Inhaltsverzeichnis. ThinkingRock Vers Das Handbuch

Transkript

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2 Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung Installation Schnellstart-Anleitung Daten-Datei Grundkonfiguration Aktionen-Einsteluungen Projekt-Einstellungen Datums-Einstellungen Übersicht Einstellungen Umfeld Kriterien Themen Zielebenen Beauftragte / Delegierte Gedanken / Ideen sammeln Gesammelte Gedanken / Ideen weiterbearbeiten Beschreibung Ausführbar Nicht Ausführbar Allgemeines Notizen-Feld Review / Durchsehen Aktionen durchsehen Wiederkehrende Aktionen Projekte durchsehen Aneinanderreihen / Sequencing Irgendwann/Vielleicht Einträge Referenz Einträge / Ablage Ziele Import Ideen importieren Projektvorlagen importieren Version 1.0 Copyright by Seite 2 von 85

3 9.3 s empfangen Export Aktionen exportieren (Text) Aktionen exportieren (XML) Irgendwann/Vielleicht Einträge exportieren (Text) Irgendwann/Vielleicht Einträge exportieren (XML) Referenz-Einträge (Text) Referenz-Einträge exportieren (XML) Berichte Jasper-Berichte Bericht - Aktionen nach Umfeld Bericht - Aktionen nach Datum Bericht - Nächste Aktionen Bericht Faltübersicht Bericht - Projekteinzelheiten Bericht - Projektübersicht Optionen/Einstellungen Einführung Aktionsansichten Verschiedenes - Anwendung Verschiedenes - Aktionen Verschiedenes - Kalender Verschiedenes Daten Verschiedenes - Datum Verschiedenes Verschiedenes Exporte / Berichte Verschiedenes Exporte / Berichte aufräumen Verschiedenes Grafische Benutzerschnittstelle (GUI) Verschiedenes Ideen importieren Verschiedenes Projekte Verschiedenes Wiederholung Verschiedenes Aktionsansichten Archivieren Hintergrund Tasks Version 1.0 Copyright by Seite 3 von 85

4 14.1 Aktivierungs-Task Wiederholungs-Task Shortcuts / Tastenkombinationen Suche Impressum Copyright Version 1.0 Copyright by Seite 4 von 85

5 1. Einleitung ThinkingRock ist eine Java-basierte Anwendung für modernes Aufgaben- und Projektmanagement. Das Design und die Funktionen der Anwendung wurde nach dem GTD (Getting Things Done) Modell von David Allen entwickelt. Mit ThinkingRock lassen sich alle GTD-Prinzipien eins zu eins umsetzen und ist sowohl für Privatleute mit eher weniger Aufgaben, als auch für Manager mit vielen Projekten und Aufgaben optimal nutzbar. 2. Installation ThinkingRock kann unter heruntergeladen werden. Das Setup ist selbsterklärend und kann einfach ausgeführt werden. ThinkingRock kann entweder auf Ihrer lokalen Festplatte oder auch auf einem USB-Stick installiert werden. Es werden dabei alle Programm-Dateien in einem Verzeichnis gespeichert. So ist es auch möglich ThinkingRock auf einem anderen PC oder Notebook direkt vom USB-Stick zu starten, ohne es erneut installieren zu müssen. 3. Schnellstart-Anleitung Die ThinkingRock Schnellstart-Anleitung führt durch die wenigen Installations-Schritte, die beim ersten Öffnen von ThinkingRock vorgenommen werden müssen: Grund-Setup der Daten: Kontexte, Themen und Kriterien (Prioritäten, Energie und Zeit) allgemeine Einstellungen: optionale Felder, Auto-Sequencing, Sicherungs-Verzeichnis, usw. Um auf die unterschiedlichen Ansichten zu gelangen, klickt man entweder auf die gewünschte Box auf dem Übersichts-Bildschirm oder man benutzt die entsprechende Schaltfläche in der Menü- Leiste. 3.1 Daten-Datei Beim ersten Starten von ThinkingRock muss eine Daten-Datei erstellt werden oder eine vorhandene Daten-Datei geöffnet werden. Dies kann entweder über Datei->Öffnen oder über die Box Daten-Datei erstellen auf dem Übersichtsbildschirm durchgeführt werden. In dieser Datei werden Ihre Daten gespeichert (Gedanken, Aktionen, Projekte und andere Einträge. Ebenso werden die Einstellungen in der Datei gespeichert. Beim nächsten Start von ThinkingRock wird automatisch die zuletzt verwendete Datei geöffnet. Version 1.0 Copyright by Seite 5 von 85

6 3.2 Grundkonfiguration Als Erstes müssen folgende Einstellungen vorgenommen werden. Als Starthilfe können Sie sich die SetupDaten.xml Datei unter herunterladen. Diese Datei enthält Beispiele für Kontexte, Themen und Kriterien. Kontexte Ein Kontext beschreibt wie oder wo eine bestimmte Aktion erledigt werden kann. Beispiele für Kontexte sind: Telefonanrufe, am Computer, Einkaufen, Online, zu Hause, Besorgungen. Kontexte sind hilfreich um zu entscheiden, was als nächstes erledigt werden kann, da dies oft davon abhängt wo man sich gerade befindet und welche Geräte (z.b. Computer) man gerade zur Verfügung hat. Ebenso werden Kontexte auch in den Reports verwendet. Dies ermöglicht es einem stets immer alle zu erledigenden Aktionen bei sich zu haben, egal in welchem Kontext man sich gerade befindet. Kontexte sind ein GTD-Konzept. Um Kontexte in ThinkingRock zu definieren, verwenden Sie die Kontext-Ansicht. Themen Die Themen warden dazu verwendet um die Gedanken / Ideen zu klassifizieren und warden beibehalten, wenn der Gedanke zu einer Aktion oder einem Projekt weiterverarbeitet wird. Beispiele für Themen sind: Privat, Finanzen, Gesundheit, Haus, Arbeit, Kinder, Bücher, CDs. Die Themen gehören nicht zu dem GTD-Konzept. Die Themen können in der Themen-Ansicht angelegt oder geändert werden. Kriterien Es gibt 3 Kriterien die verwendet warden können: Prioritäten, Energie und Zeit. Die Kriterien gehören zu dem GTD-Konzept. Sie helfen einem zu entscheiden was man als nächstes tun kann. Zum Beispiel, Ich habe noch 10 Minuten Zeit bis zum nächsten Meeting, welche Aktion, die maximal 10 Minuten dauert, kann ich noch erledigen?" oder Ich hatte grad Mittagessen und habe grad ein Leistungstief, welche Aktion, die wenig mentale Anstrengung / Energie benötigt, kann ich noch erledigen?" Zu beachten ist dabei, dass die Kriterien weniger wichtig als Kontexte sind um die nächste Aktion festzulegen. Um die Kriterien zu definieren wird die Kriterien-Ansicht verwendet. Zuerst muss die Check-Box für das gewünschte Kriterium angehakt werden. In ThinkingRock sind bereits einige Kriterien vordefiniert, die man entweder übernehmen oder selber anpassen kann. Es können Werte gelöscht, hinzugefügt oder die Reihenfolge geändert werden. Die hier definierte Reihenfolge wird sowohl für die Auswahlliste des Kriteriums übernommen und wird auch in den Aktionenlisten verwendet, wenn man nach diesem Kriterium sortiert. Version 1.0 Copyright by Seite 6 von 85

7 3.3 Aktionen-Einsteluungen Es kann definiert werden ob folgende Felder in den Details der Aktionen angezeigt werden: Startdatum Fälligkeitsdatum Erfolgreiches Ergebnis Dazu müssen die entsprechenden Felder in den Optionen unter Miscellaneous/Aktionen Tab angehakt werden. 3.4 Projekt-Einstellungen Für Projekte kann ebenfalls definiert warden ob Start- und Fälligkeitsdatum angezeigt und verwendet werden sollen. Dazu müssen die entsprechenden Felder in den Optionen unter Miscellaneous/Projekte Tab angehakt werden. Ebenso wie bei den Aktionen-Einstellungen kann hier auch für Projekte Auto-Sequencing aktiviert oder deaktiviert werden. (siehe auch in der Hilfe unter 05.Review für mehr Details. Wenn die Option nicht angehakt ist, wird kein Auto-Sequencing durchgeführt Wenn die Option angehakt ist, ist bei allen Projekten die neu angelegt werden Auto- Sequencing aktiviert. Diese Einstellung kann dann pro Projekt in den Projekt-Details individuell konfiguriert werden. 3.5 Datums-Einstellungen Es kann festgelegt warden welches der erste Tag einer Woche sein soll. (Sonntag oder Montag). Ebenso kann das Datumsformat festgelegt werden. Unter MAC Preferences/Miscellaneous/Dates Tab und unter Windows und Linux umextras/optionen/miscellaneous/date Tab). Version 1.0 Copyright by Seite 7 von 85

8 4. Übersicht Die Übersicht zeigt ein Diagramm der verschiedenen ThinkingRock-Ansichten entsprechend dem Getting Things Done (GTD) Workflow. Durch ein Klick auf die entsprechenden Boxen gelangt man zu der jeweiligen Ansicht. Daten-Datei erstellen: Zuerst ist nur die Box Datendatei erstellen aktiviert, da Sie zuerst eine Datendatei erstellen müssen. Klicken Sie auf die Box um den Dateinamen und Speicherort festzulegen. Einstellungen: Sie müssen ein paar Umfelder und Themen (Topics) definieren. Es muss entschieden werden, ob die folgenden Kriterien genutzt werden wollen: Prioritäten Zeit Energie Es wird empfohlen alle Einstellungen durchzugehen um z.b.: Ausgabe-Verzeichnisse und andere Einstellungen zu definieren. Mehr Details dazu erfahren Sie in den weiteren Kapiteln. Version 1.0 Copyright by Seite 8 von 85

9 Sammeln: Nutzen Sie regelmässig die Ideen Sammeln Ansicht um sicherzustellen dass: Alles in Ihr vertrauenswürdiges GTD-System gelangt und ggf. Behandelt wird Ihr Gehirn und Ihre Gedanken frei sind um kreativ und produktiv zu sein. Weiterbearbeiten / Prozessieren: Erfasste Ideen/Gedanken weiterbearbeiten: Löschen der Dinge die Sie niemals tun werden Dinge die Sie irgendwann/vielleicht mal tun werden Ablage / Referenzen Die nächsten physikalischen Aktionen Aktionen werden unterteilt in: Dinge, die Sie delegieren können (Delegierte Aktionen) Dinge, die Sie an einem bestimmten Datum erledigen müssen (Terminierte Aktionen) Dinge, die Sie so schnell wie möglich erledigen sollten. (Sofort erledigen) Wann immer ein Gedanke mehr als eine Aktion benötigt, kann ein Projekt erstellt werden. Projekte ermöglichen es, Aktionen zu gruppieren und in der gewünschten Reihenfolge abzuarbeiten. Wenn Sie Ihre Projekte durchsehen, sind Sie in der Lage diese zu planen und zu organisieren. Wenn ein erfasster Gedanke zu einem bestehenden Projekt oder Unterprojekt gehört, so lässt er sich direkt dem Projekt zuordnen. Der Vorgang Weiterbearbeiten / Process sollte nicht länger als ein paar Sekunden dauern. Sie entscheiden lediglich was mit dem Gedanken geschehen soll, Sie bearbeiten Ihn in diesem Schritt nicht. Wenn ein Gedanke weiterbearbeitet wurde, taucht er nicht mehr in der Ansicht Ideen sammeln auf. Organisieren, Durchsehen, Tun: Wenn Sie nun einen Gesamtüberblick über das zu Erledigende haben, können Sie nun die einzelnen Aktionen Ihrer Listen erledigen. Was Sie tun können hängt von dem Umfeld (wo Sie sind), der Energie und der verfügbaren Zeit ab. Sie sollten Ihre Dinge regelmässig durchsehen: Aktionen und Projekte täglich Irgendwann/Vielleicht-Einträge wöchentlich Version 1.0 Copyright by Seite 9 von 85

10 5. Einstellungen 5.1 Umfeld Ein Umfeld sollte beschreiben, wo oder wie eine Aktion erledigt werden kann. Beispiele dafür sind: Anrufe, Am Computer, In den Geschäften, Online, Besorgungen. Umfelder helfen bei der Entscheidung was man als nächstes tun kann, da dies oft davon abhängig ist wo man sich befindet oder was für Hilfsmittel man gerade zur Verfügung hat. Navigation: Die Daten in diesem Fenster werden in einer Tabelle dargestellt. Um zwischen den einzelnen Zeilen zu navigieren können die Pfeiltasten der Tastatur oder die Maus verwendet werden. Reihenfolge: Keine wird in einer Liste immer als Erstes angezeigt. Dies kann nicht angepasst oder gelöscht werden. In einer Aktionen-Liste kann man auf den Spaltenkopf klicken um die Aktionen nach der entsprechenden Zeile zu sortieren. Um eine neue Hauptspalte für die Sortierung festzulegen muss die gewünschte Zeile mit eine Doppelklick angeklickt werden. Jeder Mausklick auf eine Sortierspalte ändert die Sortierreihenfolge von absteigend nach aufsteigend oder umgekehrt. Hinzufügen eines Umfelds: Um ein neues Umfeld hinzuzufügen muss die Schaltfläche Umfeld hinzufügen angeklickt werden. Die Beschreibung muss nicht zwingend eingegeben werden. Sie wird lediglich im Umfeld- Fenster angezeigt. Version 1.0 Copyright by Seite 10 von 85

11 16. Suche ThinkingRock enthält eine Volltextsuche die sowohl über die Suchen - Schaltfläche als auch über die Tastenkombination Strg+F aufgerufen werden kann. Geben Sie den Text ein nach dem sie suchen wollen und drücken Sie Enter oder OK. Der eingegebene Suchtext wird in der Beschreibung und Notizen der folgenden Objekte gesucht: Aktionen (erledigte und unerledigte) Projekten (aktuelle und zukünftige) unbearbeiteten Gedanken, Referenz-Einträgen und Irgendwann-/Vielleicht Einträgen Beauftragte der delegierten Aufgaben Die Ergebnisse werden in der folgenden Reihenfolge aufgelistet: einzelne Aktionen Aktionen in Projekten aktuelle Projekte zukünftige Projekte unbearbeitete Gedanken Referenzeinträge Irgendwann/Vielleicht Einträge. Ein Symbol zeigt den Typ an. Die Reihenfolge kann durch einen einfachen Klick auf den Spaltentitel geändert werden. Durch einen weiteren Klick wird zwischen auf- und absteigend gewechselt. Um nach mehreren Spalten zu Sortieren kann die Shift-Taste verwendet werden. Um einen gefundenen Eintrag vollständig anzuzeigen muss der Eintrag mit rechts angeklickt werden und aus dem Kontextmenü Ansehen ausgewählt werden. Alternativ gibt es dafür auch die Tastenkombination Alt+V (kann unter Optionen/Keymap geändert werden). Das Suchergebnis-Fenster kann minimiert werden und durch Bewegen der Maus über, oder per Klick auf die Suchen -Schaltfläche wieder angezeigt werden. Version 1.0 Copyright by Seite 84 von 85

12 17. Impressum Autor: Internet: Benjamin Eckert, Murg Quelle der Texte: Die Texte stammen teilweise aus dem Original-Handbuch der Avente Ltd. Pty und wurden mit deren Zustimmung ins Deutsche übersetzt. 18. Copyright Copyright 2011, Benjamin Eckert. Alle Rechte vorbehalten. Dieses ebook darf auch auszugsweise nicht ohne die schriftliche Zustimmung des Autors kopiert oder an Dritte weitergegeben werden. Version 1.0 Copyright by Seite 85 von 85