Hamburger Vergabetag Workshop VIII Funktionale Bauprojekte in kleineren Kommunen budget- und termingerecht realisieren

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1 Hamburger Vergabetag Workshop VIII Funktionale Bauprojekte in kleineren Kommunen budget- und termingerecht realisieren Heuking Kühn Lüer Wojtek Georg-Glock-Straße Düsseldorf Hamburg, den 23. Januar 2015 Kirstin van de Sande Rechtsanwältin

2 Es war einmal ein kommunales Bauprojekt termingerecht ausgeführt im Budget geblieben zur Zufriedenheit der Nutzergruppen gibt es das nur im Märchen? 2

3 Welche Verfahrensart ist die richtige? Woher bekommen wir die Leistungsbeschreibung? Die Sporthalle muss zum nächsten Schuljahr fertig sein Wie schaffen wir es, das Budget einzuhalten? Kann das Blockheizkraftwerk trotzdem die ganze Zeit weiterlaufen? 3

4 Typische Strukturen und Schwierigkeiten in kleineren Kommunen Begrenztes Budget Kein KnowHow / Personal für Erstellung LB Kein KnowHow / Personal für Koordinierung von Schnittstellen / Projektsteuerung Keine eigene Bauabteilung Keine eigene Vergabestelle oder Vergabestelle ist mit exotischeren Verfahrensarten unerfahren bzw. überlastet 4

5 Rahmenbedingungen Praxisbeispiel 5

6 Anforderungen an Beschaffung Öffentliche Auftraggeber wollen wirtschaftlich terminsicher budgetsicher risikofrei funktionell oder repräsentativ ein neue oder sanierte Sporthalle oder Rathaus oder Multifunktionshalle oder... 6

7 Häufige Praxis: gewerkeweise Vergabe der Bauleistungen Auftraggeber Gewerke Planung Rohbau Innenausbau TGA weitere Gewerke Planungsbüro Unternehmen Unternehmen Unternehmen Unternehmen Vergabeverfahren VOF Vergabeverfahren VOB in Losen 7

8 Alternative 1: Vergabe der Bauleistungen an Generalunternehmer Auftraggeber Planung Bau Planungsbüro Generalunternehmer Vergabeverfahren VOF Vergabeverfahren VOB 8

9 Häufige Probleme bei Bauvorhaben Hintereinandergeschaltete Vergabeverfahren dauern zu lange Architekt schätzt Kosten zu niedrig Politik verlangt Änderungen Kosten explodieren Schnittstellen zwischen Planern und Bauunternehmen Bauunternehmen liefern minderwertige Qualität Spätere Betriebskosten bleiben unbeachtet 9

10 Alternative 2: Vergabe der Planungs- und Bauleistungen im Paket an Totalunternehmer Auftraggeber Vorplanung Planung Bau ggf. Betrieb ggf. Finanzierung Architekt Totalunternehmer Direktvergabe Vergabeverfahren VOB 10

11 Terminologie Generalunternehmer Schuldet alle für die Herstellung eines Bauwerks erforderlichen Bauleistungen Erbringt wesentliche Teile davon in Eigenleistung Totalunternehmer Schuldet alle für die Herstellung eines Bauwerks erforderlichen Planungsund Bauleistungen Erbringt wesentliche Teile davon in Eigenleistung Generalübernehmer Schuldet alle für die Herstellung eines Bauwerks erforderlichen Bauleistungen Erbringt keine Teile davon in Eigenleistung Totalübernehmer Sämtliche für die Herstellung eines Bauwerks erforderlichen Planungs- und Bauleistungen Erbringt keine Teile davon in Eigenleistung 11

12 Vorteile der Paketvergabe an Totalunternehmer Nur 1 Vergabeverfahren (Planungswettbewerb integriert) = schneller Kostensicherheit; nachhaltig niedrige Kosten zum Teil ohne HOAI; Kostensenkungspotential aus KnowHow der Bieter bei Planung und Ausführung; reduziertes Nachtragspotential Terminsicherheit durch schlüsselfertiges Planen und Bauen aus einer Hand Gesicherte Qualität zusätzliche Anreize durch Übertragung auch von Instandhaltung / Wartung Günstiger Betrieb Vor Auftragsvergabe Alternativentwürfe mit verbindlicher Preisangabe Risikominimierung durch Leistung aus einer Hand eingespielte Teams aus Planungsbüros und Baufirmen; Vermeidung von Schnittstellen in Realisierungs- und Gewährleistungsphase Flexibles Verhandlungsverfahren / freihändige Vergabe Verhandlungen möglich 12

13 Lebenszyklusansatz mit Planung, Bau und Betrieb Instandhaltung Planung Betrieb Bau 13

14 Anforderungen bei Paketvergabe an Totalunternehmer Vorausplanende Verfahrensvorbereitung / Bedarfsermittlung erforderlich Fachkundige Erstellung der funktionalen Leistungsbeschreibung (flb) Erstellung der flb unter Einbeziehung aller Nutzerinteressen frühzeitige Nutzerabstimmung erforderlich Übersetzung der Nutzerinteressen in Raumprogramm, Raumbuch, Qualitäten, etc. Angemessene und vorausschauende Vertragsgestaltung zur Sicherung von Einflussmöglichkeiten im Planungsprozess, Festschreibung Pauschalfestpreis, Sanktionierung Terminplan etc. Paketvergabe an TU (+) gut geeignet wenn / bei Ressourcen des AG begrenzt Neubau Budget-/Terminsicherheit von großer Relevanz Leistungswettbewerb gewünscht (-) eher weniger geeignet bei Sanierung/Denkmalschutz/Altlasten/ Baugrund- und sonstigen Risiken hohen gestalterischen/städtebaulichen Anforderungen bereits feststehendem Entwurf 14

15 Losbildung versus TU-Vergabe Losbildung = gesetzlicher Regelfall Paketvergabe an Totalunternehmer = Gesamtvergabe Begründung / Rechtfertigung für Verzicht auf Lose erforderlich 97 Absatz 3 Satz 2 und 3 GWB / 5 Absatz 2 VOB/A / 5 EG Absatz 2 Satz 2 und 3 VOB/A Leistungen sind in der Menge aufgeteilt (Teillose) und getrennt nach Art oder Fachgebiet (Fachlose) zu vergeben. Mehrere Teil- oder Fachlose dürfen zusammen vergeben werden, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern. 15

16 Losbildung versus TU-Vergabe Regelmäßige Vorteile einer GU-/TU-Vergabe, nämlich geringerer Koordinierungsaufwand geringerer Ausschreibungsaufwand einheitlicher Haftungsaddressat sind für sich genommen nicht rechtssicher ausreichend, vgl. z.b. VK Bund, Beschluss vom VK 1-26/14; OLG Düsseldorf, Beschluss vom , VII-Verg 52/11 Projektspezifische Gründe finden Wirtschaftliche Gründe, z.b. Überdurchschnittlicher Koordinierungsaufwand beim AG Reduzierung von Schnittstellen für Planung, Baugewerke, Gewährleistung Budget- und Terminsicherheit Mangel an Personalkapazität / Fachkunde / Erfahrungen beim AG Risiko von Nachträgen wegen Bauablaufstörungen / Baubehinderungen Technische Gründe, z.b. Technische Komplexität des Bauvorhabens Mangel an projektspezifischen Erfahrungen beim Personal des AG 16

17 Losbildung versus TU-Vergabe Beschränkter Kontrollmaßstab von VK und OLG: Entscheidung öff. AG auf Basis vollständiger und zutreffender SV-Ermittlung und ohne Beurteilungsfehler Öffentliche AG dürfen Beschaffungsgegenstand selbst bestimmen (z.b. OLG Düsseldorf, Beschluss vom , Verg 7/12) Argumentation: Beauftragung TU zu Festpreis und auf Basis funktionaler LB ist etwas anderes als gewerkeweise Vergabe 17

18 Vorbereitung des Verfahrens Klare Bestimmung des Beschaffungsgegenstandes Ggf. vorbereitende Planungsleistungen freihändig vergeben Projektantenthematik beachten! Wahl des Verhandlungsverfahrens / der freihändigen Vergabe mit Teilnahmewettbewerb Maximalbudget bestimmen Ggf. Fördermittel beantragen/einbinden Aufstellen eines Zeitplanes 18

19 Wahl der Verfahrensart Offenes Verfahren 3 EG Absatz 1 Nr. 1 VOB/A / öffentliche Ausschreibung 3 Absatz 1 Satz 1 VOB/A als Regelverfahrensart Verhandlungsverfahren nach öffentlicher Vergabebekanntmachung (=Teilnahmewettbewerb) 3 EG Absatz 4 VOB/A - Leistung kann nach Art und Umfang oder - wegen der damit verbundenen Wagnisse nicht eindeutig und nicht so erschöpfend beschrieben werden, dass einwandfreie Preisermittlung zur Vereinbarung einer festen Vergütung möglich Freihändige Vergabe 3 Absatz 5 VOB/A - Leistung kann nach Art und Umfang vor der Vergabe nicht so eindeutig und erschöpfend festgelegt werden, dass hinreichend vergleichbare Angebote erwartet werden können. - Teilnahmewettbewerb nicht vorgeschrieben, aber fakultativ möglich 19

20 Wahl der Verfahrensart Praxisbeispiel 20

21 Verfahrensablauf Verhandlungsverfahren / freihändige Vergabe Einbeziehung Nutzer Frühzeitige Einbeziehung Politik Einbeziehung Politik Einbeziehung Nutzer Einbeziehung Politik 21

22 Teilnahmewettbewerb Vorgezogene Eignungsprüfung (2. Wertungsstufe) Steuerung des angesprochenen Bewerberkreises Referenzen als elementarer Nachweis für Fachkunde Aus den letzten Jahren Vergleichbare Planungs- und Bauleistungen Vergleichbarkeit definieren: TU-Verantwortung, öff. AG, Art des Bauprojektes, Volumen, etc. Bewerberseits zu leistende Angaben definieren Persönliche Referenzen Projektleiter abfragen Eignungsnachweise, Eignungs-Mindestanforderungen und ggf. Wertungsmatrix für Eignung in Bekanntmachung aufnehmen Formblätter für Eignungsnachweise vorgeben 22

23 Zusammenstellung der Vergabeunterlagen Aufforderung zur Angebotsabgabe Bewerbungsbedingungen, darin u.a : Budgetdeckel + Aufhebungsvorbehalt Angebotsformular mit Preisblatt und Erklärungen nach Landestariftreue- und Landesvergabegesetzen Informationen zum Status Quo, Bestandsaufnahme, Gutachten flb für Planung, Bau, ggf. Betrieb, ggf. Finanzierung Festlegung von Mindestanforderungen Festlegung und Gewichtung der Zuschlagskriterien, ggf. schon jetzt Wertungsmatrix Formblätter etc. Anforderungen an die Angebote Vorgegebener Vertragsentwurf Empfohlen: Checkliste für die Angebotserstellung (bei VOL/A verbindlich) Preis Funktionalität Architektonische Gestaltung Qualität ggf. Mindestpunktzahl als K.O.-Kriterium 23

24 Budgetsicherheit durch Aufhebungsvorbehalt Steuerung und Anpassung des Bauvolumens im Verhandlungsverfahren wirtschaftlichstes Angebot Zielbudget 24

25 Budgetdeckel transparent mitteilen Hinweis bereits in Bekanntmachung Zusätzlich in Vergabeunterlagen aufnehmen Bieter ggf. in Verhandlungsrunden darauf festnageln 25

26 Absicherung durch Aufhebungsvorbehalt Aufhebungsvorbehalt für Budgetüberschreitung bereits in Bekanntmachung erwähnen zusätzlich in die Vergabeunterlagen aufnehmen ggf. als Druckmittel einsetzen 26

27 Anforderungen an die Angebote zweckmäßig festlegen insbesondere: Angebotsformular mit Preisblatt (Pauschalfestpreis für TU-Leistung) Ggf. Preisblatt für Folgekosten, z.b. Wartung Kostenaufschlüsselung nach DIN 276 bis in vorgegebene Kostengruppen bzw. nach StLB Darstellung Projektverantwortliche und Subunternehmen Konzept Städtebauliches/architektonisches Konzept Konzept zur Umsetzung der funktionellen Anforderungen Energetisches Konzept Brandschutzkonzept Organisations- und Personalkonzept, QM Planungsunterlagen Übersichtsplan 1:1000 Freianlageplanung 1:200 Grundrisse 1:200 Schnitte 1:200 27

28 Anforderungen an die Angebote sinnvoll festlegen Ansichten 1:200 Fassadenschnitt 1:50 ggf. Möblierungspläne, z.b. Tribünen-Bestuhlung ggf. Darstellung nutzungsspezifischer Anlagen, z.b. Trennwände für Sporthalle Flächen- und Raummaße/-vergleiche Baubeschreibung, Beschreibung TGA, Angaben zu Materialien und angebotenen Fabrikaten Anmerkungen zum Vertragsentwurf Ggf. Aufzeigen von Einsparpotentialen / Wahlmöglichkeiten / Optimierungsvorschlägen Zeitplan Planung und Bau 28

29 Ablauf eines Verhandlungsverfahrens Teilnahmewettbewerb Auswahl der Bewerber nach Eignung Vergabeunterlagen und indikative und indikative Angebote Angebote Verhandlungen Verhandlungen und ü und überarbeitete Angebote Angebote Präzisierung der Vorgaben / Anforderungen Vertragstexte Vertragstexte und Anforderungen und Anforderungen an letztverbindliche an letztverbindliche Angebote Angebote Zuschlagsentscheidung Auswahl nach Wirtschaftlichkeit 29

30 Einbindung des Know-Hows der Bieter Bieter sollen Optimierungsvorschläge machen Spezialwissen der Bieter einbeziehen Verhandlungsgespräche effektiv nutzen Vertragsentwurf mit Bietern abstimmen 30

31 Optimierungspotenziale mutzen Rosinen aus den indikativen Angeboten picken allen Bietern für verbindliche Angebote als Mindestvorgaben machen 31

32 Zielgerichtete Steuerung in Bezug auf Ausstattung und Budget wichtige Anforderungen als Mindestanforderungen Spielräume des Verhandlungsverfahrens nutzen ggf. Änderung der Anforderungen immer Budgetziel im Auge behalten 32

33 Anpassen des Bauvolumens wenn alle indikativen Angebote zu teuer sind Bauvolumen und ggf. Qualitäten reduzieren wenn alle indikativen Angebote zu günstig sind Bauvolumen / Ausstattung / Qualitäten erhöhen 33

34 Verhandlungsphase / Überarbeitung der Angebote Prüfung der indikativen Angebote auf formale Zulässigkeit und Vollständigkeit Inhaltliche Auswertung der indikativen Angebote Pauschalfestpreis Planung und Bau sowie ggf. Wartung, Betrieb, Finanzierung Einhaltung Mindestanforderungen und Erfüllung Kann-Kriterien Architektonische Gestaltung Einhaltung Mindestanforderungen und Erfüllung Kann-Kriterien Funktionalität Einhaltung Mindestanforderungen und Erfüllung Kann-Kriterien Baukonstruktion, Baustoffe, TGA, Qualität Aufklärungsfragen auf Grundlage der Angebotsauswertung Verhandlungsrunde(n) mit den Bietern aus Grundlage der Angebotsauswertung Aufforderung zur (finalen) Überarbeitung der Angebote auf Grundlage der aus den Verhandlungsrunden erarbeiteten Präzisierungen 34

35 Verfahrensablauf Praxisbeispiel 35

36 Wertungsmatrix Praxisbeispiel ZK 1 Preis % UK 1.1 davon % UK 1.2 davon % UK 1.3 davon % UK 1.4 davon % 36

37 Wertungsmatrix Praxisbeispiel ZK 2 Architektonische Gestaltung % UK 2.1 davon % UK 2.2 davon % UK 2.3 davon % UK 2.4 davon % 37

38 Wertungsmatrix Praxisbeispiel ZK 3 Funktionalität, insbesondere % UK 3.1 davon % UK 3.2 davon % UK 3.3 davon % 38

39 Termine Praxisbeispiel 39

40 40 Ihre Fragen

41 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Kirstin van de Sande Rechtsanwältin / Salaried Partnerin Assistentin: Tanja Schlombs Telefon: + 49 (211) Telefax: + 49 (211) t.schlombs@heuking.de Büro Düsseldorf: Georg-Glock-Straße Düsseldorf 41