AUF DEM WEG ZUM EURO-BARGELD

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1 AUF DEM WEG ZUM EURO-BARGELD Checkliste für Händler zur Vorbereitung auf die Euro-Bargeldeinführung Der Countdown läuft. Bis zur Einführung des Euro-Bargeldes sind es nur noch wenige Wochen. Ab dem wird mit Euro-Münzen und -Noten bezahlt. Sind Sie ausreichend vorbereitet? Haben Sie alle notwendigen Maßnahmen getroffen, um in Ihrem Unternehmen eine reibungslose Einführung des Euro-Bargeldes zu gewährleisten? Haben Sie ausreichend vorgesorgt, um Engpässe in der heißen Phase zum Jahreswechsel 2001/2002 zu vermeiden? Die nachfolgende Checkliste will Sie dabei unterstützen, an alles Wichtige zu denken. Sie ist als eine Anregung zu verstehen. Sie nimmt keine Vollständigkeit in Anspruch und ist je nach Branche, Größe des Einzelhandelsunternehmens, etc. zu variieren. Erläuterungen und ausführlichere Informationen finden Sie in den Euro-Publikationen der Industrie- und Handelskammern (IHKs) sowie des Industrie- und Handelskammertages (DIHK). Speziell für Handelsunternehmen empfehlen wir die DIHK-Broschüre Euro im Handel, die Sie über Ihre IHK beziehen können. Aktuelle und umfassende Informationen sowie Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen finden Sie auf den Euro-Sonderseiten auf der DIHK-Internethomepage unter

2 Preise und Kalkulation Die heutigen DM-Preise mit dem Umrechnungsfaktor 1,95583 DM/ einfach in Euro-Preise umzuwandeln, wird in der Praxis häufig nicht ausreichen. Es resultieren zumeist krumme Euro-Beträge, die den Gepflogenheiten im deutschen Einzelhandel nicht entsprechen. Preise und Kalkulation müssen überarbeitet werden. U. a. müssen Sie an folgendes denken: Neue Schwellen- oder Eckpreise in Euro ermitteln, ggf. frühzeitig Preise an neue Euro-Schwellenoder Eckpreise anpassen. Ggf. Sortimentspolitik anpassen. Euro-Preise für Automatenverkauf anpassen. Andere Gebühren an den Euro anpassen (Parkhaus, Münzkopiergeräte etc.). Preisauszeichnung Viele Händler bereiten ihre Kunden bereits heute mit einer doppelten Preisauszeichnung auf den Euro vor. Ab dem müssen alle Preise in Euro ausgezeichnet werden. Die Regeln für den Übergang zur Preisauszeichnung in Euro sind komplex, die Umstellung muss gut vorbereitet sein. U. a. müssen Sie an folgendes denken: Strategie und Zeitplan für die Umstellung der Preisauszeichnung festlegen (Ab wann und wie lange werden Preise doppelt ausgezeichnet? Ab wann werden Preise nur noch in Euro ausgezeichnet? Angabe des Grundpreises? Welche Auszeichnung an der Ware, am Regal, auf dem Kassenbon? Pfandangaben etc.). Preisauszeichnung in Katalogen anpassen, die über den hinaus gültig sind. Werden Kataloge nach dem gedruckt bzw. in den Verkehr gebracht, so darf die Auszeichnung der Preise allein in Euro lauten. Technik auf Euro umstellen: Auszeichnungsgeräte, Etikettendrucker, Kassensysteme etc. Preisauszeichnung in Preislisten, Werbevorlagen, Displays, Fleischauszeichner, (elektronische) Regalpreisauszeichnung, EAN-Codes mit Preisangabe etc. anpassen. Ablauf der Umzeichnung planen. Ausführliche Hinweise zur Preisauszeichnung der Waren finden Sie im Internet unter unter Fragen und Antworten zur Preisauszeichnung. Bargeldversorgung Der Handel spielt eine wichtige Rolle beim Austausch des Bargeldes: Die neuen Münzen sowie die Banknoten kleinerer Stückelung sollen als Wechselgeld über den Handel in den Zahlungsverkehr gebracht werden. Damit es in der heißen Phase nicht zu Engpässen beim Euro-Bargeld kommt, muss der Handel seine Versorgung mit Euro-Bargeld rechtzeitig sicherstellen. U. a. müssen Sie an folgendes denken: Euro-Wechselgeldbedarf nach Scheinen und Münzen ermitteln (Achtung: In den ersten Tagen des Jahres 2002 kann ein deutlich höherer Wechselgeldbedarf bestehen, als an gewöhnlichen Tagen. Haben Sie schon einen Kassentest gemacht?). Seite 2 von 8

3 Können fertige Notengeldmischungen ( Noten-Päckchen ) in Anspruch genommen werden? Bedarf an Noten-Päckchen ermitteln. Verteilung des Euro-Bargeldes auf die einzelnen Kassen planen: Wechselgeldbedarf für einzelne Kassen ermitteln. Hausinterne Versorgung der Kassen mit Euro-Bargeld-Nachschub und Entsorgung der DM sicherstellen. Euro-Bargeld bei Geschäftsbanken bestellen. Termine und Konditionen (Boni, Valutierung etc.) der Belieferung mit Euro-Bargeld mit den Banken klären (Bargeld-Engpässe vermeiden, rechtzeitige Bargeld-Versorgung vor dem sicherstellen!). Die Auslieferung kann ab dem erfolgen. Möglichkeit für kurzfristige Nachversorgung mit Euro-Bargeld mit den Banken klären. Modalitäten der Belieferung sicherstellen: Wann und wie erfolgt der Bezug von Euro-Bargeld? Muss ein Werttransportunternehmen beauftragt werden oder werden Noten und Münzen von einem Kreditinstitut abgeholt? Ggf. Verträge mit externen Dienstleistern abschließen. Lagerungsmöglichkeit sicherstellen: Sind Tresore oder andere, sichere Lagerräume in ausreichender Größe vorhanden? Versicherungsschutz sicherstellen, der den besonderen Anforderungen der Euro-Einführung und des DM-Abzugs gerecht wird (Transport, Lagerung). Ausführliche Informationen über die Regelungen der Bargeld-Einführung (Termine, Konditionen, Bargeld- Päckchen, Rahmenbedingungen für das Sub-Frontloading etc.) finden Sie im Internet unter unter Fragen und Antworten zur Bargeldeinführung. Kasse und Zahlungsabwicklung Ab dem bezahlen die Kunden in Euro. Außerdem sieht die modifizierte Stichtagsregelung vor, dass in Deutschland zwischen dem und dem sowohl die DM als auch der Euro als Zahlungsmittel akzeptiert werden. Hierauf müssen Kassenbereich und Zahlungsabwicklung vorbereitet werden. U. a. müssen Sie an folgendes denken: Kassen auf die Doppelbargeldphase und auf den Euro umstellen (Software, größere Geldschubladen, ggf. neue Kassen etc.). Kontakt mit Kassenherstellern und Softwarehäusern aufnehmen, um Engpässe zu vermeiden. Elektronische Kartenlesegeräte auf Euro umstellen. Kontakt zu Banken und Gerätehersteller aufnehmen und klären, wie die Umstellung erfolgt und ob neue Software installiert werden muss. Bei EC-Cash- oder Kreditkartenterminals gilt ab allein der Euro. Da die Terminals ohne Währungseinheiten arbeiten, wird jeder eingegebene Betrag ab dem automatisch als Eurobetrag gelesen und abgebucht. Besteht zwischen Kasse und Terminal eine Verbindung, muss das Kassensystem umgestellt werden. Denken Sie daran: Für Eurocheques entfällt ab dem die Zahlungsgarantie. Informationen für das Kassenpersonal bereitstellen. SB-Waagen umstellen. Zusatzbedarf für die Doppelbargeldphase überprüfen: Zusatzkassen, Wechselgeld-Kassetten, Geldzählmaschinen, Geldbomben. Ggf. frühzeitige Bestellung, um Engpässe zu vermeiden. Seite 3 von 8

4 Kundeninformation und Kundenservice Der Handel wird für viele Verbraucher der erste Ansprechpartner sein, wenn es um Fragen zum Euro geht. Bei guter Vorbereitung kann sich der Handel als kompetenter Dienstleister profilieren. U. a. müssen Sie an folgendes denken: Hilfsmittel für Kundeninformation und -aufklärung vorbereiten (Umrechnungstabellen, Broschüren, Handzettel etc.). Mitarbeiter schulen, damit sie die wichtigsten Kundenfragen sicher und korrekt beantworten können. Sind Sie mit den Umrechnungs- und Rundungsregeln vertraut? Serviceleistungen auf Euro umstellen, ggf. Kunden über die Umstellung informieren (Geschenkgutscheine, Kundenkarten, Teilzahlungskredite, Münztelefone, Kopierer, Schließfächer, Einkaufswagen, Automaten wie z. B. Geldwechsel-/Geldausgabeautomaten, Getränkeautomaten, Zigarettenautomaten, Verpflegungs-/Süßigkeitenautomaten, Leergutautomaten, Parkhausautomaten etc.). Werbetexte, Aushänge und Informationstafeln im Verkaufsraum etc. auf DM-Beträge sichten und auf Euro umstellen (Ergreifungsprämie Ladendiebstahl etc.). Ausführliche Hinweise zu den Umrechnungsregeln finden Sie im Internet unter unter Fragen und Antworten zur Umrechnung und Rundung. Personal, Organisation, Verwaltung Die Mitarbeiter sind von der Euro-Bargeldeinführung in zweifacher Weise betroffen: Als Dienstleister an der Schnittstelle zum Kunden sowie als Arbeitnehmer. Eine intensive Vorbereitung ist erforderlich. U. a. müssen Sie an folgendes denken: Mitarbeiter über alle Fakten zur Euro-Bargeldeinführung kontinuierlich informieren. Intensivschulungen für das Verkaufs- und Kassenpersonal: Bargeld-Schulung (sicherer Umgang mit Euro-Bargeld, Fälschungen erkennen), Schulung für neues Kassenprogramm. Ggf. externe Schulungsangebote oder Inhouse-Schulungen externer Dienstleister in Anspruch nehmen. Schulungstermine frühzeitig festlegen, um Engpässe zu vermeiden! Mitarbeiter frühzeitig mit dem Euro-Bargeld vertraut machen. Ab dem : Händler können Euro-Bargeld von den Geschäftsbanken beziehen. Vor dem : Gestaltungsentwürfe für Euro- Noten und -Münzen über die Bundesbank, die Landeszentralbanken (LZB) oder die Hausbanken beziehen. Evtl. Schulungsveranstaltungen der LZB besuchen, dort kann man Musternoten sehen. Ggf. zusätzliche Personalbereitschaft für die Doppelwährungsphase planen (Engpässe verme iden!). Mitarbeiter über die Auswirkung der Euro-Einführung auf Löhne und Gehälter informieren. Lohn- und Gehaltsabrechnung bereits vor dem in Euro und DM parallel ausgeben. Betroffene Festlegungen und Vereinbarungen im Personalwesen auf Euro umstellen (Lohn- und Gehaltstarife, Provisionen und Kostenvergütungen, Pensionsrückstellungen, Mitarbeiterdarlehen, Betriebsrenten etc.). Formulare mit Währungsfeldern erneuern (Rechnungs-, Reklamationsformulare, Mahnungen etc.). Brief- und Wertmarken, Frankiermaschinen etc. umstellen. Seite 4 von 8

5 Beschaffung und Logistik Mit der höheren Preistransparenz im Euro-Raum steigt auch der Wettbewerbsdruck für Händler und Lieferanten. U. a. müssen Sie folgendes bedenken: Zeitpunkt und Modalitäten der Euro-Umstellung mit allen Partnern, Lieferanten und Bezugsquellen abklären. Auswirkungen der Euro-Umstellung in die Preisverhandlungen einbeziehen (notwendige Auf- und Abrundungen, neue Schwellen- und Eckpreise, neue Verpackungsgrößen oder Inhaltsmengen etc.). Höhere Preistransparenz bei der Beschaffung nutzen und Beschaffungsaktivitäten durchleuchten. Angebote bestehender und potenzieller Lieferanten prüfen, Beschaffungslogistik (Transport und Lagerung) neu durchdenken. EDV und Warenwirtschaft Die Umstellung und Anpassung der firmeneigenen Software ist eine der zentralen Aufgaben beim Übergang auf den Euro. Sie betrifft praktisch alle Unternehmensbereiche und muss frühzeitig und in Abstimmung mit allen Bereichen vorbereitet werden. U. a. müssen Sie folgendes bedenken: Alle Software-Pakete, die in irgendeiner Form mit Geldbeträgen befasst sind, bis zum umstellen (Warenwirtschaft, Rechnungswesen etc.). Interne Schnittstellen zwischen den Systemen am Point of Sale und den Hintergrundsystemen ebenso beachten wie externe Schnittstellen. Alle von der Umstellung betroffenen Funktionen und Programme auf DM-Beträge sichten und anpassen (Listen, Masken, Belege, Vordrucke etc.). Währungskürzel (EUR, ) in die EDV integrieren; ggf. Zeichensätze, Tastaturen, Druckertreiber etc. anpassen. Ggf. Konverter-Software für die Umrechnung von DM auf Euro installieren. Ggf. Mitarbeiter in den neuen Programmen oder Systemen schulen. Zeit für Testläufe einplanen. Gesellschaftsrecht Mit dem Wegfall der DM als Währungseinheit können im Gesellschaftsrecht u. a. Probleme bei der Umstellung von Kapital und Kapitaleinheiten auftreten. U. a. müssen Sie an folgendes denken: Gesellschaftsrechtliche Folgen der Umrechnung in Euro überprüfen. Ggf. Änderung des Gesellschaftsvertrages vornehmen. Übergangsregelungen für die einzelnen Gesellschaftsformen beachten. Seite 5 von 8

6 Buchhaltung und Bilanzierung Im Jahr 2002 muss der Handel erstmalig seine Steueranmeldungen in Euro abgeben. Ab dem müssen alle für steuerliche Zwecke relevanten Buchungen in Euro erfolgen oder in Euro umgerechnet werden. Alle Rechenwerke für steuerliche Zwecke müssen auf Euro umgestellt werden. Treffen Sie rechtzeitig alle Vorbereitungen, um eine zügige Umstellung spätestens zu Beginn des Jahres 2002 vornehmen zu können. U. a. müssen Sie an folgendes denken: Betriebliches Rechnungswesen auf Euro umstellen (für bargeldorientierte Unternehmen kann eine späte Umstellung zum sinnvoll sein). Jahresabschluss ab dem in Euro aufstellen. Lohnbuchhaltung auf Euro umstellen (bei Umstellung während eines Kalenderjahres das Personal zunächst ab- und dann wieder anmelden, um die Jahresmeldungen an die Sozialversicherungen ordnungsgemäß erstellen zu können). Ggf. Umstellung mit externen Dienstleistern (Steuerberater etc.) abklären. Ausführliche Informationen zur Umstellung des Rechnungswesens auf den Euro finden Sie in der DIHK- Broschüre Euro im Handel sowie im Internet unter unter Fragen und Antworten zu Umstellungen des Rechnungswesens und zu steuerlichen Aspekten. Die vorstehenden Informationen und Hinweise wurden nach bestem Wissen und Gewissen erstellt. Es kann aber keine Gewähr für die Aktualität, Richtigkeit und Vollständigkeit des Inhaltes geleistet werden. Der DIHK haftet auch nicht für Schäden, die aus der Nutzung dieser Informationen resultieren. Seite 6 von 8

7 Goldene Regeln zur Bargeldeinführung Was bargeldorientierte Unternehmen bei der Einführung des Euro-Bargeldes beachten sollten 1. Zur Gewöhnung Ihrer Kunden an die neue Währung wird die doppelte Preisauszeichnung in D-Mark und Euro empfohlen. Achten Sie jedoch darauf, dass die Kunden durch doppelte Preisauszeichnungen nicht verwirrt werden: Preis und Währungseinheit müssen eindeutig zugeordnet werden können. Unterstützen Sie die Gewöhnung Ihrer Kunden und Mitarbeiter an die neuen Euro-Preise, indem Sie zum Beispiel in Ihren Verkaufsräumen über den Umrechnungskurs der D-Mark zum Euro (1,95583) informieren. 2. Soweit dies ohne zusätzliche aufwendige Investitionen technisch möglich ist, sollten Sie baldmöglichst sicherstellen, dass Ihre Kassensysteme mit zwei Währungen funktionieren, damit auf den Kassenbons der Rechnungsbetrag sowohl in D-Mark als auch in Euro erscheinen kann. 3. Bemühen Sie sich, Ihren Wechselgeldbedarf gering zu halten. Eine Möglichkeit, auf den Wechselgeldbedarf Einfluss zu nehmen besteht etwa darin, die Kunden zum betragsgenauen Zahlen zu ermuntern. Auch die verstärkte Verwendung unbarer Zahlungsmittel durch die Kunden würde mit einem geringeren Wechselgeldbedarf einhergehen. 4. In den ersten Tagen des Jahres 2002 wird der Wechselgeldbedarf wesentlich höher sein als bislang. Bestimmen Sie Ihren Bedarf an Euro-Bargeld rechtzeitig. Nutzen Sie dazu das Beratungsgespräch bei Ihrer Sparkasse / Bank, und informieren Sie sich auch über die Umtauschkonditionen. 5. Prüfen Sie, ob für das zusätzliche Euro-Bargeld und das rückfließende D-Mark-Bargeld geeignete Lagerkapazitäten und ein ausreichender Versicherungsschutz bestehen. Vereinbaren Sie gegebenenfalls frühzeitig mit einem Werttransportunternehmen Liefertermine für das Euro-Bargeld. So können Sie Engpässe bei der Versorgung mit Euro-Bargeld vermeiden! 6. Informieren Sie Ihre Kunden und Mitarbeiter über die neuen Euro-Münzen und -Scheine (Plakate, Faltblätter, etcetera). Schulen Sie Ihre Mitarbeiter über die neuen Sicherheitsmerkmale. So vermeiden Sie Warteschlangen und schützen sich vor Falschgeld. 7. Nehmen Sie ab dem 1. Januar 2002 bis zum 28. Februar 2002 von Ihren Kunden sowohl Euro als auch D- Mark als Zahlungsmittel an. Geben Sie grundsätzlich nur Euro als Wechselgeld heraus, damit eine schnelle Einführung des Euro-Bargeldes gelingt. Auf Kundenwunsch sollten Sie aus verfügbaren Kassenbeständen D-Mark-Münzen abgeben, damit Automaten in der Übergangsphase bedient werden können. 8. Spätestens bis zum 1. Januar 2002 müssen sämtliche betrieblichen Bereiche Euro-fähig sein. Prüfen Sie deshalb, in welchen Bereichen (Rechnungswesen, EDV, etcetera) noch Maßnahmen erforderlich sind, damit die Euro-Fähigkeit Ihres Unternehmens sichergestellt ist. Die Goldenen Regeln zur Bargeldeinführung hat der Deutsche Industrie- und Handelskammertag in Absprache mit Wirtschaftsverbänden der Kreditwirtschaft, des Handels und des Handwerks entwickelt: Deutscher Sparkassen- und Giroverband Bundesverband der Deutschen Volksbanken und Raiffeisenbanken Bundesverband Öffentlichen Banken Deutschlands Bundesverband deutscher Banken Deutscher Industrie- und Handelskammertag Hauptverband des Deutschen Einzelhandels Seite 7 von 8

8 Zentralverband gewerblicher Verbundgruppen Zentralverband des Deutschen Handwerks Seite 8 von 8