VERBAND LUZERNER GEMEINDEN (VVA VLG) Bedienungsanleitung VVA-VLG. AP Schweiz Informatik AG, 6037 Root

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1 VERBAND LUZERNER GEMEINDEN (VVA VLG) Ausgabe 2010 Seite 1 Version 1/RS (Reg.-Nr. V00 d) Bedienungsanleitung VVA-VLG AP Schweiz Informatik AG, 6037 Root This manual was produced using ComponentOne Doc-To-Help.

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3 Inhaltsverzeichnis Technische Voraussetzungen 5 Browser-Version... 5 Geschwindigkeit... 5 Andere Browser... 6 MAC Maschine... 6 Browsereinstellungen 7 Einstellungen im Browser (Internetoptionen)... 7 Sicherheitseinstellungen im Browser... 8 Weitere Einstellungen im Browser... 9 Bildschirmauflösung Allgemeine Bedienung 11 Zugang zur Datenbank via Internet Allgemeine Erläuterungen Bildaufbau Schaltflächen in der VLG-VVA Menüleiste Datensätze suchen Funktionsschaltflächen Allgemeine Prinzipien VVA VLG Kurzübersicht Die einzelnen Bildschirmseiten kurz erklärt Voraussetzungen und Informationen für den Start Hilfe bei Fragen oder Problemen Die Startseite (Home-Seite) 18 Nach dem Anmelden Die Funktionsschaltfläche Erfassung, Mutation Adressen 20 Adressdaten Ähnliche Adresse bereits Erklärungen Datenfelder der Adressdaten Erklärungen Datenfelder der Register zu den Adressdaten Mutation bestehender Daten Datensätze suchen Dokumente 25 Allgemeines Auswertungen 26 Ausgabe von vordefinierten Auswertungen Die Selektionen Auswertungsformen: Hinweis zu: Ausgabe Browser Handbuch VLG-VVA Inhaltsverzeichnis iii

4 Beispiel: Ausgabe Excel iv Inhaltsverzeichnis Handbuch VLG-VVA

5 Technische Voraussetzungen Browser-Version Voraussetzung für den Client ist eine Internet-Explorer Version >= Je nach Browserversion können Sie über? / Extras / Info die aktuelle Internet-Explorer Version kontrollieren. Wenn nicht die korrekte Version installiert ist, können Sie den Browser ab der Homepage von Microsoft herunterladen. Es kann auch vorkommen, dass zwar bereits eine Version 5.50 installiert ist, diese aber nicht genau den Anforderungen der VVA entspricht (es gab verschiedene Versionen des Release). In diesem Fall schlagen wir vor, dass Sie den Browser herunterladen und nochmals installieren. Geschwindigkeit Im Gegensatz zu vielen anderen Internet-Seiten greift die VVA VLG immer wieder auf eine zentrale Datenbank zu. Das Resultat dieser Zugriffe wird an den Client (den lokalen PC) übergeben und muss von diesem zuerst in ein lesbares Format umgewandelt werden. Aus diesem Grund hängt die Geschwindigkeit nicht nur von der Leistungsstärke des Servers ab; wichtige Faktoren sind auch: die Leistungsstärke des lokalen PC s Mindestanforderungen: 500 MHz (Pentium III) und 128 MB Memory die Zugriffsrate des Modems Optimal ist eine ISDN- oder ADSL-Leitung: im Minimum sollte jedoch eine analog Leitung mit 56KBps zur Verfügung stehen die Anzahl der Personen, die gleichzeitig auf das Modem zugreifen Von grosser Bedeutung ist auch, bei welchem Provider der eigene Internetzugang läuft und ob es sich um einen bezahlten oder um einen Gratiszugang handelt. Je nach Abonnement Handbuch VLG-VVA Technische Voraussetzungen 5

6 bietet der Provider eine bestimmte Bandbreite an. Bei Gratiszugängen und grosser Belastung ist der Durchsatz oft sehr gering. Andere Browser MAC Maschine Abgesehen vom Microsoft Internet-Explorer unterstützt die VVA die Browser Mozilla Firefox und Safari. Den Browser von google und Opera empfehlen wir nicht zu verwenden. Auf MAC Maschinen unterstützt die VVA den aktuellen Browser Safari. 6 Inhaltsverzeichnis Handbuch VLG-VVA

7 Browsereinstellungen Einstellungen im Browser (Internetoptionen) Temporäre Optionen anpassen Um sicherzustellen, dass Sie immer mit der aktuellsten Version der VVA arbeiten, müssen folgende Einstellungen im Browser vorgenommen werden: Klicken Sie im Internet-Explorer auf Menüpunkt Extras Menüpunkt Internetoptionen Register Allgemein Im Bereich Temporäre Internetdateien den Button Einstellungen anklicken. Die Option Neuere Versionen der gespeicherten Seiten suchen: auf Bei jedem Start von Internet Explorer setzen Die Einstellung für Anteil des Speicherplatzes auf dem Datenträger sollte mind. 100MB betragen (mehr ist besser) Handbuch VLG-VVA Browsereinstellungen 7

8 Sicherheitseinstellungen im Browser Um sicherzustellen, dass alle Funktionen in der VVA fehlerfrei ausgeführt werden können, müssen folgende Einstellungen im Browser vorgenommen werden (klicken Sie im Internet- Explorer auf): Menüpunkt Extras Menüpunkt Internetoptionen Register Sicherheit Markieren Sie die Zone Vertrauenswürdige Sites Klicken Sie auf den Button Sites Tragen Sie unter Diese Website zur Zone den URL ein und klicken Sie auf den Button Hinzufügen 8 Inhaltsverzeichnis Handbuch VLG-VVA

9 Weitere Einstellungen im Browser Temporäre Internetdateien löschen Es ist empfehlenswert, nach dem Anpassen von Internetoptionen jeweils die temporären Internetdateien zu löschen (klicken Sie im Internet-Explorer auf): Menüpunkt Extras Menüpunkt Internetoptionen Register Allgemein Im Bereich temporäre Internetdateien den Button Dateien löschen anklicken. Die Checkbox Alle Offlineinhalte löschen aktivieren und den Button OK oder Löschen klicken Handbuch VLG-VVA Browsereinstellungen 9

10 Bildschirmauflösung Optimal für die VVA ist eine 1600 x 900 Bildschirmauflösung. Wird mit einer 800x600 Auflösung gearbeitet, ist es notwendig im Browser über die Funktionstaste F11 auf das Vollbild umzuschalten, damit alle Bilder vollständig angezeigt werden. Bei einer Auflösung kleiner als 800x600 ist das Arbeiten mit der VVA nicht möglich. Um die Bildschirmauflösung zu kontrollieren, klicken Sie in der Systemsteuerung auf das Icon Anzeige. Die Bildschirmauflösung finden Sie im Register Einstellungen. 10 Inhaltsverzeichnis Handbuch VLG-VVA

11 Allgemeine Bedienung Zugang zur Datenbank via Internet Um sich mit der VVA zu verbinden, geben Sie folgende URL ein Dann erscheint die Anmeldeseite. Login: Haben Sie vom VLG ein persönliches Login bekommen, so geben Sie ihr Login ein. Haben Sie als Gemeinderat oder Gemeindeverwaltung einen eingeschränkten Zugriff so geben Sie ihre adresse ein. Passwort: Anschliessend das Passwort. Dann klicken Sie auf den Knopf Anmelden. Zum Login Ihr Login sowie Ihr Initialpasswort haben Sie vom VLG bekommen. Zum Passwort Das Passwort ist maximal 160 Tage gültig und muss mindestens fünf Zeichen lang sein. Wenn eine dieser Voraussetzungen nicht erfüllt ist, werden Sie beim Anmelden aufgefordert, ein neues Passwort einzugeben. Handbuch VLG-VVA Allgemeine Bedienung 11

12 Wird auf der Login-Seite drei Mal das falsche Passwort eingegeben, wird der Verein gesperrt. In diesem Fall muss vom VLG ein neues Passwort vergeben werden. Passwort vergessen (für Login) Haben sie Ihr Passwort zu Ihrem login vergessen so können Sie sich ihr Passwort per zusenden lassen Tragen Sie ihre adresse ein und klicken Sie auf senden. Der Server sendet ihnen dann ein mit ihrem aktuellen Passwort. Allgemeine Erläuterungen Bildaufbau Browser Menü- und Symbolleisten Für die VVA sind vor allem folgende Browser-Schaltflächen von Bedeutung, die Symbole des verwendeten Browsers, sind je nach Browser unterschiedlich in der Darstellung: Zurück Adresse Titelleiste Über die Schaltfläche Zurück kehren Sie auf die vorherige Seite zurück Im Feld Adresse wird der aktuelle Link angezeigt, inklusive übergebenen Parametern Hinweis: Wir empfehlen Ihnen mit einer 1600x900 Bildschirmauflösung zu arbeiten. Wenn Sie jedoch die 800x600 Auflösung bevorzugen, ist es für die VVA notwendig im Browser über die Funktionstaste F11 das Vollbild einzuschalten, damit alle Stammdatenbilder vollständig angezeigt werden können In der Titelleiste wird angegeben, auf welchem Stammdatenbild Sie sich gerade befinden Menüleiste Siehe Schaltflächen in der Menüleiste auf Seite Inhaltsverzeichnis Handbuch VLG-VVA

13 Eingabefelder Allgemeine Funktionsschaltflächen Spezielle Funktionsschaltflächen Registerkarten Wozu? Wozu? Die Erklärung zu den einzelnen Eingabefelder finden Sie im Abschnitt Eingabefelder unter der Beschreibung der entsprechenden Bildschirmseite Siehe Die Funktionsschaltfläche auf Seite 18 Die Erklärung zu den einzelnen Eingabefelder finden Sie im Abschnitt Spezielle Funktionsschaltflächen unter der entsprechenden Bildschirmseite Die Erklärung zu den einzelnen Registerkarten und den darin enthaltenen Eingabefelder finden Sie im Abschnitt Registerkarten unter der entsprechenden Bildschirmseite Schaltflächen in der VLG-VVA Menüleiste In der Menüleiste finden Sie einige Schaltflächen, die überall dieselbe Funktion haben und auf die Sie von allen Seiten aus gleichermassen zugreifen können. Home Mit dieser Schaltfläche wechseln Sie auf die Startseite Pickliste öffnen, Die Beschreibung der Funktion finden Allgemeine Prinzipien auf Seite 15 Positionieren auf den ersten Datensatz Mit dieser Schaltfläche wechseln Sie zum ersten Datensatz in Ihrer Datenauswahl Positionieren auf den vorherigen Datensatz Mit dieser Schaltfläche wechseln Sie genau einen Datensatz zurück Positionieren auf den nächsten Datensatz Mit dieser Schaltfläche wechseln Sie genau einen Datensatz vor Positionieren auf den letzten Datensatz Mit dieser Schaltfläche wechseln Sie zum letzten Datensatz in Ihrer Datenauswahl Datensätze suchen Die Beschreibung der Funktion finden Sie unter Datensätze suchen auf Seite 24 Hinweis: Sie können die Funktion Datensätze suchen auch über die Funktionstaste F9 auslösen Seite leeren Mit dieser Schaltfläche löschen Sie den Inhalt der Felder, um anschliessend neue Suchkriterien einzugeben oder um einen neuen Datensatz anzulegen Neuen Datensatz anlegen Mit dieser Schaltfläche fügen Sie einen neuen Datensatz ein Datensatz speichern Mit dieser Schaltfläche speichern Sie die Änderungen in dem aktuellen Datensatz Datensatz löschen Mit dieser Schaltfläche löschen Sie einen bestehenden Datensatz Auswertungen erstellen, Liste drucken Mit dieser Schaltfläche werden Sie auf ein Selektions-, Auswertungsbild weitergeleitet, auf dem Sie die zu druckenden Datensätze aufgrund bestimmter Merkmale auswählen können Die Erklärung zu den einzelnen Auswertungsbildern finden Sie im Abschnitt Auswertungsbild unter der entsprechenden Bildschirmseite. Online-Hilfe aufrufen Mit dieser Schaltfläche rufen Sie die auf (nicht aktiv) Datensätze suchen In der VVA stehen Ihnen drei verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, Datenbestände durchzusehen: Blätterfunktionen über die Positionierungs-Schaltflächen in der Menüleiste Suchfunktion über Picklisten Handbuch VLG-VVA Allgemeine Bedienung 13

14 Suchfunktion über die Schaltfläche Datensätze suchen in der Menüleiste Blätterfunktionen Die Blätterfunktionen bedienen Sie über die zugehörigen Schaltflächen in der Menüleiste. Diese Schaltflächen sind besonders bei kleinen Datenbeständen mit wenigen Einträgen oder nach der Durchführung einer Selektion hilfreich Picklisten Mit Hilfe einer Pickliste können Sie aus einer Liste von Datensätzen einen bestimmten Datensatz auswählen Haben Sie einen Datensatz durch Anklicken des entsprechenden Links in der Pickliste ausgewählt, wird er auf der aktuellen Bildschirmseite angezeigt Datensätze suchen Mit dieser Schaltfläche lösen Sie eine Suchfunktion aus, nachdem Sie die Suchkriterien eingegeben haben. Solange die angezeigten Datensätze ein Ergebnis der Suche sind, bleibt die Schaltfläche gedrückt. Sie können die Maus auf die gedrückte Schaltfläche positionieren, damit Ihnen die Anzahl der gefundenen Datensätze und die Suchbedingung umgesetzt in eine SQL- Anweisung in einem Tip Tool angezeigt werden Wenn Sie mit der Schaltfläche Positionieren auf den ersten Datensatz bzw. Positionieren auf den letzten Datensatz auf einen Datensatz gewechselt haben, entspricht das einer Suche über alle Datensätze und die Schaltfläche bleibt gedrückt. In diesem Fall wird Ihnen im Tip Tool nur die Anzahl der Datensätze angezeigt Wenn Sie erneut auf die Schaltfläche klicken, werden Ihnen die eingegebenen Suchbedingungen in den Feldern angezeigt Die Schaltfläche Datensatz suchen dient dazu, auch in grösseren Datenmengen bestimmte Datensätze rasch aufzufinden Zum Vorgehen: Mit der Schaltfläche Seite leeren auf der Menüleiste leeren Sie zunächst alle Felder innerhalb der Seite und machen normalerweise nicht editierbare Eingabefelder zugänglich Tragen Sie nun die Suchbedingungen in die Felder der Seite ein. Hierzu steht Ihnen folgender Platzhalter (Wildchart) zur Verfügung: % für beliebig viele Zeichen Hinweis: Sie können den Platzhalter mehrmals verwenden, entweder im selben Eingabefeld oder um über mehrere Eingabefelder zu suchen. Der Platzhalter steht Ihnen jedoch nur in nichtnumerischen Feldern zur Verfügung. Zusätzlich haben Sie auch die Möglichkeit nach dem tatsächlichen Inhalt (ohne Platzhalter) zu suchen Beispiel: Die Eingabe Schmid% im Feld Nachnamen findet alle Nachnamen, die mit Schmid beginnen (z.b. auch Schmidlin), wogegen die Eingabe Schmid im Feld Nachnamen nur Schmids zurückbringt Mit der Schaltfläche Datensätze suchen lösen Sie die Suche nach den Datensätzen in der Tabelle aus, die den eingetragenen Informationen in den Eingabefeldern der Seite entsprechen Hinweis: Sie können die Funktion Datensätze suchen auch über die Funktionstaste F9 auslösen Hinweis: Bei der Suche wird die Gross- und Kleinschreibung ignoriert War die Suche erfolgreich, wird der erste gefundene Datensatz angezeigt. Wurde mehr als ein Datensatz gefunden, können die übrigen Sätze über die Blätterfunktionen in den Positionierungsschaltflächen angezeigt werden Hinweis: Das System zeigt Ihnen die Anzahl der gefunden Datensätze in der Statuszeile an (z.b. Es wurden 4 Datensätze gefunden) 14 Inhaltsverzeichnis Handbuch VLG-VVA

15 Wozu? Wozu? Damit sie wieder in der gesamten Tabelle blättern und arbeiten können, müssen Sie die Ergebnismenge über die Schaltfläche Datensätze suchen wieder auf Null setzen Funktionsschaltflächen Auf der rechten Bildseite finden Sie jeweils auf allen Bildern einige Schaltflächen, über die Sie zwischen den einzelnen Stammdatenbildern hin- und herwechseln können. Die Schaltfläche des Stammdatenbildes, auf dem Sie sich gerade befinden, ist jeweils deaktiviert Hinweis: Auf einigen Bildern werden Sie Funktionsschaltflächen finden, die hier nicht beschrieben sind. Diese führen Funktionen aus die Sie nur auf diesen Bildern benötigen und sind deshalb im Abschnitt Spezielle Funktionsschaltflächen unter der entsprechenden Bildschirmseite dokumentiert Adressen Mit dieser Funktionsschaltfläche wechseln Sie zu ErfassungMutatioAdressen auf Seite 20 Dokumentenverwaltung Mit dieser Funktionsschaltfläche wechseln Sie auf die Verwaltung und Abfrage von Dokumenten. Seite Dokumente auf Seite 25 Allgemeine Prinzipien Damit Ihnen die Arbeit leichter fällt, sollten Sie sich zunächst mit einigen grundsätzlichen Funktionen vertraut machen, die Ihnen während Ihrer Arbeit immer wieder begegnen. Hierzu gehören: Umgang mit Picklisten wichtige Schaltflächen Positionslistenfunktionen und Eingabehilfen in Datumsfeldern Picklisten öffnen Auf jedem Stammdatenbild finden Sie in der Menüleiste die Schaltfläche Pickliste öffnen. Einträge aus Picklisten übernehmen Damit können Sie aus einer Liste von Datensätzen einen bestimmten Datensatz auswählen. Haben Sie einen Datensatz durch Anklicken des entsprechenden Links in der Pickliste ausgewählt, wird er auf der aktuellen Bildschirmseite angezeigt Sie finden auch neben verschiedenen Eingabefeldern die Schaltfläche Pickliste öffnen. Dann dient Sie zum Übernehmen von Einträgen aus der Pickliste in das entsprechende Eingabefeld. Um diese Pickliste zu öffnen, haben Sie zwei Möglichkeiten Wenn Sie Einträge aus einer Pickliste in das Eingabefeld Ihrer Seite übernehmen wollen, können Sie auf die Schaltfläche Übernehmen klicken. Sortierung in den Positionslisten Wechsel auf Bearbeitungsseite Sobald Sie mit dieser Schaltfläche einen Eintrag übernommen haben, wird das Fenster geschlossen und Sie kehren auf die Eingabeseite zurück Wenn der Datensatz bereits eingefügt ist, wird der Eintrag, den Sie aus der Pickliste übernommen haben, automatisch gespeichert. Sie müssen diesen Datensatz nicht mehr explizit speichern Sie können jede Positionsliste nach Ihren Wünschen sortieren. Klicken Sie dazu in den Spaltenkopf der Spalte, nach deren Eintragungen Sie die Positionsliste sortieren wollen. Damit wird die Spalte in aufsteigender Reihenfolge sortiert. Das wird durch den nach oben weisenden Pfeil im Spaltenkopf sichtbar gemacht. Wenn Sie erneut auf den Spaltenkopf klicken, weist der Pfeil nach unten, d. h. die Sortierung findet in absteigender Reihenfolge statt. Die Sortierung von Positionslisten findet immer in alphabetischer Reihenfolge statt. Sie haben bei gewissen Eingabefeldern die Möglichkeit, direkt auf die zugehörige Bearbeitungsseite zu wechseln. Dazu können Sie die Schaltfläche Auf Bearbeitungsseite wechseln einsetzen, die Sie neben dem entsprechenden Eingabefeld finden. Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, öffnen Sie ein leeres Formular Ihres - Handbuch VLG-VVA Allgemeine Bedienung 15

16 Programms. Die -Adresse ist bereits in das Adressfeld übernommen. Datumsangaben Automatische Korrektur In Feldern, in denen eine Datumseingabe gefordert ist, können Sie Eingabehilfen nutzen, die Ihnen das Programm bietet: die automatische Korrektur von manuellen Eingaben. Diese automatische Korrektur wird wirksam, sobald Sie mit der Tabulatortaste oder mit der Maus in ein neues Feld wechseln. Eingabe von 3.6. damit ergänzt das Programm automatisch die führenden Nullen vor einstelligen Tagesund Monatsangaben und das aktuelle Jahr Eingabe von * damit setzt das Programm automatisch das aktuelle Datum ein Eingabe von»tt«damit ergänzt das Programm automatisch den aktuellen Monat und das aktuelle Jahr VVA VLG Kurzübersicht Die einzelnen Bildschirmseiten kurz erklärt Die Bildschirmseite Login Default Adressen Dokumente dient zum Anmeldung in der VVA VLG Auf diese Seite gelangen Sie immer als Erstes. Weitere Informationen zu dieser Seite finden Sie unter Zugang zur Datenbank via Internet auf Seite 11 Startseite der VVA VLG Die Menü-Schaltfläche bringt Sie von jeder Seite hierher zurück. Weitere Informationen zu dieser Seite finden Sie unter Nach dem Anmelden auf Seite 18 Verwalten der Adressdaten mit allen Zusatzinformationen. Weitere Informationen zu dieser Seite finden Sie unter Adressen auf Seite 20 Verwalten und Download von Dokumenten Weitere Informationen zu dieser Seite finden Sie unter Dokumente auf Seite 25 Grundeinstellungen Voraussetzungen und Informationen für den Start Für eine korrekte Datumsanzeige stellen Sie das Datumsformat bitte folgendermassen ein: Wählen Sie unter Start den Menüpunkt Einstellungen Systemsteuerung Doppelklicken Sie auf Ländereinstellungen Zugang PC- und Browser Anforderungen und Einstellungen Im Register Datum muss das Format für das kurze Datumsformat auf TT.MM.JJJJ eingestellt sein Die VVA wird über den URL erreicht. Als Erstes gelangen Sie auf die Login Seite. Weitere Informationen zu dieser Seite finden Sie unter Zugang zur Datenbank via Internet auf Seite 11. Auf der Loginseite finden Sie folgenden Link: PC- und Browser-Einstellungen für die VLG VVA In diesem Dokument finden Sie alle notwendigen Angaben für einen problemlosen Einstieg in die VLG VVA 16 Inhaltsverzeichnis Handbuch VLG-VVA

17 Bitte lesen Sie beide Dokumente aufmerksam durch und folgen Sie den darin enthaltenen Anweisungen! Auswertungen Erste Schritte Datenerfassung Auswertungen Von Vorteil ist, wenn auf Ihrem PC die Microsoft-Applikation installiert ist. Dadurch können Sie verschiedene Auswertungen ins Excel exportieren Damit die Auswertungen korrekt exportiert bzw. angezeigt werden, überprüfen Sie bitte folgende Einstellungen auf Ihrem PC: Öffnen Sie den Explorer Den Menüpunkt Extras anwählen Den Menüpunkt Ordneroptionen anwählen Das Register Dateitypen anwählen Die Datei-Erweiterung DOC suchen und die Schaltfläche Erweitert anwählen Wenn die Checkbox Im selben Fenster durchsuchen aktiviert ist, deaktivieren Sie sie und speichern Sie die Anpassung über die Schaltfläche OK Die Datei-Erweiterung ASP suchen und die Schaltfläche Erweitert anwählen Wenn die Bezeichnung nicht APS auto file heisst, ändern Sie sie entsprechend Wenn die Checkbox Öffnen nach dem Download bestätigen aktiviert ist, deaktivieren Sie sie und speichern Sie die Anpassung über die Schaltfläche OK Wir empfehlen zuerst das Handbuch zu lesen oder beim VLG eine Schulung zu besuchen. Das Handbuch finden Sie als PDF-Datei auf der Loginseite. Die Online-Hilfe zur VVA lässt sich auf jeder Seite über die Menü-Schaltfläche Online-Hilfe aufrufen Bedarf auch gedruckt werden (nicht verfügbar) aufrufen und kann bei Hinweis: Die Funktion Online-Hilfe aufrufen kann auch über die Funktionsschaltfläche F1 ausgelöst werden Beginnen Sie die Datenerfassung mit den Adressdaten des Präsidenten und ergänzen Sie dann Ihre Vereinsdaten. Danach können Sie die weiteren Mitglieder erfassen Hinweis: Für Fragen oder Kommentare zur VVA VLG wenden Sie sich bitte an die Kontaktadresse unter HilfebeiFragen auf Seite 11. Sie finden auf jedem Stammdatenbild die Menü-Schaltfläche Listen können als Excel, PDF, etc. ausgegeben werden Hilfe bei Fragen oder Problemen Bei Fragen oder Problemen mit der VVA VLG wenden Sie sich bitte an untenstehende Kontaktadresse. Kontaktadresse für Bedienungsfragen und Fragen zum VLG Der VLG hat eine verantwortliche Person die Sie unterstützen kann. Melden Sie sich beim Sekretariat des VLG. Kontaktadresse für Technische Fragen AP Schweiz Informatik AG Renato Steffen, Luzernerstrasse 23, 6037 Root Tel.: 041/ , Fax: 041/ , Handbuch VLG-VVA Allgemeine Bedienung 17

18 Die Startseite (Home-Seite) Nach dem Anmelden Wenn Sie sich angemeldet haben, kommen Sie auf die Home-Seite. Hier können Sie auswählen, was Sie bearbeiten möchten. Die Funktionsschaltfläche? Online Handbuch (nicht verfügbar) Adressen: Verwalten der Adressen mit - Kommunikationsdaten (Telefon ) - Bank- / Postkonten - Verbandsfunktionen - Gemeindefunktionen - Kantonsfunktionen 18 Inhaltsverzeichnis Handbuch VLG-VVA

19 Dokumente: Verwalten und Download von Dokumenten. Infotext bearbeiten Bearbeiten des Infotextes auf der Startseite. Funktion für die Verwaltung VLG. Zurück zur Loginseite Wenn Sie hier klicken, so können Sie sich neu anmelden. Handbuch VLG-VVA Die Startseite (Home-Seite) 19

20 Erfassung, Mutation Adressen Adressdaten Wenn Sie auf den Knopf klicken, so wird Ihnen die nachfolgende Bildschirmmaske angezeigt. Um eine neue Adresse zu erfassen, muss der Inhalt der Maske leer sein. Ist dies nicht der Fall, so können Sie mit dem Button Clear eine leere Maske erzeugen Nun können Sie die Adressdaten eintragen: Vorname, Name, Postleitzahl, Ort, Geburtsdatum. Die anderen Felder sind fakultativ. Im unteren Bildteil hat es fünf Registerkarten "Kommunikation", "Bank-Post", "Verband", "Gemeinde", "Kanton". Die Registerkarten bzw. deren Inhalt ist nachfolgend beschrieben. Wenn Sie die Daten eingetragen haben, klicken Sie auf den Button New der Adresse eine Nummer zugeteilt und diese wird gespeichert. und dann wird Ähnliche Adresse bereits Beim Speichen einer neuen Adresse wird ein Test gemacht, ob diese Adresse bereits erfasst wurde. Bei dieser Situation erscheint folgende Meldung: Wenn die Adresse welche bereits erfasst ist, identisch mit derjenigen ist, welche Sie erfassen wollen, dann klicken Sie auf diese Nummer welche angezeigt wird. Ist die neue 20 Inhaltsverzeichnis Handbuch VLG-VVA

21 Adresse nicht bei den Vorgeschlagenen, so klicken Sie auf Adresse registriert. und die Erklärungen Datenfelder der Adressdaten Adressnummer: Diese Nummer wird bei der Neuerfassung automatisch durch das System vergeben und ist der eindeutige Schlüssel der Adresse. Anrede: z.b. "Herr" oder "Frau" etc. Wird nichts eingegeben, so wird in Abhängigkeit der Sprache und des Geschlechts eine Anrede automatisch eingetragen: z.b. Herr, Monsieur, Signor, Signur, Mister. Titel: z.b. "Dr." oder " lic. jur." etc. Vorname: z.b. Guido Nachname: z.b. Graf Organisation: z.b. Gemeindeverband ARA Wolhusen-Werthenstein-Ruswil. Wird nur eingetragen wenn die Person einer Organisation angehört. Arbeitgeber / co. z.b. Gemeinde Ebikon, Kanton Luzern, etc. Zusatz: z.b. Staatsarchiv, Bibliothek oder eine Funktion Postfach: z.b. Postfach 7853 (nicht nur die Nummer eintragen) Strasse: z.b. Schützenstr. 9 (Strasse und Hausnummer) allenfalls auch Briefkasten-Nr. Land: z.b. CH, AT (Landesabkürzung nach ISO) PLZ: z.b (Postleitzahl) Ort: z.b. Luzern (Ortsbezeichnung) Kanton: z.b. LU (Kantonskennzeichen) AHV-Nummer: z.b (neue Versichertennummer gemäss AHV-Ausweis) Handbuch VLG-VVA Erfassung, Mutation Adressen 21

22 Geburtsdatum: z.b (Geburtsdatum im Format TT.MM.JJJJ) Geschlecht: M = Männlich / w = weiblich / d = für Organisationen und Firmen Sprache: Es können die Landesprachen ausgewählt werden Nationalität: z.b. Schweiz (die ISO Bezeichnung kann ausgewählt werden) 1. und 2. Heimatort mit Kantonskennzeichen z.b. Paffnau LU Keine Werbung: Wenn dieses Feld angekreuzt ist, wird die Adresse für Werbezwecke nicht verwendet. Adresse inaktiv: Wenn eine Adresse nicht mehr verwendet werden soll jedoch diese aus Historie Zwecken nicht gelöscht werden soll, so kann hier ein Datum gesetzt werden, ab welchem die Adresse nicht mehr zu verwenden ist. Letzte Mutation: Es wird angezeigt wer die letzte Mutation an der Adresse gemacht hat. (Login-Name und Zeit). Erklärungen Datenfelder der Register zu den Adressdaten Registerkarte Kommunikation Hier werden die verschiedenen Telefon- Faxnummern, adressen in den drei Blöcken Privat / Geschäft / Büro Gemeindeverwaltung erfasst. Bei den adressen kann mit einem Kenner gekennzeichnet werden, welche E- Mailadresse, prioritär für Newsletter und Massenmails verwendet werden soll. Registerkarte Bank / Post Hier kann eingetragen werden auf welches Konto allfällige Entschädigungen und Spesen vergütet werden sollen Die IBAN Nummer ist einzutragen! Sollen die Entschädigungen an den Arbeitgeber / Gemeinde, etc. vergütet werden so wird die Nummer der Empfängeradresse eingetragen. 22 Inhaltsverzeichnis Handbuch VLG-VVA

23 Registerkarte Verband Hier wird eingetragen welche Funktionen die Person im Verband VLG ausübt. Bei Gemeindefunktionären werden die Bereiche, welche die Person betreut, eingetragen. Weiter wird eingetragen in welchen Arbeitsgruppen die Person mitarbeitet. Dann können noch Kennzeichen gesetzt werden, wenn die Person den VLG-Newsletter, die Gazette und Medieninformationen erhalten soll. Registerkarte Gemeinde Hier wird eingetragen, in welcher Gemeinde die Person welche Tätigkeiten ausübt und welcher Partei die Person angehört und wann die Person gewählt wurde (Jahr Amtsantritt 19xx). Registerkarte Kanton Hier wird eingetragen, welche Tätigkeiten die Person im Kanton ausübt und welcher Partei die Person angehört und wann die Person gewählt wurde (Jahr Amtsantritt 19xx). Mutation bestehender Daten Wenn Sie bestehende Daten mutieren wollen, so überschreiben Sie den Inhalt und klicken zum Speichern nach auf den Update Knopf. Handbuch VLG-VVA Erfassung, Mutation Adressen 23

24 Datensätze suchen Beispiel: Suchen Adressen z.b.: Eingabe Name/Vorname und Klicken auf Feldstecher oder F9 Wenn anschliessend der Mauszeiger nochmals auf den Feldstecher geführt wird, sieht man die Anzahl der gefundenen Datensätze. In diesem Beispiel hat der Benutzer Rechte auf Stufe VLG. Vereine sehen natürlich nur ihre eigenen Mitglieder. Suche mit Platzhalter (Wildchart) zur Verfügung: % für beliebig viele Zeichen. Beispiel: Eingabe beim Vornamen M% und beim Nachnamen Aregger, es werden alle Mitglieder gesucht deren Name/Vorname mit den eingegebenen Anfangsbuchstaben beginnen. Es kann auch nach einer Zeichenfolge in einem beliebigen Feld gesucht werden. Beispiel für die Eingabe %haus%. Beispiel: Blättern innerhalb der gefundenen Datensätze Innerhalb der gefundenen Datensätze kann mit den Positionspfeilen werden. Beispiel: Anzeige aller gefundenen Datensätze in einer Übersicht geblättert Mit dem Symbol Pickliste werden. kann die Auswahl der gefundenen Datensätze angezeigt Durch Klick auf die Adressnummer wird der entsprechende Datensatz angezeigt. 24 Inhaltsverzeichnis Handbuch VLG-VVA

25 Dokumente Allgemeines Wenn Sie auf den Knopf klicken, so wird Ihnen die nachfolgende Bildschirmmaske angezeigt. Auf dieser Maske "Dokumentengruppe" werden die verschiedenen Bereiche von Dokumenten angezeigt. Je nach Funktion und Berechtigungen der eingeloggten Person werden diejenigen Dokumentenbereiche mit dunkler Schrift dargestellt auf welche die Person Zugriff hat. Wird auf einen solchen Bereiche geklickt so werden die entsprechenden Dokumente angezeigt. Beispiel: Beim Klick auf Vorstand VLG werden die verschiedenen Dokumente angezeigt welche durch Klick geöffnet werden können. Die Ordner Struktur kann mir Klick auf + / - auf und zu geblättert werden. Mit dem Klick auf ein Dokument kann diese geöffnet werden (siehe roter Pfeil) Handbuch VLG-VVA Dokumente 25

26 Auswertungen Ausgabe von vordefinierten Auswertungen Es gibt verschiedene vordefinierte Auswertungen. Auf der Navigationsbar gelangen Sie mit dem Klick auf den Button "Print zur Selektionsseite der Auswertungen. Die Selektionen Je nach gewünschter Auswertung, können verschiedene Selektionen vornehmen. Die Selektionen sind unterteilt in Gurppen wie Verbandsfunktionen, Delegationen VLG, etc. Wenn Sie zb. Bei Verbandsfunktionen auf den nebenstehenden Knopf klicken können Sie innerhalb der Gruppe eine Mehrfachselektion vornehmen 26 Inhaltsverzeichnis Handbuch VLG-VVA

27 Es gelten die Und-Bedingungen. Zwischen den Gruppen gelten Oder-Bedingungen. Nach der Eingabe der Selektion klicken Sie auf die gewünschte Auswertung mit dem Klick auf den Knopf auswählen. Auswertungsformen: Die Auswertung kann in verschiedenen Formaten gemacht werden Browser: PDF: Excel: Export: Anzeige als Internet Browserseite die anschliessend über den Druckerbutton ausgedruckt werden kann. Ausgabe als pdf Datei Die Daten werden als Exceltabelle aufbereitet und ausgegeben Mit dieser Funktion exportieren Sie die Datensätze im CSV- Format Etiketten als PDF: Ausgabe eines fertig formatierten Etikettenbogen (3x7 Etiketten je Seite) Etiketten Daten: Serienbrief: Newsletter: Hinweis zu: Ausgabe Browser Ausgabe einer Exceltabelle mit den Adressdaten zum eigenen benutzen als Datenquelle zb. für Wordserienbrief. Ausgabe der adressen der selektierten Personen ins BCC ihres Mailsystems z.b. Outloock. Öffnet das ausgewählte Worddokument und übergibt die Adressdaten an die Textmarken im Word. Die möglichen Textmarken können Sie unter dem Link Dot-Datei für Serienbrief einsehen. Dies ist eine spezielle Funktion die nur das VLG Sekretariat benutzen kann um die Newsletter zu versenden. Hier können Sie eine Liste anzeigen lassen und in der Folge über den Button oder "Datei drucken" auf Ihren Drucker ausgeben, oder wählen ein gewünschtes Ausgabeformat. "Drucken" Handbuch VLG-VVA Auswertungen 27

28 Es gibt die nachfolgenden möglichen Ausgabeformate. Nach der Auswahl des Formates wird auf exportieren geklickt. Beispiel: Ausgabe Excel Die selektierte Liste wird direkt als Excel aufbereitet und kann wahlweise geöffnet oder direkt lokal abgespeichert werden 28 Inhaltsverzeichnis Handbuch VLG-VVA