Social Media im Unternehmen - Beispiele

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1 Social Media im Unternehmen - Beispiele

2 IBM Connect 2012 am 19.September.2012 im Porsche Museum Stuttgart Anmeldung unter : IBM Corporation

3 Barbara B Koch Leader Social Business IBM Deutschland IBM Collaboration Solutions Unified Number : Mobil: babs.koch@de.ibm.com IBM Corporation 2012

4 Warum Social Business? Demografischer Wandel, in den nächsten 10 Jahren gehen ca. 70% der Wissensträger in den westlichen Industrieländern in Ruhestand Die Internet/Facebook-Generation drängt in die Unternehmen Schon ab 100 Mitarbeiter weiß die linke Hand nicht was die Rechte tut der durchschnittliche Büroarbeiter verbringt ca. 15% bis 35% seiner Arbeitszeit mit der Suchen* Zusammenarbeit im Externen wird immer wichtiger Social Software bietet hervorragende Instrumente für den Kundendialog Flexibilität, die Anzahl der Heimarbeitsplätze ist stark ansteigend Fusionen und Übernahmen erfordern ein schnelleres Zusammenwachsen Mobilität, neue Endgeräte erobern den Markt, kombinierte mit Social Software Tools verändern diese die Art wie wir arbeiten, wie wir Informationen mit anderen teilen, Beziehungen aufbauen und pflegen und Entscheidungen treffen * Special IDC Report: Enterprise Search Technology: Information Disasters and the High Cost of Not Finding Information IBM Corporation

5 Welche Vorteile bringt Social Business? Social Software hebt die Kommunikation und den Gedankenaustausch auf eine neue Ebene und beseitigt Kommunikationsbarrieren, die Vorteile sind: Schnellere Innovationszyklen durch bessere und schnellere Ausnutzung der vorhandenen Ressourcen im Unternehmen Bessere Ausrichtung an sich verändernde Marktbedingungen, z.b. durch schnelleres und direkteres Feedback von den Verbrauchern Schnellere Entscheidungen auf besseren Grundlagen, helfen gegen Kostendruck durch weitere Globalisierung Kosteneinsparungen durch weniger s und Telefonate, auch mit Externen, z.b. durch die Einbindung der Geschäftspartner in die Kommunikation Erhebliche Zeiteinsparung durch deutlich schnelleres Finden von Speziallisten, Dokumenten, Diskussionen, Foren, Bookmarks und Communitys zu einem Thema etc. Schnelle und direkte Ansprache an den Spezialisten Das Arbeit von Morgen wird transparenter, vernetzter, offener IBM Corporation

6 Vom Mailverteiler zur organisierten Zusammenarbeit versenden: isoliert, flüchtig, redundante informationen, keinen Ablaufstatus, nicht für andere suchbar oder auffindbar, nicht effektiv zu teilen, keine Mehrwerte oder Analyse Soziale Netzwerke (Social Sharing): Personen und Informationen auffindbar, Mehrwerte durch Tags, Diskussionen und Kommentare Expertise und Verbindungen sind sichtbar Basis als Information über Social Analytics Individuelle Suche X Account Inform.-verzeichnis Übergreifende Suche Account Account Account Account Account IBM Social Business 2011 IBM Corporation

7 Einführung IBM Connections - heute Profile Die richtigen Experten finden Microblogging Offen im pers. Netzwerk kommunizieren Communitys Mit anderen in offener oder sicherer Umgebung zusammen arbeiten Homepage Den Überblick behalten was im eigenen sozialen Netzwerk passiert Social Analytics Über Empfehlungen entdecken was man noch nicht wusste * in Communitys, aber auch einzeln nutzbar Blogs* Neuigkeiten und Ideen präsentieren Wikis* Best Practices gemeinsam dokumentieren Foren Ideen und Probleme mit anderen erörtern und daraus lernen Aktivitäten* Aufgaben organisieren und professionell mit anderen lösen Bookmarks* (Leseempfehlungen) Anderen aufzeigen, was im Thema wichtig ist Ideenmanagement Ideen einstellen und managen Media Library Bilder und Videos einbinden Files* Hochladen und austauschen von Dokumenten, Präsentationen, Bildern,.. Dokumentenmgt.-System Einbindung Geschäftsdokumente sicher und auf lange Zeit managen (IBM Filenet, CM, Quickr, MS SharePoint 2011 IBM Corporation

8 DEMO IBM Social Business 2011 IBM Corporation

9 Die Homepage Doppelte Arbeiten vermeiden Ein konsolidierter, anpassbarer Überblick auf Aktivitäten in meinem Netzwerk Widget-basierte Einstiegsseite mit den wichtigsten News Hinweise über Änderungen an Inhalten und Status Schnellzugriff zur übergreifenden Suche Hinweise auf Empfehlungen aus meinem Netzwerk oder Interessengebieten IBM Social Business 2011 IBM Corporation

10 Profile Fragen schneller beantworten mit Experten Schnell die richtigen Personen oder Experten finden Das Netzwerk über Statusmeldungen informieren und um Hilfe oder Beiträge fragen Das Netzwerk erweitern und ausbauen IBM Social Business 2011 IBM Corporation

11 IBM Connections Profile IBM Social Business 2011 IBM Corporation

12 Communities Gemeinsam Ziele erreichen Unterstützt Gruppen oder Teams mit gemeinsamen Zielen, Interessen oder Ideen Nutzung der benötigten Dienste wie Files, Blogs, Bookmarks, Aktivitäten innerhalb der Communitie Communities können offen, geschlossen oder durch Mitgliedschaft auf Antrag sein Communities können Unter- Communities enthalten IBM Social Business 2011 IBM Corporation

13 Hilfe und Unterstützung durch Communities IBM Social Business 2011 IBM Corporation

14 Files Dateien finden und mit anderen teilen Dokumente, Tabellen, Präsentationen und andere Dateien versenden oder (ver-) teilen ohne Attachments. Einfach, übersichtlich, flexibel und mit Mehrwerten: Zugriffskontrolle mit Editierrechten Taggen und kommentieren Wer hat Dateien mit wem ausgetauscht? Wer hat welche Dateien runtergeladen? Versionierung und gemeinsames Bearbeiten Private oder öffentliche Ordner und Listen IBM Social Business 2011 IBM Corporation

15 Bilder und Videos in der Mediengalerie Bilder, Grafiken und Videos hochladen, ordnen und taggen Ansehen durch Vorschau direkt vom Server (streaming) Media Dateien werden in Dateien gespeichert bzw damit verbunden Mediengallerien per Widget einbindbar in Communities IBM Social Business 2011 IBM Corporation

16 Wikis Inhalte gemeinsam erstellen und aktuell halten Ein einfacher Weg um gemeinsam Inhalte zu erstellen, zu teilen, bearbeiten und zu kommentieren. taggen, kommentieren und bewerten der Seiten Direkt im Browser in einem Rich Text Editor, HTML oder im Wiki markup Vergleichen der Unterschiede zwischen versionierten Seiten Abonnieren der Seiten für eine Änderungsmitteilung Seiten können hierarchisch angeordnet werden Granulare Zugriffskontrolle der Seiten IBM Social Business 2011 IBM Corporation

17 Wie lange braucht man hierfür per ? IBM Social Business 2011 IBM Corporation

18 Foren Diskussionen ermöglichen, Lösungen finden Diskussionen starten, Ideen austauschen, Fragestellungen besprechen Brainstormen und sammeln von Meinungen und Rückmeldungen Frage & Antwort Dialoge Eigenständige Diskussionsforen oder zugehörig zu einer Communitie IBM Social Business 2011 IBM Corporation

19 Aktivitäten Projektkommunikation und Arbeitsakte Sammeln und erfassen aller Informationen und Dokumentationen um ein Projekt, Angebot oder einer Aufgabe Verbinden mit , Instant Messaging, Office Suites,... Zuordnen und Verwalten von Aufgaben Organisieren mit Tags und Sektionen Speichern und erstellen von Schablonen für best practices Integrierbar in Communities IBM Social Business 2011 IBM Corporation

20 Blogs Mitteilungen an alle Interessierten, ohne SPAM Bleiben Sie in Verbindung mit anderen Personen aus ihrer Organisation. Ob Sie sie kennen oder nicht! Andere profitieren von ihrem Wissen als Experte ohne fragen zu müssen. Teilen Sie anderen ihre Erkenntnisse oder Perspektive mit, ohne Inboxen zu überfüllen. Blogs ermöglichen Kommunikation und Innovation. IBM Social Business 2011 IBM Corporation

21 ICS Germany public Blog IBM Social Business 2011 IBM Corporation

22 Empfehlungen Entdecke Neues ohne zu suchen Personen, Communitys, Inhalte sowie Artikel (in Blogs/Wikis) können empfohlen werden Basierend auf Benutzerprofilen und deren tags, Netzwerken und Tasks Hilft Benutzern Inhalte zu finden und sich zu engagieren IBM Social Business 2011 IBM Corporation

23 Agenda Social Software von IBM - Das Tool heute und morgen Einführung von Social Software im Unternehmen anhand Kundenbeispielen Was sagen Kunden, Analysten und die Presse? Warum Social Software von IBM? Next Steps IBM Corporation

24 Social Media & Web 2.0 Technologien erhöhen den Komfort, unterstützen die Effizienz und fördern Mehrgeschäft Neue Wege der Zusammenarbeit verstärken den Austausch unter Mitarbeitern sowie zwischen Kunden und Mitarbeitern bieten Chancen für Mehrgeschäft und erhöhte Kundenbindung Im externen Einsatz Im internen Einsatz Im Internet (Support, Berater, Kunde etc.) Nach Kundensegment (OEM, Erstausrüster, Werkstätten, Fahrer) Chat Callback Videoberatung Nutzercommunitys... Innerhalb der Prozesskette (z.b. Rückfrage vom Back Office Mitarbeiter zum Kundenberater etc.) Wissensmanagement Projektarbeit Dokumentation Innovationsmanagement IBM Corporation

25 Interner Einsatz: Einfach zu pflegende News Blogs statt Newsletter & Rundschreiben Nachteile Newsletter Versand nur periodisch, im Zweifel alte Information Inhouse Spam : Füllt den Posteingang ohne wirklichen Nutzen Keine Integration in Intranetsuche (und somit später schwer auffindbar) Ressourcen Verbrauch auf Server und Client Umständlicher / langwieriger Redaktions- und Erstellungsprozess Kein interaktiver Rückkanal Vorteile Weblogs Tagesaktuelle Informationen Automatisches Archiv, Entlastung der Mailserver Integration in Suchmaschinen & Verschlagwortung Zentral gepflegt und auffindbar Einfach zu administrieren, Multi Authoren Blogs möglich Interaktion mit Lesern möglich Relevante Informationen lassen sich besser filtern (RSS Feeds) IBM Corporation

26 Interner Einsatz: Wikis als Prozess- und Projektdokumentation Mögliche Einsatzfelder Projektmanagement Gemeinsame Erstellung von Dokumenten und Prozessen Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Terminen und Veranstaltungen Zentrale Informationsquelle z.b. für Personalthemen, Branchenthemen, Basiswissen, Unterweisungen, Abkürzungsverzeichnis, Glossare u.v.m. Vorteile von Wikis: Einfache Versionierung sowie Versionskontrolle Einfache Zugriffs- und Bearbeitungsregelungen Zentrale Ablage Einfache Benutzeroberfläche Gemeinsame Bearbeitung IBM Corporation

27 Interner Einsatz: Innovations & Ideenplattform Intern offene Community zum Austausch von Ideen Priorisierung von Ideen durch Diskussion und damit verbesserte Entscheidungsbasis für Umsetzungsgremium Kombiniert die Vorzüge von Tagging, Communities und Marktplätzen Hilft innovative Lösungen, Ansätze, Ideen und Prozesse aufzuspüren und gemeinsam zu verfeinern Gibt mehr Transparenz bei Umsetzungsentscheidungen und erhöht Akzeptanz von Entscheidungen bei Mitarbeitern Hella IBM Corporation

28 Interner Einsatz: Expertenvernetzung und Förderung von Erfahrungsaustausch Venetzung von Beratern, Führungskräften, Neueinstellungen, Wissensträgern u.a. Interessensgruppen Zentrale Informationsbereitstellung aus anderen unterschiedlichsten Systemen (auch extern) per RSS Feed just in time Zeitreduktion bei der Informationssuche durch zentrale Bereiche Schaffung einer Wir-Gefühls durch Identifikation mit der Gruppe und dem Arbeitgeber Attraktivität für neue Mitarbeiter, die Vernetzungstools wie z.b. XING, Linked.In und Facebook kennen und nutzen (Kampf um neue Fachkräfte) IBM Corporation

29 Interner Einsatz: Unterstützung von Aus- und Weiterbildung Verknüpfung von Klassenraumschulungen und virtuellem Austausch Selbstbestimmtes und informelles Lernen erfolgt nach Bedarf ohne festgelegte (Zeit-) Pläne Media Gallery mit Podcasts und Videos Lernen von Kollegen, Mentoren, Experten und Freunden Schaffung neuer Knotenpunkte und Pfade Vernetzung von Schulungs- und Lehrgangsteilnehmern (z.b. Erfahrung mit Erlerntem, Rückfragen und Austausch mit Kursteilnehmer) Zusammenarbeit auch nach Beendigung einer Schulung kollegen collaboration suchen finden makieren tagging experten gruppen diskussionen internet coach mentor profil blog wiki dokumente schulung podcasts newsletter 80% lernt der Arbeitnehmer am Arbeitsplatz U.S. Department of Commerce IBM Corporation

30 Interner Einsatz: Unterstützung von (virtuellen) Projektteams Ansatz: Ad-hoc Projekte erfordern Abstimmung mit unterschiedlichen Beteiligten. Teamrooms sind oft zu umständlich oder groß dimensioniert oder schwer administrierbar Nachteile Abstimmung Langwierig Keine konsolidierte Sicht auf Gesamtvorgang Kein Zugriff für anderen Beteiligte Umständliche Vertretungsregelungen Vorteile Aktivitäten Ad hoc Teamerweiterung möglich Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit Alle relevanten und zugehörigen Informationen zentral gepflegt Angepaßte und wiederverwendbare Vorlagen Einfache Übergabe / Vertretung Integration in und Intranetumgebung Einfach administrierbar Aktuelle Übersicht zum Status einer Aufgabe Automatische und inidviduelle Benachrichtigungen sowie Feeds Ergebnisse Konte xt Status Teamaktivitäten Teilnehmer Input Aufgaben Informatione n IBM Corporation

31 Interner Einsatz: Leseempfehlungen als vereinfachte Suche sowie Informationsquelle Mit Bookmarking Sharing können Mitarbeiter ihr Bookmarks zentral und online pflegen. Diese Lesezeichen sind von jedem Rechner und auch mobil zugreifbar. Lesezeichen können einfach mit anderen geteilt werden: Verwendung als Suchmaschine (nur vorqualifizierte Inhalte) Unterstützung für informelles Lernen (Zugriff auf Bookmarks anerkannter Experten) Es können auch Links zu Lotus Notes Datenbanken / Dokumenten gespeichert werden. Vorqualifizierung per Ranking möglich Schlagworte (Tags) vereinfachen die Suche (Suche ist bis zu 30% schneller als Suche auf Taxonomie) IBM Corporation

32 Hindernisse bei der Einführung von Social Business Software Das Dasist istnur nur zusätzliche zusätzliche Arbeit Arbeit Ich Ichhabe habekeine keine Zeit Zeitfür fürsowas sowas Bernd Berndkann kanndas das tun tun er erhat hateinen einen anderen anderenjob Jobals alsich ich Ich Ichmöchte möchtenicht, nicht,dass dass andere anderemich michbelästigen belästigen Das Dasmacht machtininmeiner meiner Rolle Rollekeinen keinensinn Sinn Die DieAnwendungen Anwendungen sind sindzu zu kompliziert kompliziert 32 DEUTSCHES DEUTSCHESRECHT, RECHT, REGULARIEN REGULARIENUND UND BETRIEBSRAT BETRIEBSRAT Ich Ichbin bineh ehimmer immer beim beimkunden Kunden 2011 IBM Corporation

33 Erwartungshaltung managen Nicht jeder trägt aktiv Inhalte bei 21% Creators Publish a blog Publish your own Web pages Upload video you created Upload audio/music you created Write articles or stories and post them 37% Critics Post ratings/reviews of products/services Comment on someone else s blog Contribute to online forums Contribute to/edit articles in a wiki Groups include people participating in at least one of the activities monthly. 19% Collectors Use RSS feeds Add tags to Web pages or photos Vote for Web sites online 35% Joiners Maintain profile on a social networking site Visit social networking sites Base: US online adults Source: Forrester Q Social Technographics Survey 69% Spectators Read blogs Watch video from other users Listen to podcasts Read online forums Read customer ratings/reviews ell/profile_tool.html 25% Inactives None of the above IBM Corporation

34 Die IBM Social Computing Guidelines Was sie sind: Community getriebene Richtlinien als Information für IBMer, die in Online Plattformen Informationen austauschen Formelle Bestätigung für IBM Mitarbeiter in diesen Medien aktiv zu sein Beinhaltet alle Formen von Online Plattform: Weblogs, Wikis, Micro-Blogging (z.b. Twitter), Video, Podcasts, usw. Schutz für IBM und für die Mitarbeiter Was sie NICHT sind: Eine Anleitung, wie die Nutzung von Sozialen Medien im Unternehmen zum Erfolg wird Ein Werkzeug, um Aktivitäten der Mitarbeiter zu kontrollieren oder zu sanktionieren IBM Corporation

35 Der Ansatz für ein erfolgreiches Vorgehen Top Down Erlaubnis Vertrauen Werkzeuge (Verfügbarkeit) Guidelines Use Cases Mehrwert Bottom Up Interesse Teilnahme Werkzeuge (Auswahl) 2011 IBM Corporation

36 Agenda Social Software von IBM - Das Tool heute und morgen Einführung von Social Software im Unternehmen anhand Kundenbeispielen Was sagen Kunden, Analysten und die Presse? Warum Social Software von IBM? Next Steps IBM Corporation

37 Social Business wird von Analysten & Presse als wichtig angesehen Gartner: By 2014, social networking services will replace as the primary vehicle for interpersonal communications for 20 percent of business users (Quelle: IDC: In fact, social software deployed within enterprises of all sizes has started to gain momentum and move beyond the early adopter stage. According to IDC s Social Business Survey conducted in September 2010, 41% of respondents indicated that they have already implemented an enterprise social software solution and 35% of survey respondents believed that using social software made them more productive (Quelle: IDC Whitepaper, Becominig a Social Business, Jan 2011) McKinsey: a fully networked enterprise can achieve he highest levels of market share gains increased self-reported profitability and distributed decision making and work. (Quelle: McKinsey Quarterly December The Rise of a Network Enterprise) eweek.com: IBM`s Social Business Play: 15 Reasons Why the Time Is Right Weitere Meinungen in der Presse und in Blogs IBM Corporation

38 Social Business wird auch von Kunden als wichtig angesehen Kundenerfahrungen Rheinmetall: "Ein wesentlicher Baustein in der Problemlösung ist für sie die Vernetzung. Wenn wir diesen Kollegen nicht den erforderlichen Handlungs- und Kommunikationsraum bereitstellen, sind sie ineffizient." Markus Bentele, Rheinmetall. mehr Bayer MaterialScience: Das Entscheidende bei Lotus Connections ist, dass der Prozess des Wissensaustauschs komplett in das Tool eingebettet ist, sobald eine Person eine neue Information hinzufügt, wird diese automatisch mit weiteren Informationen verlinkt, die in Communities, Wikis oder Blogs zur Verfügung stehen. IBM Lotus Connections 3 hat diese Leistungen sogar noch verstärkt, denn nun können die Nutzer auch sehen, welche Interessen und Communities sie mit anderen teilen und welchen Themen und Kollegen sie folgen. Außerdem können die Mitarbeiter mit Connections 3 noch besser die für sie relevanten Informationen finden und untereinander teilen. Kurt De Ruwe, Chief Information Officer BMS mehr B.F.B.M: LotusLive Engage hilft uns, die Aktivitäten des Verbandes auf professionelle Weise zu koordinieren, Zeitaufwand und Kosten für die Beteiligten gering zu halten... Vera Netwich, Geschäftsführerin mehr Deutsche Aids Hilfe: Wir erwarten uns von LotusLive Engage eine bessere Zusammenarbeit und Planung mit den Gruppen und sogar einzelnen Mitarbeitern, die vor Ort tätig sind ohne aufwändige Vorabinstallationen oder IT-Support. Das wird unsere tägliche Arbeit erleichtern und uns besonders bei internationalen Projekten wertvolle Dienste erweisen. Dirk Hetzel, Referent für internetgestützte Prävention IMTech: Wir haben IBM Connections aufgrund der äußerst offenen Architektur und der einfachen Integration mit anderen Systemen gewählt. Jan-Willem Sigtermans, Leiter der Personalabteilung mehr Weitere Kunden: CSC, AT&T, BASF, Sennheiser, Henkel, Continental, Singapore Airlines IBM Corporation

39 Agenda Social Software von IBM - Das Tool heute und morgen Einführung von Social Software im Unternehmen anhand Kundenbeispielen Was sagen Kunden, Analysten und die Presse? Warum Social Software von IBM? Next Steps IBM Corporation

40 Warum Social Business von IBM? Seit vielen Jahren nutzt die IBM intern Social Businesskomponenten, diese Erfahrungen fließen in unsere Produkte ein und kommen so unseren Kunden zugute Die IBM lebt das Social Business, einige Zahlen: Blogs viele IBMer teilen Ihr Wissen mit anderen, zudem haben Blog diverse - Newsletter abgelöst, dadurch konnte viel Speicherplatz und Netzkapazität gespart werden Zugriffe auf Wikis täglich viele IBM Abteilungen präsentieren sich via Wiki intern, dort sind die Ansprechpartner, die wichtigsten Quellen etc. der Abteilung zu finden. Dieses macht es z.b. Neuen Kollegen wesentlich einfacher sich zu orientieren Über Profile jeder IBMer ist via Profil zu finden, doch dort sind nicht nur statische Daten, wie Name, Telefonnr., Standort etc. hinterlegt, der wirkliche Wert ist die Möglichkeit hier Expertisen im Unternehmen zu finden, dieses wird u.a. über Verschlagwortung erreicht 126 Millionen Minuten in Webmeeting (H1/2010) Webmeetings sind nicht nur ein gutes Werkzeug um schnell und einfach Information zu verbreiten oder zusammen zu kommen, sie sparen auch viel Reisekosten 45 Millionen Instant Messaging (IM) pro Tag IM hat sich als dritte Kommunikationskanal durchgesetzt, es sorgt für schnellere Abstimmung, vermeidet diverse Telefonate und spart so Zeit und Geld 130 professionelle Communities hier treffen sich die IBM Entwickler und teilen global und virtuell Wissen und Erfahrungen. Untersuchungen haben ergeben, dadurch konnten Projekte um rund 30% beschleunigt werden und die Wiederverwendung von Softwarekomponenten stieg um 50% IBM Corporation

41 Social Business = die fünfte IT-Generation Alistair Rennie, General Manager IBM Collaboration Solutions, auf der Lotusphere IBM Corporation

42 Yesterday knowledge is power - Today sharing is power! Vielen Dank für Ihr Interesse Copyright IBM Corporation 2011 IBM Deutschland GmbH IBM-Allee 1 D Ehningen Germany Produced in Germany All Rights Reserved IBM, the IBM logo and Lotus are trademarks of International Business Machines Corporation in the United States, other countries or both. Other company, product and service names may be trademarks or service marks of others. References in this publication to IBM products and services do not imply that IBM intends to make them available in all countries in which IBM operates. The information contained in this documentation is provided for informational purposes only. While efforts were made to verify the completeness and accuracy of the information contained in this documentation, it is provided as is without warranty of any kind, express or implied. In addition, this information is based on IBM s current product plans and strategy, which are subject to change by IBM without notice. IBM shall not be responsible for any damages arising out of the use of, or otherwise related to, this documentation or any other documentation. Nothing contained in this documentation is intended to, nor shall have the effect of, creating any warranties or representations from IBM (or its suppliers or licensors), or altering the terms and conditions of the applicable license agreement governing the use of IBM software IBM Corporation