Inventurrichtlinie für das Umlaufvermögen. der FernUniversität in Hagen

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1 Inventurrichtlinie für das Umlaufvermögen der FernUniversität in Hagen

2 Inhaltsverzeichnis 1 Gesetzliche Grundlagen und Zweck der Inventur Ziel der Richtlinie Rechtliche Rahmenbedingungen Geltungsbereich Terminplanung Personalplan Zuständigkeiten Einweisung des Inventurpersonals Inventurbereichszuordnung Durchführung der Inventur Inventur in den Lagerbereichen Palettenlager, Kommissionierbereich, Sonderversand und Wareneingang Ablauf Vorbereitungen Anlegen der Inventurbelege Zählung Nachzählen Buchen der Differenzen im SAP EWM Ausbuchen der Bestandsänderungen an das SAP ERP Kontrollzählungen Permanente Inventur im Behälterlager Begründung und Voraussetzungen Aufbewahrung der Inventurbelege Inkrafttreten... 9 Seite 2 von 9

3 1 Gesetzliche Grundlagen und Zweck der Inventur 1.1 Ziel der Richtlinie Diese Inventurrichtlinie dient dazu, die Einhaltung der folgenden Grundsätze der Inventuraufnahme sicherzustellen: Vollständig- und Richtigkeit der Bestandsaufnahme, Einzelerfassung der Bestände, Nachprüfbarkeit der Bestandsaufnahme. 1.2 Rechtliche Rahmenbedingungen Gemäß 11 f HWFVO i. V. m. 240 und 241 HGB besteht die Verpflichtung, jährlich eine Inventur der Vorratsbestände durchzuführen. Die sich daraus ergebende Bestandsliste ist eine wesentliche Grundlage für die Erstellung des Jahresabschlusses. Nach 238 Abs. 1 Satz 1 HGB ist die Hochschule verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen ihre Handelsgeschäfte und die Lage ihres Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) ersichtlich zu machen. Durch die Einführung des unbestimmten Rechtsbegriffs "Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung" hat der Gesetzgeber den 238 HGB zu einer Generalklausel für die gesamte Buchführung gemacht. Der Begriff "Bücher" versteht sich hier vielmehr im weiteren Sinne, so dass die GoB nach herrschender Meinung' für folgende drei Bereiche gelten: die Buchführung im engeren Sinne, die Inventur, die Bilanz bzw. den Jahresabschluss. Damit besteht die Hauptaufgabe der Inventur und des Inventars darin, zu einem sachgerechten und vollständigen Jahresabschluss beizutragen. Die Durchführung einer Bestandsaufnahme und die Erstellung eines Bestandsverzeichnisses ist ein wesentliches Erfordernis für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung, d. h., ein ordnungsmäßiger Jahresabschluss setzt eine ordnungsmäßige Inventur voraus. Der ordnungsmäßige Ablauf der Inventur wird durch den anwesenden Wirtschaftsprüfer beobachtet und beurteilt. 1.3 Geltungsbereich Diese Richtlinie gilt für alle Organisationseinheiten der FernUniversität in Hagen, soweit nicht besondere Regelungen bestehen. Sie findet auf die im Rahmen der Bilanzerstellung durchzuführende Erfassung und die Aufstellung des Umlaufvermögens der FernUniversität Anwendung. Sie gilt für alle Bereiche, die Teil des Jahresabschlusses der FernUniversität sind, also für das gesamte Vermögen einschließlich der Sondervermögen. Sie gilt nicht für das Anlagevermögen der FernUniversität in Hagen. Für das Anlagevermögen gilt die Inventurrichtlinie für das Anlagevermögen. 2 Terminplanung Die Inventur erfolgt zeitnah zum des Abschlussjahres, damit sichergestellt ist, dass der Wert des Umlaufvermögens zum ermittelt wird. Sollte die Inventur nicht zum erfolgen und sollten zwischen dem Inventurzeitpunkt und dem noch Lagerbewegungen stattfinden, ist der Bestand Seite 3 von 9

4 zum durch Fortentwicklung des Inventurbestandes zu ermitteln. Während der Durchführung der Inventur finden keine Warenbewegungen und Buchungen im ERP- sowie im Lagerverwaltungssystem statt. Falls Lagerbewegungen aus zwingenden Gründen durchgeführt werden müssen, sind die betroffenen Vorräte separat zu lagern und zu kennzeichnen. Die Lieferscheine für diese Bestände sind als Kopie den Inventurunterlagen beizufügen. Die Detailplanung der Inventur wird jährlich in der Anlage 1 zu diesen Richtlinien geregelt. 3 Personalplan 3.1 Zuständigkeiten Für die Durchführung und Koordinierung der Inventur ist die Inventurleitung zuständig. Die zuständige Person wird, zur besseren Selbstkontrolle, außerhalb der Versandabteilung gestellt. Sie stellt sicher, dass die Inventur ordnungsgemäß und effektiv abläuft. Sie ist insbesondere verantwortlich für die: Einweisung der Zählteams, Durchführung der Bestandszählungen, Überwachung des Eingangs der erfassten Daten, Durchführung von Kontrollzählungen bei wesentlichen Abweichungen zwischen den Beständen laut Zählung sowie Vorratsbuchhaltung. Während der Inventur ist die Inventurleitung Ansprechpartner/in für alle Problemfälle und Zweifelsfragen. Sie stellt weiterhin sicher, dass zu Inventurbeginn die notwendigen Arbeitsmittel und Unterlagen zur Verfügung stehen. Der Wert des Vorratsvermögens ist vor der Inventur zu ermitteln und am Ende der Inventur mit dem festgestellten Betrag abzugleichen. Die Zählteams ergeben sich aus beigefügter Anlage 2 zu dieser Richtlinie. 3.2 Einweisung des Inventurpersonals Vor Beginn der Inventur weist die Inventurleitung die Zählteams detailliert in die Inventurdurchführung ein. Dabei ist auf die räumliche Gliederung des Paletten- sowie Behälterlagers, den zeitlichen Ablauf der Bestandsaufnahme, die Vorgehensweise bei der Zählung, die Bedienung der mobilen Datenerfassungsgeräte (MDE) und des Behälterlagers einzugehen. 3.3 Inventurbereichszuordnung Die Inventur findet in fünf voneinander abgegrenzten Lagerbereichen statt. Abbildung 1 zeigt skizzenhaft die Lage der Bereiche Palettenlager (0150), Behälterlager mit Einlagerbereich (0160), Wareneingang (9010) und Kommissionierbereich (0130-B) im Erdgeschoss des LGZ. Abbildung 2 zeigt den Bereich Sonderversand (0130-S) sowie die mit dem Behälterlager (0160) verbundenen Kommissionierbahnhöfe im Obergeschoss des LGZ. Die Lageplanskizzen werden falls notwendig von der Inventurleitung ausgeteilt. Die Lagerbereiche 0130-B, 0130-S und 9010 sollten zum Stichtag leer sein und werden nur bei Bedarf vom Springer -Team gezählt. Eine gesonderte Unterteilung der Bereiche in Zählabschnitte ist nicht erforderlich. Das Palettenlager ist aufgrund seiner Größe (1890 Stellplätze) und unterschiedlichen Zugänglichkeiten in verschiedene Inventurbereiche unterteilt, die von den Zählteams nacheinander abgearbeitet werden. Wie auch Abbildung 3 zu entnehmen ist, sind die Zählbereiche nach Zugänglichkeit geordnet. So sind die unteren beiden Reihen für Fußtruppen gut zählbar. Die mittleren Reihen 3 bis 6 werden von Teams Seite 4 von 9

5 auf Hebebühnen bearbeitet. Für die hohen Reihen 7 und 8 wird die Zählung vom Stapler aus vorgenommen. Zur effizienten Abwicklung der Inventur sind daher mindestens drei, besser vier Teams erforderlich, die abwechselnd die Gassen beidseitig inventarisieren. Die Planung der Teams erfolgt ca. zwei Wochen vor der Inventur. Welche Lagerplätze wann und durch welche Zählteams aufzunehmen sind, ist in der Anlage 2 zu dieser Richtlinie festgehalten. Abbildung 1 Lageplan Erdgeschoss (LGZ) Abbildung 2 Lageplan Obergeschoss (LGZ) Abbildung 3 Inventurbereiche im Palettenlager Das Behälterlager (ca Behälterlagerplätze) wird permanent inventarisiert und wird daher, unter der Annahme, dass alle Bestände bereits unterjährig gezählt wurden, nicht generell in die Erfassungsplanung einbezogen. Sollten noch Bestände zum Inventurstichtag offen sein, werden diese vom Springer -Team gezählt. Seite 5 von 9

6 4 Durchführung der Inventur 4.1 Inventur in den Lagerbereichen Palettenlager, Kommissionierbereich, Sonderversand und Wareneingang Ablauf Die Inventur in den Bereichen Palettenlager, Kommissionierbereich, Sonderversand und Wareneingang wird als stichtagsnahe Inventur durchgeführt. Der Ablauf gliedert sich in die Schritte Vorbereitung, Anlegen der Inventurbelege, Zählen, [Nachzählen], Differenzen buchen und Differenzen an das ERP ausbuchen. Inhalte der Aufgaben werden in den folgenden Abschnitten beschrieben. Unabhängig vom vorgegebenen Ablauf können jederzeit Kontroll- oder Stichprobenzählungen durchgeführt werden, Vorbereitungen Um die Bestandsaufnahme so schnell und effektiv wie möglich durchführen zu können, sind die Lagerräume für die Inventur vorzubereiten, aufzuräumen und zu säubern. Es ist darauf zu achten, dass die Vorräte leicht zugänglich und übersichtlich sind. Abfälle und Ausschuss sind vor der Inventur zu entsorgen, veraltete oder beschädigte Vorräte entsprechend zu kennzeichnen. Soweit Vorräte nicht im Vorratssystem erfasst sind, ist deren Herkunft und Verwendungszweck vorab zu klären. Handelt es sich hierbei um Vorräte der FernUniversität in Hagen, sind diese vorab systemseitig zu erfassen. Im Zweifelsfall ist die Inventurleitung zu kontaktieren. Fremdbestände und Kommissionsware sind zu kennzeichnen. Warenein- und -ausgänge des Inventurstichtags sind getrennt zu lagern. Die Inventurleitung stellt darüber hinaus sicher, dass für die zählenden Personen die geeigneten Berechtigungen im System eingerichtet wurden, Schwellwerte und Toleranzen für das Nachzählen definiert und den Zählenden zugeordnet sind, nur autorisierte und eingewiesene Personen Inventurdifferenzen prüfen und buchen können, der Bestandsabgleich zwischen SAP ERP und SAP EWM erfolgt ist und die mobilen Datenerfassungsendgeräte (MDE) funktionstüchtig und ausreichend geladen sind Anlegen der Inventurbelege Die folgenden Ausführungen beziehen sich vornehmlich auf die im Palettenlager durchzuführende Inventur. Das Vorgehen zu den anderen Bereichen unterscheidet sich aber lediglich dadurch, dass nur jeweils ein Lagerplatz berücksichtigt werden muss. Die Inventurleitung legt für die aufzunehmenden Inventurbereiche Inventurbelege im SAP EWM an. Diese Belege enthalten sämtliche Informationen, die die Zählerin bzw. der Zähler für die Bestandsaufnahme benötigt. Um den Aufnahmeaufwand zu reduzieren, werden die Belege je Inventurbereich (gangweise, zu Fuß, auf Hebebühne oder im Stapler) und laufwegoptimal zusammengefasst. Die Zäh- Seite 6 von 9

7 lerin bzw. der Zähler kann die Belege über ihr bzw. sein MDE bearbeiten und wird von diesem auch durch den Erfassungsprozess geführt Zählung Die Zählung ist entsprechend der in festgelegten Reihenfolge vorzunehmen. Das MDE gibt jeweils an, welcher Lagerplatz als nächstes zu inventarisieren ist. Die Zählerin/der Zähler sucht den Platz auf und erfasst dann sämtliche dort befindliche Bestände. Diese gibt sie/er über ihr/sein MDE ein. Bei der Aufnahme müssen nur wenige Daten über die Tastatur des MDE eingegeben werden. Die meisten Informationen werden über den integrierten Scanner erfasst; dies reduziert Eingabefehler. Die Inventurbelege erwarten für einen Lagerplatz folgende Eingaben: HU-Nummer(n), sofern auf dem Platz vorhanden <scannen> Artikelnummer(n) <scannen> Menge(n) in Stück <manuelle Eingabe> Die Zählerin/der Zähler nimmt zuerst die Informationen zum Ladungsträger (Palette oder Behälter) auf. Anschließend scannt sie/er die Materialnummer des zu zählenden Produkts mit dem MDE ein und gibt die dort vorrätige Menge ein. Dies wird solange wiederholt, bis alle Ladungsträger und Produkte des Lagerplatzes erfasst sind. Lässt sich der Bestand nicht durch Zählen aufnehmen, ist die Vorratsmenge zu schätzen. Verbrauchsmaterialien der Druckerei und Verpackungsmittel werden nicht gezählt, sofern sie nicht bewertet sind. Eine Liste dieser Materialien wird ggf. separat erzeugt und mit den Inventurlisten übergeben. Die Inventurleitung kann den Fortschritt der Zählung jederzeit im System nachvollziehen Nachzählen Weichen die rückgemeldeten Zähldaten wertmäßig zu stark vom Buchwert ab (+/- 500 ), wird automatisch eine Nachzählung für diesen Inventurbeleg beauftragt. Die Nachzählungen werden zeitnah durchgeführt Buchen der Differenzen im SAP EWM Nach Abschluss der (Nach-)Zählungen müssen die Differenzen zunächst im SAP EWM ausgebucht werden. Damit werden die Buchmengen durch die Ist-Mengen überschrieben. Gründe für evtl. Abweichung sind zu ermitteln und zu dokumentieren Ausbuchen der Bestandsänderungen an das SAP ERP Nachdem die Bestandsdaten im SAP EWM aktualisiert worden sind, müssen die Veränderungen noch an das SAP ERP kommuniziert werden. Dazu sind die Differenzen mit Hilfe des Difference Analyszer nochmals zu prüfen und dann endgültig an das ERP-System auszubuchen. Mit Abschluss dieser Tätigkeit sind die Bestandsdaten in beiden Systemen synchron und es können Bestandslisten zu Dokumentationszwecken, bspw. für den Jahresabschluss, ausgedruckt werden. Die Inventurleitung bestätigt damit den Abschluss der Inventur Kontrollzählungen (Stichprobenweise) Kontrollzählungen durch die Inventurleitung und den Wirtschaftsprüfer bzw. dessen Mitarbeiter sind jederzeit möglich. Seite 7 von 9

8 4.2 Permanente Inventur im Behälterlager Begründung und Voraussetzungen Aufgrund der hohen Anzahl an Lagerplätzen und der Nichtbegehbarkeit des Behälterlagers (0160) bietet sich die persönliche Bestandsaufnahme zum Inventurstichtag nicht an. Stattdessen werden permanent Inventurbelege für die in Behältern gelagerten Bestände geschrieben. Ein Beleg bezieht sich dabei immer auf genau einen Behälter und dessen Inhalt und nicht auf einen speziellen Lagerplatz im Lager Die Bestandsaufnahme für 0160 ist also abgeschlossen, wenn alle darin befindlichen Behälter mindestens einmal im Jahr gezählt worden sind. Eine Bestandsprüfung der Plätze findet aus o.g. Gründen nicht statt. Die Bestände in 0160 werden mittels folgender Methoden erhoben. Einlagerungsinventur Die Einlagerungsinventur findet an den Einlagerungsstichen des Behälterlagers (0160, vgl. Abbildung 1) statt. Alle Behälter, die eingelagert werden sollen, werden hinsichtlich ihres Gewichts auf Plausibilität überprüft. Nur Behälter, deren Gesamtgewicht der Summe aus Eigenund Ladungsgewicht (Artikeleinzelgewicht x gepackte Menge) entspricht, werden auch eingelagert. Bei Negativprüfung werden diese Behälter ausgeschleust und müssen überprüft werden. Bei Positivprüfung wird davon ausgegangen, dass die in den Behälter gebuchte und die Ist- Menge übereinstimmen. Für den Behälter wird dann und nur dann ein Inventurbeleg geschrieben. Bei der Einlagerung entstehen daher niemals Inventurdifferenzen. Nullkontrolle Die Nullkontrolle erfolgt während des Kommissionierens an den Kommissionierstationen (Kommissionierbahnhöfen). Die Bahnhöfe werden aus dem Behälterlager mit den für die Kommissionierung notwendigen Behältern versorgt und die Kommissioniererin bzw. der Kommissionierer wird vom System über Licht- und Displayanzeigen (pick by light) durch den Kommissionierprozess geführt. Die Kommissioniererin bzw. der Kommissionierer entnimmt die angezeigte Menge an Artikeln aus dem signalisierten Behälter und bestätigt die Entnahme durch Drücken der Quittungstaste. Das SAP EWM verringert die Buchmenge des Behälters um die bestätigte Stückzahl und fordert die Kommissioniererin bzw. den Kommissionierer zur Nullkontrolle auf, falls die Buchmenge auf null reduziert wurde. Die Kommissioniererin bzw. der Kommissionierer bestätigt entweder die Nullmenge durch Quittierung oder korrigiert Inhaltsmenge über das Anzeigemodul. In beiden Fällen wird ein Inventurbeleg für den Behälter geschrieben. Ad-hoc-Inventur Bei der Ad-hoc-Inventur wird die Bestandsaufnahme für bestimmte Behälter zu einem beliebigen Zeitpunkt innerhalb des Geschäftsjahres durchgeführt. Die Aufnahme erfolgt ebenfalls an den Kommissionierbahnhöfen. Die Zählerin bzw. der Zähler fordert die aufzunehmenden Behälter über eine spezielle Funktion an den Bahnhöfen an, prüft deren Inhalt und übergibt das Zählergebnis an das SAP EWM. Für den gezählten Behälter wird ein Inventurbeleg erstellt und abgelegt. 5 Aufbewahrung der Inventurbelege Alle Inventurunterlagen unterliegen kraft Gesetz einer zehnjährigen Aufbewahrungsfrist. Systemseitig ist die Revisionssicherheit sichergestellt. Die Belege werden nach Abschluss der Inventur (ggf. nach einer definierten Wartezeit) archiviert. Seite 8 von 9

9 6 Inkrafttreten Diese Inventurrichtlinie tritt am Tage nach Ihrer Unterzeichnung in Kraft. Hagen, den gez. Regina Zdebel - Kanzlerin - Seite 9 von 9