Grundsätzliche Informationen zum Reisekostenrecht (Stand: August 2014)

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1 Grundsätzliche Informationen zum Reisekostenrecht (Stand: August 2014) Rechtliche Grundlagen Begriffsbestimmungen Dienstreise 2 Dauer der Dienstreise 4 Dienstgang 10 Abschlagszahlungen bei Dienstreisen gemäß VV zu 3 Fahrkostenerstattung 5 Wegstreckenentschädigung/ Mitnahmeentschädigung 6 Übernachtungsgeld 8 Tagegeld für Verpflegungsmehraufwendungen 7 Nebenkosten 9 Fortbildungsreisen 16 Auslandsdienstreisen 15 Abrechnung 3 (8) Ausschlussfrist 3 (8) Ansprechpartner

2 I. Rechtliche Grundlagen Eine Dienstreise ist immer vor Antritt der Fahrt bei der/dem zuständigen Vorgesetzten zu beantragen, also für die künstlerischen und wissenschaftlichen Angehörigen der Hochschule für Musik und Tanz Köln beim der/dem Dekan/in oder Rektor für das weitere, nicht künstlerisch-wissenschaftliche Personal bei Frau Viedenz (Vertretung Frau Weise). Dienstreisen können wie beantragt oder mit Änderungen/Einschränkungen genehmigt werden oder sie können abgelehnt werden. Mit der Genehmigung übernehmen die Dienstvorgesetzten die Verantwortung dafür, dass die Regelungen des LRKG bei der Genehmigung beachtet wurden. Die entstandenen Kosten einer dienstlichen Reise werden den Beschäftigten der HfMT Köln nach dem Landesreisekostengesetz des Landes Nordrhein Westfalens (LRKG NRW) erstattet. (siehe LINK) bes_id%3d4790%26aufgehoben%3dn%26menu%3d1%26sg%3d II. Begriffsbestimmungen 1. Dienstreise: Dienstreisen sind von der HfMT Köln schriftlich angeordnete oder genehmigte Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb des Dienstortes. Beträgt die Entfernung zwischen Wohnung und Dienststätte mindestens 30 Kilometer, wird bei Antritt oder Beendigung der Dienstreise an der Wohnung höchstens die Reisekostenvergütung gewährt, die bei Abreise oder Ankunft an der Dienststätte entstanden wäre (fiktive Berechnung). 2. Dienstgang: Dienstgänge sind Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften am Wohnort oder am Dienstort. Sie werden mündlich angeordnet oder genehmigt. 3. Abschlagszahlungen: Auf die zu erwartende Reisekostenvergütung kann auf Antrag ein Abschlag i. H. v. 80 % gezahlt werden. Abschläge sind grundsätzlich spätestens vier Wochen nach Beendigung der Dienstreise durch Vorlage der Reisekostenrechnung abzurechnen.

3 4. Fahrkostenerstattung: Dabei werden nur die entstandenen notwendigen Fahrkosten bei Benutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln ersetzt. Notwendige Fahrkosten sind die Kosten der niedrigsten Klasse für den kürzesten Reiseweg. Gem. dem 5 und der VV hierzu ist u.a. festgelegt, das auch auf Fernstrecken und dienstlichen Tätigkeiten (z.b. Aktenstudium) grundsätzlich die 2. Wagenklasse zumutbar ist. Abweichungen hiervon sind nur beim vorliegen Triftiger Gründe wie z.b. eine Schwerbehinderung mit Merkzeichen ag, BI, oder G oder bei einer längeren ununterbrochenen Fahrtdauer von drei Stunden (ohne Umsteige) und ein deutlich erhöhter Platzbedarf möglich. Bei Dienstreisen die mit privaten Aufenthalten verbunden werden, sind nach dem (LRKG NRW 13) nur die Kosten erstattungsfähig die auf dem kürzesten Reiseweg entstanden wären. Liegt der private Aufenthalt nicht auf der eigentlichen Reiseroute sind die Mehrkosten vom Dienstreisenden selber zu tragen. Beispiel: Eine DR von Köln nach Berlin. Der Dienstreisende möchte am Wochenende vor dem Dienstgeschäft seine Bekannten in Leipzig besuchen. Mögliche Reiseroute: Köln-Leipzig-Berlin-Köln Tatsächlich angefallene Kosten (Köln-Leipzig-Berlin-Köln) = 195,00 Kosten auf der direktem Reiseroute (Köln-Berlin-Köln) = 158,00 Erstattungsfähig sind die 158,00 Die Mehrkosten von 37,00 sind vom DReisenden zu tragen. Taxibenutzung ist nur aus triftigen Gründen möglich, wenn Strecken nicht mit öffentlichen Verkehrsmitteln zurückgelegt werden können (z. B. bei Transport von umfangreichem und schwerem Dienstgepäck, Notwendigkeit durch den Gesundheitszustand, eine Schwerbehinderung mit Merkzeichen -G-, -ag-, -BI-). Der Grund ist in der Reisekostenabrechnung anzugeben. Flugkosten im Inland werden bis zur Höhe des Betrages erstattet, der bei einer Landreise erstattungsfähig wäre, es sei denn die Flugkosten sind niedriger. Im Falle einer erheblichen Zeit- oder Geldersparnis und bei Auslandsreisen darf die Dienstreise mit einem Flugzeug durchgeführt werden, wobei in der Regel nur die Economy Class erstattungsfähig ist. 5. Wegstreckenentschädigung (WE) /Mitnahmeentschädigung bei Nutzung eines privaten Kraftfahrzeuges Eine Wegstreckenentschädigung ist nach dem LRKG ein pauschalierter Betrag, mit dem alle Kosten der Benutzung eines privaten Kfz abgegolten sind. Kleine WE : aus persönlichen Gründen (die Erstattung von evtl. Sachschäden am privaten Pkw ist ausgeschlossen) Liegen für die Nutzung des privaten Kfz keine triftigen Gründe vor, beträgt die Wegstreckenentschädigung für die ersten 50 km 30 Cent, jeder weitere gefahrene km 20 Cent, höchstens jedoch 100,- = 475 km je Dienstreise. Die kleine WE richtet sich in ihrer Höhe nicht nach dem anfallenden Kfz-Kosten, sie ist vielmehr ein pauschalierter Abgeltungsbetrag, der bei Benutzung von öffentlichem Verkehrsmittel zu zahlen wäre.

4 Große WE : unter Anerkennung triftiger Gründe (Begründung erforderlich) / Erstattung von evtl. Sachschäden am PKW Stehen geeignete regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel nicht zur Verfügung oder führt die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel zu erheblich längerer Fahrtdauer oder liegen andere triftige Gründe für die Benutzung eines Kraftfahrzeuges vor, kann anstelle des Einsatzes von Dienst-,Miet- oder Car-Sharing-Fahrzeugen auch die Benutzung eines privaten Kraftfahrzeuges im Einzelfall oder generell genehmigt werden. Eine Wegstreckenentschädigung von 30 Cent/km wird bei Vorliegen von triftigen Gründen gewährt. Triftige Gründe können dienstliche (z. B.: wenn durch Benutzung eines privaten Kfz Fahrtkosten eingespart werden können) und zwingende persönliche Gründe (z. B.: Schwerbehinderung mit den Merkzeichen G-, -ag-, -BI-, bei schweren Wirbelsäulenerkrankungen) sein. Die Entschädigung erhöht sich bei der Mitnahme von Dienstreisenden um 2 Cent/Person bzw. mitgenommenen sperrigen Dienstgut oder Dienstgut mit mehr als 40 kg Gewicht um 2 Cent/km. Die Erstattung von Sachschäden am PKW ist nur bei der Großen WE möglich, und dort auf 300,- begrenzt. Wichtiger Hinweis! Dem DReisenden wird zur Vermeidung von Nachteilen bei Sachschäden am privaten Pkw empfohlen, entsprechend dem von der Landesregierung abgeschlossenen Rahmenvertrag bei der Westfälischen Provinzial-Feuersozietät, Provinzial-Allee 1, Münster über die Versicherung der Halter privater Kfz eine Vollkaskoversicherung für DR und DG abzuschließen. 6. Übernachtungskosten Übernachtungskosten werden nur erstattet, soweit sie notwendig, unvermeidbar und nachgewiesen sind. Grundsätzlich wird ohne Nachweis eine Pauschale von 20 gewährt. Bei Übernachtungen in Großstädten (mehr als Einwohner) kann ein Betrag von bis zu 80, in kleinere Orten (weniger als Einwohner) ein Betrag von bis zu 50 erstattet werden. Die Angaben der Tagessätze beziehen sich nur auf Inlandsreisen. Im Ausland gelten z. T. andere Tagessätze. Bei (nachgewiesenen) Unvermeidbarkeit von höheren Übernachtungskosten, sind diese erstattungsfähig. Wird z.b. eine Delegation geschlossen in einem Hotel (Tagungshotel) unterbracht, oder werden z.b. zu Messezeiten und größeren Veranstaltungen keine preiswerten Unterkünfte am Ort angeboten. Bitte wenden Sie sich d.h. vorab an die Reisestelle um den Einzelfall zu klären. Kosten für ein Frühstück Frühstückskosten können nur dann erstattet werden, wenn die Hotelrechnung auf die Hochschule mit Namen des DReisendem ausgestellt ist und die Frühstückskosten als Einzelposten auf der Rechnung ausgewiesen sind. Übernachtungskosten, die die Kosten des Frühstücks einschließen sind um 4,80 für das Frühstück zu kürzen. ( 8 Abs. 1 Satz 4 LRKG) Sofern die Rechnung des Hotels nicht vorab durch eine Kostenübernahmerklärung der HfMT Köln bestätigt oder von der Reisestelle der Hochschule gebucht wurde, ist die Rechnung vom DReisenden vor Ort zu begleichen und mit der Reisekostenabrechnung im Original einzureichen. Die Höhe der max. erstattungsfähigen Frühstückskosten liegt bei 10 Euro. Übersteigen die in Rechnung gestellten Frühstückskosten 10 Euro, ist die Erstattung des Mehrpreises von einer entsprechenden Begründung abhängig.

5 7. Tagegeld für Verpflegungsmehraufwendungen Die Höhe des Tagegeldes hängt von der notwendigen Dauer der Dienstreise ab. Die Dauer richtet sich grundsätzlich nach der Abreise und Ankunft von/an der Dienststelle / Wohnung. Dauer der Abwesenheit pro Kalendertag von weniger als 8 Stunden: kein Tagegeld Dauer der Abwesenheit pro Kalendertag von mindestens 8-11 Stunden: Tagegeld von 6 Dauer der Abwesenheit pro Kalendertag von weniger als 24, aber mehr als 11 Stunden: Tagegeld von 12 Dauer der Abwesenheit pro Kalendertag von 24 Stunden: Tagegeld von 24 Neu seit Für den Tag der An- und Abreise, wenn der Arbeitnehmer an diesem, einem anschließenden oder vorhergehemden Tag außerhalb seiner Wohnung übernachtet, ohne Rücksicht auf die Abwesenheitszeit : Tagegeld von 12 Beispiel: Eine zweitägige Dienstreise mit einer Übernachtung Ergäbe das folgende Tagegeld: An-und Abreisetagegeld = 2x12 = 24 Bei unentgeltlicher Mahlzeitengestellung wird das Tagegeld für ein unentgeltlich zur Verfügung gestelltes Frühstück um 4,80 und für ein unentgeltlich zur Verfügung gestelltes Mittag- und Abendessen um jeweils 9,60 gekürzt. Die Kürzung darf das Tagegeld aber nicht übersteigen ( 7 Abs. 2 Nr. 1 LRKG) Werden Frühstück, Mittag und Abendessen unentgeltlich bereitgestellt, wird kein Tagegeld gewährt. Durch diese Neuregelung kann es vorkommen, dass Ihnen nur noch ein sehr geringes oder kein Tagegeld mehr ausgezahlt werden kann. 8. Nebenkosten Nebenkosten sind alle nachgewiesenen Auslagen, die für die Erledigung des Dienstgeschäftes notwendig sind, z. B.: (Parkgebühren, nicht bei kleiner WE und bei Fortbildungsreisen), Zimmerreservierungsgebühr, dienstliche Telefonate. Keine Nebenkosten sind z. B.: Trinkgelder, Geldbußen, Stadtpläne, Reiseversicherungen, Arzt- und Arzneimittelkosten. 9. Fortbildungsreisen Fortbildungsreisen sind Reisen, die der Bedienstete nach Abschluss seiner Ausbildung zur beruflichen Weiterbildung oder zur Erweiterung seiner beruflichen Kenntnisse oder zur Vorbereitung auf die Wahrnehmung neuer oder anderer Aufgaben übernimmt. Reisen zu dienstlichen Fortbildungsmaßnahmen bis zur Dauer von 5 Tagen, die an einen Ort außerhalb des Dienstoder Wohnortes erfolgen, werden entsprechend den Regelungen für Dienstreisen abgerechnet.

6 10. Auslandsdienstreisen Auslandsdienstreisen sind Dienstreisen zwischen Inland und Ausland sowie im Ausland. Hierfür gelten die Vorschriften des Landesreisekostenrechts NRW in Verbindung mit der Auslandskostenerstattungsverordnung (AKEVO). Bei Flugreisen in außereuropäische Länder werden in der Regel nur die Touristen / Economy Class erstattet. ( 5 Abs. 1 Satz 3 LRKG) Kosten für die Nutzung der Business- oder einer Vergleichbaren Klasse sind nur erstattungsfähig, wenn deren Benutzung aus dienstlichen (z.b.: die Economy Class ist nicht mehr Verfügbar) oder zwingenden persönlichen Gründen (z.b.: Schwerbehinderung mit den Merkzeichen G-, -ag-, -BI-) erforderlich ist. Bei nicht nachgewiesenen Übernachtungskosten ist von einem einheitlichen Übernachtungsgeld von 30 auszugehen. Darüber hinausgehende nachgewiesene und unvermeidbare Übernachtungskosten werden nach denselben Regeln wie Inlands Tagegeld abgerechnet. Dauert der Aufenthalt am demselben Geschäftsort ohne Hin- und Rückreise länger als 14 Tage, wird das Auslandstagegeld vom 15. Tag an um 10 % gekürzt. 11. Abrechnung Aufwendungen für Reisen sind über die Reisekostenstelle abzurechnen. Eine Berechnung kann nur anhand von Originalbelegen und vollständig eingereichten Unterlagen ( u.a. die vom Vorgesetzten Unterzeichnete Genehmigung der Dienstreise, Reisekostenabrechnung ) erfolgen. Bitte beachten: Die eingereichten Unterlagen verbleiben im Dezernat 2 und werden nicht zurückgeschickt. Sie erhalten nur eine Reisekostenabrechnung für ihre Unterlagen. 12. Ausschlussfrist Reisekostenabrechnungen aller Art müssen innerhalb einer Frist von 6 Monaten der Reisestelle vorliegen. Die Frist beginnt mit dem Tag nach Beendigung der Dienstreise / Dienstgang. 13. Ansprechpartner Ihr Ansprechpartner ist: Herr Andreas Hoppe Tel 0201/ reisestelle@folkwang-uni.de Für alle Fragen zum Thema Dienstreisen stehe ich Ihnen gern zur Verfügung. Sollten Sie Hilfe / Unterstützung bei der Planung Ihrer nächsten Dienstreise wünschen, so können Sie mich jederzeit gern ansprechen.