Abonnements. Stand 02 / 2015

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1 Abonnements Stand 02 / 2015

2 EXACT ONLINE 2 Inhalt Vorbemerkung... 3 Allgemeine Einstellungen... 4 Einstellungen des Abonnements... 6 Einstellungen des Artikels Abonnement anlegen Rechnungen generieren Abonnement verlängern Preise aktualisieren Grafische Auswertungen Numerische Auswertungen... 26

3 EXACT ONLINE 3 Vorbemerkung Die Funktion REGISTRIERUNGEN ermöglicht es Ihnen wiederkehrende Rechnungen auf einfache Art und Weise zu erstellen. Die erstellten Rechnungen müssen noch final ausgedruckt werden, damit die dazugehörigen Buchungen erstellt werden. In diesem Skript werden die Begriffe Abonnent und Registrierung synonym verwendet.

4 EXACT ONLINE 4 Allgemeine Einstellungen Damit Sie die Funktionen nutzen können, auch um eigene Abonnements einzurichten, sollten Sie sich mit einigen Einstellungen vertraut machen. Unter dem Menüpfad [MANDANTENNAME, EINSTELLUNGEN] finden Sie den Reiter ABONNEMENT, hier können Sie Einstellungen bezüglich aller Abonnements Ihres Mandanten vornehmen. REGISTRIERUNGSNUMMER: Jede Registrierung erhält eine Vetragsnummer. Hier können Sie die Startnummer der definieren. ANZAHL TAGE (FAKTURIERUNG): Hier können Sie den Ansichtszeitraum für die Übersicht der zu generierenden Rechnungen vorab festlegen. Im Bildschirm RECHNUNGEN ANLEGEN werden in dem Feld FAKTURIERT BIS INKLUSIVE als Enddatum das aktuelle Datum plus die Anzahl der Tage aus der Einstellung ANZAHL TAGE (FAKTURIERUNG) angezeigt.

5 EXACT ONLINE 5 ANZAHL TAGE (VERLÄNGERUNG): Hier können Sie den Ansichtszeitraum für die Übersicht der zu Verlängernden Abonnements vorab festlegen. Sie finden diesen Bildschirm unter [VERKAUF / REGISTRIERUNGEN / ALLES ANZEIGEN / VERLÄNGERUNG]. Im Bildschirm ERNEUERN / REGISTRIERUNGEN werden in dem Feld ENDDATUM als Enddatum das aktuelle Datum plus die Anzahl der Tage aus der Einstellung ANZAHL TAGE (VERLÄNGERUNG) angezeigt.

6 EXACT ONLINE 6 Einstellungen des Abonnements Neben den Einstellungen die sämtliche Abonnements betreffen, gibt es Einstellungen welche die Abonnements direkt betreffen, wie Laufzeit, Frequenz der Rechnungserstellung etc. Sie legen diese fest, wenn Sie ein bestehendes Abonnement ändern, bzw. ein neues Abonnement anlegen. Rufen Sie dazu über den Pfad [MANDANTENNAME, STAMMDATEN] den Bildschirm REGISTRIERUNGSART auf.

7 EXACT ONLINE 7 Sie sehen nun alle bereits bestehenden Abonnements und können auch neue Abonnements einrichten. Bitte beachten Sie, die Registrierung an sich stellt lediglich die Vertragsgrundlage dar, aufgrund dessen regelmäßig die Rechnungen generiert werden. Der Offene-Posten entsteht erst durch das Ausdrucken der später generierten Rechnungen.

8 EXACT ONLINE 8 Wollen Sie ein Abonnement ändern so klicken Sie bitte auf den Namen oder den Code, wollen Sie ein Abonnement neu anlegen klicken Sie bitte auf NEU. Sie gelangen zur folgenden Ansicht, in der Sie nun die Daten für die Erstellung des Abonnements eintragen können.

9 EXACT ONLINE 9 CODE: Eine interne Angabe anhand derer das Abonnement aufgerufen werden kann. BESCHREIBUNG: Dies ist der tatsächliche Name des Abonnements VERLÄNGERUNG: Hier geht es darum ob da Abonnement sich automatisch verlängert oder nach einer bestimmten Zeit Enden soll. REGISTRIERUNGSPERIODE: Wie lange in der angegebenen Zeiteinheit soll das Abonnement laufen, also die Vertragslaufzeit. VERLÄNGERUNGSFRIST: Wie lange im Voraus vor Vertragsende muss der Kunde Ihnen die Kündigung anzeigen. VERLÄNGERUNGSFRIST: Um wie lange verlängert sich das Abonnement wenn nicht gekündigt wird. KÜNDIGUNGSFRIST NACH VERLÄNGERUNG: Hier könnten Sie eine weitere zur ersten Kündigungsfrist abweichende Frist festlegen. RECHNUNGSPERIODE: Hier legen Sie fest in welcher Frequenz die Rechnungen erstellt werden sollen. D.h. Sie legen den Zeitraum zwischen den einzelnen Rechnungen fest. Zum Beispiel: Rechnungsperiode = 1 Monat : Jeden Monat eine Rechnung Rechnungsperiode = 2 Monat : Alle 2 Monate eine Rechnung LAYOUT FESTLEGEN: Mittels Druck auf die Lupe können Sie ein Layout für die Vertragsvorlage des Abonnements auswählen dieses wird in den Stammdaten angelegt. -TEXTLAYOUT: Wenn Sie den Abonnements-Vertrag per - Funktion aus Exact Online heraus versenden, können Sie den in den Stammdaten vordefinierten Text der hier auswählen. Sowohl zu den Layouts als auch zu den Begleitschreiben bietet Exact ein Hilfe-Skript an. Bitte schauen hierfür in die Bibliothek.

10 EXACT ONLINE 10 Einstellungen des Artikels Abonnements in Exact Online bedeuten, dass Sie einen bestimmte Artikel wiederkehrend innerhalb einer bestimmten Zeit verkaufen. Aus diesem Grunde benötigt Exact Online in den Einstellungen des Artikels welchen Sie über das Abonnement verkaufen wollen, dass dieser als Artikeleinheit eine Zeiteinheit erhält. Dabei muss die EINHEIT DES ARTIKELS mit der Einheit der REGISTRIERUNGSPERIODE übereinstimmen.

11 EXACT ONLINE 11 Wenn Sie denselben Artikel für mehrere unterschiedliche Abonnements mit unterschiedlichen Registrierungsperioden verwenden wollen, so können Sie im Artikel unterschiedliche Preise mit unterschiedlichen Einheiten hinterlegen. Rufen Sie Ihren Artikel über die Artikelverwaltung auf, im Bereich PREISMANAGEMENT können Sie einen weiteren Artikelpreis hinterlegen. Es ist so möglich eine Monats und einen Jahrespreis zu hinterlegen. Klicke Sie dazu nur auf NEU HINZUFÜGEN. Sie können dann den zusätzlichen Preis eintragen und auch festlegen wie die jeweiligen Einheiten in Beziehung zu einander stehen. Im Beispiel unten also das 1 Jahr 12 Monaten entspricht.

12 EXACT ONLINE 12 Abonnement anlegen Klicken Sie auf das Menü [VERKAUF / REGISTRIERUNGEN / ANLEGEN]. In dieser Maske legen sie die ANZAHL und ARTIKEL fest, aufgrund derer dann die Rechnungen für den entsprechenden Kunden monatlich generiert werden sollen. Sie haben in der Zeile für die Artikel auch die Möglichkeit einen gesonderten Leistungs-Zeitraum innerhalb des Abonnements für einzelne Artikel zu definieren. Im folgenden Beispiel ist ein Zeitschrift Gegenstand des Abonnements. Bis zum wird der Kunde monatlich eine Rechnung erhalten die wie folgt aussehen wird und insgesamt 3 Ausgaben der Zeitschrift umfasst.

13 EXACT ONLINE 13 Die Rechnung für den September wird nur noch die untere Position enthalten.

14 EXACT ONLINE 14 Rechnungen generieren Aus den vereinbarten Abonnements können Sie nun monatlich Rechnungen generieren, klicken Sie dazu auf [VERKAUF / REGISTRIERUNGEN / RECHNUNGEN ANLEGEN]. Der Bildschirm zum Generieren der Rechnungen ist mit vielen Such- und Filterfunktionen ausgestattet, um Ihnen zu ermöglichen, auch eine große Anzahl von Abonnements zu verwalten. Sie können die Filter über das WERKZEUG-SYMBOL oben rechts anpassen. Weiterhin können Sie hier den Bildschirm ausdrucken bzw. die Übersicht der Abonnements nach Excel exportieren.

15 EXACT ONLINE 15 Haken Sie das entsprechende Abonnement oder mehrere Abonnements an und klicken Sie auf RECHNUNGEN ANLEGEN. Es öffnet sich ein Pop-Up in welchen Sie das Rechnungsdatum anpassen können. Wenn Sie den Vorgang mit GENERIEREN betätigen, erhalten Sie die Rückmeldung, dass die Rechnung erstellt wurde und nun ausgedruckt und an den Kunden geschickt werden kann. Sie finden die Rechnung auch unter dem Pfad: [VERKAUF / AUSGANGSRECHNUNGEN / DRUCKEN] Bitte beachten Sie erst das ausrucken der Rechnung erzeugt auch eine Buchung.

16 EXACT ONLINE 16 Abonnement verlängern Hinsichtlich Abonnements bei deren Erstellung die Option der MANUELLEN VERLÄNGERUNG gewählt wurde, bietet Ihnen Exact Online die Möglichkeit, diese Abonnements gebündelt zu verlängern. Klicken Sie dazu auf [VERKAUF / REGISTRIERUNGEN / ALLES ANZEIGEN / VERLÄNGERUNG] Ähnlich der Filterfunktion beim Generieren von Rechnungen haben sie hier die Möglichkeit die entsprechenden Abonnements zu filtern und die entsprechenden zu verlängern. Klicken Sie dien jeweiligen Abonnements an die die Sie verlängern wollen und klicken auf ERNEUERN, das System teilt Ihnen dann die Umsetzung mit.

17 EXACT ONLINE 17 Preise aktualisieren Es besteht die Möglichkeit für jedes abgeschlossene Abonnement die Preise nachträglich für Ab-Sofort oder Ab Verlängerung anzupassen. Klicken Sie dazu auf [VERKAUF / REGISTRIERUNGEN / ALLES ANZEIGEN / PREISE AKTUALISIEREN] Der obere Bereich, ABONNEMENT: ZEILE dient dazu die zu aktualisierenden Abonnements anhand bestimmter Kriterien auszuwählen. Der Bereich PREISE AKTUALISIEREN dient dazu festzulegen wie und ab wann die Preise geändert werden sollen.

18 EXACT ONLINE 18 Geben Sie zunächst den ARTIKEL ein für den Preis aktualisiert werden soll. Nun geben Sie noch die EINHEIT / RECHNUNGSPERIODE ein, da hierfür individuelle Preise definiert sein können (s.o.). Klicken Sie nun auf SUCHEN. Die Darstellung der Ergebnisse erfolgt am unteren Bildschirmrand in tabellarischer Form. Es handelt sich hierbei um das Beispiel von oben, bei dem drei Ausgaben abonniert wurden, zwei für ein Jahr und eine Ausgabe für ein halbes Jahr.

19 EXACT ONLINE 19 Nun wollen wir festlegen dass ab nächsten Monat ( ) ein neuer Preis pro Ausgabe gilt, nämlich 8,00 EURO. Dies wird wie folgt eingetragen: Haken Sie nun die entsprechenden Abonnementszeilen an und klicken Sie auf PREISE AKTUALISIEREN. Exact bestätigt Ihnen nun die Preisaktualisierung: Die aktualisierten Preise und das Datum ab wann diese gelten werden nun in der tabellarischen Übersicht dargestellt.

20 EXACT ONLINE 20 Grafische Auswertungen Sie haben in Exact Online verschiedene Möglichkeiten Abonnements aufzuwerten. Unter [VERKAUF / REGISTRIERUNGEN / ALLES ANZEIGEN / ÜBERSICHTEN] haben Sie die Möglichkeit sich drei Graphen anzeigen zu lassen. Es handelt sich dabei um Balkendiagramme die über bestimmte Zahlenwerte Auskunft geben. ANNULLIERUNGEN DER REGISTRIERUNGEN / MONAT - KONDITIONEN Dieses Diagramm zeigt die Kündigungen pro Monat getrennt nach Abonnement-Typ an. REGISTRIERUNGEN PRO ART Dieses Diagramm zeigt die neuen Abonnements getrennt nach Typ an.

21 EXACT ONLINE 21 ZAHL DER NEUEN REGISTRIERUNGEN / MONAT RECHNUNGSPERIODE Dieses Diagramm zeigt die neuen Abonnements pro Monat an. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit über das Dashboard MEIN DASHBOARD sich weitere Diagramme anzeigen zu lassen. Rufen Sie dazu im Menü Dashboards den Punkt MEIN DASHBOARD auf und klicken Sie oben rechts auf das Werkzeug Symbol und wählen Sie anpassen.

22 EXACT ONLINE 22 Im Leerzustand besteht Ihr Dashboard aus sechs ZONEN, diesen ZONEN können Sie etwas hinzufügen in dem Sie auf das Pluszeichen klicken. Es öffnet sich ein Pop-Up aus dem Sie Tabellen und Diagramme auswählen können. Die Diagramme zu den Abonnements finden Sie im Reiter VERKAUF.

23 EXACT ONLINE 23 Die Diagramme und Tabellen lauten im Detail wie folgt: ZU FAKTURIERENDE ABONNEMENTS ZU ERNEUERNDE ABONNEMENTS NEUE/GEKÜNDIGTE ABONNEMENTS

24 EXACT ONLINE 24 ANNULLIERUNGEN DER REGISTRIERUNGEN / MONAT KONDITIONEN ZAHL DER NEUEN REGISTRIERUNGEN / MONAT RECHNUNGSPERIODE

25 EXACT ONLINE 25 REGISTRIERUNGEN PRO ART Bitte beachten Sie, das sowohl die Graphen als auch die Zahlen in den Tabellen mit den zugrunde liegenden Werten verlinkt sind. Ein Klick auf die acht noch zu fakturierenden Abonnements bringt Sie direkt zu Bildschirm für die Rechnungserstellung.

26 EXACT ONLINE 26 Numerische Auswertungen Eine dezidierte numerische Auswertung befindet sich noch in der Entwicklung, sobald diese Verfügbar ist, werden wir Sie über die Login-Seite informieren. Sie haben aber die Möglichkeit über den Bildschirm RECHNUNGEN ANLEGEN sich einige grundlegende Zahlen aus dem System zu ziehen und diese nach Excel zu exportieren. Rufen Sie den Bildschirm über den Pfad [VERKAUF / REGISTRIERUNGEN / RECHNUNGEN ANLEGEN] auf. Klicken Sie oben rechts auf das Werkzeugsymbol um via ANPASSEN weitere Felder in die tabellarische Aufstellung aufzunehmen. Hier können Sie später auch den Excel Export starten. Die angepasste, tabellarische Ansicht können Sie nun drucken oder exportieren.

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