Frau Rakow-Grebenstein f.m. LeBit Papierfabrik Hainsberg Zellstoff- und Papierfabrik Rosenthal Albert Köhler Pappenfabrik

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1 Arbeitskreis NAVISION 1 / 5 Sitzung des Arbeitskreises NAVISION am Teilnehmer: Frau Brabender VDP Herr Barth f.m. Kübler & Niethammer Frau Döbe Dresden Papier Frau Feder Zellstoff Stendal Herr Funke Kübler & Niethammer Herr Graf LeBit Herr Güthling f.m. LeBit Herr Kopp Pappenfabrik Tullau Herr Löffler Dresden Papier Frau Rakow-Grebenstein f.m. LeBit Herr Ramm Papierfabrik Hainsberg Frau Sachs Zellstoff- und Papierfabrik Rosenthal Herr Turri Albert Köhler Pappenfabrik Agenda: 1. Begrüßung 2. Organisatorisches 3. Vorführung Verschnittoptimierungssystem 4. NAVISION-Tools für Auswertungen / Controlling 5. NAVISION-Lagerregulierung 6. Vorbereitung nächstes Arbeitskreistreffen (1) Herr Güthling begrüßte alle Teilnehmer zum 4. Anwendertreffen des NAVISION- Arbeitskreises in Dresden und dankte der Firma WM-data für ihr Kommen und die Vorstellung eines Verschnittoptimierungssystems. (2) Frau Brabender informierte, dass die letzten Anregungen zu den Internetseiten des NAVISION-Arbeitskreises umgesetzt wurden und die Seiten seit Januar 2006 freigegeben sind. Über das Anmeldeformular wurden bereits einige Anmeldungen zum Arbeitskreis vorgenommen. Herr Güthling informierte über den Papiertag in Hannover, zu dem sich zahlreiche Interessenten der Papierindustrie eingefunden hatten. Neben Vorträgen von Microsoft und VDP wurden die NAVISION-Branchenlösung für die Papierindustrie sowie die Anbindung eines Verschnittoptimierungssystems vorgestellt. Abgerundet wurde die Veranstaltung mit einem Referenzvortrag der Firma Dresden Papier. (3) Herr Schmitz und Herr Bodem von der Firma WM-data stellten ein System für die Verschnittoptimierung in der Papierindustrie vor. Nach Aussage der Experten bedarf dies bei Inbetriebnahme einer umfangreichen Einrichtung. Dazu zählen u.a. Maschinen, Kapazitäten, Sorten, Restriktionen sowie kalkulatorische Kosten und diverse Einflussparameter. Nach Übergabe der Fertigungsdaten aus einem ERP- System wie NAVISION, folgt eine lineare Optimierung, wobei mehrerer Einfluss-

2 Arbeitskreis NAVISION 2 / 5 faktoren berücksichtigt werden können und die besten Ergebnisse für die Maschinebelegung ausgegeben werden. Neben einer Verschnittminimierung werden optimale Maschinenauslastungen und möglichst exakte Produktionsmengen angestrebt. Das Optimierungsergebnis wird anschaulich in einer grafischen Oberfläche dargestellt. Im Hinblick auf die Einführung eines Verschnittoptimierungssystems erklärte Herr Schmitz, dass es erforderlich sei, die Gegebenheiten und Kostenstruktur eines Unternehmens im Vorfeld genau zu analysieren und die Software dahingehend einzurichten. So lassen sich erfahrungsgemäß die besten Ergebnisse erzielen. (4) Zum Thema Auswertungen und Controlling mit NAVISION stellte Herr Graf zunächst drei grundlegende Varianten vor, die sich zum Teil deutlich voneinander unterscheiden: Auswertungen über Reports NAVISION-Analyseansichten Business Analytics Dabei ist es grundsätzlich von der eingesetzten NAVISION-Version abhängig, welche der Auswertungs-Tools zur Verfügung stehen. Bieten sich vor der NAVI- SION-Version 3.10 kaum Alternativen zu Reports, steht ab der Version 3.10 bereits das Modul Analyseansichten nach Dimensionen zur Verfügung, das in der Version 4.0 um eine komfortable Excel-Exportfunktion, z.b. für die grafische Ergebnisaufbereitung in Microsoft Excel, erweitert wurde. Ein entscheidender Nachteil besteht jedoch darin, dass standardmäßig nur Plan- oder Istwerte in der Analyseansicht angezeigt werden können. Eine direkte Gegenüberstellung in NAVI- SION ist lediglich durch Zusatzanpassungen realisierbar. Frau Rakow-Grebenstein fügte hinzu, dass sich die Analyseansichten hervorragend für differenzierte Auswertungen nach HGB, US-GAAP usw. eignen und damit ein wichtiges Instrument für FiBu und Controlling darstellen. Weiter gehen die Möglichkeiten der Multi-Dimensionen weit über das klassische Kostenstellen- / Kostenträgercontrolling hinaus. Mit dem Hinweis, dass ab Version 4.0 die Analyseansichten auch für warenwirtschaftliche Auswertungen zur Verfügung stehen, setzte Herr Graf seinen Vortrag fort. Erfahrungsgemäß existieren in der Praxis die meisten Auswertungslisten für warenwirtschaftliche Betrachtungen, womit sich mit den neuen Möglichkeiten des NAVISION-Standards ein erhebliches Rationalisierungspotential erschließen lässt. Dies setzt jedoch im Vorfeld eine gezielte Definition von Auswertungskriterien und Stammdateneinrichtung voraus. Andererseits lassen sich auf diesem Weg qualitativ hochwertige Auswertungen ohne jegliches Zusatzprogramm erzielen. Als dritte Auswertungsmöglichkeit stellte Herr Graf das BI-Tool Business Analytics vor, das für NAVISION-Versionen ab 2.60 eingesetzt werden kann. Im Gegensatz zu den anderen vorgestellten Auswertungsmöglichkeiten ist Business Analytics ein klassisches Data-Warehouse-System mit eigener (SQL-) Datenbank und eigener EXE, das je nach Bedarf auch webbasiert eingesetzt werden kann und als Option auch den Zugriff auf Fremddatenbanken bietet. Die Nutzung des BI-Tools setzt die Definition von sog. Datenwürfeln (Cubes) voraus. Ein entscheidender Vorteil gegenüber Report-Auswertungen besteht vor allem darin, dass sämtliche

3 Arbeitskreis NAVISION 3 / 5 Felder, ohne den Weg über unzählige Tabellenrelationen, in jeder Form gegeneinander auswertbar sind. Ähnlich wie in NAVISION bietet sich die Möglichkeit, den Detaillierungsgrad der angezeigten Informationen zu verfeinern und ggf. u- serabhängig einzuschränken. Dies bedingt jedoch zusätzlichen Administrationsaufwand. Im Weiteren können mit dem Tool auch beliebig Listen gedruckt werden. Bei einer Umstellung auf eine neue NAVISION-Version würde dies bedeuten, dass ein Großteil des Aufwandes für die Anpassung veränderter Tabellenrelationen in Reports entfallen könnte, indem lediglich die Verknüpfungen des DTS- Service (Datenaufbereitung) aktualisiert werden und die Listen ohne Zusatzaufwand die gewünschten Informationen liefern. Eine Basisversion von Business Analytics mit grafischer Auswertungsmöglichkeit in Excel steht für NAVISION-VERSIONEN ab 3.60 zur Verfügung. Bezug nehmend auf die NAVISION-Analyseansichten brachten Frau Sachs und Frau Döbe die Anregung ein, nicht nur die Dimensionen, sondern die Dimensionswerte in den Spalten darzustellen. Dies würde momentan händisch erfolgen und stellt einen nicht unwesentlichen Aufwand dar. Herr Graf erklärte sich diesbezüglich bereit, eine Aufwandsschätzung vorzunehmen und diese über den VDP im Arbeitskreis für Interessenten verteilen zu lassen. Zum Thema Auswertungen informierte Frau Brabender abschließend über eine neue Sortenliste und die Überarbeitung der bisherigen Struktur. Diese ist nun auf europäischer Ebene angesiedelt und dient einheitlichen Meldungen an den Europäischen Verband CEPI. Für deutsche Unternehmen der Papierindustrie bedeutet dies einen einmaligen Aufwand für die Übersetzung der bisherigen Sortenliste in die neue Sortenstruktur. Mit der Bereitstellung der neuen Sortenstruktur durch Frau Brabender hält Herr Graf die Bereitstellung eines Übersetzungsprogramms für alle NAVISION-Anwender für möglich. (5) Zum Thema NAVISION-Lagerregulierung erläuterte Herr Graf zunächst die Funktionsweise der Standard-Lagerbewertung. Sämtliche Zugänge erfolgen zu konkreten Einstandspreisen, z.b. Preis aus dem Einkaufsbeleg. Die Verbräuche dagegen werden nach dem aktuellen Durchschnittspreis des Artikels gebucht (ab Version 3.10, vorher keine Verbräuche berücksichtigt). Der Postenausgleich erfolgt chargenweise bzw. nach FIFO-Prinzip. Bei der Lagerregulierung werden neue Wertposten erstellt und das Ergebnis anschließend in die FiBu gebucht. Eine Storno-Funktion ist in der Standard-Lagerregulierung nicht möglich. Erfahrungsgemäß ist die Standard-Lagerregulierung für normale Anforderungen völlig ausreichend, wenn man davon ausgeht, dass keine Buchungsfehler unterlaufen. Probleme zeigen sich zumeist bei Artikeln, die für Diverses verwendet werden oder bei Fehlbuchungen, die z.b. durch das Buchen mit falschen Mengeneinheiten entstanden sind. In den zurückliegenden Versionen gab es einige Neuerungen zur Lagerregulierung, danach wird ab Version 3 im Standard die Möglichkeit der Neubewertung geboten. Dies gilt jedoch mit der Einschränkung auf noch vorhandenes, nicht auf bereits verbrauchtes Material. Die Lagerregulierung der Firma LeBit ist eine Eigenentwicklung, die im Vergleich zum NAVISION-Standard die Bewertung aus der Sicht der Finanzbuchhaltung

4 Arbeitskreis NAVISION 4 / 5 ermöglicht und über eine rein warenwirtschaftliche Betrachtung hinausgeht. Danach können je Artikel Bewertungszeiträume und Preisbewertungskriterien definiert werden. Dies ermöglicht beispielsweise die Bewertung eines Artikels zum Durchschnittspreis der letzten drei Monate, wobei noch feiner die Postenarten einstellbar sind, die bei der Preisermittlung berücksichtigt werden. Auf diesem Weg können Altdaten und Fehlbuchungen einfach ausgeklammert werden. Weitere Optionen der LeBit-Lagerbewertung sind die Definition alternativer Bewertungsmethoden je Artikel, die lagerortabhängige Bewertung sowie Kalkulationsfaktoren. Das Ergebnis der LeBit-Lagerregulierung wird in ein Buchblatt geschrieben, wonach Werte noch manuell verändert werden können und darüber hinaus die Möglichkeit besteht, die Lagerregulierung zu stornieren. Ein weiterer Unterschied zur Standard-Lagerregulierung besteht darin, dass die gesamte Bewertungshistorie in separaten Posten vorgehalten wird, d.h. für jede Regulierung nachvollziehbar ist, wie sich der Wert berechnet hat. Für die Verbuchung des Bewertungsergebnisses stehen, anders als im Standard, mehr Konten als nur Verbrauchs- und Lagerkorrekturkonto zur Verfügung. Nach Aussage Herrn Grafs wird die LeBit-Lagerregulierung bereits bei mehreren Kunden erfolgreich eingesetzt und wurde auch von einer namhaften Wirtschaftsprüfungsgesellschaft anerkannt. Teile der LeBit-Lagerregulierung werden auch in der NAVISION-Version 5.0 enthalten sein, da Gespräche mit Microsoft stattgefunden haben, die verschiedene Ansätze aufnehmen und in den Standard umsetzen wollen. Auf die Frage von Herrn Löffler zum Thema Postenkomprimierung in NAVISION antwortete Herr Graf, dass dies bei der Lagerregulierung zu Problemen führen kann, wenn der Ursprungsposten komprimiert, aber noch nicht vollständig ausgeglichen ist. Daher sind die Filtereinstellungen bei der Datumskomprimierung genauestens zu beachten. Zum Thema Herstellkosten und HK-Bewertung baten einige Arbeitskreismitglieder Herrn Graf um nähere Informationen (ToDo). Diese werden über den internen Verteiler des VDP zur Verfügung gestellt. Interessierte Unternehmen können Ihre Zusatzanforderungen auf einer Punkteliste zusammenfassen, die in der nächsten Arbeitskreissitzung zur Diskussion gestellt wird. Zum Thema Etikettierung der letzten Sitzung informierte Frau Brabender über die europäische Norm DIN EN 1573 für branchenübergreifende Versandetiketten. Nach Meinung einiger Arbeitskreisteilnehmer ist dies grundsätzlich interessant, jedoch allein davon abhängig, ob diese von den Kunden akzeptiert werden. Herr Graf informierte in diesem Zusammenhang dass bei Microsoft eine Task Force zum Thema NAVISION & RFID gegründet wurde, deren Zielstellung das Zusammenspiel von Technologien sowie eine Normierung der Anforderungen ist. Zum Thema NAVISION-Lizenzrecht, insbesondere der Lizenznutzung für Altsysteme mit historischen Daten, hat Herr Graf zwar eine mündliche, jedoch noch keine offizielle schriftliche Mitteilung von Microsoft erhalten. (6) Nach Abstimmung aller Beteiligten findet die nächste Arbeitskreissitzung am um 09:00 Uhr in Blankenstein statt. Frau Sachs informiert sich diesbezüglich über Tagungsmöglichkeiten und wird bei der Organisation gern durch die Arbeitskreisleitung unterstützt. Eine Übernachtungsmöglichkeit wird mit der Einladung zum nächsten Arbeitskreistreffen bekannt gegeben.

5 Arbeitskreis NAVISION 5 / 5 Folgende Schwerpunktthemen wurden für die nächste Arbeitskreissitzung definiert: Artikelstrukturen und Variantenmanagement in der Papier-Branchenlösung Stammdatenverwaltung und Stammdatenübernahme bei Migration auf NAVISION 4.x Zentrale Rechteverwaltung und Administration, Möglichkeiten des Standard und Alternativen Andreas Güthling