie alle die Auswahl der Übungsleiter entsprechend einschränken und nicht zwingend notwendig sind. Abt-Nr: Bereich: Lizenz: Kursort: Hier kann die Abteilung angegeben werden, welche dem Kurs zugeordnet ist. Diese Auswahl schränkt auch die Auswahl der möglichen für diesen Kurs wählbaren Übungsleiter ein. Gibt an, unter welchen Bereich der Kurs fällt. Diese Auswahl schränkt auch die Auswahl der möglichen für diesen Kurs wählbaren Übungsleiter ein. Ist bei den Übungsleitern, die diesen Kurs halten, eine entsprechende Lizenz nötig, kann diese hier eingetragen werden. Gibt an, an welchen Ort der Kurs stattfindet. Angebote/Kurse Einzelsatz Teilnehmerzahlen Teilnehmeranzahl: aktuelle: Anzahl der eingetragenen Teilnehmer Freie Plätze: mindest: maximal: Anzahl der momentan Freien Plätze Anzahl der Teilnehmer, die vorhanden sein müssen, damit der Kurs stattfindet Anzahl der Teilnehmer, die an dem 6 Kursverwaltung ELVIS Angebotsverwaltung

13 Warteliste: Wartelistenmaximum: Kurs teilnehmen können Anzahl der Teilnehmer, die in der Warteliste stehen Anzahl der Teilnehmer, die in der Warteliste stehen können Hinweis: Das Feld Freie Plätze muss bei Angeboten per Hand gepflegt werden und wird wie die Felder Teilnehmeranzahl aktuell und Warteliste in der Kursverwaltung automatisch verwaltet. Angebote/Kurse Einzelsatz Teilnahmevoraussetzungen Bei den folgenden Angaben ist zu bemerken, dass Sie alle die Auswahl der Teilnehmer entsprechend einschränken. Leistungsgrad: Gibt an, in welchem Leistungsgrad dieser Kurs fällt Altersgruppe: Gibt an, in welche Altersgruppe dieser Kurs fäll Geschlecht: Gibt an, ob eine geschlechtliche Einschränkung für diesen Kurs vorhanden ist Angebote/Kurse Einzelsatz Zeiten An dieser Stelle werden die Zeiten verwaltet, zu denen ein Angebot/Kurs stattfindet. Es sind mehrere Möglichkeiten zur Eingabe von Zeiten möglich. Es ist entweder die Eingabe eines Wochentages möglich oder eines Beginndatums. Die Eingabe vom Wochentag ist z.b. für Angebote, z.b. eines Fußballtrainings, gedacht, das immer dienstags zu einer bestimmten Uhrzeit stattfindet. Die Intervalle können in folgenden Abständen erfolgen: einmalig, wöchentlich, zwei wöchentlich, drei und vier wöchentlich Die Anzahl der Wiederholungen ist beliebig wählbar und wird bei einmaligen Zeitangaben auf Null gesetzt. Das Enddatum wird abhängig von den eingetragenen Daten errechnet. Angebote/Kurse Einzelsatz Teilnehmer Hier werden die Teilnehmer des Kurses angegeben. Hinweis: Die Teilnehmererfassung ist nur Bestandteil der Kursverwaltung und steht Ihnen in der Übungsleiter - Angebotsverwaltung nicht zur Verfügung. ELVIS Angebotsverwaltung Kursverwaltung 7

14 Wenn die Kursteilnehmer-Abrechnung durchgeführt wurde, wird das Feld 'bezahlt' aktiviert. Für den Teilnehmer wird hier auch der für diesen Kurs gültigen Gebührenschlüssel angegeben. Mit einem Doppelklick auf eine Zeile öffnen Sie den Einzelsatz des Teilnehmers. In der Einzelmaske des Teilnehmers ist die Eingabe der Fehltage, der Note bzw. der Punktanzahl möglich. Angebote/Kurse Einzelsatz Warteliste Falls die maximale Anzahl von Teilnehmern erreicht ist, können hier Teilnehmer in die Warteliste eingetragen werden. Hinweis: Die Teilnehmererfassung ist nur Bestandteil der Kursverwaltung und steht Ihnen in der Übungsleiter - Angebotsverwaltung nicht zur Verfügung. 8 Kursverwaltung ELVIS Angebotsverwaltung

15 Angebote/Kurse Einzelsatz Übungsleiter Hier werden die Übungsleiter hinterlegt, die dieses Angebot bzw. diesen Kurs abhalten. Abhängig ob eine Abteilung, ein Bereich oder eine erforderliche Lizenz beim Kurs eingetragen wurde, ist nur eine entsprechende Auswahl möglich. Wobei folgendes gilt: Bei der im Angebot/Kurs eingetragenen Abteilung und dem eingetragenen Bereich ist die Auswahl von Übungsleiterabrechnungssätzen mit der passenden Abteilung und dem passenden Bereich oder keiner Bereichsangabe möglich. Bei mehreren Übungsleitern ist die Wahl eines Leiters sprich eines Hauptansprechpartners bzw. Verantwortlichen möglich. Angebote/Kurse Einzelsatz Gebühren An dieser Stelle werden die Beträge eingetragen, die für das Angebot bzw. den Kurs erhoben werden. Die Gebührenschlüssel und Bezeichnungen werden über die Tabelle 'GKey' verwaltet. ELVIS Angebotsverwaltung Kursverwaltung 9

16 Angebote/Kurse Menü Personen Mit Hilfe dieses Menüs kann in die Übungsleiter- und Kursteilnehmer- Stammdaten verzweigt werden. Es ist eine Bearbeitung bzw. eine Neuanlage möglich, womit man sich das Wechseln in die anderen Stammdaten erspart. Das Bearbeiten bezieht sich auf die aktuelle Person in der Tabelle. Hinweis: Die Teilnehmererfassung ist nur Bestandteil der Kursverwaltung und steht Ihnen in der Übungsleiter - Angebotsverwaltung nicht zur Verfügung. Angebote/Kurse Menü Info Angebote/Kurse - Info - Kurskonto Dieser Menüpunkt ruft das Konto des ausgewählten Kurses auf. Näheres siehe Konten. Angebote/Kurse - Info - Kurskonto Kurzformat Dieser Menüpunkt ruft das Konto des ausgewählten Kurses auf. Näheres siehe Konten. Angebote/Kurse Menü Export Über dieses Menü können Sie den XML-Export eines oder mehrerer Kurse starten. Die erzeugte xml-datei wird im Verzeichnis Dateiausgaben abgelegt. Angebote/Kurse Menü Funktionen Storno Über dieses Menü können Sie bei einem angewählten Teilnehmer ein Storno durchführen. Je nachdem, ob der Teilnehmer abgerechnet bzw. auch bezahlt hat, werden die entsprechenden Buchung rückgängig gemacht. Es werden die Kennungen 'abgerechnet' und 'bezahlt' zurückgesetzt und das Zahlungsdatum zurückgesetzt. Die tatsächliche Rücküberweisung bzw. Auszahlung des Betrags an den Kursteilnehmer müssen Sie per Hand durchführen. 10 Kursverwaltung ELVIS Angebotsverwaltung

17 Angebote/Kurse Drucken Hier können Sie Briefe für Kurs/Angebote schreiben. Wie schon zu Beginn erwähnt sind die Briefe an Kurs/Angebote hauptsächlich für Aushänge, Informationen u.ä. vorgesehen. Für die Teilnehmer der Kurse können Bestätigungen erstellt werden. Das Datum der Brieferstellung finden Sie dann im Einzelsatz des Teilnehmers. Für Teilnehmer in der Warteliste können Absage erstellt werden. Des weiteren können Sie Anschreiben für die verantwortlichen Übungsleiter erstellen. Hierbei wird für jeden Übungsleiter des oder der ausgewählten Kurses/Angebots ein Brief erstellt. Kursverwaltung - Statistiken ELVIS Angebotsverwaltung Kursverwaltung 11

18 Es werden für die vorhandenen Kurse und Angebote folgende Auswertungen vorgenommen: Frauenanteil in Anzahl Personen und prozentual Männeranteil in Anzahl Personen und prozentual Höhe der anfallenden Gebühren für jeden Kurs Prozentuale Auslastung der Kurse/Angebote Kursverwaltung - Gebührenerhebung Mit dieser Funktion werden bei den Teilnehmern hinterlegte Gebühren erhoben. Bei Lastschriften wird eine Austauschdatei für Ihre Bank erzeugt. Die Gebühren werden erhoben und automatisch ausgeglichen. Bei den Rechnungen werden die Gebühren erhoben und eine Steuerdatei für WinWord erstellt. Die Betragseingänge werden dann über den Programmpunkt Kursverwaltung- Gebühreneingänge erfasst. Kursverwaltung - Gebühreneingänge Mir dieser Funktion erfassen Sie eingehende Kursgebühren. Dazu wählen Sie einen Kursteilnehmer und die BLZ aus, auf die der Betrag eingegangen ist. Sollten Beträge bar eingehen, müssen Sie eine entsprechende Bank (z.b. BLZ: BAR, Bankname: Vereinskasse unter Systemfunktionen Tabellen) eintragen. Nach Auswahl des Teilnehmers werden seine erhobenen Gebühren angezeigt. Nun kann ein Eingang erfasst werden. Sie sehen in der Tabelle die bis jetzt geleisteten Anzahlungen, die Kursgebühr und den noch offenstehenden Betrag. 12 Kursverwaltung ELVIS Angebotsverwaltung

19 Erfasste Eingänge können nach der Eingabe über 'Verbuchen' verbucht werden oder mit 'Abbruch' verworfen werden. Kursverwaltung - Übernahme FiBu Bei der Gebührenerhebung und den Gebühreneingängen werden die Beträge, abhängig von der angegebenen BLZ, in der Bankentabelle aufsummiert. Mit dieser Funktion können die Eingänge in Form einer Liste ausgedruckt werden. Nach dem Druck werden die Werte in der Tabelle auf Null gesetzt. ELVIS Angebotsverwaltung Kursverwaltung 13

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21 Übungsleiterverwaltung Übungsleiter Übungsleiter Einzelsatz In diesem Programmteil verwalten Sie die Übungsleiter. Beachten Sie, dass die Übungsleiterverwaltung Bestandteil der Personenverwaltung von ELVIS ist. Dies bedeutet, dass beim Erfassen von Übungsleitern auf schon vorhandene Personendaten zurückgegriffen werden kann. Ein Übungsleiter kann auch noch zusätzlich als Mitglied bzw. als Kursteilnehmer erfasst worden sein. Die Personendaten sind in allen Programmpunkten gleich. Übungsleiter Einzelsatz Personalien Entspricht den Personalien unter Personen Einzelsatz Personalien. Übungsleiter Einzelsatz Anschrift Entspricht der Anschrift unter Personen Einzelsatz Anschrift. Übungsleiter Einzelsatz Kommunikation Entspricht den Kommunikationsdaten unter Personen Einzelsatz Kommunikation. Übungsleiter Einzelsatz Bankverbindung Es ist ausreichend, das Konto einer Person anzugeben, bei einer Person die Übungsleiter ist, kann zusätzlich ein Extrakonto angegeben werden, falls die Überweisungen an ein anderes Konto getätigt werden sollen. Als Auszahlungsart stehen Gutschriften und Barauszahlungen zur Verfügung. ELVIS Angebotsverwaltung Übungsleiterverwaltung 15

22 Übungsleiter Einzelsatz Lizenzen Übungsleiter können mehrere Lizenzen besitzen. Die unterschiedlichen Lizenzarten werden in der Tabelle 'Lizenz' abgelegt und können dann bei den Übungsleitern eingetragen werden. Falls bei einem Kurs das Feld 'Lizenz benötigt' gesetzt wurde, können bei diesem Kurs nur Übungsleiter mit den passenden, nicht abgelaufenen Lizenzen eingetragen werden. Übungsleiter Einzelsatz Abteilungen Hier werden die Abteilungen eingetragen, über welche der Übungsleiter abgerechnet wird. Wie bei den Lizenzen gilt hier auch, dass Übungsleiter nur Kursen zugeordnet werden können, wenn Sie einen Abrechnungssatz für die entsprechende Abteilung haben. Es ist auch möglich, Übungsleiter abzurechnen, die keinem Kurs zugeordnet wurden. Weiteres zu diesem Thema, siehe 'Abrechnungsmanager Belege' und 'Abrechnungsmanager Pauschalen'. Bereich: Hier wird ein Bereich angegeben, um z.b. unterschiedliche Abrechnungssätze für eine Abteilung zu unterscheiden. Fällt der Abrechnungssatz nicht in einen bestimmten Bereich, so legen Sie in der Bereichstabelle einen Leersatz an. Beispiel: Bereich: 00 Bezeichnung: Keine Angabe Geplante Stunden: Hier kann eingegeben werden, wie viel Stunden der Übungsleiter voraussichtlich haben wird. Dieser Soll-Wert wird in der Statistik dem tatsächlichen Wert gegenübergestellt. Der Ist-Wert wird nach dem Jahresabschluss auf 0 zurückgesetzt. Somit bezieht sich die Anzahl der geplanten Stunden immer auf den Zeitraum zwischen zwei Jahresabschüssen, was im Normalfall einem Jahr entspricht. Stunden Satz: Hier wird der Betrag hinterlegt, der bei der Abrechnung für die angegebenen Stunden vergütet wird. Kilometer Satz: Hier wird der Betrag hinterlegt, der bei der Abrechnung für die Kilometer vergütet wird. Pauschale: Bezieht der Übungsleiter eine pauschale Aufwandsentschädigung, wird Sie an dieser Stelle angegeben und zwar als Betrag pro Abrechnungsperiode. HINWEIS: Es ist möglich bei einem Abrechnungssatz sowohl eine Pauschale als auch die Werte für eine Einzelabrechnung einzugeben. In diesem Falle erhält der Übungsleiter eine Gutschrift bei der Vergabe, so wie auch beim Eingeben eines Übungsleiterbelegs. HINWEIS: Pauschalenbelege werden in Tabellen mit der Belegnummer '0' und in Listen mit dem Text 'Pauschale' angezeigt. 16 Übungsleiterverwaltung ELVIS Angebotsverwaltung

23 Durch einen Doppelklick auf eine Abrechnungszeile können Sie die Abrechnungsinformationen anzeigen. Diese erhalten Sie auch über das Menü 'Info-Abrechnungsinformation'. Übungsleiter Einzelsatz Serienkennungen Entspricht den Personen Einzelsatz Serienkennungen Übungsleiter Einzelsatz Funktionen Entspricht den Personen Einzelsatz Funktionen Übungsleiter Einzelsatz Texte Entspricht den Personen Einzelsatz Texte Übungsleiter Menü Info Dieses Menü beinhaltet folgende Einträge: Übungsleiterkonto Das Konto des Übungsleiters wird angezeigt. Angezeigt werden alle Daten des Kontos, Monatswerte und Jahreswerte. Übungsleiterkonto Kurzformat Eine Kurzinformation mit den Jahreswerten des Übungsleiterkontos wird angezeigt. Angebote/Kurse des Übungsleiters Zeigt eine Kurzübersicht der Kurse/Angebote, bei denen der Übungsleiter eingetragen ist. Abrechnungsinformation Zeigt den aktuellen Stand der Abrechnung, sowie die erfassten Belege und die Vorjahreswerte zu dem aktuellen Abrechnungssatz. ELVIS Angebotsverwaltung Übungsleiterverwaltung 17

24 Artikel Dieser Menüpunkt ruft die momentan geliehenen Artikel und die Historie auf. Übungsleiter Menü Funktionen Übungsleiter Funktionen Bild Sie können bei einer Person ein Bild hinterlegen. Folgende Einschränkungen gelten hierbei: Größe 300x300 Bildpunkte und max. 256 Farben. Verwendet werden momentan nur Bilder des Typs BMP. Dieses Bild wird, falls Sie das Modul Check In/Out verwenden, beim ein- bzw. auschecken angezeigt. Die Bilder müssen im Verzeichnis \User1\Bilder bzw. \Test\Bilder liegen. Für die Netzwerkversion von ELVIS müssen Sie in den orbit.ini's den Eintrag ImgPfad im Abschnitt [Mandant] auf einen für alle zugänglichen Netzpfad setzen. Übungsleiter - Funktionen - Dokumente Hier können Sie Dokumente zu einem Übungsleiter ablegen. Diese werden Ihnen beim Check In/-Out angezeigt, wenn Sie die Kennung 'C' setzten. Diese können dort geöffnet werden. Die Dokumente müssen im Verzeichnis \User1\Dokumente bzw. \Test\Dokumente liegen. Für die Netzwerkversion von ELVIS müssen Sie in den orbit.ini's den Eintrag DokPfad im Abschnitt [Mandant] auf einen für alle zugänglichen Netzpfad setzen. 18 Übungsleiterverwaltung ELVIS Angebotsverwaltung

25 Übungsleiter - Funktionen Check In/Out Dieser Menüpunkt steht Ihnen zur Verfügung, falls Sie das Check In/Out Modul lizenziert haben Check In/Out Nummer: Hier können Sie angeben, welche Nummer für den Check In/Out verwendet wird. Für die Check In/Out Nummer existiert eine Option im Betreibersatz welcher die Länge der Check In/Out Nummer angibt. Standard für Barcodes sind 8 Stellen 2/5 Interleaved entspricht, siehe Barcodeliste. Die Nummer wird gemäss Ihren Einstellungen im Betreiber auf die entsprechende Länge aufgefüllt. Falls Sie im Betreiber Einstellungen bezüglich voraus und nachgestellter Zeichen vorgenommen haben, so werden diese eingefügt. Hinweis: Die Definition des CIO Pre- und Postfix ist in den Betreibersatz übernommen worden. Tragen Sie dort Ihre Werte aus der ORBIT.INI ein. Falls Sie zu diesen Einstellungen Fragen haben setzten Sie sich bitte mit der ORBIT Hotline in Verbindung. Check In/Out Schlüssel: hier können feste Schlüssel für den Check In/Out eingetragen werden. Tageskarten: Für Übungsleiter bei denen der Studio Zugang nicht über die Mitgliedsdaten erfolgt, steht hier die Möglichkeit der Verwaltung von Tageskarten zur Verfügung. Die Anzahl der Tageskarten wird automatisch bei jedem Besuch verringert. Übungsleiter - Funktionen Check In/Out - Mitteilungen Sie können in die Notebookseite Mitteilungen für den Check In/Out Nachrichten eintragen. Diese werden dann beim Einchecken bzw. Auschecken angezeigt und können dort als mitgeteilt gekennzeichnet werden. Es wird nach dem Mitteilen der Nachricht automatisch das Datum der Mitteilung eingetragen. ELVIS Angebotsverwaltung Übungsleiterverwaltung 19

26 Übungsleiter - Funktionen Check In/Out - Zeiten In dieser Notebookseite Zeiten werden die Protokollsätze des Check In/-Outs angezeigt. Die verwendete Check In/Out Nummer; die Check In Zeit; eine Kennung, ob der Check In trotz Fehlern durchgeführt wurde; die Check Out Zeit; eine Kennung, ob der Check Out beim Verlassen der Studioverwaltung und nicht durch eine normalen Check Out durchgeführt wurde; die Anwesenheitsdauer in Minuten und der vergebene Schlüssel. Angebots- Kursorte Angebots Kursort Einzelsatz Hier ist die Verwaltung der Kursort relevanten Daten möglich. Angebots Kursort Einzelsatz Stammdaten Hier erfassen Sie Anschrift sowie die maximale Teilnehmeranzahl, die in dieser Einrichtung untergebracht werden kann. Angebots Kursort Einzelsatz Kommunikation Hier können Sie die Kommunikationsdaten für den Ort erfassen. Angebots- Kursorte Einzelsatz Verantwortliche Die hier wählbaren Funktionen sind in der Tabelle 'Funktionen' hinterlegt. Die entsprechenden Personen werden bei 'Personen' verwaltet. 20 Übungsleiterverwaltung ELVIS Angebotsverwaltung

27 Angebots- Kursorte Einzelsatz Belegungen Hier werden die dem Ort zugehörigen Belegungen angezeigt. Übungsleiterverwaltung - Abrechnungsmanager Der Abrechnungsmanager stellt eine zentrale Stelle für die Erfassung und Weiterverarbeitung von Übungsleitervergütungen dar. Er ermöglicht die Belegeingabe und das Durchführen von Pauschalenläufen. Nach dem Erstellen von Belege, sei es durch manuelle Eingabe oder durch einen Pauschalenlauf, kann die Auszahlung erfolgen. Für ausgezahlte Belege können dann Abteilungsbelege erzeugt werden. Abrechnungsmanager Belege Um für einen Übungsleiter Belege zu erfassen, wählen Sie den entsprechenden Übungsleiter, die passende Abteilung und den passenden Bereich aus. Danach werden Ihnen die Daten des aktuellen Jahres angezeigt und die vorhandenen Belege geladen. Hierbei ist zu beachten, dass nur mit einem gekennzeichnete Belege (verbucht) in die Daten des aktuellen Jahres eingetragen werden. Unverbuchte Belege sind in den angezeigten Werten NICHT enthalten. Belege mit der Belegnummer '0' sind Pauschalenbelege und können nicht bearbeitet werden. Sie werden nur zur Vollständigkeit angezeigt. Um nun einen neuen Beleg einzugeben, klicken Sie auf den Knopf 'Belege eingeben'. Um einen Beleg zu bearbeiten, wählen Sie die entsprechende Zeile an und klicken auf 'Beleg bearbeiten'. Dabei gelten folgende Einschränkungen: Es können keine verbuchten Belege bearbeitet werden. Belege mit der ELVIS Angebotsverwaltung Übungsleiterverwaltung 21

28 Belegnummer '0' können, da es sich um Pauschalenbelege handelt, ebenfalls nicht bearbeitet werden. Über die Auswahl 'Belegzeitraum' können Sie die Vorgabe des von- und bis Datums des Belegs einstellen. Sie erhalten bei 'täglich' das Tagesdatum, bei wöchentlich den Beginn bzw. das Ende der Woche mit der Ausnahme, dass bei einem Monatswechsel innerhalb der Woche der letzte Tag des Monats als bis-datum verwendet wird (siehe Belegmaske unten). Bei monatlich erhalten Sie das erste und das letzte Monatsdatum. Nach dem Klick auf 'Belege eingeben', kommen Sie in folgenden Dialog. Nun können Sie den Beleg erfassen und mit 'Speichern' übernehmen bzw. mit Abbrechen verwerfen. Bei der Belegeingabe ist zu beachten, dass die Genauigkeit der späteren Auswertungen über die Belege abhängig von der Zeitspanne des Beleges ist. Die Auszahlungsart ist mit der Einstellung in den Übungsleiterstammdaten vorbelegt und kann geändert werden. Unverbuchte Belege können durch Anwählen der entsprechenden Zeile und folgendem Klick auf 'Beleg löschen' aus dem System entfernt werden. Abrechnungsmanager Pauschalen Um den Übungsleitern die eingetragenen Pauschalen zu erteilen, klicken Sie auf den Knopf 'erteilen'. Der Rest des Vorgangs läuft automatisch. HINWEIS: Beachten Sie, dass immer, wenn Sie diese Funktion ausführen, alle Übungsleiter mit Pauschalen einen Beleg mit der entsprechenden Pauschalen erstellt bekommen. Diese Belege werden wie die normal eingegebenen Belege über die Übungsleiter Gutschriften verbucht Abrechnungsmanager Auszahlung Mit diesem Programmpunkt erstellen Sie wahlweise Gutschriftformulare bzw. Gutschriftdisketten oder Barauszahlungen. Für alle bis jetzt eingegebenen Belege bzw. erteilte Pauschalen werden Gutschriften erzeugt und 22 Übungsleiterverwaltung ELVIS Angebotsverwaltung

29 die Beträge auf die Übungsleiterkonten gebucht, sowie in die Abteilungssätze der Übungsleiter eingetragen. Bei der Auswahl Formular bzw. Diskette werden Belege verbucht, die als Auszahlart Gutschrift eingetragen haben. Formulare Die Daten werden an WinWord übergeben und die Vorlage 'uelgut.doc' geladen. Der weitere Vorgang besteht aus dem Ausdrucken eines Serienbriefes unter WinWord. Disketten Es wird eine Gutschriftendiskette erstellt und der entsprechende Datenträgerbegleitzettel erstellt. Halten Sie eine leere Diskette bereit und drucken Sie nach dem Erstellen der Diskette den unter WinWord aufgerufenen Datenträgerbegleitzettel aus. Barauszahlungen Die Daten werden an WinWord übergeben und die Vorlage 'uelbar.doc' geladen. Der weitere Vorgang besteht aus dem Ausdrucken eines Serienbriefes unter WinWord. Abrechnungsmanager Abteilungsbelege Dieser Vorgang druckt die Belege für die Abteilungen aus. Es wird für jeden eingegebenen Beleg und jede erteilte Pauschale ein Beleg für die entsprechende Abteilung erstellt. Nach dem Ausdruck werden die Belege als ausgedruckt gekennzeichnet. Sie haben auch die Möglichkeit die Belege ohne Druck zu löschen. Übungsleiterverwaltung - Jahresabschluß Mit Hilfe des Jahresabschlusses kopieren Sie die Jahreswerte in das Vorjahr und setzten für das neue Jahr die Werte auf 0 zurück. Übungsleiterverwaltung - Statistiken ELVIS Angebotsverwaltung Übungsleiterverwaltung 23

30 Bei der Auswertung Soll - Ist Vergleich werden die Soll- und Ist-Werte der Übungsleiterabrechnungssätze gegenübergestellt. Es ist eine Sortierung nach Übungsleiter, Abteilung und Bereich möglich. Die erstellten Statistiken können zusätzlich als Excelsheet ausgegeben werden. Die Jahresstatistik wird nur in einem Excelsheet ausgegeben und zeigt die gesammelten monatlichen Werte der Übungsleiterbelege. Übungsleiterverwaltung - Übernahme FiBu Wenn Übungsleiter Gutschriften erteilt bekommen, werden auf den entsprechenden Banken die Beträge aufsummiert. Die aufaddierten Abgänge können mittels dieser Funktion jederzeit in Form einer Liste angezeigt werden. Diese Liste dient als Beleg zur Abstimmung mit den Bankkontoauszügen bzw. dem Kassenbuch und der manuellen Übernahme in die Finanzbuchhaltung. Danach werden die Beträge in der Banken Tabelle auf Null gesetzt werden. 24 Übungsleiterverwaltung ELVIS Angebotsverwaltung