Success Story. Auf einem Blick

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1 Success Story Ab Januar 2009 wird die Kassenärztliche Vereinigung Bayerns (KVB) die Prozesse zur Mitarbeiterleistungsbewertung über das SAP HCM Performance Management abwickeln. Dies umfasst zum einen die Fixierung der Mitarbeiterziele für das laufende Kalenderjahr sowie die Ermittlung der individuellen Performance der vergangenen Leistungsperiode. Die Kassenärztliche Vereinigung Bayerns (KVB) versteht sich als Dienstleister für Vertragsärzte und Vertragspsychotherapeuten und Patienten in Bayern. Auf einem Blick Das Unternehmen Kassenärztliche Vereinigung Bayerns (KVB) Mitarbeiter 1500 angestellte Mitarbeiter Implementierungspartner Freudenberg IT (FIT) projekt0708 Gründe für das Projekt Medienbrüche Hoher manueller Bearbeitungsaufwand Fehleranfälligkeit Hoher Papieraufwand Keine Zentrale Überwachung des Prozessfortschritts möglich Beschränkte Auswertungsmöglichkeiten der Ergebnisse Bundesweit gibt es 17 Kassenärztliche Vereinigungen. Dachorganisation ist die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) mit Sitz in Berlin. Mit mehr als Mitgliedern ist die KVB die größte der KVen. Sie stellt die ambulante ärztliche Versorgung in Bayern mit rund 12 Millionen Einwohnern sicher. Die Kassenärztliche Vereinigung Bayerns ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts. Sie ist die Vertretung ihrer Mitglieder, aller zugelassenen Vertragsärzte und Vertragspsychotherapeuten, der ermächtigten Krankenhausärzte und der angestellten Ärzte in medizinischen Versorgungszentren (MVZ) in Bayern. Lösung SAP HCM Performance Management auf Basis R/3 Enterprise (4.70) Extension Set 2.0 Anbindung and das KVB Intranet (Non-SAP-Portal) mittels Manager s Desktop und Internet Transaction Server (ITS) KVB spezifisches Reporting (Eigenentwicklung) Anbindung an die elektronische Personalakte

2 Hintergrund für das Einführungsprojekt bei KVB Die KVB durchläuft einen umfassenden Veränderungsprozess, mit dem Ziel der Neuausrichtung, Modernisierung sowie der ausgeprägten Serviceorientierung. Kernaufgabe einer modernen Unternehmensführung ist es aber auch, intern Verbesserungen ein- und durchzuführen, so dass der Veränderungsprozess innerhalb des Hauses ebenfalls Wirkung zeigt. Ein wesentliches Ziel in diesem Zusammenhang ist es, Mitarbeiter zu unterstützen, zu fördern und beruflich weiter zu entwickeln. Um dies zu unterstützen wurde durch eine Arbeitsgruppe ein Beurteilungssystem entwickelt. Dadurch konnten die notwendigen Rahmenbedingungen geschaffen werden, die es der Führungsebene der KVB ermöglichen, die Mitarbeiter individuell und bedarfsgerecht zu fördern und zu fordern. Aus diesem Grund wurden auch Zielvereinbarungen für jede Mitarbeiterebene eingeführt. Mitarbeiter, die sich der KVB und ihren Zielen verpflichtet fühlen, ambitioniert sind und sich mit den Aufgaben des Unternehmens und ihrer eigenen Rolle identifizieren, sind Voraussetzung, um die KVB auf ihrem neuen Weg der Veränderungen zu unterstützen. Ausgangssituation: Das KVB Beurteilungssystem Durch die Umsetzung in der existierenden SAP Lösung werden aufwendige Schnittstellen- und Zusatzprogrammierungen vermieden. Jürgen Wöls Teamleiter SAP Anwendungsentwicklung Das Beurteilungssystem der KVB gliedert sich in drei Abläufe die im folgenden näher beschrieben werden: die Mitarbeiterbeurteilung das ausführliche Mitarbeitergespräch die Bewertung der Zielerreichung und Vereinbarung neuer Ziele (Mitarbeiterzielvereinbarung) Die Mitarbeiterbeurteilung Folgende Prämissen mussten in Bezug auf die Beurteilung bei der technischen Umsetzung unter SAP HCM berücksichtigt werden: Ein Mitarbeiter wird bezüglich 31 fest definierter Kriterien eingeschätzt Für jedes Kriterium kann eine Einschätzung für die aktuelle und eine für die zu erwartende Leistung abgegeben werden Der Mitarbeiter hat die Möglichkeit der Selbsteinschätzung zur Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch KVB kennt folgende Typen von Beurteilungen: o Die 1x jährlich stattfindende Regelbeurteilung o Zusatzbeurteilungen (mehrmals jährlich möglich) wie z. B. aufgrund von Projektbeurteilung oder die Beendigung der Probezeit/Erprobungsphase Der Next-Level-Vorgesetzte des Mitarbeiters muss die Regelbeurteilung final freigegeben

3 Die Mitarbeitergespräch Durch den Einsatz dieser SAP-Lösung sparen sich alle Beteiligten viel Zeit. Von Vorteil ist auch, dass der gesamte Prozess deutlich schneller abläuft und Auswertungen auf Knopfdruck gestartet werden können. Bettina Rudolph Leitung Team Personalentwicklung Das Mitarbeitergespräch baut auf der Einschätzung im Beurteilungsformular und den vereinbarten Zielen im Zielvereinbarungsformular auf. Hier besprechen der Mitarbeiter und dessen Vorgesetzter gemeinsam: die Bewertungen immer unter Berücksichtigung der individuellen Funktion und Aufgabe sowie den individuellen Entwicklungsbedarf den Grad der Zielerreichung der im Vorjahr vereinbarten Ziele die neuen Ziele für den nächsten Leistungszeitraum Das Gespräch konzentriert sich auf die Besprechung der Beurteilung und der Ziele und dient der offenen Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten. Die Mitarbeiterzielvereinbarung Folgende Aspekte galt es hinsichtlich der Zielvereinbarung im Projektverlauf zu berücksichtigen: Vorgesetzter definiert am Anfang einer Zielvereinbarungsperiode Ziele für seine Mitarbeiter Die Ziele können frei gewählt, mittels Freitext im System hinterlegt und ggf. unterjährig angepasst werden Die Zielvorgaben werden in einem Mitarbeitergespräch diskutiert und danach gegebenenfalls vom Vorgesetzten angepasst Am Ende einer Beurteilungsperiode bewertet der Vorgesetzte die Zielerreichung. Dies wird in einem Mitarbeitergespräch kommuniziert und anschließend gegebenenfalls im System angepasst Der Next Level-Vorgesetzte des Mitarbeiters muss die Bewertung der Zielerreichung final freigegeben

4 Das Projekt Mitarbeiterleistungsbewertung Nachdem der Prozess der Mitarbeiterbeurteilung und Mitarbeiterzielvereinbarung in der Vergangenheit nur wenig automatisiert ablief und mit teilweise erheblichem administrativen Aufwand (Befüllen von Word Dokumenten mit Mitarbeiterstammdaten) verbunden war, können ab Januar 2009 alle Beurteilungen und Zielvereinbarungen nach einem erfolgreichen Projektabschluss über SAP HCM OSA abgewickelt werden. Wichtigstes Ziel des Projekts war wie oben genannt die Vermeidung von Medienbrüchen und damit einhergehender redundanter Datenerfassungen. Zur Erreichung dieses Ziels wurden folgende Arbeitspakete von einem aus 6 Mitgliedern bestehenden Projektteam im Zeitraum von 5 Monaten realisiert: Blueprint Erstellung, OSA Konfiguration, OSA Entwicklung, Workflow Entwicklung, Druckvorlagenerstellung, Portalintegration, Berechtigungsentwicklung, abschließende Integrationstests. Die Umsetzung innerhalb einer relativ kurzen Projektlaufzeit, sowie die Schaffung einer möglichst hohen Akzeptanz bei den zukünftigen Anwendern waren (und sind) die spannendsten Aufgaben in diesem Projekt. Birgit Daxer Projektleitung Der Verlauf des Projektes war von Beginn an unproblematisch. Erfolgstreiber in diesem Zusammenhang waren die unkomplizierte Zusammenarbeit mit den Implementierungspartnern sowie kurze Kommunikationswege und Reaktionszeiten innerhalb des Projektteams. Vor dem Hintergrund einer sowohl zeitlichen als auch finanziell herausfordernd gestalteten Projektplanung konnte eine einwandfreie Lösung implementiert werden, die mit Sicherheit dazu beiträgt, die Effizienz der internen Prozesse der KVB zu erhöhen.

5 Die Implementierungspartner Als Teil der weltweit tätigen Unternehmensgruppe Freudenberg verfügen FIT über umfassende Prozess- und Projekterfahrung und sind dabei vor allem auf die Branchen Automobilzulieferindustrie, diskrete Fertigung, Logistikdienstleister, Rollenwarenfertiger und technischer Handel spezialisiert. Die Zusammenarbeit mit projekt0708 zeichnet sich durch hohe beraterische Kompetenz im Bereich HCM und durch die Fähigkeit aus, entwickelte Konzepte höchst professionell umzusetzen. Matthias Mauser Director Office Munich projekt0708 unterstützt seine Kunden auf höchstem betriebswirtschaftlichem und technischem Niveau in der SAP HCM Softwareentwicklung (u. a. auf Basis von ABAP/OO, BSP, WD4A, SAP Workflow), der SAP Prozessanalyse und optimierung oder im Bereich des SAP Projektmanagements bzw. leitung. Unsere Kernkompetenz liegt hierbei klar auf der personalwirtschaftlichen Lösung der SAP: SAP ERP Human Capital Management (HCM) - besser bekannt als SAP Human Resources (HR). Hier wiederum liegen unsere Stärken im Bereich des Talent Managements. SAP E-Recruiting SAP Performance Management (OSA) SAP Succession Management SAP Employee & Manager Self Services (ESS/MSS)

6 Impressum Firma Scheffler & Galas Betriebswirt (VWA) und staatl. gepr. Informatiker IT Beratung Partnerschaft c/o projekt0708 Leopoldstrasse 244 D München Ihr Ansprechpartner Herr Michael Scheffler Phone: +49 (0) Fax: +49 (0) Mobile: +49 (0) Web: Logos, Marken-, Produkt- und Warenzeichen Alle in diesem Dokument veröffentlichten Logos sowie Marken-, Produkt- und Warenzeichen sind Eigentum der jeweiligen Unternehmen. projekt0708 steht weder direkt noch indirekt im Zusammenhang mit der SAP AG oder einem mit ihr verbundenen Unternehmen. Die SAP AG ist Inhaberin der Markenzeichen SAP, R/3 sowie weiterer hier genannter Marken. Bilder und Grafiken: