Skype for Business Aufbau und Hauptfunktionen Hauptfenster (persönliche Informationen, Chat, Telefon, Optionen Voic einrichten

Transkript

1 Skype for Business Aufbau und Hauptfunktionen Hauptfenster (persönliche Informationen, Chat, Telefon, Optionen Voic einrichten und ändern Den Anrufbeantworter über Skype einrichten oder abhören Voic Ansage ändern Arbeitszeiten einrichten Arbeitszeiten festlegen in OWA: Arbeitszeiten festlegen über Outlook: Telefonfunktionen Besetztton Durchstellen mit Rückfrage: Stellvertretung einrichten Skype-for Business-Optionen Allgemein Persönliche Einstellungen Kontaktliste Status, Mein Bild, Telefone Benachrichtigungen, Chat Klingeltöne und Sounds, Audiogerät, Videogerät Anrufweiterleitung ( Durchstellen, gemeint ist dauerhafte Weiterleitung!) Dateispeicherung Aufzeichnung, Skype-Besprechungen Kontakte verwalten Status (siehe S. 25 ) Kontakte: Suche und Sortierung Skype-Konferenzen Erweiterte Möglichkeiten bei der Besprechung: Anhang: Anwesenheitsinformationen und -status in Skype for Business Anwesenheitsstatus Skype Zusammenfassung der wichtigsten Punkte aus den Datenschutzbestimmungen

2 Skype for Business Aufbau und Hauptfunktionen 1.1 Hauptfenster (persönliche Informationen, Chat, Telefon, Optionen Register -karten Persönliche Informationen Skype- Optionen Suchfeld Telefonstatus Das Hauptfenster mit aktiviertem Suchfeld kann man jederzeit mit Windowstaste + Y aufrufen! 2

3 2 Voic einrichten und ändern 2.1 Den Anrufbeantworter über Skype einrichten oder abhören Wählen Sie im Skype-Hauptfenster die Registerkarte Telefon (1), dann die Schaltfläche Voic (2), dann Voic einrichten (3). 3

4 Es öffnet sich Outlook Web App (mail.uni-mainz.de). Hier können Sie Einstellungen vornehmen und Regeln festlegen. Scrollen Sie nach unten, um alle Optionen zu sehen! 4

5 2.2 Voic Ansage ändern Klicken Sie im Skype-Hauptfenster auf der Registerkarte Telefon auf Optionen Ansage ändern. Skype verbindet Sie mit der Voic und öffnet ein neues Fenster: Wenn Sie noch keinen persönlichen Text aufgenommen haben, können Sie ihn sofort aufsprechen. Wenn Sie schon einen Text aufgenommen haben, aber den Text ändern möchten, können Sie den Text hier ändern oder wieder auf den Standardansagetext zurückschalten. Folgen Sie dazu einfach der Ansage im Telefon. 5

6 3 Arbeitszeiten einrichten 3.1 Arbeitszeiten festlegen in OWA: Wenn Sie mit Skype automatisch Ihre Verfügbarkeit in Abhängigkeit von Ihren Arbeitszeiten anzeigen möchten, müssen Sie die Arbeitszeiten eintragen. Öffnen Sie dazu OWA (mail.unimainz.de), klicken Sie auf Optionen (Zahnradschaltfläche rechts oben), dann links im Fenster auf Einstellungen, dann im rechten Bereich oben Kalender auswählen. Dort tragen Sie ihre Arbeitszeiten ein. Alternativ können Sie die Arbeitszeiten auch über Outlook festlegen. 6

7 3.2 Arbeitszeiten festlegen über Outlook: Öffnen Sie den Kalender in Outlook. Dann Rechtsklick links unten auf Kalender, Optionen: und es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Ihre Arbeitszeiten eintragen können. 4 Telefonfunktionen Die wichtigsten Telefonfunktionen finden Sie während eines Gesprächs im Anruffenster unter der Schaltfläche Anrufsteuerung können Sie das aktuelle Gespräch Halten oder Durchstellen. Außerdem können Sie ein laufendes Gespräch zwischen Telefon und Headset transferieren (Geräte). 4.1 Besetztton Standardmäßig sendet Skype keinen Besetztton, wenn Sie sich in einem Gespräch befinden. Falls Sie einen Besetztton wünschen, kann man diesen unter - > Features -> Lync: Besetzt, wenn besetzt aktivieren (geht aber nicht sofort!). 7

8 4.2 Durchstellen mit Rückfrage: Gespräch 1 läuft im Anruffenster 1. Im Lync-Hauptfenster (Windowstaste + Y) sucht man jetzt den Teilnehmer, der das Gespräch übernehmen soll, und ruft ihn an -> Anruffenster 2 öffnet sich. Damit wird Gespräch 1 automatisch gehalten. Nachdem die Rückfrage beendet ist (das Anruffenster 2 nicht schließen!): Im Anruffenster 1 Durchstellen auswählen. Jetzt erscheint in der Liste das 2. laufende Gespräch und man kann es auswählen. Wenn eine Stellvertretung eingerichtet ist: Ein Stellvertreter kann mittels STRG +1 /STRG+Shift+1 direkt an die Chefin durchstellen! 4.3 Stellvertretung einrichten Um eine Stellvertretung einzurichten: Rufen Sie im Hauptfenster (Windowstaste +Y) ganz unten die Einstellungen für die Anrufweiterleitung auf. Damit gelangen Sie in die Optionen und können dort unter Stellvertretungen bearbeiten einen Stellvertreter festlegen. 8

9 5 Skype-for Business-Optionen 5.1 Allgemein Weitere Informationen zu den hier angezeigten Punkten Programm zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit und Protokollierung finden Sie im Anhang (Zusammenfassung der wichtigsten Punkte aus den Datenschutzbestimmungen). 9

10 5.2 Persönliche Einstellungen Falls Sie nicht wünschen, dass Skype die Anwesenheitsinformationen aus Ihrem Kalender übernimmt, können Sie das Häkchen bei Eigene Abwesenheitsinformationen anhand meiner Kalenderinformationen aktualisieren entfernen. 10

11 5.3 Kontaktliste Abhängig von den Einstellungen unter Meine Kontakte anzeigen mit ist neben dem Erscheinungsbild der Kontaktliste im Hauptfenster auch das Aussehen der Teilnehmerliste in Telefonkonferenzen. 11

12 5.4 Status, Mein Bild, Telefone Hier legen Sie fest, wer Ihren Status sehen kann: Alle oder explizit nur die Personen, die Sie selbst als Skype-Kontakte eingetragen haben. Unter dem Menüeintrag Mein Bild können Sie das Foto, das Sie für Outlook hinterlegt haben (falls Sie das getan haben), in Skype anzeigen lassen. Der Menüeintrag Telefone gibt Ihnen die Möglichkeit, weitere eigene Telefonnummern auf Ihrer Visitenkarte (die Kontakten in Skype angezeigt wird) anzeigen zu lassen. 12

13 5.5 Benachrichtigungen, Chat Hier können Sie festlegen, ob Sie eine Meldung erhalten möchten, wenn jemand Sie zu seinen Kontakten hinzufügt, und in welcher Ecke des Bildschirms Meldungen erscheinen. Unter dem Menüeintrag Chat können Sie Einstellungen wie Rechtschreibprüfung und Erscheinungsbild für Chat festlegen. 5.6 Klingeltöne und Sounds, Audiogerät, Videogerät Über Klingeltöne und Sounds können Sie individuelle Klingeltöne für Anrufe von Mitgliedern bestimmter Gruppen einstellen. Ebenso können Sie hier festlegen, dass unter bestimmten Umständen keine Töne abgespielt werden. Audio- bzw. Videogerät gibt Ihnen, falls mehrere solcher Geräte an Ihrem PC angeschlossen sind, die Möglichkeit, das zu verwendende Gerät auszuwählen und Einstellungen (z.b. Lautstärke) vorzunehmen. 13

14 5.7 Anrufweiterleitung ( Durchstellen, gemeint ist dauerhafte Weiterleitung!) Dieses Fenster ist so wichtig, dass Sie es auch direkt aus dem Skype-Hauptfenster aufrufen können: Im Hauptfenster ganz unten, Einstellungen für die Anrufweiterleitung) Hier legen Sie Ihre Teamanrufgruppe (Mitglieder der Teamanrufgruppe bearbeiten) und Ihre Stellvertretungen fest. Wenn Sie Personen in ihre Teamanrufgruppe aufnehmen, werden Anrufe auf Ihre Nummer zeitgleich auch bei den Gruppenmitgliedern klingeln. Stellvetretungen können Anrufe für Sie entgennehmen und Anrufe oder Konferenzen in Ihrem Namen tätigen. Wenn Stellvertretungen einmal eingetragen sind, kann man sie aus dem Hauptfenster schnell aktivieren und deaktivieren. 14

15 5.8 Dateispeicherung Hier können Sie sehen, wo Dateien, die Sie z.b. im Chat erhalten, gespeichert werden und ggf. den Speicherort ändern. 15

16 5.9 Aufzeichnung, Skype-Besprechungen Hier legen Sie fest, wo Besprechungsaufzeichnungen gespeichert werden und in welcher Auflösung. Unter dem Menüpunkt Skype-Besprechungen können Sie festlegen, ob Sie in Besprechungen ein Chatfenster und eine Teilnehmerliste angezeigt bekommen. 16

17 6 Kontakte verwalten Die Kontakte bilden das persönliche Telefonbuch von Skype. Man kann Kontakte anzeigen lassen nach Gruppenzugehörigkeit (Registerkarte Gruppen), nach Status (wer ist gerade verfügbar, beschäftigt, offline ) und nach Beziehungsstatus (was darf der Kontakt von mir wissen) Hier kann man neue Gruppen oder neue Kontakte hinzufügen Hier werden Personen angezeigt, die mich zu ihren Kontakten hinzugefügt haben, aber noch nicht in meiner Kontaktliste sind. Ein Kontakt in Skype ist nie automatisch da er muss manuell zu einer Kontaktgruppe hinzugefügt werden. Von Kontakten, die zu einer Gruppe der Kontakte hinzugefügt wurden, kann man den Anwesenheitsstatus und evtl. weitere persönliche Angaben sehen was jeweils sichtbar ist, ist abhängig vom eingestellten Beziehungsstatus. Kontakte, die in Skype eingerichtet wurden, erscheinen automatisch in Outlook! (im Unterordner Skype-Kontakte). 17

18 7 Status (siehe S. 25 ) Automatisch: Abhängig von Outlook (Termine) und Anmeldestatus am Rechner. Am Telefon, In einer Besprechung und einige weitere Zustände werden automatisch eingestellt. Manuell: Einstellbar im Hauptfenster, über die Taskleiste (mit der Maus kurz auf dem Skype- Symbol bleiben) und, wenn vorhanden, am Telefon. Folgende Einstellungsmöglichkeiten gibt es: Damit zusammenhängend sind die Beziehungen/der Beziehungsstatus: Neu hinzugefügte Kontakte, wenn ich sie keiner besonderen Gruppe zugeordnet habe (andere Kontakte), werden automatisch als Kollegen eingestuft, sie können in Skype meinen Anwesenheitsstatus sehen, solange ich nichts anderes einstelle. Kontakte, denen ich einen anderen Status zuordne (Rechtsklick auf den Kontakt private Beziehung ändern), können weitere Informationen oder weniger Informationen erhalten Details in der Tabelle auf S. 23. Mitglieder der Gruppe Arbeitsgruppe haben die meisten Rechte sie dürfen auch stören, wenn der Status auf Nicht stören steht! 18

19 8 Kontakte: Suche und Sortierung Die Suche in Skype (Suchleiste) bzw. im Telefon durchsucht: das Uni-Adressbuch (=globale Adressliste in Outlook aber man kann nur anrufen, wenn auch eine Telefonnummer eingetragen ist!) die eigenen Kontakte/Personen in Outlook (aber: keine Unterordner!) die Skype-Kontakte Die Sortierung hängt grundsätzlich davon ab, wie der Kontakt in Outlook aufgenommen ist: Um eine Sortierung nach dem Nachnamen zu erhalten: Klappt leider nicht immer zu 100%, aber für fast alle. 19

20 9 Skype-Konferenzen Es gibt zwei Möglichkeiten, Konferenzverbindungen mittels Skype herzustellen: Über die Outlook- Terminplanung oder als Sofortbesprechung. 1. Konferenzplanung über Outlook Im Kalender: Erstellen Sie einen neuen Termin, indem Sie auf Neue Skype-Besprechung klicken. Der Termin wird automatisch mit einem Link versehen, auf den die Teilnehmer klicken können, um an der Besprechung teilzunehmen. Die Besprechungsanfrage können Sie wie üblich versenden. Klicken Sie (zum Besprechungszeitpunkt) auf den Link in der Einladung. Damit werden Sie in den virtuellen Besprechungsraum verbunden. Wenn die anderen Teilnehmer erscheinen, sehen Sie das im Besprechungsfenster. 2. Sofortbesprechung Aus dem Hauptfenster können Sie über die Optionenschaltfläche -> Sofortbesprechung direkt eine Besprechung aufrufen: 20

21 Auch hier erscheint dann das Besprechungsfenster. Das Besprechungsfenster kann unterschiedlich aussehen, abhängig von Ihren Einstellungen: Besprechungsfenster, links mit Chat und Teilnehmerliste, rechts ohne beides. Sie können über Weitere einladen oder über die +Schaltfläche oben rechts Teilnehmer hinzufügen. Diese Schaltflächen unten sind in einer Besprechung immer vorhanden. 9.1 Erweiterte Möglichkeiten bei der Besprechung: Unter den Schaltflächen für Präsentieren (Bildschirmsymbol) und Weitere Optionen ( -Punkte) finden Sie viele weitere Funktionen, die Sie in einer Skype-Besprechung anwenden können: 21

22 Präsentationen von Powerpoint-Dateien, geöffneten Programmen oder dem gesamten Desktop Ihres Rechners, eine Möglichkeit, um gemeinsam mit allen Teilnehmern an einem Whiteboard zu arbeiten, Umfragen sowie die Möglichkeit, Dateien und One-Note-Notizen hinzuzufügen. Unter Weitere Optionen ( -Punkte) finden Sie unter anderem die Möglichkeit, die gesamte Besprechung aufzuzeichnen. Eine Aufzeichnungwird allen Teilnehmern angemeldet. 22

23 Anhang: Anwesenheitsinformationen und -status in Skype for Business Was genau sind Anwesenheitsinformationen? Ihre Anwesenheitsinformationen umfassen Ihren Verfügbarkeitsstatus (wie etwa Verfügbar oder Abwesend), den farbig kodierten Anwesenheitsindikator (z. B. grün, gelb oder rot), den Zeitplan, den Standort und persönliche Notizen oder Abwesenheitsnotizen. Was sind private Beziehungen? (<<engl. privacy relationship, eigtl. Datenschutz-Beziehung ) In Skype steuern private Beziehungen, in welchem Umfang anderen Personen Ihre Anwesenheitsinformationen angezeigt werden. Jeder Ihrer Kontakte steht in einer von fünf privaten Beziehungen zu Ihnen, und jede dieser Beziehungen erteilt Zugriff auf eine unterschiedliche Menge an Informationen. Kontakte mit der Beziehung Kollegen beispielsweise, die standardmäßig allen neuen Kontakten beim Hinzufügen zugewiesen wird, erfahren mehr über Ihren Aufenthaltsort, wann Sie verfügbar und wie Sie zu erreichen sind, als Externe Kontakte, aber weniger als Arbeitsgruppe. Freunde und Familie, wie Sie wohl erwartet haben, können mehr derartige Informationen sehen als alle anderen. (Die Ausnahme hier sind jedoch Kontakte, zu denen Sie in einer Beziehung Arbeitsgruppe stehen diese müssen ggf. imstande sein, Sie am Arbeitsplatz anzutreffen, daher können nur diese Kontakte Ihre Besprechungsorte sehen und Sie mithilfe von Skype benachrichtigen, selbst wenn Sie Ihren Status auf "Nicht stören" festgelegt haben.) Welche privaten Beziehungen erteilen Zugriff auf welche Informationen? Diese Tabelle führt auf, wer was sehen kann: INFORMATIONSART VERFÜGBAR FÜR Externe Kontakte? Kollegen? Arbeitsgruppe? Freunde und Familie? Anwesenheitsinformationen Ja Ja Ja Ja Anwesenheitsstatus Ja Ja Ja Ja Anzeigename Ja Ja Ja Ja -Adresse Ja Ja Ja Ja Position * Ja Ja Ja 23

24 Telefon (geschäftlich) * Ja Ja Mobiltelefon * Telefon (privat) * Ja Ja Telefon (weitere) Ja Ja Ja Ja Firma * Ja Ja Ja Ja Büro * Ja Ja Ja Ja SharePoint-Website * Besprechungsort # Ja Ja Besprechungsthema # Ja Ja Ja Frei/Gebucht Ja Ja Ja Arbeitszeiten Ja Ja Ja Standort # Ja Ja Ja Notizen (Abwesenheitsnotiz) Ja Ja Ja Notizen (Persönlich) Ja Ja Ja Zuletzt aktiv Ja Ja Ja Webadresse des persönlichen Fotos (sofern anwendbar) Ja Ja Ja Ja Ein Sternsymbol (*) in der oben aufgeführten Tabelle gibt an, dass diese Information unabhängig von der privaten Beziehung für alle Kontakte in Ihrer Organisation sowie für externe Kontakte (wenn diese im Netzwerk Ihrer Organisation konfiguriert sind und erkannt werden) sichtbar ist, wenn sie im Verzeichnisdienst einer Organisation definiert ist. Ein Gatterzeichen (#) gibt an, dass diese Information standardmäßig sichtbar ist. Ändern der privaten Beziehung zu einem Kontakt So zeigen Sie Ihre Kontakte nach den festgelegten privaten Beziehungen an: Öffnen Sie Skype und klicken Sie in Ihrer Kontaktliste auf die Registerkarte Beziehungen im Bereich direkt oberhalb der Kontakte (die anderen Optionen hier sind Gruppen, Status und Neu). 24

25 So ändern Sie die private Beziehung, in der Sie mit einem Kontakt stehen: Klicken Sie in der Kontaktliste mit der rechten Maustaste auf einen Kontakt, zeigen Sie auf Private Beziehung ändern, und klicken Sie dann auf eine neue private Beziehung für den Kontakt. Standardmäßig werden Kontakte beim Hinzufügen zur Kontaktliste der privaten Beziehung Kollegen zugeordnet. Wenn Sie über Kontakte verfügen, denen Sie später eine andere Beziehung zugewiesen haben, können Sie die private Beziehung wieder zu Kollegen ändern, indem Sie entweder auf Kollegen oder auf Beziehung automatisch zuordnen klicken. Anwesenheitsstatus Skype In dieser Tabelle werden die Kontaktanwesenheitsstatus mit ihrer jeweiligen Bedeutung beschrieben, die anderen angezeigt werden können, und es wird erläutert, wie sie festgelegt werden. ANWESENHEITSSTATUS BESCHREIBUNG Verfügbar Beschäftigt Am Telefon In einer Besprechung Sie sind online und für Kontakte verfügbar. Automatische oder benutzergesteuerte Einstellung. Sie sind beschäftigt und möchten nicht unterbrochen werden. Automatische (wenn sich der Benutzer in einer mit Outlook geplanten Konferenz befindet) oder benutzergesteuerte Einstellung. Sie befinden sich in einem Skype-Anruf (zwischen zwei Gesprächspartnern) und möchten nicht gestört werden. Automatisch. Sie befinden sich in einer Besprechung (per Skype oder Outlook) und möchten nicht gestört werden. Automatisch. In einer Telefonkonferenz Sie befinden sich in einer Skype-Telefonkonferenz/Besprechung und möchten nicht gestört werden. Automatisch. Nicht stören Hält Präsentation Sie möchten nicht gestört werden und Unterhaltungsbenachrichtigungen nur dann sehen, wenn diese wurde von jemandem aus Ihrer Arbeitsgruppe gesendet werden. Benutzergesteuert. Sie führen auf Ihrem Computer eine Präsentation vor oder haben Ihren Desktop in anderer Weise freigegeben und dürfen nicht gestört werden. Automatisch. 25

26 Bin gleich zurück Sie sind für kurze Zeit nicht an Ihrem Computer. Benutzergesteuert. Abwesend Nicht bei der Arbeit Offline Unbekannt Ihr Computer ist seit einiger Zeit inaktiv (Standardwert 5 Min., der Wert ist einstellbar). Automatisch. Sie arbeiten nicht, und es kann kein Kontakt mit Ihnen aufgenommen werden. Benutzergesteuert. Sie sind nicht angemeldet. Wenn Sie die Anzeige Ihrer Anwesenheit für einzelne Personen blockiert haben, werden Sie diesen als Offline angezeigt. Automatisch. Ihre Anwesenheit ist unbekannt. Wenn andere nicht Skype for Business als Chatprogramm verwenden, wird diesen Personen Ihre Anwesenheit möglicherweise als unbekannt angezeigt. Automatisch. 26

27 Zusammenfassung der wichtigsten Punkte aus den Datenschutzbestimmungen zu Skype for Business Quelle: HA aspx?CTT=5&origin=HA (bei uns deaktivierte Features sind der Übersichtlichkeit halber ausgelassen) Funktion Zweck Was wird gespeichert Anrufdelegierung Anruflisten Skype verwendet die Kontaktinformationen der Stellvertretung, um diese in die Lage zu versetzen, im Namen der Person, deren Stellvertretung sie übernommen hat, Anrufe zu tätigen sowie Besprechungen zu planen oder daran teilzunehmen. Der Benutzer kann mithilfe von Anruflisten seine Anrufe protokollieren und anzeigen. Anrufer-ID (Besprechung) Beim Beitritt zu einer Besprechung wird die Anrufer-ID des Teilnehmers für andere Teilnehmer in der Teilnehmerliste der Besprechung angezeigt. Clientseitige Protokollierung* Visitenkarte Aufgezeichnete Unterhaltungen Programm zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit (CEIP)* Desktop- und Anwendungsfreigabe Steuerung von freigegebenen Desktops und Anwendungen Standortfreigabe Die in den clientseitigen Protokollen gesammelten Informationen können vom Kundensupport des Benutzers verwendet oder an Microsoft gesendet werden, um Probleme mit Skype zu behandeln. Aktiviert, vollständige Protokollierung ist Standardeinstellung. Die Visitenkarte wird verwendet, um Kontakt-, Standort- und Anwesenheitsinformationen zu Personen in der Organisation des Benutzers anzuzeigen. Die Menge der Informationen, die in den Skype- und Outlook-Kontakten eines Benutzers angezeigt wird, kann mithilfe der Einstellung für Private Beziehungen und durch den Datenschutzmodus gesteuert werden. Aufgezeichnete Unterhaltungen können in Skype auf der Registerkarte Unterhaltungen im Hauptfenster angezeigt werden und versetzen den Benutzer in die Lage, vergangene Unterhaltungen anzuzeigen und fortzusetzen. Deaktiviert, aber aktivierbar. Microsoft verwendet diese Informationen, um die Qualität, Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit von Microsoft-Software und Diensten zu verbessern. Sie können die Desktop- und Anwendungsfreigabe verwenden, um mit anderen Teilnehmern einer Unterhaltung oder Besprechung zusammenzuarbeiten. Die Steuerung des Desktops oder der Anwendung kann an eine andere Person übertragen werden. Standort und Zeitzone von Skype werden auf der Visitenkarte für andere Benutzer angezeigt. Die formatierte Adresse (Anschrift) wird nicht über die Anwesenheitsfunktion bereitgestellt. Kontaktinformationen der Stellvertretung werden bereitgestellt. Der Delegierte kann im Namen des Chefs Anrufe tätigen. Informationen zu Sprachanrufen (Startzeit, Dauer, etc.) werden im Outlook Ordner Aufgezeichnete Unterhaltungen gespeichert (nicht: der Inhalt der Sprachanrufe). Chats werden gespeichert. Besprechungen: Teilnehmer, Zeit, Inhalte werden in Besprechungsordner gespeichert. Die Anrufer-IDs der Besprechungsteilnehmer werden gesammelt. Auf dem Computer des Benutzers werden bestimmte Nutzungsinformationen protokolliert und gespeichert. Die statischen Informationen der Visitenkarte werden im Unternehmensverzeichnis gesammelt. Die dynamischen Informationen wie Frei- /Gebucht-Informationen aus dem Kalender werden von Microsoft Exchange Server abgerufen. Der Inhalt von Chatunterhaltungen und statistische Daten zu Sprachunterhaltungen (Datum, Uhrzeit, etc.) werden gesammelt. Chats werden in Outlook gespeichert. Achtuung: Andere speichern meine Chats auch! Grundlegende Informationen zu Ihrer Verwendung von Programmen, des Computers oder des Geräts und der angeschlossenen Geräte werden gesammelt. Je nach freigegebenem Element können alle Teilnehmer einer Unterhaltung den bzw. die Monitore, den gesamten Desktop oder ausgewählte Anwendungen auf ihrem Computerbildschirm sehen, wenn eine Freigabesitzung gestartet wird. Teilnehmer an Unterhaltungen oder Besprechungen können die Steuerung des freigegebenen Desktops oder der Anwendung übernehmen, während Sie und die anderen Teilnehmer die Aktionen beobachten. Geographischer Standort und Zeitzone oder eigener Text

28 Anlagen für Besprechungen Anruf aus einer Besprechung Hochgeladene Besprechungsanlagen können für Besprechungsteilnehmer freigegeben und von diesen heruntergeladen werden. Die Verfügbarkeit von Anlagen kann auf bestimmte Teilnehmerrollen (Organisator, Referenten, Jeder) beschränkt werden. Wenn der Zugriff auf eine Anlage auf eine bestimmte Rolle beschränkt ist, wird sie nicht in der Anlagenliste aller Teilnehmer angezeigt. Die Anrufer-ID wird verwendet, um den Anrufer gegenüber der Person zu identifizieren, die den Anruf erhält. Die hochgeladenen Dateien für Besprechungsteilnehmer werden solange auf dem Skype- Server gespeichert, bis die eingestellte Aufbewahrungsperiode abgelaufen ist. Nur zugelassene Teilnehmer dürfen Dateien sehen. Anrufer-ID (=Telefonnummer) des Besprechungsorganisators oder des Besprechungsteilnehmers OneNote- Integration Add-In für Outlook- Onlinebesprechung Dieses Feature ermöglicht Skype-Benutzern an der OneNote-Zusammenarbeit teilzunehmen und Informationen freizugeben und anzuzeigen. Peer-to-Peer-Dateiübertragung Persönliches Bild Die Informationen werden lokal auf dem Computer des Benutzers gespeichert und an den Skype-Server weitergegeben. Darüber hinaus werden Informationen zur Besprechung und zur Telefonkonferenz an den Skype-Server weitergegeben. Die Benutzer wählen aus, dass die Dateiübertragung initiiert und die Datei übertragen werden soll. Der Empfänger der Datei muss explizit bestätigen, dass er die Datei empfangen möchte. Übertragene Dateien werden nicht auf dem Skype Server gespeichert. Die Informationen (Bilder) werden auf dem Skype-Server gespeichert. Alle in das Notizbuch eingefügten Inhalte sind für alle Besprechungsteilnehmer ersichtlich, oder für die, denen man den Link freigibt. Alle zur Besprechung dienenden Informationen werden im MS Outlook-Client gespeichert. Ein Protokoll wird erstellt. Die Datei wird direkt zwischen dem Besitzer der Datei und dem anderen Unterhaltungsteilnehmer übertragen. Das persönliche Bild und alle benutzerdefinierten Bilder, die hochgeladen wurden. Umfragen Zusammenarbeit mit PowerPoint Anwesenheits- und Kontaktinformationen Datenschutzmodus (siehe auch unten) Mithilfe dieses Features kann die Zusammenarbeit verbessert werden, da Referenten schnell die Vorstellungen der Teilnehmer ermitteln können. Dank der Zusammenarbeit mit PowerPoint können die Teilnehmer einer Unterhaltung Präsentationen wirkungsvoll vorstellen und Feedback erhalten. Anmeldeadresse und Kennwort werden für die Anmeldung bei Skype und die Herstellung der Verbindung zum Skype-Server verwendet. Basierend auf der Konfiguration der Datenschutzeinstellungen des Benutzers können andere Skype-Benutzer und Programme auf Anwesenheits-, Kontakt- und Statusinformationen (sofern veröffentlicht) zugreifen, damit die Benutzer besser miteinander kommunizieren können. Mit dieser Einstellung kann der Benutzer festlegen, wie seine Anwesenheitsdaten freigegeben werden. Umfragen werden für eine festgelegte Zeit auf dem Skype-Server gespeichert. PowerPoint-Dateien werden nach Maßgabe der vom Admin definierten Inhaltsaufbewahrungsrichtlinien auf dem Skype-Server gespeichert. Der Dateibesitzer kann festlegen, dass die Datei von anderen Benutzern nicht gespeichert werden kann. Anmeldeadresse, Kennwort für Anmelde- und Authentifizierungszwecke; Telefonnummer, Abwesenheitsnotizen, Statusinformationen, Verfügbarkeitsinformationen. Anwesenheitsinformationen je nach Einstellung. 28

29 Verbindungen mit öffentlichen Chatdiensten Datensammlung und Berichte für Quality of Experience (QoE) Aufzeichnung (hier nur für Besprechungen) Intelligentes Zuschneiden Einheitlicher Kontaktspeicher Verbesserte Sprachqualität Zusammenarbeit an Whiteboards * Informationen können an Microsoft gesendet werden. Archivierung Benutzer können Kontakte aus anderen öffentlichen Chatdiensten zu ihren Skype-Kontaktlisten hinzufügen, Chatunterhaltungen führen und Anwesenheits-informationen anzeigen. Der Unternehmensadministrator kann auf diese Informationen zugreifen und dadurch Feedback zur Medienqualität im System sammeln. Dies schließt auch IP-Adressen von Benutzern ein. Die Aufzeichnung wird lokal auf dem Computer des Benutzers gespeichert und kann vom Besitzer ebenso verwendet und freigegeben werden wie jeder andere Dateityp. Wenn während der Veröffentlichung einer Aufzeichnung Fehler auftreten, kann es vorkommen, dass Daten, die erfasst wurden, während die Aufzeichnung angehalten war, versehentlich in die Aufzeichnung einbezogen werden. Wenn bei der Veröffentlichung Fehler auftreten (überprüfen Sie den Aufzeichnungs- Manager auf Warnungen), sollten Aufzeichnungen nicht an andere Personen verteilt werden, selbst wenn sie in irgendeiner Form wiedergegeben werden können. Die Koordinaten werden verwendet, um das eingehende Video auf den korrekten Teil zuzuschneiden. Kontaktinformationen aus den Anwesenheitsinformationen, Active Directory und Outlook werden auf der Benutzeroberfläche von Skype angezeigt (Kontaktliste, Visitenkarte, Suchergebnisse usw.). Anhand der Informationen, die während des Gesprächs an die anderen Teilnehmer gesendet werden, können diese die Anrufqualität verbessern. Mithilfe des Whiteboard-Features wird die Zusammenarbeit verbessert, da die Besprechungsteilnehmer schnell Ideen diskutieren, Brainstormings durchführen, Notizen erstellen und weiteres mehr durchführen können. Skype für Business kann Sofortnachrichten und Upload von Dateien in Meetings archivieren. Der Zugriff auf die archivierten Daten ist aber nur Personen gestattet, denen der Anwender das ausdrücklich erlaubt. Aufzeichnung von Gesprächen/Konferenzen: Visitenkarteninformationen wie Name, - Adresse und Anwesenheitsinformationen. Nach Aktivierung werden Daten zur Medienqualität in der QoE-Datenbank aufgezeichnet. Aufzeichnungen werden auf dem jeweiligen Computer der Besprechungsteilnehmer gespeichert. Die Koordinaten der Kopfposition des Benutzers im Sichtfeld der Kamera werden dem Videobitstream hinzugefügt. Kontaktinformationen aus den Anwesenheitsinformationen, AD und Outlook werden zusammengefasst und intern von Skype verwendet. Informationen über die Einrichtung von Audiogeräten, Netzwerk und anderen Medienverbindungen werden in Skype erfasst. Bei einem Problem mit der Sprachqualität wird der Endbenutzer informiert. Anderen Teilnehmern wird nur der Hinweis angezeigt, dass ein vom Endbenutzer verwendetes Gerät Ursache der schlechten Audioqualität ist. Sie erfahren nicht, welches Gerät der Endbenutzer verwendet. Anmerkungen, die auf Whiteboards erstellt werden, sind für alle Teilnehmer sichtbar. Beim Speichern wird das Whiteboard mit allen Anmerkungen auf dem Skype-Server gespeichert und nach Maßgabe der Ablaufrichtlinien für Besprechungsinhalte aufbewahrt, die vom Unternehmensadministrator des Unternehmens definiert werden. Jeder Teilnehmer kann während Gesprächen und Konferenzen die Aufzeichnung aktivieren. Eine Nachricht, dass die Besprechung aufgezeichnet wird, wird dann für alleteilnehmer eingeblendet. 29

30 Datenschutzmodus Bei uns ist der erweiterte Datenschutzmodus aktiviert. Klicken Sie im Hauptfenster von Skype auf die Schaltfläche Optionen. Klicken Sie im Dialogfeld Skype-Optionen auf Status. Hier können Sie wählen, ob die Sichtbarkeit Ihrer Anwesenheitsinformationen auf die Personen beschränkt sein soll, die Sie Ihrer Kontaktliste hinzugefügt haben. Dazu wählen Sie eine der folgenden Optionen im Fenster Optionen -> Status aus: Allen meine Anwesenheit anzeigen=jeder kann meinen Anwesenheitsstatus sehen Personen unter "Kontakte" meine Anwesenheit anzeigen=nur die zugelassenen Kontakte erhalten die Information Blockieren eines Kontakts So verhindern Sie, dass ein Kontakt Sie in Skype per Chat oder Anruf erreichen kann: 1. Klicken Sie in der Kontaktliste mit der rechten Maustaste auf den Kontakt, der blockiert werden soll. 2. Klicken Sie auf Private Beziehung ändern und dann auf Blockierte Kontakte. HINWEIS Ihr Name und Ihre -Adresse sind für blockierte Kontakte weiterhin sichtbar. 30