In diesem Beitrag sollen die einzelnen Möglichkeiten detaillierter erläutert und bei Notwendigkeit mit einem Beispiel hinterlegt werden.

Transkript

1 Inhalte einfügen Das Menü Inhalte einfügen bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten kopierte Elemente wieder in ein Tabellenblatt einzufügen. Dabei kann im Gegensatz zum normalen Einfügen darauf geachtet werden, dass nur bestimmte Elemente der kopierten Zellen eingefügt werden. Weiterhin ist es möglich, beim Einfügen Rechenoperationen mit im Zielbereich vorliegenden Zahlen vorzunehmen, Tabellen um 90 zu drehen oder auch Verknüpfungen vorzunehmen. In diesem Beitrag sollen die einzelnen Möglichkeiten detaillierter erläutert und bei Notwendigkeit mit einem Beispiel hinterlegt werden. Auf DDE 1 -Verknüpfungen und OLE 2 -Verknüpfungen soll hier nicht eingegangen werden. Die konkreten Möglichkeiten hängen von der EXCEL-Version ab. Inhaltsverzeichnis 1 Das Menü Inhalte einfügen in den einzelnen EXCEL-Versionen Arbeiten mit dem Menü Inhalte einfügen Allgemeine Vorgehensweise Optionen Einfügen Optionen Operationen bzw. Vorgang Leerzellen überspringen Transponieren Verknüpfungen Dynamic data exchange = Dynamischer Datenaustausch 2 Object linking and embedding = Objekte verbinden und einbetten Fieting, Olaf 1 von , 21:39

2 1 Das Menü Inhalte einfügen in den einzelnen EXCEL-Versionen EXCEL 97 EXCEL 2000 EXCEL XP 2 Arbeiten mit dem Menü Inhalte einfügen 2.1 Allgemeine Vorgehensweise (a) (b) (c) (d) (e) (f) vorgesehene Zellen Kopiervorgang auslösen Zielort auswählen (linke obere Ecke) Bearbeiten Inhalte einfügen aufrufen benötigte Option auswählen Bestätigung mit OK Fieting, Olaf 2 von , 21:39

3 2.2 Optionen Einfügen Diese Optionen dienen vor allem dem gezieltem Einfügen von Teilelementen kopierter Zellen bzw. dem Entfernen von Formeln bei Erhalt ihrer Ergebnisse. Option Alles Die Option fügt die kopierten Zellen im Zielbereich in ursprünglichem Zustand ein. Spaltenbreiten werden dabei jedoch nicht mit übertragen. Sie entspricht dem normalen kopieren. Option Formeln Es werden im Zielbereich nur die vorhandenen Werte (Texte, Zahlen mit, Formeln ihren Ergebnissen) eingefügt. Alle Formatierungen und andere Festlegungen werden nicht übernommen. Option Werte In den Zielbereich werden nur Werte übernommen. Dabei werden vorhandene Formeln aus den kopierten Zellen entfernt, d.h. es werden dort nur die Ergebnisse der Formelberechnungen eingetragen. Formatierungen werden nicht übernommen. Sollte der Quellbereich mit dem Zielbereich identisch sein, ist der Formelapparat unwiederbringlich verloren. Diese Option hatte z.b. bei Artikellisten, deren Preise von DM auf EUR umgestellt (umgerechnet) werden mussten, Sinn. Wenn man nach der Umrechnung die Spalte mit den DM- Preisen löschen wollte, da nicht mehr gebraucht, kann es in der berechneten EUR-Spalte zur Fehlermeldung #BEZUG!. Wurde jedoch die EUR-Spalte mit der Option Werte wieder in den gleichen Bereich eingefügt, konnte man die DM-Spalte bedenkenlos löschen, da in der EUR-Spalte keine Formeln mehr enthalten waren. Eine weitere Möglichkeit soll in einem anderen Beitrag Überführen von Daten in die erste Normalform demonstriert werden. Option Formate In diesem Fall werden alle Formatierungen (außer Spaltenbreite) in den Zielbereich übertragen. Alle Texte, Konstanten und Formeln mit ihren Ergebnissen werden nicht eingetragen. Optionen Kommentare Sollten für Zellen des Quellbereiches Kommentare festgelegt worden sein, werden bei dieser Option im Zielbereich nur die Kommentare eingetragen. Alle Werte, Formatierungen und andere Einstellungen werden nicht übernommen. Option Gültigkeit Wenn in den Zellen des Quellbereiches Gültigkeitsprüfungen festgelegt wurden, werden in diesem Fall im Zielbereich nur diese Festlegungen eingetragen. Alle anderen Werte, Formatierungen und Festlegungen werden nicht übernommen. Fieting, Olaf 3 von , 21:39

4 Option Alles außer Rahmen Bei dieser Option werden alle Einträge, Formatierungen und Festlegungen (außer Rahmen) übertragen. Option Spaltenbreite Hier werden nur die Spaltenbreiten des markierten Quellbereiches auf den Zielbereich übertragen. Alle anderen Eintragungen, Formate und Festlegungen werden nicht übernommen. Option Formeln und Zahlenformate Bei der Auswahl dieser Option werden in den Zielbereich alle Einträge einschließlich Formeln und ihrer Ergebnisse übertragen. Es werden alle Formatierungen entfernt. Nur die Formatierung aller Zahlen (z.b. Währungsformatierung, %-Formatierung) bleibt erhalten. Option Werte und Zahlenformate Bei dieser Option werden alle Formatierungen (außer Zahlenformate) beim Einfügen in den Zielbereich entfernt. Außerdem werden im Zielbereich alle Formeln entfernt und in den entsprechenden Zellen durch ihre Ergebnisse einschließlich ihrer Formatierungen ersetzt. 2.3 Optionen Operationen bzw. Vorgang Bei diesen Optionen werden Rechenoperationen mit denen im Zielbereich vorliegenden Zahlen vorgenommen. Dabei kann es sich um Additionen, Subtraktionen, Multiplikationen und Divisionen handeln. Das soll an folgendem kleinen Beispiel demonstriert werden, indem eine Addition der Werte des Zielbereiches mit denen des Quellbereiches beim Einfügen vorgenommen werden soll. In diesem Fall wurden die Zellen B4:E6 markiert und in den untenstehenden Zielbereich eingefügt. Fieting, Olaf 4 von , 21:39

5 Dabei sollte darauf geachtet werden, dass Formeln auf diese Art und Weise ebenfalls addiert werden, was zu falschen Aussagen führen kann. Das soll in den folgenden Abbildungen demonstriert werden. Eine Kombination mit den Optionen Einfügen ist nicht besonders sinnvoll. Es sollte die Einstellung Alles gewählt werden. 2.5 Leerzellen überspringen Wenn im Zielbereich Einträge vorliegen, so werden diese generell durch die Zellen des Quellbereiches überschrieben Das gilt auch, wenn im Quellbereich Leerzellen vorliegen. D.h., es werden im Zielbereich die vorliegenden Zahlen ebenfalls durch Leerzellen ersetzt werden. Wird jedoch die Option Leerzellen überspringen ausgewählt, werden im Zielbereich alle Einträge überschrieben, wobei die Einträge erhalten bleiben, die den Leerzellen des Quellbereiches entsprechen. Ein richtiges praktisches Beispiel kann ich aus mangelnder Phantasie nicht liefern. 2.5 Transponieren Diese Funktion besitzt eine große praktische Bedeutung. Sehr oft kommt es vor, dass bei der Anlage von Tabellen der Aufbau in Zeilen und Spalten ungünstig gewählt wurde. Es wird später oft festgestellt, dass es besser gewesen wäre, wenn die Spalten anstelle der Zeilen und umgekehrt angeordnet wären. Deshalb bringt das Transponieren der Tabelle eine echte Alternative zum Neuaufbau der Tabelle und der Neueingabe der Werte. Fieting, Olaf 5 von , 21:39

6 Der einzige Nachteil besteht darin, dass bestimmte Formatierungen (Rahmen) zerstört werden. Deshalb sollte diese Variante mit entsprechenden Optionen von Einfügen gekoppelt werden. 2.6 Verknüpfungen Bei Auswahl dieser Option werden im Zielbereich Verknüpfungen mit dem Quellbereich vorgenommen. Leere Zellen werden mit dem Wert 0 ausgegeben. Formatierungen werden nicht übernommen. Ansicht der Bereiche in der Werteansicht Ansicht der Bereiche in der Formelansicht Fieting, Olaf 6 von , 21:39