DIE BRANCHENLÖSUNG FÜR HEIME UND SOZIALE EINRICHTUNGEN

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1 DIE BRANCHENLÖSUNG FÜR HEIME UND SOZIALE EINRICHTUNGEN

2 2 BDO Heime BEDÜRFNIS «JE INDIVIDUELLER DIE BETREUUNG DESTO KOMPLEXER DIE ADMINISTRATIVE ARBEIT»

3 BDO Heime 3 BDO HEIME Auf Basis der webbasierenden ABACUS Standardsoftware entwickelte Lösung Einführung und Betreuung durch branchenerfahrene BDO Fachspezialisten Erfüllung von gesetzlichen Bestimmungen und Vorgaben Wahlweise Installationsmöglichkeit auf Ihrer Infrastruktur oder als SaaS-Lösung mit dem BDO Internet-Treuhänder. BEDÜRFNIS «Je individueller die Betreuung desto komplexer die administra - tive Arbeit» Die Anforderungen an die administrative Verwaltung von Heimen und sozialen Einrichtungen sind anspruchsvoll. Hinzu kommen stetige Änderungen in den gesetzlichen Vorgaben. Mit BDO Heime Die Branchenlösung für Heime, steht Ihnen eine ganzheitliche Softwarelösung zur Verfügung, welche die gesetzlichen Vorgaben erfüllt und auf Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst ist. SOFTWARE Die BDO Heimlösung wurde auf der Basis der ABACUS Software entwickelt, ohne die Vorteile einer Standardsoftware aus den Augen zu verlieren (Zukunftssicherheit, Updatefähigkeit). Innovativer Hersteller Der führende Schweizer Softwarehersteller ABACUS Research AG, St. Gallen, entwickelt seit über zwei Jahrzehnten die betriebswirtschaftliche Software ABACUS. ABACUS wird in über Schweizer KMU, öffentlichen Verwaltungen, Heimen und Institu - tionen erfolgreich eingesetzt. BDO INTERNET-TREUHÄNDER Mit dem BDO Internet-Treuhänder (AbaWeb) kann die BDO Heimlösung auch als Software as a Service (SaaS) betrieben werden. Durch die Verwendung der BDO Heimlösung auf unserer Webplattform können Sie auf kostspielige Investitionen in Hard- und Software verzichten und zahlen nur eine monatliche nutzungsabhängige Mietgebühr. In der monatlichen Gebühr sind Dienstleistungen wie die Datensicherung oder die Aktualisierung des Programms inbegriffen. Mittels persönlicher SuisseID haben Sie die Möglichkeit einer sicheren, ortsunabhängigen und flexiblen Nutzung der ABACUS Software via Internet Browser. Wahlweise bieten wir Ihnen zusätzliche Dienstleistungen: Rechnungsführung und Saläradministration Abschluss und Mehrwertsteuerberatung Entlastung der Verwaltung bei temporären Kapazitätsengpässen Outsourcing und Stellvertretungen Einführung von internen Kontrollsystemen (IKS)

4 4 BDO Heime LÖSUNG Die Lösung, die passt Durch den modularen Aufbau von ABACUS ist es möglich das breite Spektrum Ihrer Anforderungen abzudecken. Nebst Stammdatenhaltung, Leistungserfassung und Fakturierung (AbaProject) bilden die Applikationen des Rechnungswesens mit Finanz-, Anlagen-, Debitoren-, Kreditoren- und Lohnbuchhaltung einen wesentlichen Bestandteil der integrierten Lösung. Die Basis für die Finanzbuchhaltung bildet der Kontenrahmen nach CURAVIVA. Die Anforderungen an die Kostenrechnung in Heimen und sozialen Einrichtungen werden dabei vollumfänglich berücksichtigt. Das Adressmanagement, welches sämtliche Adressen zentral verwaltet, bietet umfassende CRM-Funktionalitäten an. Highlights BDO Heime Bewohnerstammdaten bedienerfreundlich und effizient erfassen Automatisches Erstellen von Vorschlägen für die Leistungsabrechnung und Erfassen von individuellen Leistungen Rechnungsstellung als Sammel- oder Einzelrechnung Integrierte Ereignis- und Zimmerverwaltung Freie Felder und diverse Gestaltungsmöglichkeiten für das Abbilden individueller Kundenwünsche Rechnungswesen Debitoren Kreditoren Kostenrechnung Anlagebuchhaltung Adressmanagement Zentraler Adressstamm Kontaktadressen von Angehörigen, Ärzten, Behörden, Gönnern Serienbriefe / Mailings Individuelle Reports Human Resources Lohnbuchhaltung Bewerberverwaltung Budgetierung Knowledge Management Digitale Prozesse Dossierverwaltung Elektronische Archivierung sämtlicher digital erzeugter Dokumente im Archiv/ Dossier Auswertungen Bewohnerlisten Zimmerlisten Wartelisten Statistiken Individuelle Reports Informationsmanagement Leistungsabrechnung BDO Heime Ereignis- Zimmerverwaltung Bewohnerstamm Auswertungen Schnittstellen SOMED BESA / RAI Pflegedokumenation (easydok, div.) Zeiterfassungssysteme Personaleinsatzplanung Leistungsabrechnung Fakturierung Sammel- oder Einzelrechnung Abrechnung Pflegekosten Gemeinde und Kanton Lager- und Materialverwaltung Spendenverwaltung

5 BDO Heime 5 MÖGLICHE EINSATZGEBIETE Alters- und Pflegeheime Im Bewohnerstamm werden alle Gästeinformationen für die Verrechnung und Einstufung nach BESA, RAI usw. verwaltet. Es können fixe und variable Leistungen (z.b. Coiffeur, Pedicure) pro Bewohner hinterlegt werden. Spezielle Zuschläge, wie Pikett- oder Nachtwache, lassen sich in der Lohnbuchhaltung auf einfache Weise abbilden. Die leistungsfähige und integrierte Kostenrechnung ermöglicht einen differenzierten Kostennachweis mit Budgetvergleich. Die Kalkulation der Kantons-/ Gemeindeanteile an den Pflegekosten erfolgt automatisch. Individuelle Auswertungen lassen sich jederzeit vom Anwender selbst anpassen. Behindertenheime / -werkstätten Eine Gesamtlösung für Behindertenheime kann mit dem Einsatz der Applikationen des Rechnungswesens, der Klientenverwaltung und der Auftragsbearbeitung realisiert werden. Die Auftragsbearbeitung eignet sich insbesondere für Betriebe, welche ihre Lösung mit einer Fakturierungssoftware ergänzen wollen. Für Werkstätten, deren Haupttätigkeit in der Produktion liegt, steht ein flexibles Produktionsplanungssystem zur Verfügung. Sonderschulen und -schulheime Die Anforderungen an die Kostenrechnung mit der Abbildung nach KVG können mit den vielfältigen Möglichkeiten im Aufbau der Kostenstellen und der Kostenträger sowie deren Verrechnung erfüllt werden. Wiederkehrende und auch unregelmässige Leistungen wie z.b. medizinisch-therapeutische Massnahmen lassen sich in der Leistungserfassung hinterlegen, fakturieren und kostenwirksam verbuchen. Durch die grosse Flexibilität bei der Verrechnung mit unterschiedlichen Rechnungsempfängern können auch diese anspruchsvollen Bedürfnisse erfüllt werden. In der Mitglieder- und Spenderverwaltung lassen sich standardisierte Dokumente erstellen.

6 6 BDO Heime ABACUS MODULE Finanzbuchhaltung Die Stärke der Finanzbuchhaltung liegt in ihrem lösungsorientierten Aufbau und dem modularen Konzept. Verschiedene Kontenpläne für die individuelle Darstellung von Bilanz und Erfolgsrechnung Nachweis der Saldi bis auf die einzelnen Belege Mehrwertsteuerabrechnung Verwaltung von verschiedenen Budgetvarianten Debitoren- / Kreditorenbuchhaltung Die Nebenbuchhaltungen sind nahtlos in die Gesamtlösung integriert. Verwaltung der Debitorenausstände (Mehrstufiges Mahnwesen) Automatisierte Zahlungserfassung OP- und Fälligkeitslisten Ablage Digitale Kopie direkt ins Archiv/Dossier des entsprechenden Beleges Lohnbuchhaltung / Human Resources Die Lohnbuchhaltung bildet neben einer effizienten Lohnverarbeitung die Grundlage für die Aufteilung der erfassten Mitarbeiter- Leistungen auf unterschiedliche Kostenstellen. Weitgehende Definitionsmöglichkeiten (z.b. flexibler Lohnartenstamm) lassen praktisch für alle Bedürfnisse eine massgeschneiderte Lösung zu. Zusätzlich zur Lohnbuchhaltung kann das Programm ABACUS- Human Resources integriert werden. Kostenrechnung Verbunden mit der Kostenverteilung bietet die Kostenrechnung die Möglichkeit einer effizienten Kontrolle von Abteilungen, Leistungsangeboten oder Projekten. Anlagenbuchhaltung Mit der Anlagenbuchhaltung lässt sich das Rechnungswesen sinnvoll ergänzen. Einfache, ablaufgesteuerte Bewirtschaftung von Anlagen Betriebsspezifische Auswertungen nach verschiedensten Kriterien Automatische Abschreibungsläufe Nachweis von stillen Reserven Auftragsbearbeitung Die ABACUS Auftragsbearbeitung bietet sämtliche Funktionen, um die Aktivitäten eines Unternehmens abdecken zu können: Einkauf / Verkauf Lagerverwaltung inkl. Inventur Chargen / Seriennummernverwaltung Mögliche Anbindung an Web-Shop ( AbaShop) PPS Die Produktionsplanung und -steuerung bietet sämtliche für die Verarbeitung von Produktionsprozessen notwendigen Funktionali - täten

7 BDO Heime 7 Leistungs- und Projektabrechnung Die Leistungs- / Projektabrechnung ist ein flexibles Werkzeug, mit dem Bewohner, Klienten und Projekte überwacht und fakturiert werden. Dank der grossen Anpassbarkeit kann eine kundenspezifische Lösung individuell realisiert werden. Die Leistungs- / Projektabrechnung löst auch komplexe Aufgaben auf bestechend einfache, geradlinige Weise Know-how und Innovation zum Nutzen der Praxis. Stammdatenverwaltung Leistungserfassung Leistungsabrechnung Controlling / Statistiken Archivierung / AbaScan Die ABACUS Archivierung ist ein applikationsübergreifendes Tool zur Ablage und Verwaltung aller ABACUS-Auswertungen und Originaldokumente in digitaler Form. So können zum Beispiel alle Dokumente und Informationen zu einer Kunden- oder Lieferantenbeziehung an einem Ort digital gespeichert werden. ABACUS garantiert eine vollständige und lückenlose elektronische Ablage von Auswertungen, Belegen und Dokumenten. Auch Fremdprogramme wie zum Beispiel MS Office können Dokumente ins ABACUS-Archiv übertragen Integriertes Dokumentenmanagement Elektronische Signaturen Integration von Fremdformaten und Suche mit Suchmaschine AbaPilot Scannen von Originaldokumenten, z.b. Lieferantenrechnungen und direkte Verbuchung über Inboxen Adressmanagement / CRM Das Adressmanagement bildet als integrative Applikation ein Bindeglied zwischen den einzelnen ABACUS Modulen. Als einziger und dadurch zentraler Adressstamm sind die einzelnen erfassten Adressen in allen Modulen verfügbar. Eine einmalig erfasste Adresse dient somit gleichzeitig als Bewohner-, Klienten-, Kunden-, Lieferanten-, und Mitarbeiteradresse und kann auch von Drittapplikationen verwendet werden. Verschiedene CRM-Funktionen stehen zur Verfügung. Pflege der Kundenbeziehungen Adressaktivitäten verwalten Verbindungen und Beziehungen zwischen Adressen Kontaktpersonen Einzel- und Serienbriefe Mailings Elektronische Dossiers pro Adresse führen Informationsmanagement Das ABACUS Informationsmanagement besteht aus zwei integrierten Modulen, dem OLAP-Modul für die Datenanalysen und dem Info-Cockpit. Mit dem Info-Cockpit lassen sich auf einfache Weise aussagekräftige Portale mit Informationen für verschiedene Zielgruppen, zum Beispiel für das Management, das Callcenter oder für Service, Verkauf und Einkauf erstellen. Mit dem Modul OLAP Online Analytical Processing können Daten aus der ABACUS-Software beliebig selektiert und als multidimensionale Tabellen respektive Datenwürfel, so genannten Cubes, aufbereitet werden. Diese eignen sich hervorragend für Analysen und das Berechnen von Kennzahlen. Mit dem Business Intelligence Tool «Palo» von Jedox bietet das ABACUS Informa - tionsmanagement ein integriertes OLAP-Tool.

8 8 BDO Heime FUNKTIONEN Bewohner- und Klientenstamm Der Stamm ermöglicht die zentrale Erfassung von Informationen, wie allgemeine Stammdaten, Kontaktadressen von Angehörigen, Ärzten, Behörden, Gönnern, etc. Beispiel Aufbau Bewohnerstamm Alters- und Pflegeheim Beispiel Aufbau Klientenstamm Behindertenheim

9 Ereignis- und Zimmerverwaltung Pro Bewohner können differenzierte Ereignisse wie Heimabwesenheiten, Spitalaufenthalte, Zimmerwechsel oder Ein-/Austritte erfasst werden. Diese Ereignisse haben direkten Einfluss auf die Fakturierung und fliessen dadurch automatisch in die Erstellung der Leistungsabrechnung ein. BDO Heime 9

10 10 BDO Heime Leistungserfassung Die Erfassung der erbrachten Leistungen erfolgt zum grössten Teil automatisch. Bewohnerbuchungen werden automatisch eingefügt und mit individuellen Leistungen ergänzt. Je nach gewählter Selektion können die Leistungen der Bewohner einzeln, oder über mehrere Bewohner gleichzeitig, berechnet werden.

11 Leistungsabrechnung Nach der erfolgten Leistungserfassung werden die Leistungen in einem Lauf gesammelt und abgerechnet. Die erstellten Rechnungen werden direkt via Debitorenbuchhaltung in die Finanzbuchhaltung / Kostenrechnung verbucht. BDO Heime 11

12 Unsere Stärken auf einen Blick BDO stellt Ihnen ein ausgewiesenes und erfahrenes Projektteam zur Verfügung. Komplexe Problemstellungen werden rasch und kompetent gelöst. Wir helfen Ihnen, die Applikationen möglichst rationell einzuführen und dadurch Ihre Mitarbeitenden zu entlasten. Wir wenden dazu erprobte Vorgehensmodelle an und stellen Ihnen unsere Checklisten zur Verfügung. Wir unterstützen Sie beim produktiven Start wie auch bei der Erstellung der vielseitigen Auswertungen. Kompetente Betreuung und optimale Erreichbarkeit unseres Service-Centers BDO kann jederzeit Fachleute aus allen Themengebieten beiziehen. Der Garant für Ihre Investition ist unsere langjährige Marktpräsenz, auch in Zukunft. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme Aarau Telefon Luzern Telefon Solothurn Telefon St.Gallen Telefon Zürich Telefon Prüfung Treuhand Beratung