Zugang zum Online-Mitgliederverzeichnis für GDCh-Funktionsträger in den Fachgruppen, Ortsverbänden und dem JungChemikerForum - Anleitung -

Transkript

1 Zugang zum Online-Mitgliederverzeichnis für GDCh-Funktionsträger in den Fachgruppen, Ortsverbänden und dem JungChemikerForum - Anleitung - letzte Aktualisierung: 9. April 2015 / Dr. Dirk Anwand 1

2 Inhaltsverzeichnis Vorbemerkung... 2 Datenschutzhinweis Anmeldung XLS-Download der Mitgliedsdaten Versand Archiv Datenänderungswünsche der Mitglieder nach Aussendung Vorbemerkung Die folgenden Screenshots zeigen Beispiele aus dem Bereich Fachgruppen. Bei den anderen GDCh-Strukturen unterscheiden sich Texte und ausgegebene Daten zum Teil von denen der Fachgruppen. Die Funktionalität ist aber in jedem Fall dieselbe, weshalb auf getrennte Anleitung für die Einzelstrukturen verzichtet werden wird. Datenschutzhinweis Mitgliedsdaten dürfen lokal nur temporär gespeichert werden und sind nach Abschluss des Versandes zu löschen. Das gilt insbesondere auch für eventuell vorhandene, z.b. vom Vorgänger übernommene Listen. Siehe hierzu Merkblatt zum Datenschutz. 2

3 1. Anmeldung - Auf in MyGDCh einloggen Abb. 1 Startseite a) über den Menüeintrag oben links: Abb. 2 Login Variante 1 3

4 oder b) über die Hauptnavigation unter Service & Information : Abb. 3 Login Variante 2 4

5 - Wechseln zu Vorstände exclusiv die jeweilig zutreffende Struktur auswählen Abb. 4 Navigation MyGDCh Man bekommt jetzt eine Seite angezeigt, die im oberen Teil allgemeine Hinweise enthält, gefolgt von einem Bereich zum Download der Mitgliederliste als XLS-Datei sowie im unteren Bereich das -Versandtool mit Archiv: 5

6 Abb. 5 Übersicht Vorstandsseite 6

7 2. XLS-Download der Mitgliedsdaten Hierzu in den Bereich Fachgruppenmitglieder suchen & finden gehen und ggf. die gewünschte Struktur auswählen. Durch Klick auf XLS-Download wird die Übertragung der Daten auf den lokalen Rechner gestartet. Abb. 6 XLS Download In der Excel-Tabelle werden die Mitgliedsdaten nach Mitgliedsnummer aufsteigend sortiert ausgegeben. Im Falle der Ortsverbände und JCF-Regionalforen sind das zudem die Mitglieder, die dem OV/JCF direkt über die Versandadresse des Mitglieds zugeordnet sind ("Hauptortsverbands"- Zuordnung). Wenn vorhanden, folgen im unmittelbaren Anschluss daran noch weitere Datensätze, die an der erneut beginnenden aufsteigenden Sortierung nach Mitgliedsnummer erkennbar sind. Das sind diejenigen Mitglieder, die auf eigenem Wunsch oder einmalig automatisch dem OV und damit JCF über eine ggf. bei der Geschäftsstelle hinterlegte alternative Dienstadresse zugeordnet werden konnten ("Nebenortsverbands"-Zuordnung). Die Anzahl der Mitglieder über die Nebenzuordnung kann vom einem Ortsverband bzw. Regionalforum zum anderen stark variieren. Sie ist vor allem in Ballungsgebieten zu finden, wo mehrere Regionalstrukturen relativ eng nebeneinander liegen oder auch bei Studenten, die keine zuverlässige Versandadresse an der Hochschule haben. Wenn die Meldung Sie sind in keinem Vorstand erscheint, so liegt das daran, dass man entweder bei der GDCh-Geschäftsstelle noch nicht als Funktionsträger bekannt ist (das Wahlprotokoll könnte z.b. noch nicht vorliegen) oder der Geschäftsstelle mitgeteilt wurde, dass man zwar bereits gewählt wurde, das Amt aber erst zu einem späteren Zeitpunkt antreten wird. Es werden in der Tabelle keine Adressen ausgegeben, da zum Versand ausschließlich die Versandfunktion verwendet wird. Einzelne Adressen bekommt man ggf. über die jedem Mitglied in MyGDCh zugänglicher Mitgliedersuche: 7

8 Abb. 7 Mitgliedersuche ACHTUNG: Teildaten mit dem Vermerk Gesperrt (z.b. beim Geburtsdatum) bedeuten, dass das Mitglied wünscht, dass diese Daten nicht in einem für andere Mitglieder einsehbaren Mitgliederverzeichnis aufgeführt oder anderweitig veröffentlicht werden. Man kann, um bei dem Beispiel zu bleiben, dem Mitglied gratulieren, darf aber anderen Mitgliedern keine Auskunft zu diesen Daten geben (wenn sich also jemand nach dem Geburtstag eines Mitgliedes erkundigt). 8

9 3. Versand In den Bereich versenden gehen. In der Eingabemaske ggf. die FG auswählen (bei OV/JCF wird in der Regel nur ein Eintrag stehen), einen aussagekräftigen Betreff (Pflichtfeld!) für die eintragen sowie den Text der schreiben. Abb. 8 Formular Hintergrund: Die s einer Aussendung an die Mitglieder haben den Absender [strukturname]@gdch.de (für unsere Testfachgruppe also fg-mpm-test@gdch.de). Diese E- Mail-Adressen sind nur virtuell und keinem realem Postfach zugeordnet. Sie sollen dem Empfänger nur zusätzlich (neben Betreff und Text) signalisieren, woher die kommt. Das wurde so eingerichtet, um einerseits dem Funktionsträger zu ersparen, ein Postfach pflegen zu müssen (in dem ja auch automatische Abwesenheitsmeldungen, Versandfehlermeldungen etc. landen würden) und um andererseits auch zu verhindern, dass ein solches Postfach voll läuft (weder das dienstliche des Funktionsträgers noch eines bei der GDCh). 9

10 Damit Mitglieder dem Versender direkt antworten können, kann das Mitglied die vom System eingesetzte Antwort-Adresse am Anfang des Mailtextes verwenden oder über den Antwort- Button auf die Mail antworten. Im Texteditor gibt es eine Funktionsleiste mit den wichtigsten Formatierungs- und anderen Optionen zur Textbearbeitung: - Einfügen des Textes aus Windows-Zwischenablage und Word - Formatierung (fett, kursiv, Hoch-/Tiefstellung) und Entfernen von Formatierungen - Verlinkung und Entfernen von Links - Einfügen von Sonderzeichen - Maximierung des Editorfensters Fährt man mit der Maus über die Symbole, so bekommt man noch einen kurzen Texthinweis zur Funktion hinter dem Symbol angezeigt. Abb. 9 Formatierungsmöglichkeiten 10

11 Mit der können Anlagen verknüpft werden (max.10 MB groß). Diese Anlagen werden aber nicht mit der versandt, sondern auf dem Server des Versandsystems zum Download für die Mitglieder bereitgestellt. In die versendete wird dazu der Download- Link eingefügt. Das minimiert die Gefahr, dass solche Massenaussendungen fälschlich als SPAM eingestuft werden und erleichtert den Empfang der auf mobilen Devices (wie z.b. Smartphones). Abb. 10 Anlagen einfügen Durch Klick auf den Dateinamen kann man sich die Datei noch mal anschauen: Abb. 11 Download hochgeladene Datei Durch Klick auf das Kreuz entfernt man die Datei wieder (wenn z.b. irrtümlich das falsche Attachment angefügt wurde): Abb. 12 Anlagen entfernen 11

12 Ist alles eingegeben, klickt man auf den Vorschau-Button: Abb. 13 Weiter zur Vorschau Dabei eventuelle Hinweise beachten: Abb. 14 Fehlermeldungen 12

13 Ist alles korrekt, kommt man auf die Vorschau-Seite: Abb. 15 Vorschau Von hier aus kann man ggf. noch einmal zurück zum Editor gehen, um jetzt aufgefallene Textfehler zu korrigieren ( Zurück zur Bearbeitung ). 13

14 Im unteren Bereich Übersicht bekommt man weitere Information zum Versand angezeigt: - wie viele s versendet werden ( s ) - wie viele s nicht versendet werden, weil die bei der GDCh hinterlegten Adressen offensichtlich nicht korrekt sind, z.b. wenn enthalten ( Fehlerhafte E- Mails ) - wie viele Mitglieder keine Adresse bei der GDCh hinterlegt haben und deshalb beim Versand nicht berücksichtigt werden können ( Ohne -Adresse ) Die entsprechenden Datensätze können als XLS-Datei abgespeichert werden, um z.b. Mitglieder ohne per Post anzuschreiben. Anmerkung: Bei eventuell vorhandenen fehlerhaften Adressen wird vom System automatisch eine an den GDCh-Mitgliederservice mit der XLS-Datei versandt eine zusätzliche Info an den Mitgliederservice ist somit nicht notwendig. Man kann hier weiterhin einen Testversand ausführen und diesen beliebig oft wiederholen: Abb. 16 Testversand 14

15 Dabei wird eine Test- nur an die in der GDCh Mitgliederdatenbank hinterlegte Versand- Adresse des Funktionsträgers verschickt und der Versand vom System bestätigt: Abb. 17 erfolgreicher Testversand Absender dieser Test- ist Sollte diese nach ein paar Minuten nicht eintreffen, so prüft man ggf. den SPAM-Ordner des eigenen Programms. 15

16 Ist alles in Ordnung, folgt der eigentliche Versand an alle Mitglieder mit korrekter - Adresse durch Klick auf den Senden-Button. Abb. 18 versenden 16

17 Man erhält abschließend die Versandbestätigung mit zusätzlichen Informationen rund um den Versand. Abb. 19 Versandbestätigung Nach dem Versand kann man über Zurück zum Start auf die Eingangsseite zurückgehen und ggf. das Versandarchiv aufrufen. Hinweis: Einen Abbruch des Erstellens der kann man einfach durch Klick auf einen anderen Navigationsmenüeintrag der Homepage oder durch Ausloggen aus dem MyGDCh- Bereich erreichen. Der Abbruch einer bereits laufenden -Aussendung ist nicht möglich. 17

18 4. Archiv Im Archiv bekommt man eine Übersicht über die bisher durchgeführten Aussendungen mit Betreff, Versanddatum und Empfängeranzahl aufgelistet: Abb. 20 Archiv Man kann die einzelnen Aussendungen anklicken Abb. 21 Mailing ansehen 18

19 und erhält noch einmal die Details zur Ansicht: Abb. 22 Mailing Details 19

20 Auch die Attachements können bei Bedarf nochmals aufgerufen werden. Dazu muss man mit der Maus auf den Dateinamen gehen (der Mauszeiger ändert sein Aussehen und wird zur Hand) und den nun erkennbaren Link anklicken: Abb. 23 Download Attachements Über Zurück zum Archiv verlässt man die Detailansicht. 20

21 5. Datenänderungswünsche der Mitglieder nach Aussendung Wie bereits beschrieben werden Fehlermeldungen, die aus dem -Versand resultieren, direkt dem GDCh-Mitgliederservice zugestellt. Der Mitgliederservice sichtet die Meldungen und nimmt ggf. die notwendigen Datenänderungen in der Mitgliederdatenbank vor. Etwas anderes ist es, wenn ein Mitglied Ihnen als Versender der mitteilt, daß es z.b. aus dem Verteiler genommen werden möchte oder die an eine andere Adresse geschickt haben möchte etc. In solchen Fällen ist das Mitglied immer an den für alle Datenänderungen zuständigen GDCh-Mitgliederservice zu verweisen Nur die Mitarbeiterinnen des Mitgliederservice können die entsprechenden Änderungen in der Mitgliederdatenbank vornehmen. Das Mitglied kann die Änderungsmeldung bequem per Web-Formular, per , Briefpost usw. übermitteln. Alle wichtigen Kontaktdaten und Information findet das Mitglied auf der GDCh-Homepage auf der Seite: Hinweis: es wird für alle Aussendungen der GDCh und seiner Strukturen nur eine festgelegte Mitgliedsversandadresse benutzt, die das Mitglied dem Mitgliederservice benannt hat. Das gilt insbesondere auch für die . Darüber hinaus erfolgt im Gegensatz zur Antragsmitgliedschaft in den Fachgruppen die Zuordnung des Mitglieds zum Ortsverband/JCF- Regionalforum bekanntlich automatisch über die PLZ der Mitgliedsversandadresse. Daraus folgt: wenn ein Mitglied aus einem -Verteiler der GDCh-Struktur (FG/OV/JCF) möchte, dann geht das nur, indem das Mitglied seine -Adresse allgemein nicht als Versandadresse nutzen bzw. gar löschen läßt (und damit z.b. auch nicht an der elektronischen Vorstandswahl teilnehmen kann). Ein manueller Austritt aus dem automatisch zugeordneten OV/JCF ist nicht möglich, d.h. aus der Mitgliederliste fällt das Mitglied erst durch eine entsprechende Adressänderung heraus. Bei den FG kann das Mitglied natürlich seinen Austritt erklären, aber auch hierfür ist der Mitgliederservice der korrekte Ansprechpartner. 21