Offenlegungspflichten gegenüber US-Gerichten und E-Discovery

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1 Offenlegungspflichten gegenüber US-Gerichten und E-Discovery Compliance Workshop, München 10. Mai 2011 The Charles Hotel Oliver Bolthausen, LL.M. (USA), MCIArb (UK) Rechtsanwalt

2 2 E- Discovery What is E-Discovery? Was ist E-Discovery? E-Discovery is the collection and use of electronic data that is relevant to a civil lawsuit. E-Discovery ist der Gebrauch und die Sammlung von elektronischen Daten, die für ein Zivilverfahren relevant sind.

3 3 Importance / Bedeutung The consequences of not complying properly with E-Discovery requirements in U.S. litigation can be devastating: In Zubulake v. UBS Warburg (S.D. NY 2004) Geht man in U.S.-Prozessen nicht richtig mit den Anforderungen von E- Discovery um, können die Folgen verheerend sein: Zubulake v. UBS Warburg (S.D. NY 2004)

4 4 Does U.S. Law matter here in Germany? Sind die US Vorschriften in Deutschland relevant? Jurisdiction Judicial assistance procedure Conflict of Laws AccessData Corp. v. Alste Techn. GmbH (D. Utah, Jan. 2010) Zuständige Jurisdiktion Rechtshilfeverfahren Internationales Privatrecht (Kollisionsrecht) AccessData Corp. V. Alste Techn. GmbH (D. Utah, Jan. 2010)

5 5 Taking evidence in Germany Judicial Assistance Beweisaufnahme in Deutschland Rechtshilfe lex causae = what is subject to the evidence proceedings lex causae = was zu beweisen ist bzgl. Beweisthema lex fori = how to conduct the taking of evidence. The taking of evidence in Germany and the allowance of certain evidence is governed by German Law. Judicial Assistance, the execution of the foreign requesting state and the taking of evidence by the german authorities lex fori = wie zu beweisen ist. Bei Beweiserhebungen in Deutschland ist die Zulässigkeit der Beweismittel und deren technische Durchführung dem deutschen Recht unterworfen. Rechtshilfe, also eine Erledigung eines ausländischen Ersuchens und Beweisaufnahme durch deutsche Stellen

6 6 Taking evidence in Germany Judicial Assistance Beweisaufnahme in Deutschland Rechtshilfe ARTICLE 23 CONVENTION ON THE TAKING OF EVIDENCE ABROAD IN CIVIL OR COMMERCIAL MATTERS In der Bekanntmachung vom , BGB l II 780 erklärt die Bundesrepublik Deutschland zum Haager Übereinkommen über die Beweisaufnahme im Ausland in Zivil- und Handelssachen (HBÜ) unter B Ziffer 5 A Contracting State may at the time of signature, ratification or accession, declare that it will not execute Letters of Request issued for the purpose of obtaining pre-trial discovery of documents as known in Common Law countries. German reservation as to pretrial discovery of documents + "Die Bundesrepublik Deutschland erklärt gemäß Artikel 23 des Übereinkommens, dass in ihrem Hoheitsgebiet Rechtshilfeersuchen nicht erledigt werden, die ein Verfahren zum Gegenstand haben, dass in den Ländern des common-law unter Bezeichnung pretrial discovery of documents bekannt ist. ( 23 HBÜ, 14 I AusfG.).

7 7 Taking evidence in Germany Judicial Assistance Beweisaufnahme in Deutschland Rechtshilfe Ordre public Vorbehalt z. B. Ausforschungsverbot according to German law such is protecting the other party, which is not requested to hand over the weapons of the litigaton Not applicable as to witnesses those are protected by their right to refuse to give evidence. Bolthausen in: Offenlegungspflichten deutscher Unternehmen in US discovery-proceedings Die Rechte und Pflichten als Nichtpartei MDR 2006, 1081ff Ordre public Vorbehalt z. B. Ausforschungsverbot nach deutschem Recht dient dem Schutze des Beweisgegners, welcher die selbstbelastenden Darlegungen und somit die Waffen des Rechtsstreites grundsätzlich nicht zur Verfügung stellen braucht. Gilt nicht im Interesse von Zeugen, selbige sind durch Zeugnis- und Auskunftsverweigerungsrechte ausreichend geschützt Bolthausen in: Offenlegungspflichten deutscher Unternehmen in US discovery-proceedings Die Rechte und Pflichten als Nichtpartei MDR 2006, 1081ff

8 8 Extraterritorial Transfer of Data: Extraterritoriale Datenübermittlung: European data privacy laws also regulate the transfer of data out of the country ( extraterritorial transfers ); Data may only be transferred outside of the E.U. to approved countries that provide adequate privacy protections. (safe harbor) Under E.U. law, the U.S. does not provide adequate protection to qualify for data transfers. Europäische Datenschutzgesetze regulieren die Datenübermittlung außer Landes. (extraterritoriale Übermittlung); Daten dürfen außerhalb der E.U. nur in bewährte Länder übertragen werden, die angemessenen Datenschutz anbieten. (safe harbor) Gemäß E.U. Gesetzen bieten keine angemessenen Schutz, um für die Datenübermittlung berechtigt zu sein.

9 9 Discovery Phase Ermittlungsphase PLEADING DISCOVERY SUMMARY TRIAL FINAL STAGE PHASE JUDGMENT PHASE JUDGMENT Klage- /Erwiderun gsphase Ermittlungs phase Prozessurteil Verhandlung Endurteil Allows both parties to conduct factual investigations related to the litigation Designed to reduce unfair surprise at trial Mostly conducted by the parties themselves Meist von den Parteien selbst ausgeführt Usually the most expensive and timeconsuming phase of litigation Erlaubt beiden Parteien sachbezogene Ermittlungen die mit dem Verfahren zu tun haben auszuführen Eingeführt um unfaire Überraschungen vor Gericht zu mindern Gewöhnlich die geld- und zeitaufwendigste Phase des Prozesses

10 10 Discovery Phase Ermittlungsphase What is Discoverable : Was ist offenzulegen: Parties may obtain discovery of any matter that is: Non-privileged and Parteien können Offenlegung über jede Angelegenheit verlangen, die: Nicht privilegiert ist und Relevant to the subject matter of the litigation Relevant /einschlägig für den Gegenstand der Verhandlung

11 11 Discovery Phase Ermittlungsphase Required Disclosures Parties to a lawsuit are automatically required to provide the other parties with: information about potential witnesses; documents, data, and physical objects that may be used to support a party s claim or defense; Internal calculations; insurance information information about potential expert witnesses. Notwendige Offenlegung Parteien in einem Rechtsstreit sind automatisch dazu verpflichtet die anderen Parteien zu versorgen mit: Informationen über potentielle Zeugen; Dokumente, Daten und physische Objekte die zur Bestätigung oder Verteidigung der Klage von einer Partei gebraucht werden könnten; Interne Berechnungen Versicherungsinformation Informationen über potentielle Sachverständige

12 12 Discovery Phase Ermittlungsphase Interrogatories A party can require another party to answer up to 25 written questions relevant to the case. Requests for Production of Documents A party can require another party and certain non-parties to produce required documents, electronic data, or physical objects relevant to the case. Interrogatories and Notice to Produce Befragungen Eine Partei kann von einer anderen Partei verlangen bis zu 25 niedergeschriebene Fragen, die für diesen Fall relevant sind, zu beantworten. Aufforderung bzgl. Beibringung von Dokumenten Eine Partei kann von einer anderen Partei und bestimmten Nicht-Parteien verlangen die notwendigen Dokumente zu erstellen Answers to Interrogatories

13 13 Discovery Phase Ermittlungsphase Requests for Admissions A party can require another party to admit or deny the truth of written statements relating to the facts or law of the case. Verlangtes Zugeständins Eine Partei kann die Andere verpflichten schriftliche Zeugenaussagen die sich auf Sachverhalt oder rechtliches des Falles beziehen zuzugeben oder abzulehnen. Depositions A party can require another party or non-parties to submit to an in person examination under oath on matters relevant to the case. Vernehmung Eine Partei kann eine andere Partei oder Dritte Nicht-Partei dazu verpflichten einer persönlichen fallbezogenen Vernehmung unter Eid, zuzustimmen.

14 14 Aufbewahrungspflichten / retention policy Under the Federal Rules of Civil Procedure (FRCP) rule 34, companies have the duty to: Gem. 34 der FRCP haben Firmen die Aufgabe: Retain all documents That may relate to any pending or reasonably foreseeable future litigation. Alle Dokumente aufzubewahren die Bezug zu irgendeinem bevorstehenden oder vernünftigerweise vorhersehbaren zukünftigen Gerichtsverfahren haben könnten.

15 15 Adverse Inference Instructions Nachteilige Auswirkungen Jury be informed The jury can assume that evidence would be damaging to the party that failed to produce it. Der Richter kann anordnen, dass die Jury darüber informiert wird. Die Jury kann annehmen, dass dieser Beweis schädlich für die Partei wäre, welche sie nicht beigebracht hat. The judge can rule against the nonproducing party on part or all of its case. Other Sanctions (potentially also against affiliated companies) Der Richter kann teilweise oder im ganzen Fall gegen die Partei die nichts erbracht hat entscheiden. Sanktionsmittel (ggf. auch verbundene Unternehmen)

16 16 Kontakt Mr. Oliver Bolthausen, LL.M. (U.S.A.) Rechtsanwalt MCIArb (UK) BridgehouseLaw Munich Rechtsanwaltsgesellschaft mbh Karlstraße 35 "Karlshöfe" München Germany T : + 49 (0) F : + 49 (0) E: oliver.bolthausen@bridgehouselaw.de