Allgemeine Hinweise und wichtige Änderungen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung ab

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1 Allgemeine Hinweise und wichtige Änderungen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung ab Mindestlohn Zum erhöht sich der gesetzliche Mindestlohn auf 8,84 pro Zeitstunde. Ausnahmeregelungen gemäß 24 MiLoG gelten noch bis zum für bestimmte Branchen, z.b. die Fleischwirtschaft, die Land- und Forstwirtschaft, den Gartenbau und Großwäschereien. Für Ihre Minijobber bedeutet es, dass bei einer Arbeitszeit von über 50,9 Stunden pro Monat das Entgelt mehr als 450,00 beträgt und die Beschäftigung sozialversicherungspflichtig wird. Aus dem Gesetz ergeben sich besondere Dokumentationspflichten für Betriebe, die der Sofortmeldepflicht unterliegen sowie für geringfügig Beschäftigte, d.h. Minijobber (Ausnahme Privathaushalte) und kurzfristig Beschäftigte. Diese sind verpflichtet, für sämtliche Arbeitnehmer binnen 7 Tagen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens 2 Jahre lang aufzubewahren. Diese Dokumentationspflicht entfällt bei Arbeitnehmern, deren monatliches Entgelt über 2.958,00 liegt für Arbeitnehmer, deren regelmäßiges Monatsentgelt brutto 2.000,00 übersteigt, wenn der Arbeitgeber dieses Entgelt für die letzten 12 Monate nachweislich gezahlt hat, also ab dem 13. Monat bei Ehegatten, eingetragenen Lebenspartnern, Kindern und Eltern des Arbeitgebers. Die Dokumentation muss Urlaubs- und Krankheitszeiten Ihrer Mitarbeiter ausweisen. Dies gilt auch für geringfügig beschäftigte Arbeitnehmer. Bitte legen Sie Kopien Ihrer Arbeitszeitaufzeichnungen für 2016 Ihrem/r Lohnsachbearbeiter/in vor. Diese werden zur Vorlage im Rahmen der nächsten Sozialversicherungsprüfung benötigt. 2. Zuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit bei Krankheit oder Urlaub Zuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit können gemäß 3 b Abs. 2 Satz 1 EStG steuerfrei geleistet werden. Diese sind auch sozialversicherungsfrei. Im Krankheitsfall oder im Urlaub hat ein Arbeitnehmer Anspruch auf Lohnfortzahlung. Die Höhe des Lohnfortzahlungsanspruchs berechnet sich aus seinem durchschnittlichen Arbeitseinkommen der letzten 3 Monate. Wenn ein Arbeitnehmer regelmäßig steuerfreie Zuschläge erhalten hat, hat er auch Anspruch auf anteilige Zahlung dieser Zuschläge bei Krankheit oder Urlaub. Diese Zahlungen sind jedoch steuer- und sozialversicherungspflichtig. Wenn dieser Lohnfortzahlungsanspruch von Ihnen nicht erfüllt wird, hat es unterschiedliche steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Konsequenzen. Steuerlich gilt das Zuflussprinzip. Lohnsteuer entsteht, wenn Sie eine Zahlung leisten. Sozialversicherungsrechtlich gilt das Entstehungsprinzip. Die Sozialversicherungspflicht entsteht, wenn der Arbeitnehmer einen Anspruch auf diese Leistung hat. Wenn im Rahmen der Sozialversicherungsprüfung festgestellt wird, dass ein Lohnanspruch eines Arbeitnehmers bestanden hätte, wird der Sozialversicherungsbeitrag auf diesen sogenannten Phantomlohn oder fiktiven Lohn fällig.

2 3. Minijobs Ein Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht gilt ab Beginn des Kalendermonats des Eingangs beim Arbeitgeber. Der Antrag muss vollständig ausgefüllt und vom Arbeitnehmer und Arbeitgeber unterzeichnet sein. Diese Anträge werden im Rahmen der Sozialversicherungsprüfungen kontrolliert. Falsch ausgefüllte Anträge können zu einer Nachzahlung von Rentenversicherungsbeiträgen führen. Geringfügig beschäftige Arbeitnehmer haben einen gesetzlichen Anspruch auf Urlaub sowie einen Anspruch auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, im Mutterschutz und gegebenenfalls an Feiertagen. Sofern Zuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit geleistet werden, besteht auch hierauf ein Anspruch. Im Rahmen der Sozialversicherungsprüfung wird auch geprüft, ob ein derartiger Anspruch besteht. Für die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung gilt das Entstehungsprinzip, d.h. wenn ein Anspruch des Arbeitnehmers festgestellt wird kommt es nicht darauf an, ob tatsächlich eine Zahlung erfolgt ist. Die Sozialversicherung greift auf den sogenannten Phantomlohn zu. Dadurch kann es zu erheblichen Nachzahlungsverpflichtungen durch eine Sozialversicherungsprüfung kommen. Im Extremfall kann ein Minijob dadurch sozialversicherungspflichtig werden. 4. Künstlersozialabgabe Der Künstlersozialabgabe unterliegen Zahlungen an selbständig tätige Künstler und Publizisten. Die Abgabepflicht besteht grundsätzlich für jedes Unternehmen, das kreative Leistungen von selbständigen Künstlern und Publizisten in Anspruch nimmt. Hierzu gehören beispielsweise künstlerische oder publizistische Leistungen von Designern (Werbe-, Web-, Produktdesignern), Werbetextern, Fotografen für die Erstellung einer Homepage oder Broschüren. Die Träger der Deutschen Rentenversicherung prüfen die Künstlersozialabgabe zusammen mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag regelmäßig. Arbeitgeber, die mit der Prüfankündigung Hinweise zur Künstlersozialabgabe erhalten, müssen schriftlich bestätigen, dass sie beraten wurden und alle abgabepflichtigen Sachverhalte melden werden. Die Meldung der abgabepflichtigen Entgelte für Leistungen an Künstler und Publizisten für das Jahr 2016 muss bis spätestens zum 31. März 2017 erfolgen; der Beitragssatz beträgt 5,2%. Dieser vermindert sich für das Beitragsjahr 2017 auf 4,8%. Sofern Sie an weiteren Informationen zu diesem Thema interessiert sind, wenden Sie sich bitte an unsere Lohnsachbearbeiter/innen. Wir stellen Ihnen auch gerne unsere Informationsbroschüre zur Verfügung. Wenn wir die Meldung an die Künstlersozialkasse für Ihr Unternehmen erstellen sollen, informieren Sie uns bitte bis zum 28. Februar Betriebsveranstaltungen / Steuern und Sozialversicherungspflicht Die steuerlichen Vergünstigungen für Betriebsveranstaltungen wurden zum 1. Januar 2015 neu geregelt und ein Freibetrag in Höhe von 110,00 eingeführt. 110,00 pro Arbeitnehmer und Veranstaltung bleiben für maximal zwei Betriebsveranstaltungen jährlich lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Aufwendungen, die über 110,00 hinausgehen und Aufwendungen für weitere Betriebsveranstaltungen können mit 25 % pauschal versteuert werden. Neu ist, dass für pauschal versteuerte Arbeitgeberleistungen die Sozialversicherungspflicht besteht, wenn die Pauschalsteuer nicht bis zum 28. Februar des Folgejahres abgeführt wird. Bitte prüfen Sie, ob Ihre Aufwendungen für Betriebsveranstaltungen im Jahr 2016 die 110,00 -Grenze überschritten haben oder ob diese als dritte oder weitere Veranstaltung steuerpflichtig sind und informieren uns bis zum 31. Januar, wenn wir die Lohnsteuer-Anmeldung für Sie vornehmen sollen.

3 6. Betriebliche Altersvorsorge Der Arbeitgeber hat gegenüber der Versorgungseinrichtung (Pensionskasse, Direktversicherung, Unterstützungskasse) die Verpflichtung, diese über die einzelnen für jeden Arbeitnehmer geleisteten Beiträge eines Kalenderjahres bis zum 28. Februar des Folgejahres oder bei Ausscheiden eines Arbeitnehmers zu unterrichten. Zu melden sind steuerfreie, pauschal besteuerte und individuell besteuerte Beiträge. Diese Verpflichtung entfällt, wenn dem Versicherer die steuerliche Behandlung der für den Arbeitnehmer geleisteten Beiträge bekannt ist. Bitte vergewissern Sie sich, ob entsprechende Meldepflichten für Ihre Arbeitnehmer bestehen. Wenn den Versicherern nicht bekannt ist, ob und wie eine Besteuerung in der Ansparphase vorgenommen worden ist, kann es in der Auszahlungsphase zu Nachteilen für Ihre Arbeitnehmer kommen. 7. Sozialversicherungspflicht für pauschal versteuerte Arbeitgeberleistungen Mit diesen Hinweisen erhalten Sie eine Zusammenstellung Pauschal versteuerte Arbeitgeberleistungen. Allein die Möglichkeit der Pauschalversteuerung reicht für die Sozialversicherungsfreiheit nicht mehr aus. Wenn die Pauschalsteuer nicht bis zum 28. Februar des Folgejahres abgeführt wird, werden die pauschal versteuerten Arbeitgeberleistungen in vollem Umfang sozialversicherungspflichtig. 8. Entgeltfortzahlungsversicherung (Umlage U 1) Arbeitgeber, die im Vorjahr an mindestens 8 Monatsersten nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt hatten, nehmen am Ausgleichsverfahren für Aufwendungen für die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall teil. Der maßgebende Erstattungssatz ist jeweils in der Satzung der Krankenkasse festgelegt. Bei vielen Krankenkassen kann zwischen verschiedenen Beitrags-und Erstattungssätzen für die Umlage U1 gewählt werden. Ein Wechsel des Erstattungssatzes ist immer nur zum Jahreswechsel bis zur Fälligkeit der Januar-Beiträge möglich. Entsprechende Formulare finden Sie in der Regel auf der jeweiligen Homepage der Krankenkassen. Bitte überprüfen Sie vor der Januar-Lohnabrechnung Ihre Wahl der Beitrags- und Erstattungssätze für die Umlage U 1 und teilen uns Ihre Änderungswünsche bis zum 10. Januar 2017 schriftlich mit. 9. Berufsgenossenschaften/Unfallversicherung Für das Jahr 2016 wird im Januar 2017 eine Jahresmeldung zur Unfallversicherung für jeden Arbeitnehmer erstellt. Außerdem ist der jährliche Lohnnachweis an die Berufsgenossenschaft zu übermitteln. Zusätzlich muss für die Jahre 2016 und 2017 der Lohnnachweis digital übermittelt werden. Hierzu ist es erforderlich, die Stammdaten der jeweiligen Berufsgenossenschaft in einem elektronischen Verfahren abzurufen. Jedes Unternehmen erhält hierfür von seinem Unfallversicherungsträger eine 5-stellige PIN. Ihre Abrechnungsstelle muss den Stammdatenabruf vor der Januar-Lohnabrechnung vornehmen. Bitte lassen Sie die PIN für Ihr Unternehmen zeitnah Ihrem/r Lohnsachbearbeiter/in zukommen.

4 10. Betriebsdatenpflege Arbeitgeber müssen Änderungen des Namens, der Anschrift oder sonstiger Betriebsdaten unverzüglich über den Datensatz Betriebsdatenpflege an die Einzugsstelle der Sozialversicherungsbeiträge melden. Erfolgt dies nicht, stellt dies ab eine Ordnungswidrigkeit dar. Es droht ein Bußgeld von bis zu EUR Wenn die Lohnabrechnung durch uns erstellt wird, ist die die Meldung der Betriebsdaten gewährleistet. 11. Elternzeit-Meldung Ab müssen Arbeitgeber auch in den Fällen, in denen die Unterbrechung durch die Elternzeit keinen vollen Monat umfasst, Unterbrechungsmeldungen abgeben. 12. Jahresarbeitsentgeltgrenzen, Beitragsbemessungsgrenzen, Beitragssätze und Sachbezugswerte Jahresarbeitsentgeltgrenzen Allgemeine JAE Besondere JAE (Bestandsfälle 2002) 2017: EUR , : EUR , : EUR , : EUR ,00 Beitragsbemessungsgrenzen Kranken- und Pflegeversicherung monatlich EUR 4.350,00 Renten- und Arbeitslosenversicherung monatlich (West) EUR 6.350,00 Renten- und Arbeitslosenversicherung monatlich (Ost) EUR 5.700,00 Beitragssätze Krankenversicherung allgemein (je 7,3 % AG-/AN-Anteil)* 14,6 % Pflegeversicherung (+ 0,25 % für Kinderlose) 2,55 % (2,8%) Arbeitslosenversicherung 3,0 % Rentenversicherung 18,7 % Insolvenzgeldumlage 0,09 % *Zusätzlich erheben die Krankenkassen individuelle Zusatzbeiträge, die allein vom Arbeitnehmer zu tragen sind. Die Abrechnung erfolgt mit der jeweiligen Lohnabrechnung. Sachbezugswerte 2017 Verpflegung gesamt Frühstück Mittag- /Abendessen Unterkunft gesamt 241,00 mtl. / 8,03 tgl. 51,00 mtl. / 1,70 tgl. 95,00 mtl. / 3,17 tgl. 223,00 mtl. 13. Fälligkeit der Sozialversicherungsbeiträge Geplant ist, dass die Schätzung der Beitragsschuld entfallen soll. Allen Arbeitgebern soll es ab möglich sein, auf die tatsächliche Höhe der Beitragsschuld des Vormonats abzustellen und mögliche Differenzen im Folgemonat auszugleichen. Die Beiträge sind nach wie vor am drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats fällig.

5 14. Downloads/Formular-Service Unsere Personalbogen sowie die Übersichten Steuerfreie Arbeitgeberleistungen und Pauschal versteuerte Arbeitgeberleistungen haben wir überarbeitet. Diese und weitere Formulare stehen Ihnen als Downloads unter zur Verfügung. Bei dieser Gelegenheit möchten wir Sie noch einmal darauf hinweisen, dass wir nur dann die Richtigkeit der Gehaltsabrechnungen gewährleisten können, wenn Sie uns alle Änderungen schriftlich mitteilen, am besten per Fax oder direkt an die/den für Sie zuständige/n Sachbearbeiter/in. Gerne geben Ihnen unsere Lohnsachbearbeiter/innen weitere Auskünfte zu den Lohnabrechnungen. In diesem Fall wenden Sie sich bitte per Telefon oder per direkt an: Büro Heidelberg: Frau Herzog Herr Leier Frau Merkel Frau Schmitt Frau Schunn Frau Ullrich Fax: Büro Schönau: Frau Hauenstein Herr Merkel Frau Müller Fax: Büro Weinheim: Frau Resch Frau Sambale Fax: Heidelberg, Mannheim, Schönau, Weinheim, 15. Dezember 2016 TREUHAND HEIDELBERG Steuerberatungsgesellschaft mbh www. treuhand-heidelberg.de