Einstieg in Exact Online Anwender und Allgemeine Einstellungen

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1 Einstieg in Exact Online Anwender und Allgemeine Einstellungen

2 Einstellungen... 2 Finanziell... 2 Angebot... 3 Abonnement... 4 Ausgangsrechnung... 4 Intrastat... 6 Allgemein... 7 CRM... 7 Elektronische Voranmeldung... 8 Scannservice... 8 Verwaltung... 9 Anwender Einstellungen / Mein Exact Online Meine Lizenz Mein Profil Anwendereinstellungen Datenschutzeinstellungen Anwenderarten Zugriffsrechte

3 Einstellungen Sie erreichen die Einstellungen entweder über die Stammdaten Einstellungen \ Mandant Oder über das Anklicken Ihres Firmennamens Einstellungen Finanziell Unter diesem Punkt finden Sie wichtige Einstellungen zu den Zuweisungen von Sachkonten. Das System erhält hier die Informationen wohin es in bestimmten Fällen Bewegungen verbuchen soll. Wenn Sie Exact Online mit einer Vorlage einrichten, werden einige dieser Felder bereits eingerichtet. 2

4 Der Unterpunkt Steuer dient der Einrichtung der steuerrelevanten Einstellungen, wie zum Beispiel der Adresse Ihres Finanzamtes. Wenn Sie auf Finanzamt klicken, können Sie die Adressdaten Ihres zuständigen Finanzamtes eingeben. Im Menüpunkt System können Sie einstellen ob Sie Soll-Besteuerung oder Ist- Besteuerung anwenden möchten. Wir empfehlen beim Start mit Exact Online diese Einstellungen Schritt für Schritt durch zu gehen und im Zweifelsfall mit Ihrem Steuerberater Rücksprache zu halten. Angebot 3

5 Angebotsnummer: Startnummer der laufenden Nummern, welche sich auf den Angebotsunterlagen finden. Gültigkeitsdauer: Sie können für Angebote eine Gültigkeitsdauer definieren, welche auf den Angebotsunterlagen ausgewiesen wird. Status Verkaufsgelegenheit: Wenn Sie mit Verkaufsgelegenheiten (sog. Opportunities) arbeiten möchten, können Sie hier angeben welche Wahrscheinlichkeit dies automatisch erhält, wenn Sie ein Angebot versenden. Abonnement Sie haben in Exact Online die Möglichkeit wiederkehrende Leistungen als sog. Abonnements anzubieten. Registrierungsnummer: Startnummer der laufenden Nummern, welche Sie auf den Angebotsunterlagen für Abonnements finden. Anzahl Tage (Fakturierung): Hiermit stellen Sie den Zeitraum des Filters für die Datumseinstellung im Menü Verkauf \ Registrierungen\ Rechnung einlegen ein. Die angegebenen Tage werden dem aktuellen Datum hinzugerechnet und definieren so das Enddatum. Anzahl Tage (Verlängerung): Hiermit stellen Sie den Zeitraum des Filters für die Datumseinstellung im Menü Verkauf \ Registrierungen\ Alles anzeigen \ Verlängerung ein. Die angegebenen Tage werden dem aktuellen Datum hinzugerechnet und definieren so das Enddatum. Ausgangsrechnung 4

6 Ertragskonto Über das Auswahlfeld legen Sie fest ob die Ertragskonten an Kunden oder Artikel koppeln wollen. Auftragsnummer Die Auftragsnummer wird nur intern in Exact Online verwendet. Rechnungsnummern werden unter den Buchungsarten verwaltet. Zurückgestellter Umsatz Wenn Sie den Umsatz einer Rechnung über mehrere Perioden verteilen wollen aktivieren Sie diese Funktionen 5

7 Intrastat Intrastat-Meldungen dienen zur Erfassung des tatsächlichen Warenverkehrs zwischen den Mitgliedstaaten der Europäischen Gemeinschaft. Unternehmen müssen Versendungen und Eingänge zentral melden, in Deutschland an das Statistische Bundesamt. Intrastat-Registrierung Einkauf: Aktivieren Sie diese Option, wenn eine Intrastat- Registrierung für Einkaufsbewegungen stattfinden soll. Intrastat-Registrierung Verkauf: Aktivieren Sie diese Option, wenn eine Intrastat- Registrierung für Verkaufsbewegungen stattfinden soll. Für das Verfahren, die Transportart und das betreffende Gebiet bietet Exact Online eine Auswahl über Menüs an. Um diese zu durchsuchen, klicken Sie einfach die Lupe an. 6

8 Allgemein Unter dem Punkt allgemein geben Sie die u.a. die Adressdaten Ihrer Firma ein. Code: Interne Nummer, an die keine Funktion geknüpft ist. Im Bereich Finanziell können Sie in dem Sie auf EUR Euro klicken Ihre Standard- Währung definieren und angeben mit wie vielen Nachkommastellen Sie arbeiten möchten. CRM Die Option aktiviert das CRM von Exact Online, nur wenn dieser Hacken gesetzt wurde erscheint CRM im Funktionsmenü. 7

9 Elektronische Voranmeldung Hier aktivieren Sie die elektronische Steueranmeldung. Um diese Funktion nutzen zu können müssen Sie Ihre Zugangsdaten eingeben und Ihr Zertifikat hochladen. Dazu müssen Sie in den Einstellungen unter Finanziell Ihr Finanzamt hinterlegen. Scannservice Durch Aktivierung dieser Funktion, werden Ihre gescannten in Exact hochgeladenen Dokumente an den Scannservice weiter geleitet. Online Dieser Service liest Ihre Rechnungen ein und befüllt soweit wie möglich die entsprechenden Felder für die Buchungen. Um eine Rechnung scannen zu lassen klicken Sie auf das Dokumentensymbol und wählen den Scannservice aus. 8

10 Verwaltung Im Menüpunkt Verwaltung können Sie neben den Allgemeinen Angaben zu Ihrer Firma weitere Einstellungen vornehmen, welche auch auf Ihren Rechnungsdokumenten dargestellt werden können. Wenn Sie die Mandanten-Verwaltung geöffnet haben, können Sie die dort gemachten Angaben bearbeiten. Im Bearbeitungsmodus steht Ihnen auch die Option Von vorne anfangen zur Verfügung. Diese Funktion setzt Ihr Exact Online Konto zurück und löscht sämtliche Einstellungen. Während Sie Exact Online kennen lernen können Sie einige Probebuchungen durchführen, anschließend das System zurücksetzen und mit der tatsächlichen Arbeit beginnen. ACHTUNG: Wenn Sie ein Backup angelegt haben und sich entscheiden von vorne erneut anzufangen, so wird dieser Neubeginn vom System als neuer Mandant angesehen, auf dem die zuvor erstellten Backups nicht anwendbar sind. 9

11 Nun haben Sie die Auswahl, ob Sie sämtliche Stammdaten und alle Buchungen verwerfen wollen, oder die Stammdaten behalten möchten und nur die Buchungen löschen lassen. Als nächstes wählen, Sie ob der Mandant über eine Vorlage eingerichtet werden soll oder Sie dies manuell selbst machen möchten. Wir empfehlen, eine Vorlage zu verwenden. Als Vorlage stehen Ihnen standardmäßig die Kontenrahmen SKR03 und SKR04 zur Verfügung. Sollten Sie bei der Auswahl Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater. Ebenso finden Sie eine Option für Einnahmen-Überschuss-Rechner. Jetzt können Sie Ihr Wirtschaftsjahr einrichten. 10

12 Das System beginnt nun mit der Einrichtung. Dies kann einige Minuten dauern. 11

13 Anwender Einstellungen / Mein Exact Online Hier verwalten Sie alle anwender-spezifischen Angaben, für mehr Übersichtlichkeit wurde das Menü in sieben Unterpunkte gegliedert: Meine Lizenz Hier finden Sie Ihre derzeitigen gebuchten Module und Anwender, sowie Informationen darüber in wieweit Sie Ihre gebuchten Leistungen bereits nutzen. 12

14 Registrierung ändern: Wenn Sie diese Option anklicken, können Sie Ihre gebuchten Leistungen ändern. Meine Kontaktdaten Hier finden Sie sämtliche auf Ihre Firma bezogenen Kontaktdaten, sowie die für Sie hinterlegten Bankkonten. Mein Profil Hier finden Sie sämtliche auf Sie direkt bezogenen Kontaktdaten. Anwendereinstellungen Hier verwalten Sie die für Sie persönlich geltenden Einstellungen, wie die Systemsprache, wie das Datum dargestellt wird etc. Datenschutzeinstellungen Hier verwalten Sie Ihr Passwort und die dazugehörigen Einstellungen. Exact Online überwacht automatisch, dass Passworte in einer Mischung von Ziffern und Buchstaben bzw. Sonderzeichen erfasst werden. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) empfiehlt einige Eckpunkte für Passwort-Sicherheit diese finden Sie hier: https://www.bsi.bund.de/shareddocs/downloads/de/bsi/grundschutz/download/it- Grundschutz-Kataloge_2013_EL13_DE.pdf? blob=publicationfile Für die größtmögliche Sicherheit empfehlen die Unterlagen des BSI ein alphanumerisches Passwort von mindestens 8 Zeichen zu verwenden und dieses in regelmäßigen Abständen zu ändern. Das Passwort kann von jedem Anwender jederzeit in Mein Exact Online Datenschutzeinstellungen geändert werden. Der Zyklus sollte 90 Tage nicht überschreiten. 13

15 Anwenderarten Eine Übersicht über die im Gebrauch befindlichen Anwenderarten. Zugriffsrechte Alle Ihre Zugriffsrechte im Überblick. 14

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