Anleitung el-online. Das Informations- und Bestellsystem von Löffelhardt. Version 1.2

Transkript

1 . Das Informations- und Bestellsystem von Löffelhardt. Version 1.2

2 Inhaltsverzeichnis 1 Anmeldung Kundennummer / Benutzerkürzel / Passwort Passwortänderung Aufbau und Funktionen des el-online Das Menü Die Artikelsuche Suche nach Artikeln - die Standardsuche Suche nach Artikeln - die erweiterte Suche Die Anzeige der Suchergebnisse Hinweise zu Artikeln - die Symbole Weitere Einschränkung der Suchergebnisse Anzeige der Top100-Artikel Katalog - die Suche in Produktgruppen Bestellen der gefundenen Artikel Warenkorb Bestelldaten für den Auftrag ändern Details zur Position erfassen bzw. ansehen Bestelltexte zur Position eingeben Anzeige von Hinweisen Schnellbestellung durch Eingabe der Artikelnummer Bestellen Abschicken der Bestellung Angaben auf der Bestellbestätigung Favoriten Anlegen einer Einkaufsliste Bestellen aus Einkaufslisten Etikettendruck Die Benutzerverwaltung Anzeige von Vorgängen Noch Fragen? - Ihre el-online Hotline

3 1 Anmeldung 1.1 Kundennummer / Benutzerkürzel / Passwort Die Anmeldung erfolgt mit Ihrer Kundennummer bei Löffelhardt, sowie dem Benutzerkürzel und dem Passwort, das Sie von uns erhalten. 1.2 Passwortänderung Aus Sicherheitsgründen empfehlen wir unbedingt, das Passwort nach dem ersten Anmelden unter der Benutzerverwaltung zu ändern. 2 Aufbau und Funktionen des el-online In diesem Kapitel soll der Aufbau des el-online dargestellt und die einzelnen Funktionen detailliert erläutert werden. Auf der linken Seite des Bildschirms sehen Sie verschiedene Menüpunkte. Die Funktionen werden in den folgenden Kapiteln erläutert. Im oberen Bereich wird bereits die Artikelsuche angezeigt, auf die ebenfalls später detailliert eingegangen wird. Im rechten Bereich wird stets die Anzahl der Positionen im Warenkorb und der Warenwert des Warenkorbs angezeigt

4 2.1 Das Menü Hier stehen folgende Funktionen zur Auswahl: Artikelsuche Top100-Artikel Aktionsartikel Favoriten Warenkorb Anzeige von Vorgängen Benutzerverwaltung Kontakt / Hilfe Logout 2.2 Die Artikelsuche Sicherlich das wichtigste Thema eines Online-Shops: um Produkte zu kaufen, müssen Sie diese erst einmal finden Suche nach Artikeln - die Standardsuche Sie haben zahlreiche Möglichkeiten, in dem umfangreichen Sortiment von Löffelhardt zu suchen: Zunächst haben Sie ein Textfeld "Suche nach.", in das Sie verschiedene Suchbegriffe eintragen können. Eingabe von Suchbegriffen: Die Suchbegriffe müssen durch ein Leerzeichen getrennt eingegeben werden. el-online verwendet eine Volltextsuche. Das heißt Sie können vollständige Begriffe oder Teilbegriffe zur Suche eingeben. Es wird innerhalb des Herstellernamens, der Artikelbezeichnung und der Artikelnummer des Herstellers gesucht. Als Suchbegriff können Sie also z.b. "Wechselschalter" eingeben. Dann werden Ihnen bei der Suche nach der Artikelbezeichnung alle Artikel angezeigt, die den Begriff "Wechselschalter" beinhalten. Oder Sie suchen nach Teilen von Suchbegriffen, also z.b. nach "Schalter". Dann werden Ihnen als Treffer alle Artikel angezeigt, die das Wort "Schalter" irgendwo beinhalten, also beispielsweise auch "Wechselschalter", "Kippschalter", "Schalterblock", usw

5 Es ist daher nicht notwendig, Begriffe durch Sternchen (*) zu trennen, wie sonst bei anderen Online-Shops häufig verwendet. (daher wird diese Funktion auch nicht unterstützt) Es ist auch nicht notwendig, Begriffe wie "UND", "ODER", "+" usw. (wie bei anderen Suchmaschinen einzugeben. (daher wird diese Funktion auch nicht unterstützt) Es ist möglich, mehrere Suchbegriffe einzugeben, wobei die Reihenfolge der Suchbegriffe keine Rolle spielt. Hinweis zur Suche nach Artikeln mit Sonderzeichen (Bindestrich, Schrägstrich, Leerzeichen Punkt usw.): Viele Artikel enthalten Bezeichnungen mit Sonderzeichen, also z.b. Bindestrich, Schrägstrich, Leerzeichen, Punkt usw. Es ist immer schwierig zu wissen, wie und an welcher Stelle diese Sonderzeichen in den Bezeichungen der vielen Hersteller stehen. Wir haben unsere Suche deshalb so gestaltet, dass Sie zwar diese Sonderzeichen eingeben können, aber nicht müssen. Wir raten dazu, bei der Suche keine Sonderzeichen einzugeben. Also z.b. nach "506U" zu suchen statt nach "506 U", oder nach "3540" statt nach "35/40". Wenn Sie genau wissen, wie die Herstellerbezeichnungen sind, können Sie die Sonderzeichen aber auch eingeben. Neben den Suchbegriffen besteht noch die Möglichkeit, die Suchanzeige wie folgt einzuschränken: nur Lagerartikel dann werden nur die Artikel angezeigt, die bei uns üblicherweise lagerhaltig vorrätig sind nur Top100-Artikel dann wird nur innerhalb der Artikel gesucht, die Sie innerhalb der letzten 6 Monate bei uns bezogen haben Nettopreis anzeigen dadurch lässt sich bei der Suche die Spalte "Preis" ausblenden, so dass Ihr Einkaufspreis nicht mehr angezeigt wird Suche nach Artikeln - die erweiterte Suche In der erweiterten Suche haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, gezielt nach Ihrer Artikelnummer (soweit bei uns hinterlegt) der EAN-Nummer Preisbereichen (von/bis) - 4 -

6 zu suchen. Die erweiterte Suche lässt sich selbstverständlich mit der Standardsuche, die im vorigen Kapitel beschrieben wurde, kombinieren Die Anzeige der Suchergebnisse Die Trefferliste zeigt Ihnen alle Artikel, auf die Ihre Suchkriterien zutreffen. Wenn Sie auf die Bezeichnung des Artikels klicken, wird Ihnen die Detailansicht des Artikels mit sämtlichen vorhandenen Information zu dem jeweiligen Artikel angezeigt

7 In der Trefferliste (und auch in der Detailansicht des Artikels) wird Ihnen jeweils die Verfügbarkeit des Artikels angezeigt. Gleichzeitig wird Ihnen angezeigt, in welchem Lager der Artikel verfügbar ist. Es wird dabei immer die Mindestbestellmenge auf die Verfügbarkeit überprüft, bei Eingabe einer anderen Menge wird diese überprüft. Das System sucht zunächst in der Filiale, von der Sie normalerweise beliefert werden. Wenn hier der Artikel nicht vollständig gefunden wurde, wird im Stammhaus Fellbach gesucht. Ein grüner Haken zeigt an, dass der Artikel vollständig verfügbar ist und in welcher Filiale, ein gelber Haken zeigt an, dass der Artikel teilweise verfügbar ist und in welcher Filiale sowie in welcher Menge, ein roter Haken zeigt, dass der Artikel derzeit nicht verfügbar ist und auf Ihre Bestellung schnellstmöglich beschafft wird Hinweise zu Artikeln - die Symbole Je nach Artikel können in der Spalte "Hinweise" verschiedene Symbole angezeigt werden: Schnittlängen für Kabelartikel, die von Trommeln geschnitten werden, gibt es diese Eingabehilfe. Beim Klick auf das Symbol kann die Anzahl der Schnitte und die Einzellänge eingegeben werden. So können beispielsweise 5x20 Meter von einem Kabel bestellt werden. Die einzelnen Schnitte werden als separate Positionen in den Warenkorb übergeben. Zuschlag bei Artikeln mit Metallzuschlägen werden diese beim Klick auf das Symbol angezeigt. Die Preise in der Suche werden exkl. Zuschläge angezeigt, im Warenkorb werden dann Inklusivpreise angezeigt. Auslaufartikel Artikel, die als Auslaufartikel gekennzeichet sind, werden gekennzeichnet. Diese Artikel sind nur so lange im el-online bestellbar, bis die verfügbare Menge nicht überschritten wird, da ansonsten eine Lieferung nicht gewährleistet werden kann. Ersatzartikel Wenn Ersatzartikel, z.b. für Auslaufartikel, existieren, lassen sich diese durch anklicken auf das dargestellte Symbol direkt aufrufen. Staffelpreise sofern Staffelpreise existieren werden diese durch einen Klick auf das Symbol angezeigt. In der Suche werden stets die Preise angezeigt die für die Preiseinheit des Artikels gelten (bzw. für die durch Sie eingegebene Menge) Aktionsartikel Artikel mit Aktionspreis werden entsprechend gekennzeichnet - 6 -

8 2.2.5 Weitere Einschränkung der Suchergebnisse Nach jeder Suche werden nach kurzer Zeit zwei weitere Felder angezeigt, die eine Einschränkung der Suchergebnisse ermöglichen. Hier können Sie die Suchergebnisse genauer einschränken, in dem Sie auf einen Lieferanten oder eine Produktgruppe einschränken. Die Einschränkung wird nach der Auswahl automatisch durchgeführt, d.h. Sie müssen nicht erneut auf "Suchen" klicken. 2.3 Anzeige der Top100-Artikel Durch einen Klick auf den Menüpunkt Top100-Artikel werden die Artikel, die Sie am häufigsten bei uns bezogen haben, direkt angezeigt. Innerhalb dieser Artikel ist dann auch die Artikelsuche möglich. 2.4 Katalog - die Suche in Produktgruppen Durch einen Klick auf den Menüpunkt Katalog können Sie unseren Produktkatalog durchblättern. Es werden Ihnen alle Produktgruppen in einer Baumstruktur dargestellt. Die einzelnen Äste des Baumes können Sie durch klicken öffnen und schließen. So können Sie sich beispielsweise alle Waschmaschinen, Unterputzschalter oder Erdkabel anzeigen lassen. Der gewählte Bereich wird dann in die Suche übernommen. So können Sie sehr detailliert innerhalb bestimmter Produktgruppen eine Suche durchführen. Auch innerhalb dieser Suchergebnisse ist eine Suche sowie die Auswahl eines Lieferanten möglich

9 2.5 Bestellen der gefundenen Artikel Wenn Sie einen Artikel für Ihre Bestellung vormerken und in den Warenkorb legen möchten, können Sie dies durch einen Klick auf das Warenkorb-Symbol (Einkaufswagen) tun. Mehrere Artikel können Sie wieder durch Eingabe der Mengen markierten und durch einen Klick auf den Button "in den Warenkorb" in den Warenkorb legen. Wenn einer oder mehrere Artikel in den Warenkorb übernommen werden, sehen Sie dies auf der rechten Seite in der Warenkorbanzeige. 3 Warenkorb Durch einen Klick auf das Symbol rufen Sie den Warenkorb auf. In diesem befinden sich die Artikel, die Sie zur Bestellung vorgemerkt haben und dazu in den Warenkorb gelegt haben. 3.1 Bestelldaten für den Auftrag ändern Im Warenkorb können Sie verschiedene Daten für Ihren Auftrag ändern oder erfassen. Die beiden Kopffelder stehen Ihnen zur Verfügung, um selbst Texte einzugeben, die von uns auf dem Lieferschein und der Rechnung ausgedruckt werden. (Bsp.: Kommissionen, Kostenstellen, Warenempfänger in Ihrem Hause usw.) Bitte beachten Sie, dass diese beiden Felder von uns an keiner Stelle beachtet werden, also geben Sie hier bitte keine Daten wie "bitte morgen früh liefern" o.ä. ein. Diese Felder sind ausschließlich für Sie gedacht, um Ihre Aufträge für Sie selbst zu kennzeichnen

10 Sie können außerdem noch eine bei uns gespeicherte Lieferadresse auswählen eine abweichende Lieferadresse für diesen Auftrag eingeben wählen, ob Sie die Ware in einer Filiale abholen möchten ein Wunschlieferdatum eingeben Komplettlieferung oder Einzelrechnung auswählen Preise auf dem Lieferschein ausgeben lassen oder eine Auftragsbestätigung anfordern den Auftrag einem bei uns für Sie angelegten Objekt zuordnen die Zahlungsart (Rechnung / Barverkauf) auswählen. Bei der Auswahl der Abholung in einer unseren Filialen ändert sich die Anzeige der Verfügbarkeit, es wird dann direkt die Verfügbarkeit in der gewählten Filiale angezeigt. 3.2 Details zur Position erfassen bzw. ansehen Bestelltexte zur Position eingeben Bei jeder Position im Warenkorb haben Sie die Möglichkeit, Bestelltexte zu erfassen. Bitte beachten Sie auch hier, dass das Bemerkungsfeld von uns an keiner Stelle beachtet wird. Auch dieses Feld dient nur Ihnen, um Informationen zu der jeweiligen Position auf dem Lieferschein und der Rechnung ausdrucken zu lassen Anzeige von Hinweisen Ähnlich wie bei der Suche werden im Warenkorb die Symbole für Auslaufartikel, Ersatzartikel sowie Zuschläge angezeigt Schnellbestellung durch Eingabe der Artikelnummer Wenn Sie bereits wissen, welche Artikel Sie bei uns bestellen möchten und auch schon unsere Deha-Artikelnummer zur Hand haben, können Sie auch im Warenkorb Artikel durch Eingabe der Deha-Artikelnummer erfassen. In diesem Falle klicken Sie einfach auf den Button "Artikel hinzufügen" und geben im darauf folgenden Fenster jeweils die Artikelnummer und die gewünschte Menge ein

11 4 Bestellen 4.1 Abschicken der Bestellung Nachdem klicken auf den Button "bestellen" wird die Bestellung zu uns abgeschickt. Sollten Sie die Bestellung nicht zu uns abschicken wollen, können Sie sie durch den Button "verwerfen" abbrechen. Einzelne Positionen können Sie löschen, in dem Sie vor der Position auf den Mülleimer klicken. 4.2 Angaben auf der Bestellbestätigung Anschliessend erhalten Sie Bestätigung aus dem el-online, durch die Ihnen mitgeteilt wird dass die Bestellung bei uns eingegangen ist. Sie finden die Bestellung ab diesem Zeitpunkt dann auch in der Anzeige der Vorgänge. 5 Favoriten Eine Favoritenliste bzw. Einkaufsliste dient dazu, eine Menge an Artikeln für immer wiederkehrende Bestellungen zusammenzufassen. Sie können beliebig viele Einkaufslisten erfassen und unter einem frei wählbaren Namen abspeichern. Für eine bessere Übersichtlichkeit lassen sich auch Rubriken vergeben, um eine Vielzahl von Einkaufslisten zu strukturieren. Aus den Einkaufslisten können Sie dann Artikel in den Warenkorb legen, die Einkaufslisten bleiben dadurch unverändert. 5.1 Anlegen einer Einkaufsliste Das Anlegen einer Bestellvorlage funktioniert ähnlich wie das Füllen eines Warenkorbes. Artikel können Sie ausschließlich aus der Detailansicht des Artikels in eine Einkaufsliste hinzufügen

12 Im darauf folgenden Fenster können Sie Einkaufslisten über das Symbol "Neu" anlegen, kopieren oder löschen. Genauso können Sie Rubriken anlegen und darin Einkaufslisten anlegen. Durch einen Klick auf den Button "OK" wird der gewählte Artikel in die Einkaufsliste hinzugefügt. 5.2 Bestellen aus Einkaufslisten Der Aufruf der Einkaufslisten, um daraus Artikel zu bestellen, erfolgt über den Menüpunkt "Favoriten". 6 Etikettendruck Sie haben die Möglichkeit, aus einer Einkaufsliste Etiketten für Lagerverwaltung oder als Bestellunterstützung zu drucken. Innerhalb der Einkaufslisten finden Sie den Punkt

13 Damit werden die Positionen aus der Einkaufsliste für den Etikettendruck vorgemerkt. Nach der Vormerkung erscheinen die Buttons Damit können Sie die Etiketten dann entweder verwerfen oder mit Etiketten drucken. Standardmäßig werden 14 Etiketten auf einer DIN A4-Seite gedruckt. Standardetiketten für den Laserdruck sind bspw. von Zweckform / Avery die Bestellnummer 3653 bzw. Etiketten der Größe 105 x 42,3 mm. Nach dem Aufruf von Etiketten wird noch einmal nachgefragt: mit OK erfolgt die Anzeige der Etiketten im Fenster:

14 Für den optimalen Ausdruck auf den Etiketten muss im Browser die Druckseite so eingestellt werden, dass keine Seitenränder mit angedruckt werden. Aufgrund der Vielzahl der Browser hier exemplarisch für den Internetexplorer 7 Seitenränder auf Null und keine Kopf- bzw. Fußzeile andrucken. Dann kann der Druck der Etiketten erfolgen. Ggf. kann es je nach Druckertyp noch nötig sein, die Ausrichtung der Ränder anzupassen. Einstellungen Firefox

15 7 Die Benutzerverwaltung In der Benutzerverwaltung können Sie Ihr Passwort ändern sowie weitere Benutzer anlegen. Hier können Sie auch verschiedene Berechtigungen vergeben. Die Änderung einer Berechtigung wirkt sich immer erst bei der nächsten Anmeldung aus. So können Sie beispielsweise Mitarbeiter anlegen, die keine Preise sehen sollen oder keine Bestellung erfassen dürfen. Auch die Anzeige von Rechnungen lässt sich beispielsweise ausblenden. Weitere Möglichkeiten bis hin zur Budgetverwaltung und einem "4-Augen-Prinzip" sind möglich, bitte sprechen Sie uns dazu an. 8 Anzeige von Vorgängen Unter der Anzeige von Vorgängen sehen Sie Aufträge Rechnungen Offene Posten Angebote 9 Noch Fragen? - Ihre el-online Hotline Bei Fragen, Problemen, Anregungen stehen wir Ihnen unter der bekannten zur Verfügung. el-online Hotline Tel. 0711/ und -273 Per Mail sind wir unter el-online@loeffelhardt.de erreichbar