KONTAKT- UND BEZIEHUNGSMANAGEMENT

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1 KONTAKT- UND BEZIEHUNGSMANAGEMENT SYSTOPIA beliebig viele Kontakte und Adressen verwalten Beziehungen zwischen Kontakten erfassen Bildung von Segmenten, Gruppen, Kategorien Kommunikationshistorie Mitgliederverwaltung SAUBERE UND EFFIZIENTE DATENFÜHRUNG Mit CiviCRM können Sie beliebig viele Kontakte und alle dazugehörigen Informationen wie Adressen, demografische Informationen, Kontaktpräferenzen etc. verwalten. Felder für Informationen, die nicht standardmäßig vorhanden sind, können Sie ganz einfach selbst anlegen. Verschiedene Kontaktarten helfen, Kontakte nach bestimmten Kriterien auffindbar zu machen und sie so gezielter ansprechen zu können. MEHR ALS NUR ADRESSVERWALTUNG Indem Sie Beziehungen zwischen Kontakten in CiviCRM nachhalten, können Sie Kontakte noch gezielter finden, Muster auswerten und die Informationen etwa für Ihr Fundraising nutzen. Es gibt eine Anzahl vorgefertigter Beziehungen, bspw. Arbeitgeber von / Arbeitnehmer bei oder Elternteil von / Kind von - bei Bedarf können Sie weitere Beziehungen anlegen. Gruppen eignen sich gut, um Kontakte zu organisieren, z.b. um sie wiederholt per E- Mail oder Brief zu kontaktieren. Bei dynamischen Gruppen werden Kontakte nicht manuell hinzugefügt oder entfernt sondern automatisch und zwar aufgrund bestimmter, vorher definierter Kontaktmerkmale. Sie eignen sich daher sehr gut um Kontakte in der Datenbank nach gewünschten Kriterien zu segmentieren und dann zielgruppengerecht zu bedienen (z.b. "alle weiblichen Kontakte in NRW zwischen 30 und 40"). Es gibt auch statische Gruppen, zu denen einzelne oder mehrere Kontakte manuell hinzugefügt werden. Schließlich können Kontakte mit Kategorien, so genannten Tags, versehen werden, bspw. "VIP" oder "Vorstandsmitglied". MITGLIEDERVERWALTUNG Wenn Ihre Organisation Mitglieder hat, unterstützt CiviCRM deren Verwaltung durch verschiedene Funktionen. Es können diverse Mitgliedschaftsarten mit unterschiedlichen Konditionen definiert werden (z.b. Beitragssätze, Laufzeit). So können bspw. Beiträge automatisch eingezogen werden, Einladungen zu Versammlungen verschickt und Onlineformulare zur Verfügung gestellt werden.

2 SPENDEN & FUNDRAISING Erfassung von Spenden und Mitgliedsbeiträgen Onlinespenden Dankesbriefe und Spendenquittungen Generierung von Bankeinzügen (SEPA) Einlesen von Kontoauszügen UMFASSENDE SPENDENVERWALTUNG & AUSWERTUNG Mit CiviCRM können Sie alle Einzel- und Dauerspenden mit allen relevanten Informationen erfassen: Anlass und Höhe, Spenderin, Spendenart, Zahlungsmittel, u.v.a.m. Dankesbriefe und gesetzeskonforme Spendenbescheinigungen können Sie automatisch oder manuell erstellen und versenden. Mit Hilfe der Berichtsfunktion werten Sie Ihre Arbeit umfassend aus - sei es das Gesamtspendenaufkommen, das Spenderverhalten in bestimmten Segmenten oder Zeiträumen oder den Erfolg einzelner Kampagnen. Sie können z.b. mehrere Zeiträume oder Spendersegmente vergleichen und die gewonnenen Informationen zur Planung Ihrer zukünftigen Aktivitäten nutzen. INTEGRATION MIT DER WEBSEITE CiviCRM-Spendenseiten können Sie in Ihre Website einbinden. So fließen die eingegebenen Spendendaten direkt in Ihre Datenbank und werden als Spenden bzw. Zahlungszusagen erfassen - ganz ohne aufwändigen und fehleranfälligen Export / Import. Sie können Ihre Unterstützer/innen auch persönliche Spendenseiten einrichten lassen, bspw. für Aktionen wie "Spenden statt Geschenke". Auch andere Formulare für Kampagnen, Petitionen oder ähnliches können einfach eingebunden werden. SICHERE & EFFIZIENTE VERARBEITUNG VON ZAHLUNGEN CiviCRM beherrscht den ab 2014 verpflichtenden SEPA-Standard und lässt Sie automatisch Bankeinzüge für Ihre offenen Zahlungszusagen generieren. Per Überweisung eingehende Spenden können Sie über eine Onlinebanking-Schnittstelle oder mit der Importfunktion übernehmen. Verschiedene Zahlungsprozessoren für Kreditkarten, Paypal etc. lassen sich ebenfalls anbinden. CiviCRM vergleicht eingehende Zahlungen automatisch mit offenen Spenden und anderen Zahlungszusagen und aktualisiert ggf. automatisch den Spendenvorgang - so haben Sie alles in Echtzeit im Überblick. Im Übrigen können Sie dieselben komfortablen Funktionen auch für die Zahlung von Teilnahmegebühren oder Mitgliedsbeiträgen nutzen.

3 NEWSLETTER & MAILINGS Newsletter an beliebig viele Kontakte versenden Öffnungs- und Klickraten nachverfolgen PDF-Briefe generieren personalisierte Ansprache Online-Formulare zur An- und Abmeldung KOMFORTABLE NUTZUNG CiviCRM ist ein leistungsstarkes Tool für Mailings aller Art. Sie können direkt aus der Software heraus s an beliebig viele Kontakte versenden. Die Auswahl des Empfängerkreises erfolgt komfortabel mit Hilfe weniger Klicks - dabei können Sie bspw. mit Hilfe von Gruppen, Tags oder Kontaktmerkmalen vorgehen. Für die Gestaltung des Newsletters können Sie den Online-Editor von CiviCRM verwenden oder eine extern erstellte HTML-Datei hochladen. Mit Hilfe von Platzhaltern ist es möglich, s und Briefe zu personalisieren. Auch für die Durchführung von postalischen Mailings gibt es effiziente Möglichkeiten: Sie können an das Corporate Design Ihrer Organisation angepasste Serienbriefe direkt ausdrucken bzw. PDF-Dateien generieren oder Kontaktinformationen exportieren, etwa wenn Sie mit externen Dienstleistern zusammenarbeiten. Aktualisierte Adressinformationen übernehmen Sie später einfach per Re-Import. EINFACHE AUSWERTUNG Sie können den Erfolg Ihrer elektronischen Mailings nachvollziehen, bspw. in Form von Öffnungsraten, angeklickten Links oder erfolgloser Zustellversuche. Durch die Analyse der gewonnenen Informationen können Sie Ihre Arbeit kontinuierlich verbessern. DEN ÜBERBLICK BEHALTEN Kontakte können sich bspw. über ein Formular auf Ihrer Webseite zum Empfang von Newslettern anmelden. In jedem Newsletter gibt es, entsprechend der gesetzlichen Vorgaben, die Möglichkeit, sich vom jeweiligen Verteiler abzumelden. Darüber hinaus können Sie für Ihre Kontakte einen persönlichen Bereich einrichten, in dem diese ihre Kommunikationspräferenzen festlegen, ihre Daten aktualisieren und sogar getätigte Spenden einsehen können.

4 VERANSTALTUNGSMANAGEMENT Online-Anmeldung und Bezahlung Verwaltung von Teilnehmenden und Referenten Namensschilder und Platzkarten automatische s und Rundschreiben EINFACHE ANMELDUNG & BEZAHLUNG Mit CiviCRM können Sie Veranstaltungen verwalten und ein Formular für die Onlineanmeldung veröffentlichen. Wenn Teilnahmegebühren anfallen, können Sie dieselben Zahlungsprozessoren bzw. -dienstleister wie für Ihre Spenden nutzen und vielfältige Zahlungsmöglichkeiten anbieten (Überweisung, Bankeinzug, Kreditkarte usw.). Teilnehmenden- und Zahlungsdaten werden dabei direkt übernommen - so entsteht keine doppelte Datenhaltung und Sie haben alle Informationen unmittelbar zur Verfügung. EFFIZIENTE TEILNEHMENDENVERWALTUNG Sie können verschiedene Rollen für Teilnehmende anlegen (Besucher, Referent, Helfer etc.) und den Status jeder Anmeldung nachhalten (z.b. angefragt, bestätigt oder storniert) nach. Auch wenn alle Informationen zentral gespeichert sind, können bei Bedarf auch mehrere dezentral oder asynchron arbeitende Mitarbeitende gleichzeitig mit dem Veranstaltungsmanagement beschäftigt sein - Sie können beispielsweise bei der Rezeption vor Ort die angemeldeten Teilnehmenden "einchecken". Versenden Sie ganz einfach direkt aus Civi- CRM heraus s an alle Teilnehmenden oder bspw. nur solche, die Ihre Anmeldung noch bestätigen müssen. Schließlich drucken Sie ganz ohne Export oder Import Namensschilder und Platzkarten im individuellen Design direkt vor der Veranstaltung.

5 AUSWERTUNG UND ANALYSE Auswertung von Spendenaufkommen und Spenderstruktur Erfolgsmessung Ihrer Arbeit und Aktionen einfache Erstellung individueller Berichte (z.b. für strategisches Fundraising) ALLE INFORMATIONEN ZENTRAL VERFÜGBAR Genauso wichtig wie eine professionelle und effiziente Umsetzung Ihrer CRM-Maßnahmen ist deren Auswertung. Denn nur so können Sie Informationen für Ihr strategisches Fundraising und Ihre organisationale Entwicklung gewinnen. Damit dies funktioniert, müssen alle Daten einfach auswertbar an einem zentralen Ort verfügbar sein. Mit CiviCRM können Sie alle relevanten Informationen und Daten stringent und kohärent verwalten: Adressen, demografische Informationen, getätigte Spenden, Veranstaltungsteilnahmen, Kommunikationshistorie u.v.a.m. BERICHTE UND AUSWERTUNGEN IN ECHTZEIT CiviCRM hat eine integrierte Funktion, die aus Ihren Daten aussagekräftige Berichte generiert. Nutzen Sie einen der vielen vorgefertigten Berichte für die häufigsten Anforderungen von Fundraiserinnenn und analysieren Sie z.b. das Spendenaufkommen nach Kontaktsegmenten und Regionen, vergleichen Sie die Spendenentwicklung in verschiedenen Zeiträumen oder werten Sie den Erfolg Ihrer Kampagnen aus. Bei Bedarf können Sie sich eigene Berichte erstellen lassen und dabei auf alle in Ihrer Datenbank verfügbaren Informationen zugreifen. Die Ausgabe erfolgt als Liste oder grafisch aufbereitet als Diagramm - auch ein Export zur externen Weiterverarbeitung ist problemlos möglich.

6 FREI, FLEXIBEL UND SICHER dauerhaft lizenzkostenfrei einfach anpass- und erweiterbar volle Kontrolle über Ihre Daten (inkl. Standort) fein abstufbares Rechtesystem Zugriff (auf Wunsch) von überall UNABHÄNGIG & FLEXIBEL Mit CiviCRM bleiben Sie unabhängig in Ihren künftigen Entscheidungen. Sie haben eine eigene Software-Installation, entweder auf Ihrem eigenen Server oder bei einem professionellem Dienstleister. Wenn Sie Anpassungs- oder Wartungsarbeiten an Ihrer Installation durchführen lassen möchte, können Sie sich jedes Mal neu entscheiden, wen Sie damit beauftragen möchte. Bei proprietärer Software sind Sie hingegen von den Entscheidungen des Anbieters abhängig und tragen beispielsweise das Risiko der Erhöhung von Lizenzgebühren, einer unerwünschten Veränderung des Funktionsumfangs oder sogar der Einstellung des von Ihnen genutzten Produkts. CiviCRM kann mit dem gewohnten Internetbrowser ohne zusätzliche Software genutzt werden. Es lässt sich zudem in Ihren Webauftritt einfügen. So können bspw. Spendenformulare oder die Möglichkeit der Online- Anmeldung für eine Veranstaltung, auf der Webseite eingebunden werden. Die eingegebenen Daten fließen direkt in Ihre Datenbank. FREI & SICHER Freie bzw. Open-Source-Software bedeutet auch, dass jeder diese für seinen Bedarf anpassen kann und darf. CiviCRM ist darauf angelegt, möglichst einfach und weitgehend verändert zu werden, um dem spezifischen Bedarf unterschiedlicher Nutzer zu entsprechen. Bei der Nutzung von CiviCRM fallen keinerlei Lizenzgebühren an. Kosten sind nur mit der technischen Bereitstellung (= Anmietung eines Servers für die Installation der Software) und mit Beratungsleistungen zur Implementierung in der Organisation verbunden. Im Vergleich zu kommerzieller Software ergeben sich mittel- und langfristig in der Regel signifikante Kostenvorteile, denn unabhängig von der Dauer und vom Umfang der Nutzung bleiben die Lizenzkosten bei Null: Der Erwerb der Software ist kostenlos, die individuellen Beratungsleistungen erfordern eine einmalige Investition, die sich aber bald amortisiert und auf lange Sicht zu deutlichen Kostenvorteilen führt.