Selbstverbuchung und Mediensicherung mit RFID in der Münchner Stadtbibliothek. Dr. Eva Schubert

Transkript

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2 Ziele Hohe Kundenakzeptanz 24-Stunden-Service für Rücknahme Entlastung der Mitarbeiter/innen (Sortieranlage) Privatsphäre der Kunden wird geschützt Neue Mentalität wird institutionalisiert: Dienstleistungsdenken: Hilfe zur Selbsthilfe Mittelfristig: Zusammenarbeit mit Verlagen integrierte Etiketten bereits beim Kauf

3 Voraussetzungen in der Verbuchung über Barcodes durch das Personal Ausgabe und Rücknahme: Theken Handscanner Rücksortierung in mehreren Stufen Sicherung durch Magnetstreifen (Sensormatik) / Schranke Aktivierung/Deaktivierung durch Personal Safer für AV-Medien Wachpersonal Unterschiedliche Sicherungsprinzipien in den einzelnen Stadtteilbibliotheken Sehr unterschiedliche räumliche Voraussetzungen in den einzelnen Stadtteilbibliotheken

4 Selbstverbuchung mit RFID in der Personaleinsparung: Berechnung und Verteilung (systemweit) Einsparung von 29 Stellen im Verlauf von 5 Jahren Stellenabbau im Zuge der ständigen Fluktuation Verteilung auf die Bibliotheken nach Primärausleihen und unter Berücksichtigung besonderer örtlicher Gegebenheiten und Aufgaben Berechnung: Verbuchungsvorgang mit Scanner 11.9 sec. x Primärausleihen x 2 Weitere Grundlage: (Jahresmittelwert 2004 für Vergütungsgruppe BAT VII) mit einer jährlichen Steigerung von 3% Zentralbibliothek: Einsparung von 6,5 Vollzeitstellen, d.h. 11% der technischen Stellen bzw. 7% gesamt

5 Veränderung der Sicherheitsphilosophie Die Verfolgung von Beschädigungen wird unter ökonomischen Gesichtspunkten eingeschränkt Die Präsentation ungesicherter Medien in Freihand wird in Kauf genommen

6 Selbstverbuchung mit RFID in der Allgemeine Information des Personals Personalversammlung systemweit Mitarbeiterbriefe der Direktion ZB-interne Vollversammlungen Gespräche mit den betroffenen Teams

7 Selbstverbuchung mit RFID in der Planspiele Die künftige Situation auf der Eingangsebene wird von allen, die dort eingesetzt werden, geprobt mit dem Ziel, mehr Sicherheit zu gewinnen. 10 Durchgänge à 2.5 Stunden mit jeweils 6-8 MitspielerInnen und 2 BeobachterInnen Präzisierung der neuen Aufgaben, insbesondere am Empfang Entwicklung von Vorgehensweisen im Zusammenspiel mit den verschiedenen Theken auf der Eingangsebene Entwicklung von Verhaltensstandards Darstellung der Ergebnisse in einer Vollversammlung auch: Welche Wünsche werden erfüllt, welche nicht und warum nicht

8 Selbstverbuchung mit RFID in der Schulungen (ZB) 5 eintägige Schulungen zur Kundenorientierung für je 12 Personen mit einer externen Kommunikationstrainerin Technische Einweisung Sonstige Schulungen, z.b. LMS Teamschulung für den Empfang Ende 2006 Wiederholung geplant in 2008

9 Information auf dem Datenträger (Transponder) Datenschutzgerechtes, schlankes Datenmodell Ziel: keine Bindung an einen Chip-Hersteller Standardisierung (ISO-Norm) Gründung einer RFID-Anwendergruppe Verabschiedung folgender Norm November 2006: - Mediennummer - Selbstverbuchung (ja/nein) - Bibliothekssigel (M36) - Status (aktiv/deaktiv) - Mehrteiligkeit (ja/nein) - Anzahl der Teile - Nummerierung der Teile - Optionale Felder

10 Evaluation nach halbjähriger Pilotphase 2006 Ausleihen Durchschnitt: 95% über die Selbstverbuchungsterminals 98% in der kleinsten der 3 Bibliotheken 94% in der Zentralbibliothek Absolut: entliehene Medien Rücknahmen Durchschnitt: 97% 99% in der kleinsten der 3 Bibliotheken 97% in der Zentralbibliothek Absolut: Medien

11 Evaluation nach halbjähriger Pilotphase 2006 Entliehene Medien Zunahme um je 4% in der Zentralbibliothek und der SttB Pasing Zunahme um 9% in der SttB Waldtrudering Kassengeschäfte Abnahme um 42% in der Zentralbibliothek Pasing: minus 37% Waldtrudering: minus 24%

12 Evaluation nach halbjähriger Pilotphase 2006 Probleme Fehler bei der Konvertierung schlagen sich als zusätzliche Arbeit für das Personal nieder. Physikalische Grenzen der RFID-Technologie mit Folgen für die Behandlung der mehrteiligen Medien mit CDs etc. und Kontrollaufwand durch Personal Ausfälle der Rückgabeautomaten und der Sortieranlage Ungewohnte Handhabung der Bibliotheksausweise bei der Ausleihe; Folge: hoher Erklärungsbedarf Unbefriedigende Detektion in den Gates

13 Evaluation nach halbjähriger Pilotphase 2006 Ausblick Weitere Anpassungen der Software Optimierung der Sortieranlage Optimierung der Gates Einführung eines RFID-Ausweises 2007 Verbesserung der Chips in Ringetiketten?

14 Stand Februar Entwicklung Datenmodell Ausschreibung Vergabe 2006 Realisierung in 3 Pilotbibliotheken inkl. Zentralbibliothek Realisierung in 5 weiteren Bibliotheken Realisierung in 5-6 Bibliotheken pro Jahr Einführung RFID-Ausweis

15 Mehrteilige Medien Konzept: Vollsicherung Mediensicherung Minimierte Kontrolle auf Vollständigkeit Optimaler Service Probleme Metallisierung Kosten Derzeitige Praxis Vollsicherung und Noris-Hüllen nur in der Musikbibliothek Vereinfachte Sicherung in den übrigen Abteilungen und SttB

16 Verwendete Etiketten RFID-Buchetiketten RFID-Ringetiketten Münchner Stadtbibliothek

17 Verwendete Etiketten Teile-Etikett X Teile Wird auf alle Teile eines mehrteiligen Mediums geklebt, auf denen es möglich ist (nicht auf Scheiben aller Art sowie (Video-)Kassetten!) auch Nachetikettierung des Altbestandes (EM) mit einem grünen Teile-Etikett X Teile dieses bedeutet: Kontrolle auf Vollständigkeit nötig! Was aus technischen Gründen nicht gesichert werden kann (z.b.folie, Decoder), bekommt auch grünes Teile-Etikett. Anzahl X umfasst dann auch nicht gesicherte Teile.

18 Verwendete Etiketten Etikett für Medien, die von der SV ausgenommen sind Keine Selbstverbuchung Diese Medien bekommen auch ein RFID-Etikett, damit es von der Selbstverbuchung mit entsprechendem Text abgelehnt werden kann

19 Ausnahmen SPIELE Jede Bibliothek entscheidet selbst, ob Spiele in die SV gehen oder nicht ja nein Nicht jedes Teil kann gesichert werden Grünes Teile-Etikett oder In-KaufNehmen der Zusatzarbeit an Theke Kapazität für Zählen vorhanden?

20 Der Musterkatalog für alle Bibliotheken verbindlich wird zur Verfügung stehen in Papierform im Intranet als Muster- Kollektion in der BMT

21 Selbstverbuchung mit RFID in der Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Kontakt: