Arbeitsplatz - Informationsüberlastung. Strukturierte Informationsbereitstellung. Dokumente, Workflows, Informationsspeicherung

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Fritz Geier
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1 Workplacemanagement Perfektionierung des KM Supports in einem Produktionsunternehmen Marko Anzelak 05/ Übersicht Arbeitsplatz - Informationsüberlastung Zentrale Forschungsfrage Strukturierte Informationsbereitstellung Probleme / Lösungsansatz Dokumente, Workflows, Informationsspeicherung Aktueller Teil: Knowledge behind drawings Open Messbarkeit der Arbeitsleistung im Wissensmanagement 2 1

Informationsbereitstellung Probleme / Lösungsansatz Dokumente, Workflows, Informationsspeicherung

2 3 Ausgangslage User sind überfordert Informationsüberfluss ~30% suchen 30-60min / Tag ~10% suchen min / Tag Zu komplexe Anwendungen 40% durch Software überfordert Arbeitsplatzausstattung Equipment (Studie: Information Work 2009) 4 2

komplexe Anwendungen 40% durch Software überfordert

3 Bsp.: Typische Dokumentenarten Verträge Schulungs- / Info-dok. Aufgaben KVP Betriebsvorschriften Prod.- vorschriften Best practice Safetydok. Logik- Beschreibung Zeichnungen Projektdok. Iso-dok. Bescheide 5 Bsp.: Arbeitsplatz Universität Lehrveranstaltungen Zeus Moodle MS Office Telefon Projektarbeit MS Visual Studio MS Office MS Projekt Telefon Shared Folder ifolder Moodle Sonstige Software Wiss. Arbeit Bibliothek MS Office Internet Intern Intranet Skype Telefon MS Office Groupwise Groupwise IM Shared Folder BSCW Hauspost 6 3

: Arbeitsplatz Universität Lehrveranstaltungen Zeus Moodle email MS Office Telefon Projektarbeit MS Visual Studio email MS Office MS Projekt

4 Arbeitsplatz 7 Zentrale Forschungsfrage Wie muss die notwendige Information aufbereitet und strukturiert werden um einem User an einem zentralen Punkt eine effektive Internalisierung und Wissensgenerierung zu ermöglichen? Alles auf einen Blick Breite Informationsbasis Gezielte Informationskanäle Zusammenhangswissen Informationskombination 8 4

effektive Internalisierung und Wissensgenerierung zu ermöglichen?

5 Wissensverarbeitung I Informationsspeicherung (Ablage) Workflow Informationen (Push) Gemeinsame Dokumente (Kollaboration) Wissensweitergabe (Training) Wissensgenerierung (Speicher?) 9 Wissensverarbeitung II SSO SPI 10 5

(Kollaboration) Wissensweitergabe (Training)

6 Wissensverarbeitung III Abgrenzung von sonstigen Faktoren Zeit-, Projekt, Teammanagement Führungs- und Organisationsstrukturen Soziale Kompetenzen Psychologische Einflüsse Didaktische Fähigkeiten 11 Wie sollte es sein? Gruppierung von Objekten zu einem Thema Dissertantenseminar Dissertation Projektunterlagen Dokumente Instituts- HP Zeus Präsentation Termine Aufgaben Notizen 12 6

7 Knowledge Object Meta- Daten 13 Informationsspeicherung 5W Wo, Wie, Wer, Was & Warum: RDMS + File-Server Full Clients (Eingabe) Thin Client (Abfrage) Definitionen (Workflows,, SOP, ) 14 7

8 Bsp.: Verbindung von Systemen LMS ESP KMS 2.0 Syneris Client AS 400 Sitos ESP Syneris AS 400 DB-link OTG XML FTP Logical DB AD 15 Userarbeitsprozess (I) Probleme der User Umgang mit Windows / Office Funktionen / Specials einzelner Programme Pers. Arbeitstechnik Zusammenarbeit (Workflow / Prozesse) Nutzen zu weit in der Zukunft 16 8

15 Userarbeitsprozess (I) Probleme der User Umgang mit Windows / Office Funktionen

9 Userarbeitsprozess (II) Probleme der User (technisch) Jeder hat persönlichen Standard Mehrfachablagen (aktuelle Version) Schwer zugängliche Information (Berechtigungen) Verstreute Dateien Zeitmangel Unterschiedliche Sichten 17 Userarbeitsprozess (III) Probleme der User (Organisatorisch) Wer ist verantwortlich für die Dateneingabe Wann werden Informationen eingegeben Welche Dokumente wo ablegen Mehrfachinhalte ( ) Changemanagement 18 9

Unterschiedliche Sichten 17 Userarbeitsprozess (III) Probleme der User (Organisatorisch) Wer ist

10 Lösungsansätze I Usability (kiss) Automatisierungen / Vereinfachungen Motivation der User Zeit 19 Lösungsansätze II Automatisierungen / Vereinfachungen Wichtige Information voraussagen # Aufrufe (Abteilung, Projekt, Zeitabschnitt) Empfehlung von Dokumenten (User-Rating / Systemvorschläge ) Vorschlag von Keywords Automatische Verlinkung 20 10

Information voraussagen # Aufrufe (Abteilung, Projekt, Zeitabschnitt) Empfehlung von

11 Bauteildatenbank I Konstruktionszeichnung Implizites Wissen Entwicklung Ideen Verbesserungen 21 Bauteildatenbank II Konstruktionszeichnungsbaum Einzelteile Bauteilgruppe Funktionseinheit Gerät Zeichnung + erweiterte Beschreibung 22 11

Bauteildatenbank II Konstruktionszeichnungsbaum

12 Bauteildatenbank III 23 Konstruktion I Ist-Situation Auftrag: Würfel konstruieren Habe ich schon einmal einen Würfel konstruiert? Ja Nein Meine Projekte durchsuchen Konstruktion anpassen Neue Zeichnung nichts gefunden Neu Konstruieren 24 12

13 Konstruktion II Soll-Situation Auftrag: Würfel konstruieren Hat schon jemand einen Würfel konstruiert? In Teiledatenbank suchen Ähnlichen Bauteil gefunden Rücksprache mit Konstrukteur Konstruktion anpassen Neue Zeichnung Zeichnungsvariante ablegen Wissen entsteht Nein Neu Konstruieren Idee beschreiben Beschlagwortung Ablage 25 Open Messbarkeit der Effizienzsteigerung Projekte nicht vergleichbar Soft-Skills nicht bewertbar Sonstige Einflüsse nicht kalkulierbar 26 13

Zeichnungsvariante ablegen Wissen entsteht Nein Neu Konstruieren Idee beschreiben Beschlagwortung Ablage 25 Open

14 The End Fragen? 27 14

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