Leitfaden für die Genehmigung und Abrechnung von Dienstreisen

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1 Georg-August-Universität Göttingen Stand: Januar 2012 Stiftung Öffentlichen Rechts Abteilung Personaladministration und Personalentwicklung Team 513 Leitfaden für die Genehmigung und Abrechnung von Dienstreisen 1

2 Inhaltsverzeichnis Vorbemerkung 1 Rechtsgrundlagen 2 Begriffsbestimmungen 2.1 Dienstreisende 2.2 Dienstreisen 2.3 Auslandsdienstreisen 2.4 Dienstgeschäft 2.5 Dienstreisen in Verbindung mit privaten Reisen ( 13 BRKG) 3 Genehmigung von Dienstreisen 3.1 Verfahren 3.2 Antrag und Genehmigung vor Antritt 3.3 Reiseziel und Beförderungsmittel Wahl des Beförderungsmittels Beförderungsmittel Privatkraftfahrzeug Beförderungsmittel Flugzeug 3.4 Finanzierung 4 Abrechnung von Dienstreisen 4.1 Zuständigkeit und Verfahren 4.2 Reisekostenabschlag 4.3 Reisekostenrechnung 4.4 Reisekostenvergütung Fahrtkostenerstattung ( 4 BRKG) Wegstreckenentschädigung ( 5 BRKG) Benutzung von Taxen und Mietwagen ( 4 Abs. 4 BRKG) Tagegeld ( 6 BRKG) Übernachtungsgeld ( 7 BRKG) Erstattung von Auslagen bei längerem Aufenthalt am Geschäftsort ( 8 BRKG) Nebenkosten ( 10 BRKG) 5 Auslandsdienstreisen 5.1 Auslandsreisekostenverordnung 5.2 Fahrtkostenerstattung ( 2 ARV) Bahnreisen Flugreisen 5.3 Auslandstagegeld, Auslandsübernachtungsgeld ( 3 ARV) 5.4 Grenzübertritt ( 4 ARV) 5.5 Reisekostenvergütung bei längerem Aufenthalt am Geschäftsort ( 5 ARV) 6 Reisen Außenstehender (Betriebsfremder) 7 Reisekostenvergütung in besonderen Fällen ( 11 BRKG) 7.1 Vorstellungsreisen (ohne Reisen anlässlich von Berufungsverfahren) 7.2 Vorstellungsreisen für Stellen für Professorinnen und Professoren 2

3 Vorbemerkung Der vorliegende Leitfaden zum Reisekostenrecht ist als Hilfestellung von der Antragstellung bis zur Abrechnung von Dienstreisen konzipiert. Die Inhalte der verschiedenen Rechtsvorschriften, Erlasse und Rundschreiben zum Reisekostenrecht werden hier zusammengefasst. Dieser Leitfaden richtet sich an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stiftungsuniversität Göttingen (ohne Universitätsmedizin), die selbst Dienstreisen durchführen oder mit der Antragstellung, der Genehmigung oder der Abrechnung befasst sind. Obwohl die Stiftungsuniversität Göttingen nicht mehr an alle Erlasse des Landes Niedersachsen unmittelbar gebunden ist, sind diese gleichwohl weiterhin anzuwenden. Dieser Leitfaden erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Daher kann und darf auf einen Blick in die Rechtsvorschriften nicht verzichtet werden; dies gilt insbesondere für die Reisekosten - Verantwortlichen, denen die Abrechnung der Reisekostenrechnung und die Bescheinigung der rechnerischen Richtigkeit obliegt. Bei Rückfragen und für Anregungen zu diesem Leitfaden wenden Sie sich bitte an die Abteilung 5/Personaladministration und Personalentwicklung, Team 513, Tel.: (0551) mailto: christine.weinrich@zvw.uni-goettingen.de 3

4 1. Rechtsgrundlagen Gemäß 84 in Verbindung mit 1 und 120 des Niedersächsischen Beamtengesetzes (NBG) erhalten Beamtinnen und Beamte der Stiftungsuniversität eine Reisekostenvergütung in entsprechender Anwendung der für Bundesbeamte geltenden Rechtsvorschriften, jedoch mit den in Niedersachsen geltenden einschränkenden Maßgaben. Gemäß 23 Abs. 4 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) sowie 10 und 11 des Tarifvertrages für Auszubildende der Länder in Ausbildungsberufen nach dem Berufsbildungsgesetz (TVA-L BBiG) wird Reisekostenvergütung für Beschäftigte und Auszubildende in entsprechender Anwendung der für die Beamten geltenden Bestimmungen gewährt. Die Berechnung der Reisekostenvergütung wird somit im Wesentlichen durch folgende Gesetze und Verordnungen vorgegeben: 84 Niedersächsisches Beamtengesetz (NBG) Bundesreisekostengesetz (BRKG) Auslandsreisekostenverordnung (ARV) Darüber hinaus kommen auch diverse andere Bestimmungen zur Anwendung, wie etwa die folgenden: Verwaltungsvorschriften zum BRKG Runderlass des MF v (Nds. MBI S. 892) Auslandsreisekostenrecht, Neufestsetzung der Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder Runderlass des MF (Nds. MBl S. 866) Ausführungsbestimmungen zum Reisekostenrecht 4

5 2 Begriffsbestimmungen 2.1 Dienstreisende Zu den Dienstreisenden gehören a) im Dienst der Stiftungsuniversität Göttingen stehende Professorinnen und Professoren sowie Beamtinnen und Beamte, b) im Dienst der Stiftungsuniversität Göttingen stehende Verwaltungs- und Vertretungsbeauftragte, c) im Dienst der Stiftungsuniversität Göttingen stehende Beschäftigte (im Angestelltenverhältnis), d) im Dienst der Stiftungsuniversität Göttingen stehende wissenschaftliche und studentische Hilfskräfte, die eine Dienstreise durchführen. Im Universitätsdienst stehen nicht nur Beschäftigte, die aus Mitteln der Finanzhilfe vergütet werden, sondern auch solche, die aus Mitteln Dritter (Beiträge Dritter, eigener Erwerb) vergütet werden und deren Arbeitsverträge von der zentralen Universitätsverwaltung abgeschlossen worden sind. Keine Dienstreisenden sind zum Beispiel: a) Emeritierte und pensionierte Professorinnen und Professoren, es sei denn, sie sind mit der Wahrnehmung von Dienstgeschäften für die Stiftungsuniversität Göttingen durch das Präsidium besonders beauftragt worden, b) Lehrbeauftragte, c) Studierende, Stipendiaten, Diplomanden, Doktoranden, es sei denn, sie stehen in einem gesonderten Beschäftigungsverhältnis zur Stiftungsuniversität Göttingen, d) Personen, die nicht an der Stiftungsuniversität Göttingen beschäftigt sind. Sofern diese Personen Reisen im dienstlichen Interesse der Stiftungsuniversität Göttingen durchführen, handelt es sich nicht um Dienstreisen, sondern um Reisen Betriebsfremder (s. Nr. 6). 2.2 Dienstreisen ( 2 BRKG) Dienstreisen sind Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte. Sie müssen grundsätzlich schriftlich angeordnet oder genehmigt worden sein. Dienstreisen von Universitätsprofessorinnen und Universitätsprofessoren bedürfen im Hinblick auf ihr Amt keiner Genehmigung; Ausnahme: wenn eine Reisekostenvergütung abgerechnet werden soll, ist eine schriftliche Genehmigung der Dienstreise erforderlich. Wegen der Notwendigkeit einer schriftlichen Anordnung oder Genehmigung wird noch einmal auf Punkt 3 Genehmigung von Dienstreisen verwiesen. 2.3 Auslandsdienstreisen ( 14 BRKG) Auslandsdienstreisen sind Dienstreisen im oder ins Ausland sowie vom Ausland ins Inland. Bei Auslandsdienstreisen finden neben den Vorschriften des BRKG insbesondere die Regelungen der Auslandsreisekostenverordnung (ARV) in der zurzeit gültigen Fassung Anwendung (s. auch Punkt 5). 2.4 Dienstgeschäft Ein Dienstgeschäft liegt vor, wenn Aufgaben verfolgt werden, die zum Hauptamt an der Stiftungsuniversität Göttingen gehören. Der Begriff Dienstgeschäft - auch im Zusammenhang mit Auslandsdienstreisen - knüpft an das konkrete Amt im funktionellen Sinne an. Als Dienstgeschäfte sind demnach die im konkreten Amt zur unmittelbaren Erledigung übertragenen Dienstaufgaben anzusehen. Nicht zu den Dienstaufgaben gehört eine Lehrtätigkeit an einer anderen Hochschule. Die Teilnahme an Promotions- und Habilitationsverfahren, die an einer anderen Hochschule durchgeführt werden, ist i. d. R. keine Dienstaufgabe, sondern eine Nebentätigkeit i. S. von 70 NBG. Die Mitwirkung von Hochschullehrern in Gremien oder Fachausschüssen gehört ebenfalls grundsätzlich nicht zum Haupt- 5

6 amt, sondern ist eine Nebentätigkeit. Reisen von emeritierten und pensionierten Professoren können nur als Dienstreisen genehmigt werden, soweit sie durch das Präsidium mit der Wahrnehmung von Dienstgeschäften besonders beauftragt wurden. Es wird empfohlen, Zweifelsfälle mit der der / dem zuständigen Reisekostenverantwortlichen zu klären. Dienstreisen müssen notwendig sein. Notwendig ist die Dienstreise, wenn ihr Zweck nicht auf andere Weise erreicht werden kann. Die dienstliche Notwendigkeit ist hinreichend darzulegen. Anträge, die nicht schlüssig begründet sind, dürfen nicht genehmigt werden. Aus Sparsamkeitsgründen sollte ein Dienstgeschäft nach Möglichkeit nur von einer Person erledigt werden. Ist die Beteiligung mehrerer Personen erforderlich, bedarf es einer hinreichenden Begründung. Liegt eine Dienstreise nicht vor, so kann Sonderurlaub unter Fortzahlung der Dienstbezüge gewährt werden, wenn die Durchführung einer Reise für die dienstliche Tätigkeit von erheblichem Nutzen ist. Auch kommt Sonderurlaub ohne Fortzahlung der Bezüge in Betracht. Sonderurlaub ist stets bei der Abteilung Personaladministration und Personalentwicklung zu beantragen. Sämtliche Reisen sind zeitlich so zu legen, dass die übrigen Dienstaufgaben, insbesondere die Durchführung der vorgesehenen Lehrveranstaltungen, nicht beeinträchtigt werden. Kollidiert eine Dienstreise mit Lehrveranstaltungen, ist die Vertretung sicherzustellen. 2.5 Dienstreisen in Verbindung mit privaten Reisen ( 13 BRKG) Bei der Genehmigung von Dienstreisen, die mit privatem Aufenthalt verbunden werden sollen, ist besonders zu beachten, dass die Reise allein durch das auswärtige Dienstgeschäft verursacht sein muss. Gemäß 13 BRKG gilt Folgendes: Werden Dienstreisen mit einem Urlaub/einer Arbeitsbefreiung von mehr als fünf Arbeitstagen verbunden, werden nur noch die zusätzlich für die Erledigung des Dienstgeschäftes entstehenden Kosten als Fahrtauslagen (vom Urlaubsort zum Dienstgeschäft) erstattet. Die übrigen Fahrtkosten (vom Wohnort zum Urlaubsort) müssen in diesen Fällen selbst getragen werden. In den entsprechenden Fällen sind die Dienstreisenden auf diese Folgen hinzuweisen. 3 Genehmigung von Dienstreisen 3.1 Verfahren Die Durchführung von Dienstreisen bedarf grundsätzlich der vorherigen schriftlichen Anordnung oder Genehmigung durch die zuständige Stelle. Folgende Stellen sind an der Stiftungsuniversität hierfür zuständig: a) für Dienstreisen im Inland bis zu 7 Tagen Dauer mehr als 7 Tage Dauer = die Direktorin/der Direktor der Universitätseinrichtung bzw. für die zentrale Universitätsverwaltung: die Leiterin/der Leiter der Abteilung bzw. Stabsstelle = die Dekaninnen und Dekane der Fakultäten bzw. für die zentrale Universitätsverwaltung: die Leiterin/der Leiter der Abteilung bzw. Stabsstelle b) für Dienstreisen ins Ausland unabhängig von der Dauer = die Dekaninnen und Dekane der Fakultäten bzw. für die Zentrale Universitätsverwaltung: die Leiterin/der Leiter der Abteilung bzw. Stabsstelle 6

7 c) für Dienstreisen der Leiterinnen und Leiter der Zentralen Einrichtungen sowie für Leiterinnen und Leiter der Abteilungen und Stabsstellen der Zentralen Universitätsverwaltung unabhängig von der Dauer und dem Zielort = das zuständige Präsidiumsmitglied Für den Antrag auf Genehmigung sind die aktuellen Vordrucke zu verwenden. Für Professorinnen und Professoren gilt folgende Besonderheit: Professorinnen und Professoren nehmen die ihnen übertragenen Aufgaben selbstständig war und unterliegen nicht den Bestimmungen über die Arbeitszeit. Sie bedürfen deshalb für Dienstreisen zur Erledigung dieser Aufgaben nur dann einer Genehmigung nach dem BRKG, wenn sie eine Reisekostenerstattung in Anspruch nehmen wollen. Dies gilt auch im Fall der Benutzung einer dienstlichen Kreditkarte. Des Weiteren ist es unerheblich, ob die Dienstreise aus Mitteln der Finanzhilfe oder aus Drittmitteln bestritten wird. Soweit auf eine Reisekostenerstattung verzichtet wird, ist deshalb eine Dienstreisegenehmigung nicht erforderlich. Gleichwohl muss die Dienstreise der/dem Direktor/in der Einrichtung bis zu 7 Tage im Inland) oder der/dem Dekan/in (mehr als 7 Tage oder ins Ausland) angezeigt werden. 3.2 Antrag und Genehmigung vor Antritt Die Genehmigung der Dienstreise muss grundsätzlich vor ihrem Antritt erteilt und daher rechtzeitig vorher beantragt werden. Kann in Ausnahmefällen - z.b. bei unaufschiebbaren dringenden Angelegenheiten - die Genehmigung nicht vor Reiseantritt eingeholt werden, so ist die Antragstellung unverzüglich unter Angabe der Verzögerungsgründe nachzuholen. Grundsätzlich beginnt und endet eine Dienstreise am Dienstort. In begründeten Einzelfällen kann unter Berücksichtigung wirtschaftlicher Aspekte ein vom Dienstort abweichender Ort (z.b. Wohnort) genehmigt werden. Einladungsschreiben sind den Anträgen beizufügen. Soll eine Dienstreise mit einer Urlaubsreise oder einer anderen privaten Reise zeitlich verbunden werden, so ist dies im Antrag besonders darzustellen (s. auch Punkt 2.5). 3.3 Reiseziel und Beförderungsmittel Das Reiseziel, der Reiseweg und das Beförderungsmittel sind genau anzugeben, insbesondere bei Zwischenstationen oder Umwegen Wahl des Beförderungsmittels Grundsätzlich ist die/der Dienstreisende bei der Wahl des Beförderungsmittels frei in der Entscheidung. Hinsichtlich der Kostenerstattung wird jedoch auf das wirtschaftlichste Beförderungsmittel abgestellt (s. auch Punkte und 4.4.2). Bei Nutzung des privaten PKW ohne Anerkennung eines dienstlichen Interesses ist der Erstattungsbetrag auf höchstens 60,00 Euro begrenzt. In der Regel sollten vorrangig öffentliche Verkehrsmittel genutzt werden. Gerade auf längeren Strecken ist die Nutzung regelmäßig verkehrender Verkehrsmittel auf Grund durchweg zumutbarer Verbindungen als sachgerecht anzusehen Beförderungsmittel Privatkraftfahrzeug Sofern ausnahmsweise bei einer Dienstreise an der Nutzung des privaten PKW ein erhebliches dienstliches Interesse besteht, ist bereits vor Antritt der Dienstreise in der Anordnung oder Genehmigung der Dienstreise schriftlich ausdrücklich festzustellen, dass an der Benutzung eines PKW ein erhebliches dienstliches Interesse besteht (wegen der Auswirkungen s. Punkt 4.4.2). Ein solches Interesse kann z. B. vorliegen, wenn die Benutzung eines privaten PKW besonders wirtschaftlich ist oder nach Eigenart des im Zusammenhang mit der Dienstreise zu erledigenden Dienst- 7

8 geschäftes zwingend geboten ist. In diesen Fällen gilt die Begrenzung auf den Erstattungshöchstbetrag von 60,00 Euro nicht. Im Schadensfalle wird Schadensersatz gewährt. Beispiele: a) Durch Benutzung eines privaten PKW für eine Dienstreise, an der mehrere Beschäftigte teilnehmen, verringern sich die zu erstattenden Reisekosten deutlich etwa im Vergleich zu den Kosten für Fahrten mit der Bahn. b) Die dienstliche Tätigkeit am Geschäftsort erfordert den Einsatz von Gerätschaften und sonstigem Dienstgepäck. Der Transport dieser Gegenstände mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln ist nicht oder nur unter erheblich erschwerten Bedingungen möglich Beförderungsmittel Flugzeug Flugkosten werden im Rahmen des 4 BRKG und des 2 ARV erstattet, wenn die Flugzeugbenutzung aus dienstlichen oder wirtschaftlichen, sowie in besonderen Ausnahmefällen aus zwingenden persönlichen Gründen notwendig ist. Liegen solche Gründe nicht vor, dürfen Flugkosten nur insoweit erstattet werden, als dadurch keine höhere Reisekostenvergütung zu zahlen ist, als beim Benutzen eines anderen regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels. Die Gründe sind schriftlich darzulegen. Im Hinblick auf die damit verbundenen erhöhten Reisekosten kann die Benutzung von Flugzeugen nur in Betracht kommen, - wenn andere Beförderungsmittel nicht vorhanden oder unwirtschaftlich sind oder - wenn die Benutzung anderer Verkehrsmittel nur mit Verspätung für das Dienstgeschäft möglich ist und zwingende Gründe (Art und Dringlichkeit des Dienstgeschäftes) vorliegen oder - wenn sonstige wichtige dienstliche Gründe oder in Ausnahmefällen zwingende persönliche Gründe gegeben sind, die unter Gesichtspunkten notwendiger Zeit- und Kostenersparnis zu beurteilen sind. Dienstliche Gründe für die Flugzeugbenutzung sind z. B. gegeben, wenn eine durch die Benutzung anderer Verkehrsmittel bedingte längere Abwesenheit des Dienstreisenden den dienstlichen Erfordernissen zwingend entgegensteht. Die vorstehenden Grundsätze gelten auch in den Fällen, in denen Dienstreisen aus Mitteln Dritter finanziert werden. Bei der Buchung von Gruppenflügen sowie bei Delegationen über das Internet oder das Reisebüro ist das Ausfüllen des Vordrucks Dokumentation über die Auswahl der Buchung einer Flugreise ab einem Wert von 500 ohne MwSt. erforderlich. Dieser ist der Flugrechnung beizufügen. 3.4 Finanzierung Die Finanzierung einer Dienstreise muss vor ihrem Antritt gesichert sein. Durch Bezeichnung der entsprechenden Kostenstelle oder Auftragsnummer auf dem Antragsformular wird mit der Genehmigung der Dienstreise gleichzeitig erklärt, dass ausreichende Mittel für die beantragte Dienstreise zur Verfügung stehen. Bei vollständiger oder teilweiser Eigenfinanzierung muss der Verzicht (zum Beispiel auf Tagegeld oder Übernachtungsgeld oder auf einen bestimmten -Betrag) durch die/den Dienstreisenden schriftlich erklärt werden. Diese Erklärung wird unwiderruflich abgegeben. Eine Heilung ist im Nachhinein nicht möglich. Im Falle des vorherigen Verzichts auf Tagegeld wird auf Punkt 4.4 des Leitfadens verwiesen. 8

9 4 Abrechnung von Dienstreisen 4.1 Zuständigkeit und Verfahren Dienstreisende erhalten auf Antrag eine Vergütung der dienstlich veranlassten notwendigen Reisekosten. Dienstreisen sollen nur durchgeführt werden, wenn sie aus dienstlichen Gründen notwendig sind. Art und Umfang der Reisekostenvergütung werden durch 84 NBG, das BRKG sowie die dazu ergangenen Verordnungen und Bestimmungen geregelt. Leistungen, die Dienstreisende ihres Amtes wegen von dritter Seite erhalten, sind auf die Reisekostenvergütung anzurechnen. Die Ausschlussfrist zur Beantragung von Reisekostenvergütungen beträgt sechs Monate nach Beendigung der Dienstreise. Die Reisekostenrechnung (s. Punkt 4.3) bedarf der Unterschrift einer/eines Anordnungsbefugten, die/der die sachliche Richtigkeit und das Vorhandensein der Mittel bestätigt. Dies ist in der Regel die Direktorin/der Direktor der Einrichtung oder die von ihr oder ihm bestimmte Person. Reisekostenrechnungen für die eigenen Dienstreisen dürfen nicht selbst sachlich und/oder rechnerisch richtig unterschrieben werden. Die Festsetzung der Reisekostenvergütung, die Bescheinigung der rechnerischen Richtigkeit und die Anweisung für die Auszahlung des Betrages erfolgen durch die Reisekosten Verantwortlichen in den Fakultäten bzw. der Zentralen Universitätsverwaltung, denen die entsprechenden Aufgaben übertragen wurden. Die zuständigen Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter finden Sie im Intranet bzw. im Mitarbeiterportal. 4.2 Reisekostenabschlag Auf eine zu erwartende Aufwendung in Höhe von mehr als 200 für eine schriftlich angeordnete oder genehmigte, unmittelbar bevorstehende Dienstreise, kann auf Antrag eine angemessene Abschlagszahlung (bis zu 80 % der Reisekosten) gewährt werden. Dabei ist die Kostenstelle bzw. Auftragsnummer zu nennen und die Bestätigung abzugeben, dass Mittel in ausreichender Höhe für die geplante Dienstreise zur Verfügung stehen. Abschlagszahlungen sind nach Beendigung der Dienstreise bzw. bei Nichtantritt der Dienstreise abzurechnen. Wird die Abschlagszahlung nicht innerhalb von sechs Monaten abgerechnet, ist der gewährte Betrag in voller Höhe zurückzuzahlen. 4.3 Reisekostenabrechnung Die Reisekostenvergütung wird auf Grund der Reisekostenabrechnung gewährt. Den entsprechenden Vordruck finden Sie auf der Internetseite der Abteilung Personal, Bereich Reisekosten. Ebenfalls dort erhalten Sie eine Erläuterung zum Ausfüllen dieses Vordruckes. Der Vordruck ist von der/dem Dienstreisenden auszufüllen. Neben der vollständig ausgefüllten Reisekostenabrechnung benötigt die Reisekostenstelle grundsätzlich folgende Belege im Original: a) Genehmigung der Dienstreise b) Fahrkarten und sonstige Fahrkartenbelege (z. B. Belege für Fahrkarten zum Bahnhof, Hotel usw.) c) Flugscheine d) Rechnungsbelege, soweit Nebenkosten geltend gemacht werden e) Hotelrechnungen f) Nachweis über Teilnehmergebühren/Tagungsgebühren 9

10 4.4 Reisekostenvergütung Die nachfolgenden Ausführungen zu den wesentlichen Bestimmungen über die Berechnung von Reisekostenvergütungen sind als Hilfestellung gedacht und sollen einen Überblick über häufig vorkommende Sachverhalte geben. Die Zusammenstellung ist jedoch nicht abschließend. Bei aus Drittmitteln finanzierten Reisen sind die Budgetregeln (vgl. Punkt 3.1) zu beachten. Die Budgetregeln finden Sie auf der Internetseite der Abteilung Finanzen Fahrt- und Flugkostenerstattung ( 4 BRKG) Für Strecken, die mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln zurückgelegt worden sind, werden entstandene Kosten bis zur Höhe der niedrigsten Beförderungsklasse (Bahn, 2. Klasse) erstattet. Ausnahme: Drittmittelprojekte, bei denen mit dem Drittmittelgeber schriftlich ausdrücklich eine abweichende Regelung getroffen wurde (s. Budgetregeln - Internetseite Abteilung Finanzen). Wurde aus dienstlichen Gründen ein Flugzeug benutzt, werden die Kosten der niedrigsten Flugklasse erstattet. Dienstreisenden können die Auslagen für die nächsthöhere Klasse in der Regel nur erstattet werden a.) bei einer außergewöhnlichen Gehbehinderung a. G. wenn die Inanspruchnahme des eigenen Kraftfahrzeugs wegen des Gesundheitszustandes der oder des Dienstreisenden als in erheblichem dienstlichen Interesse liegend i. S. des 5 Abs. 2 BRKG anerkannt worden wäre. Eine Schwerbehinderung ohne Vorliegen einer der genannten Voraussetzungen lässt die Erstattung der Kosten der höheren Klasse nicht zu b.) bei Dienstreisenden die ein regelmäßig verkehrendes Beförderungsmittel benutzen mussten, das nur diese Klasse führt c.) wenn in der höheren Klasse Sicherungs- oder Überwachungsaufgaben wahrgenommen werden mussten oder d.) wenn sie auf dienstliche Weisung eine Person begleiten mussten, die die höhere Klasse in Anspruch genommen hat und der eine Entschädigung nach anderen Vorschriften als denen der Reisekostengesetze des Bundes und der Länder (z. B. nach dem Niedersächsischen Abgeordnetengesetz, dem Ministergesetz) zusteht. Die Deutsche Bahn AG (DB AG) bietet neben Normalpreisen für Produktklassen C, d. h. InterRegio (IR), InterRegioExpress (IRE), RegionalExpress (RE), RegionalBahn (RB) und S-Bahn (S), IC und ICE u. a. verschiedene Fahrpreisermäßigungen an: a) Sparpreise b) Großkundenrabatt (GKR) c) City-Ticket d) BahnCard und BahnCard Business Zu a) Sparpreise Sparpreise sind nur dann empfehlenswert, wenn die/der Dienstreisende sich bei An- und Abreise mindestens drei Tage im Voraus auf bestimmte Züge festlegen kann. Sparpreise sind nur mit Zugbindung buchbar; Umbuchungen sind gebührenpflichtig. Zu b) GKR Die DB AG gewährt dem Land Niedersachsen einen umsatzabhängigen Rabatt (Großkundenrabatt). Dieser wurde auch der Stiftungsuniversität Göttingen eingeräumt. Der Rabatt beträgt seit v. H. auf Normalpreise. Er ist kombinierbar mit der BahnCard Business 50, der BahnCard Business 25 und mit Mitfahrerrabatten. Eine Kombination mit der regulären BahnCard erfolgt ab dem nicht mehr. Die Erfassung des für die Rabatteinstufung maßgeblichen Umsatzes erfolgt mittels Kundennummer im Bahn-Management-Informations-System (BMIS). Beim Erwerb einer für dienstlich bedingte Fahrten erworbenen Fahrkarte ist die maßgebende Kundennummer anzugeben. Anspruch auf Rabatt besteht nur für dienstlich veranlasste Reisen. 10

11 Eine Nutzung des GKR für private Fahrten ist nicht zulässig. Der für nicht benutzte Fahrkarten gezahlte Fahrpreis wird vor dem ersten Geltungstag und bis zu zehn Tage ab dem ersten Geltungstag der Fahrkarte gegen Rückgabe der Fahrkarte bei der Verkaufsstelle unentgeltlich erstattet, ab dem elften Tag unter Abzug einer Bearbeitungsgebühr in Höhe von 15,00. Für teilweise benutzte Fahrkarten und für den Umtausch von Fahrkarten gelten die entsprechenden Regelungen der DB Personenverkehr. Ein Verkauf von Fahrkarten mit GKR im Zug erfolgt nicht. Zu c) City-Ticket Das City-Ticket berechtigt Inhaberinnen und Inhaber einer BahnCard, bei Fahrten ab einer Entfernung von mehr als 100 Kilometern in zahlreichen Zielstädten (bitte über die Internetseite der DB jeweils aktuell über die Zielstädte informieren) die Fahrkarte auch zur kostenlosen Weiterfahrt mit allen Verbundverkehrsmitteln (U-Bahn, Straßenbahn, Bus) in den City-Ticket-Städten genannten Geltungsbereichen bis zur Zieladresse zu nutzen. Zu d) BahnCard und BahnCard Business Die Deutsche Bahn hat für Geschäftsreisende die BahnCard Business in den Varianten 25 und 50 eingeführt. Der jeweilige GKR wird zusätzlich nur auf den Rabatt der BahnCard Business gewährt. Das System der regulären BahnCards 25, 50 und 100 wurde beigehalten. Es ist daher im Vorfeld von der Einrichtung zu prüfen, die Bedienstete oder den Bediensteten mit einer BahnCard Business 25 oder BahnCard Business 50 bzw. regulären BahnCard 25 oder 50 aus dienstlichen Gründen auszustatten. Ergibt diese Prüfung, dass für die durchzuführenden Dienstreisen im Laufe eines Jahres die Benutzung einer BahnCard voraussichtlich wirtschaftlicher sein wird als das Lösen von Einzelfahrkarten (unter Berücksichtigung möglicher Fahrpreisermäßigungen wie z. B. GKR und Sparpreise), ist die / der Dienstreisende verpflichtet, sich die entsprechende Karte nach Aufforderung der/des Reisekosten-Verantwortlichen zu beschaffen. Zur Erfassung des für den Erwerb der BahnCard Business gezahlten Preises ist die betreffende BMIS- Kundennummer im BahnCard-Antrag anzugeben. Eine nachträgliche Erfassung von BahnCard- Käufen zur Rabatteinstufung beim GKR ist nicht mehr möglich. Kauft sich der Dienstreisende aus privaten Gründen nach der Wirtschaftlichkeitsberechnung entgegen der Empfehlung der für die Reisekostenbearbeitung zuständige Stelle eine reguläre BahnCard, ist bei der Reisekostenabrechnung der nicht genutzte GKR abzuziehen. Vor dem Hintergrund der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit kann grundsätzlich auch der Kauf einer regulären BahnCard 25 bzw. 50 aufgetragen werden. Diese ist jedoch nicht mit dem GKR kombinierbar. Wurde dem Dienstreisenden nach Prüfung aufgetragen, eine reguläre BahnCard zu erwerben, wird bei Einreichung der Reisekostenabrechnung der GKR nicht abgezogen. Allerdings wird diese BahnCard dienstlich erworben, beim Kauf ist daher die BMIS-Nummer anzugeben. Sind der/dem Dienstreisenden die Kosten der BahnCard erstattet worden und verzichtet sie / er auf den Einsatz der BahnCard bzw. verzichtet der/die Dienstreisende auf den Erwerb trotz entsprechender Aufforderung durch die/den Reisekosten-Verantwortliche/n, so wird sie / er bei der Fahrtkostenerstattung so gestellt, als ob sie / er die entsprechende BahnCard erworben hätte. Hat die Dienststelle zum Erwerb einer BahnCard 50 Business / BahnCard 50 aufgefordert und kauft die / der Dienstreisende eine BahnCard 100, so werden die Kosten der BahnCard erstattet, die sich amortisiert hat. Für die Laufzeit der BahnCard 100 können keine weiteren Bahnfahrkosten geltend gemacht werden. Genaueres zur BahnCard 100 finden Sie im Merkblatt BahnCard und BahnCard Business, das im Intranet bzw. Mitarbeiterportal abrufbar ist. Wurde eine BahnCard privat beschafft, besteht aus Loyalitätsgründen die Verpflichtung, die privat beschaffte BahnCard auch für dienstliche Fahrten einzusetzen. Grundsätzlich ist es aus Gründen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit auch möglich, im Nachhinein eine BahnCard auf Antrag zu erstatten. Hierfür sind alle dienstlich durchgeführten Fahrten, für die die privat erworbene BahnCard eingesetzt wurde, aufzulisten. Durch die für die Reisekosten zuständige 11

12 Stelle erfolgt dann eine entsprechende Prüfung, ob und falls ja welche BahnCard wirtschaftlicher gewesen wäre und sich somit amortisiert hat. Die Kosten dieser BahnCard werden erstattet. Hinweis: Für den Erwerb von Fahrkarten mit der BahnCard Business am DB-Automaten ist noch vor Eingabe der Reisedaten der Button Geschäftsreisende (oben rechts) anzuklicken. Nur dann ist die Rabattierung mit der BahnCard Business möglich, der GKR wird automatisch abgezogen. Beispielhafte Fallkonstellationen mit den entsprechenden Erstattungsregelungen entnehmen Sie bitte dem Merkblatt BahnCard und BahnCard Business, das im Intranet bzw. Mitarbeiterportal abrufbar ist. Die Deutsche Bahn AG ermöglicht das Sammeln von Bonuspunkten. Es wird an dieser Stelle deutlich darauf hingewiesen, dass dienstlich erworbene Bonuspunkte nur für dienstliche Zwecke eingesetzt werden dürfen. Es wird bei der Online-Buchung über das Firmenkundenportal empfohlen, den Erwerb von Bonuspunkten abzulehnen Wegstreckenentschädigung ( 5 BRKG) Für Fahrten mit dem PKW wird eine Wegstreckenentschädigung gewährt. Diese beträgt grundsätzlich gem. 5 BRKG 0,20 je Kilometer zurückgelegter Wegstrecke, aber höchstens 60,00 für die gesamte Dienstreise (i. V. m. 98 (1) Nr. 2 NBG). Ein Sachschadensersatz für den privaten PKW wird nicht gewährt. Besteht an der Benutzung eines PKW ein erhebliches dienstliches Interesse, beträgt die Wegstreckenentschädigung 0,30 je Kilometer. Die Höchstgrenze von 60,00 gilt in diesen Fällen nicht. Wenn an der Nutzung des privaten PKW ein erhebliches dienstliches Interesse besteht und dies in der Dienstreisegenehmigung ausdrücklich so festgestellt wurde, kommt im Schadenfall grundsätzlich die Erstattung eines PKW-Schadens im Rahmen der geltenden Bestimmungen in Betracht. Ein erhebliches dienstliches Interesse an der Nutzung des privaten PKW kann z. B. anerkannt werden, wenn die Benutzung des PKW für den Dienstherrn besonders wirtschaftlich ist oder nach der Eigenart des im Zusammenhang mit der Dienstreise zu erledigenden Dienstgeschäfts zwingend geboten ist. Das erhebliche dienstliche Interesse muss vor Antritt der Dienstreise in der Anordnung oder Genehmigung der Dienstreise schriftlich festgestellt werden Benutzung von Taxen und Mietwagen ( 4 Abs. 4 BRKG) Auslagen für Taxen und Mietwagen können nur berücksichtigt werden, wenn für ihre Benutzung triftige Gründe vorliegen. Triftige Gründe im Sinne des 4 Abs. 4 BRKG liegen vor, wenn regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel nicht benutzt werden können oder im Einzelfall dienstliche oder zwingende persönliche Gründe die Benutzung eines Taxis oder Mietwagens erfordern. Dabei wird ein Mietwagen im Bereich der unteren Mittelklasse als ausreichend angesehen. Bei dienstlich bedingter später Beendigung der Dienstreise, bei der die Wohnung mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln nicht mehr bis Uhr erreichbar ist, werden Taxiauslagen erstattet, wenn die Wohnung am Dienstort oder in seinem Einzugsgebiet liegt oder die Unterbrechung der Dienstreise durch eine Übernachtung wegen des dann zu zahlenden höheren Tage- und Übernachtungsgeldes teurer wäre. Taxibenutzung am Geschäftsort lässt sich nicht allein damit begründen, dass das Hotel mit einem regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittel (Straßenbahn, Bus) nicht direkt erreicht werden kann, die/der Dienstreisende also eine Teilstrecke noch zu Fuß gehen muss. Ob das Zurücklegen der Fußwegstrecken zumutbar ist, hängt von den Verhältnissen des Einzelfalles ab (Länge der Fußwegstrecke, Alter und Gesundheitszustand des Dienstreisenden, mitgeführtes dienstliches Gepäck). Liegen keine anerkannten triftigen Gründe für Taxi- oder Mietwagenbenutzung vor, so erhält der Dienstreisende eine Wegstreckenentschädigung nach 5 Abs. 1 BRKG von 0,20 je Kilometer zurückgelegter Strecke. 12

13 4.4.4 Tagegeld ( 6 BRKG) Die Höhe des Tagegeldes für Mehraufwendungen für die Verpflegung der/des Dienstreisenden bestimmt sich nach 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 Satz 2 des Einkommenssteuergesetzes. Danach erhält jeder Dienstreisende Tagegeld in folgender Höhe bei einer Abwesenheitszeit pro Tag von 24 Stunden 24,00 weniger als 24 Stunden, aber mindestens 14 Stunden 12,00 weniger als 14 Stunden, aber mindestens 8 Stunden 6,00 unter 8 Stunden 0,00 Für Aufenthalte ab 15 Tagen siehe Nr Besteht zwischen der Dienststätte oder der Wohnung und der Stelle, an der das Dienstgeschäft erledigt wird, nur eine geringe Entfernung, wird Tagegeld nicht gewährt. Die Entfernung ist als gering anzusehen, wenn das Dienstgeschäft am Wohnort oder am Dienstort erledigt wird (bis zu 2 km). Erhalten Dienstreisende ihres Amtes wegen unentgeltlich Verpflegung, werden von dem zustehenden Tagegeld für das Frühstück 20 %, für das Mittag- und Abendessen je 40 % des Tagegeldes für einen vollen Kalendertag (also von derzeit 24 ) einbehalten. Gleiches gilt, wenn das Entgelt für Verpflegung in den erstattungsfähigen Fahrt-, Übernachtungs- oder Nebenkosten enthalten ist. Das bedeutet, wenn z. B. Hotelrechnungen Kosten für Frühstück beinhalten, ist das Tagegeld um 4,80 (20% von 24 ) zu kürzen. In den Fällen eines Verzichts auf Tagegeld vor Antritt der Dienstreise (= mit Einreichen des Dienstreiseantrags) sowie des aufgrund der Dauer der Dienstreise mangelnden Anspruchs auf Tagegeld sind die von Amtes wegen unentgeltlich angebotenen und eingenommenen Mahlzeiten mit ihrem jeweiligen Sachbezugswert zu versteuern und ggf. sozialversicherungsrechtlich zu erfassen. Dies trifft auch auf die mit der Hotelrechnung erstatteten Frühstückskosten zu. Derartige Fälle sind an die/den zuständigen Entgelt-/Besoldungssachbearbeiter/in in der Personalabteilung zu melden Übernachtungsgeld ( 7 BRKG) Gemäß 98 Abs. 1 Nr. 3 NBG beträgt das Übernachtungsgeld für eine notwendige Übernachtung ohne belegmäßigen Nachweis 11,00 (Übernachtungspauschale). Diese Übernachtungspauschale kann längstens für 14 Übernachtungstage an demselben Geschäftsort gewährt werden. Bei Übernachtungen in Großstädten (über Einwohner) und anderen Orten mit erfahrungsgemäß allgemein oder saisonbedingt hohen Zimmerpreisen können die Unterkunftskosten gegen Vorlage des Belegs insoweit als unvermeidbar angesehen werden, als sie den Betrag i. H. v. 80,-- nicht übersteigen. In Städten unter Einwohnern, kann ein Betrag in Höhe von bis zu 70,-- als unvermeidbar angesehen werden. Liegen die Übernachtungskosten darüber, ist ihre Unvermeidbarkeit im Einzelnen zu begründen. Sind Kosten der Übernachtung mit denen des Frühstücks verknüpft, werden diese unter Beachtung des 6 Abs. 2 BRKG als Übernachtungskosten im Rahmen des 7 BRKG in einer Summe erstattet, wenn von einer Arbeitgeberveranlassung ausgegangen werden kann. Nach R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 der Lohnsteuer-Änderungsrichtlinien 2011 ist für die Annahme der Arbeitgeberveranlassung erforderlich, dass der Arbeitgeber Tag und Ort der Mahlzeiten bestimmt hat. Hiervon ist regelmäßig auszugehen, wenn a) die Aufwendungen vom Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt werden und die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist und b) die Kosten der Übernachtung und des Frühstücks im Genehmigungsverfahren angegeben werden. Erläuterung zu a) Die Hotelrechnung ist zwingend auf den Namen der Universität Göttingen auszustellen. Die / Der Dienstreisende ist als Gast anzugeben. 13

14 Erläuterung zu b) Es ist erforderlich, bei der Beantragung der Dienstreise das Feld der voraussichtlich entstehenden Übernachtungs- und Frühstückskosten (1. Seite) sowie im Rahmen der Genehmigung des Feld voraussichtliche Kosten (2. Seite) zu füllen. Erst dann umfasst die Genehmigung der Dienstreise auch die Zusicherung der Erstattung der Frühstückskosten. Erfüllen Rechnungen die genannten Anforderungen nicht und/oder wurden die Kosten im Genehmigungsverfahren nicht beantragt und zugesichert, kann nicht von einer Arbeitgeberveranlassung ausgegangen werden. Eine Erstattung des Betrages für das Frühstück kann nicht erfolgen. Es wird lediglich der meist wesentlich geringere Anteil des Tagegeldes gewährt. Übernachtungsgeld wird nicht gewährt a) für die Dauer der Benutzung von Beförderungsmitteln, b) bei Dienstreisen am oder zum Wohnort für die Dauer des Aufenthalts an diesem Ort, c) bei unentgeltlicher Bereitstellung einer Unterkunft des Amtes wegen, auch wenn diese Unterkunft ohne triftigen Grund nicht genutzt wird, d) in den Fällen, in denen das Entgelt für die Unterkunft in den erstattungsfähigen Fahrt- oder sonstigen Kosten enthalten ist, es sei denn, dass eine Übernachtung aufgrund einer zu frühen Ankunft am Geschäftsort oder einer zu späten Abfahrt von diesem zusätzlich erforderlich wird Erstattung von Auslagen bei längerem Aufenthalt am Geschäftsort ( 8 BRKG) Dauert der Aufenthalt an demselben auswärtigen Geschäftsort länger als 14 Tage, so wird im Inland vom 15. Tag ein um 50 % ermäßigtes Tagegeld gewährt (Ausland siehe unter Punkt 5.5). Zu den Aufenthaltstagen rechnen alle Tage zwischen dem Hinreise- und dem Rückreisetag. Tagegelder für eine auswärtige Tätigkeit an demselben Geschäftsort sind grundsätzlich zu versteuern, wenn sie länger als drei Monate ohne Unterbrechung gewährt werden. Die Versteuerung erfolgt dabei nicht rückwirkend für die ersten drei Monate. Eine urlaubs- oder krankheitsbedingte Unterbrechung bei derselben Auswärtstätigkeit hat auf den Ablauf der Dreimonatsfrist keinen Einfluss. Andere Unterbrechungen, z.b. durch vorübergehende Tätigkeit an der regelmäßigen Arbeitsstätte, führen nur dann zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, wenn die Unterbrechung mindestens vier Wochen andauert. Insbesondere im Rahmen von mehrjährigen Drittmittelprojekten ist ein längerfristiger auswärtiger Aufenthalt nicht ungewöhnlich. In diesen Fällen bedarf es einer besonderen Prüfung. Die Versteuerung wird über die Entgeltzahlung veranlasst Nebenkosten ( 10 BRKG) Zur Erledigung des Dienstgeschäftes notwendige Auslagen, die nicht als Fahrtkosten, Wegstreckenentschädigung oder Tage- und Übernachtungsgeld zu erstatten sind, können bei Nachweis (Rechnungen, Quittungen) als Nebenkosten geltend gemacht werden. Ein mittelbarer Zusammenhang genügt nicht, so sind z. B. Auslagen für Kinder- oder Krankenbetreuung während der Dienstreise nicht erstattungsfähig. Als erstattungsfähige Nebenkosten kommen z. B. in Betracht: a) Auslagen der Kosten der Gepäckversendung (ab 15 kg Handgepäck), -aufbewahrung und -versicherung (Dauer der Hin- und Rückreise und des Aufenthaltes am Geschäftsort) b) Teilnehmergebühren und Eintrittskosten für dienstlich besuchte Veranstaltungen c) Post- und Fernsprechgebühren, die durch die Erledigung des Dienstgeschäftes entstehen d) Auslagen für das Beibehalten eines Zimmers am Geschäftsort bei Zwischendienstreisen zu einem dritten Ort. In der Regel können nur Kosten für ein möbliertes Zimmer oder eine Pensionsunterkunft, nicht aber die Kosten für ein Hotelzimmer berücksichtigt werden, weil diese tageweise gemietet und vorhandenes Gepäck anderweitig untergestellt werden kann 14

15 e) Garagenmiete, Parkgebühren, Fähr- und Brückengelder, aber nur bei Benutzung von Dienstkraftfahrzeugen oder privaten PKW, wenn die PKW-Nutzung in erheblichem dienstlichen Interesse erfolgt f) Nachgewiesene notwendige Kosten für die Reinigung der Bekleidung bei Auslandsdienstreisen von mehr als acht Tage Dauer. Diese Auslagen sind ab einem Betrag von 44 pro Monat zu versteuern. g) Parkgebühren bis zu höchstens 5 Euro täglich, bei PKW-Nutzung aus privaten Gründen (ohne Anerkennung eines erheblichen dienstlichen Interesses) h) Reiserücktrittsversicherung für Flugkosten (mit besonderer Begründung) Nicht erstattungsfähig sind: a) Auslagen für die übliche Reiseausstattung (Bekleidung, Wäsche, Koffer usw.) b) Reinigungs-/Instandsetzungskosten c) Trinkgelder d) Zeitungen und Zeitschriften e) Auslagen für gesellschaftliche und repräsentative Verpflichtungen (z. B. Bewirtung von anderen Personen, Gastgeschenke) f) Auslagen für die Wiederbeschaffung von Gegenständen, die auf der Dienstreise beschädigt, zerstört, gestohlen oder verloren wurden Es kann jedoch unter Umständen auf gesonderten Antrag hin Schadenersatz geleistet werden, wenn Kleidungsstücke oder sonstige Gegenstände beschädigt oder zerstört oder abhanden gekommen sind. Der Ersatz ist auf solche Kleidungsstücke und sonstige Gegenstände des täglichen Bedarfs beschränkt, die der Dienstreisende im Dienst benötigt 96 NBG. g) Auslagen für Fahrpläne, Stadtpläne, Landkarten und Unterkunftsverzeichnisse h) Auslagen für Freizeitgestaltung i) Auslagen für eine Reiseunfallversicherung j) Reiserücktrittskostenversicherung (außer für Flugreisen) k) Reisehaftpflichtversicherung l) zusätzliche Krankenversicherung m) Flugunfallversicherung n) Auslagen für ärztliche Behandlung, Arzneimittel, Krankenhauskosten, Fahrten zum Arzt bzw. ins Krankenhaus aus Anlass einer Erkrankung oder eines Dienstunfalles während einer Dienstreise. Für Beamtinnen und Beamte gelten bei Erkrankung die Beihilfevorschriften, bei einem Dienstunfall die Unfallfürsorgevorschriften des Nds. Beamtenversorgungsgesetzes. o) Auslagen für Vorbeugungsmittel gegen Krankheit aller Art. Bei Auslandsdienstreisen in Infektions- oder Epidemiegebiete sind Ausnahmen zulässig. p) Kursverluste beim Verkauf ausländischer Zahlungsmittel q) Auslagen für Kreditkarten (z. B. American Express, Diners Club, Eurocard) und Gebühren für Barauszahlungen am Geldautomaten mit EC-Karten oder Bankkarten. Dies gilt auch bei Auslandsdienstreisen. r) Auslagen für eine Fahrzeugversicherung (Kasko-Versicherung) beim Benutzen eines eigenen Kraftfahrzeuges 5 Auslandsdienstreisen 5.1 Fahrtkostenerstattung ( 2 ARV) Bahnreisen Bei Bahnreisen bestimmt sich die Erstattung der Fahrtkosten nach den Regelungen für Inlandsreisen (vgl. Punkt 4.4.1). Also können unter Beachtung von 98 Abs. 1 NBG grundsätzlich Fahrtkosten nur bis zu den Kosten der niedrigsten Klasse des Beförderungsmittels erstattet werden. 15

16 5.2.2 Flugreisen Dauert ein Flug ununterbrochen weniger als 10 Stunden werden die Flugkosten bis zu den Kosten der niedrigsten Klasse des Beförderungsmittels erstattet. Für die Erstattungsmöglichkeiten der Business- Klasse wenden Sie sich bitte an die / den für Sie zuständigen Reisekosten-Verantwortlichen. Flugreisende sind verpflichtet, an Bonusprogrammen der Fluggesellschaft teilzunehmen. Meilengutschriften, Prämien oder sonstige Vergünstigungen, die Fluggesellschaften oder ihre Partner aus Anlass dienstlicher Flüge, dienstlicher Hotelaufenthalte o. Ä. einräumen, sind der Reisekostenstelle durch Kopie des Kontoauszuges mitzuteilen. Dienstlich erworbene Meilengutschriften, Prämien oder Vergünstigungen dürfen nur zu dienstlichen Zwecken eingesetzt werden. Eine Verwertung zu privaten Zwecken ist in jedem Falle ausgeschlossen, auch wenn eine rechtzeitige dienstliche Verwertung nicht möglich ist und daher der Verfall der Meilengutschrift, Prämie oder Vergünstigung droht. Für die Mitteilung über Teilnahmen an Programmen wie z. B. Miles & More steht Dienstreisenden der dafür vorgesehene Vordruck Dienstliche Erklärung über die Teilnahme an einem Bonusprogramm einer Fluggesellschaft für Vielflieger zur Verfügung. 5.3 Auslandstagegeld, Auslandsübernachtungsgeld ( 3 ARV) Für Auslandsdienstreisen sind spezielle Auslandstage- und -übernachtungsgeldsätze vorgesehen. Für die nicht aufgeführten Übersee- und Außengebiete eines Landes sind die Tage- und Übernachtungsgeldsätze des Mutterlandes maßgebend. Für die in der Anlage nicht erfassten Gebiete und Länder ist das Tage- und Übernachtungsgeld von Luxemburg maßgebend. Diese sind bei folgenden Abwesenheitszeiten pro Tag anteilig zu berücksichtigen: 24 Stunden 100 % weniger als 24 Stunden, aber mind. 14 Stunden 80 % weniger als 14 Stunden, aber mind. 8 Stunden 40 % unter 8 Stunden 0 % Für Aufenthalte ab 15 Tagen siehe Punkt 5.5. Bei Übernachtungen ohne belegmäßigen Nachweis beträgt das Übernachtungsgeld 21,00 (Übernachtungspauschale). Diese Übernachtungspauschale kann längstens für 14 Übernachtungstage an demselben Geschäftsort gewährt werden. Nachgewiesene Übernachtungskosten, die das Auslandsübernachtungsgeld für die gesamte Auslandsdienstreise übersteigen, dürfen nur erstattet werden, wenn auf Grund einer qualifizierten Begründung die Kosten unzweifelhaft notwendig waren. Die Angabe des Dienstreisenden, die in Anspruch genommene Unterkunft sei von einem Dritten (z. B. einer örtlichen Verwaltungsstelle, der deutschen Botschaft) gebucht worden, reicht grundsätzlich ebenso wenig als qualifizierte Begründung aus, wie die ohne detaillierte Angaben abgegebene Erklärung, es habe keine preiswertere Unterkunft gegeben. 5.4 Grenzübertritt ( 4 ARV) Das Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgeld oder Inlandstage- und Inlandsübernachtungsgeld bestimmen sich nach dem Land, das der Auslandsdienstreisende vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht. Wird bei Auslandsdienstreisen das Inland vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht, wird Auslandstagegeld für das Land des letzten Geschäfts-, Dienst- oder Wohnortes im Ausland gezahlt ( 4 Abs. 1 ARV). Bei Flugreisen gilt ein Land in dem Zeitpunkt als erreicht, in dem das Flugzeug dort landet; Zwischenlandungen bleiben unberücksichtigt, es sei denn, dass durch sie Übernachtungen notwendig werden. Erstreckt sich eine Flugreise über mehr als zwei Kalendertage, ist für die Tage, die zwischen dem Tag 16

17 des Abflugs und dem Tag der Landung liegen, das Auslandstagegeld für Österreich maßgebend ( 4 Abs. 2 ARV). Bei Schiffsreisen ist das Auslandstagegeld für Luxemburg, für die Tage der Ein- und Ausschiffung das für den Hafenort geltende Auslands- oder Inlandstagegeld maßgebend ( 4 Abs. 3 ARV). 5.5 Reisekostenvergütung bei längerem Aufenthalt am Geschäftsort ( 5 ARV) Dauert der Aufenthalt an demselben ausländischen Geschäftsort ohne Hin- und Rückreisetage länger als 14 Tage, ist das Auslandstagegeld nach 3 Abs. 1 und 2 ARV vom 15. Tage an um 10 % zu ermäßigen. Tagegelder für eine auswärtige Tätigkeit an demselben Geschäftsort sind grundsätzlich zu versteuern, wenn sie länger als drei Monate ohne Unterbrechung gewährt werden. Die Versteuerung erfolgt dabei nicht rückwirkend für die ersten drei Monate. Eine urlaubs- oder krankheitsbedingte Unterbrechung bei derselben Auswärtstätigkeit hat auf den Ablauf der Dreimonatsfrist keinen Einfluss. Andere Unterbrechungen, z.b. durch vorübergehende Tätigkeit an der regelmäßigen Arbeitsstätte, führen nur dann zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, wenn die Unterbrechung mindestens vier Wochen andauert. Insbesondere im Rahmen von mehrjährigen Drittmittelprojekten ist der längerfristige auswärtige Aufenthalt nicht ungewöhnlich. In diesen Fällen bedarf es einer besonderen Prüfung. Die Versteuerung wird über die Entgeltzahlung veranlasst. 6 Reisen Außenstehender (Betriebsfremder) Für Reisen Betriebsfremder, die im dienstlichen Interesse der Stiftungsuniversität Göttingen durchgeführt werden, können die tatsächlich entstandenen und nachgewiesenen notwendigen Reisekosten in angemessener Höhe als Auslagenerstattung ausgezahlt werden, maximal bis zur Höhe der bei einer vergleichbaren Dienstreise zu gewährenden Reisekostenvergütung. In begründeten Ausnahmefällen kann gemäß Präsidiumsbeschluss vom verfahren werden. Dieser wurde in einem Merkblatt, das im Intranet bzw. Mitarbeiterportal aufgerufen werden kann, zusammengefasst. Die notwendige Bestätigung, dass die Reisen im dienstlichen Interesse der Stiftungsuniversität Göttingen durchgeführt werden, kann nur von der Direktorin/dem Direktor bzw. der Dekanin/dem Dekan der jeweiligen Hochschuleinrichtung abgegeben werden. Als Betriebsfremde können die Personen angesehen werden, die in Punkt 2.1 beispielhaft als keine Dienstreisenden aufgeführt sind. Entgegen der bisher gängigen Praxis gilt auch für Betriebsfremde eine Ausschlussfrist für die Abrechnung der Reisekosten von sechs Monaten. 7 Reisekostenvergütung in besonderen Fällen ( 11 BRKG) 7.1 Vorstellungsreisen (ohne Reisen anlässlich von Berufungsverfahren) Für Vorstellungsreisen gelten folgende Regelungen: Reisekosten für Bewerberinnen und Bewerber aus Anlass von Vorstellungsreisen sind grundsätzlich nicht zu erstatten. Dieses muss den Bewerberinnen und Bewerbern mit der Einladung ausdrücklich mitgeteilt werden. Fehlt dieser Hinweis, hat die Bewerberin oder der Bewerber Anspruch auf volle Kostenerstattung (d. h. Fahrt- sowie evtl. entstandene Übernachtungs- oder Verpflegungskosten etc.). Es wird empfohlen, folgenden Passus grundsätzlich in die Einladungsschreiben aufzunehmen: Fahrtkosten oder sonstige Kosten im Zusammenhang mit dem Vorstellungsgespräch können leider nicht erstattet werden. Besteht jedoch im Einzelfall ein besonderes dienstliches Interesse an der Vorstellung von Bewerberinnen und Bewerbern, kann eine Erstattung der Reisekosten erfolgen. Dies ist aktenkundig zu machen. Erstattet werden können die nachgewiesenen notwendigen Fahrtkosten der niedrigsten Klasse eines regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels; innerörtliche Fahrtkosten werden nicht berücksichtigt. 17

18 Flugkosten werden bis zur Höhe des Betrages erstattet, der bei einer Landreise mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln zu erstatten wäre. Bei der Benutzung eines sonstigen Beförderungsmittels werden die entstandenen notwendigen Auslagen gemäß 5 Abs. 1 BRKG in Verbindung mit 84 NBG bis zur Höhe von 60,-- erstattet. Wird die Reise von einem anderen Ort als dem Wohnort angetreten, so wird der Entschädigung höchstens die Strecke zwischen Wohnort und Vorstellungsort zugrunde gelegt. Wird eine Übernachtung am Vorstellungsort notwendig, so erhält die Bewerberin oder der Bewerber bei Nachweis entsprechender Auslagen einen Übernachtungszuschuss in Höhe von 11,-- pro Nacht, insgesamt jedoch für höchstens zwei Nächte. Bei einer amtlich zur Verfügung gestellten unentgeltlichen Unterkunft wird kein Übernachtungszuschuss gewährt. Wohnt die Bewerberin oder der Bewerber im Ausland, so werden für die Reisestrecke im Ausland die nachgewiesenen notwendigen Fahrtkosten der niedrigsten Klasse eines regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels zur Hälfte erstattet. Ist eine Landreise nicht möglich, so werden die Flugkosten der niedrigsten Klasse ebenfalls nur zu Hälfte erstattet. Wird die Vorstellungsreise von einem anderen Ort als dem Wohnort angetreten, ist eine Entschädigung nicht möglich. Die Ausschlussfrist für die Vorlage des Antrages auf Erstattung der Reisekosten beträgt drei Monate. Sie beginnt nach Ablauf des Tages an dem sich die Bewerberin oder der Bewerber vorgestellt hat. Die Ausschlussfrist sowie die Erstattungsmodalitäten sind der Bewerberin oder dem Bewerber in geeigneter Weise bekannt zu geben. Die Kosten der Vorstellungsreisen trägt die Einrichtung, die die Vorstellung veranlasst hat. 7.2 Vorstellungsreisen für Stellen für Professorinnen und Professoren auch Juniorprofessorenstellen gelten grundsätzlich unter Ziff. 7.1 genannten Regelungen Für Vorstellungsgespräche anlässlich von Berufungsverfahren kann eine Reisekostenerstattung für bis zu sechs Bewerberinnen und Bewerber zugesichert werden. Für die Höhe der Erstattung und die Erstattungsmodalitäten gelten die Ausführungen unter Ziff. 7.1 entsprechend, allerdings mit folgender Ausnahme: Hinsichtlich der Übernahme der Fahr- und Reisekosten von Bewerberinnen und Bewerbern aus dem Ausland kann die Berufungskommission im Einvernehmen mit der Fakultät zu Lasten des Fakultätsbudgets die volle Übernahme der Fahrt- und Reisekosten aus dem Ausland gewähren, wenn nach Einschätzung der Berufungskommission die Aufnahme in die Vorstellungsliste wahrscheinlich ist. Dieses kann als Beleg für die zu erwartende Fachkompetenz gewertet und somit ein besonderes dienstliches Interesse anerkannt werden. 18