Microsoft Dynamics NAV Handbuch FKFS

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1 Microsoft Dynamics NAV Anwenderdokumentation NAV Client Zeit-/Urlaubserfassung Mitarbeiter SME Microsoft Dynamics NAV Handbuch Version: 1 N:\NAV2013\Schulungsunterlagen \NAV Client Zeit-

2 Inhalt Kapitel 1 Systemzugang... 3 Allgemein... 3 Kapitel 2 Zeiterfassung... 4 Allgemein... 4 Erfassung Stunden... 5 Zeiterfassung abschließen... 7 Kapitel 3 Urlaubserfassung... 8 Allgemein... 8 Urlaubsantrag und Genehmigung... 8 Zeiterfassung Urlaub Storno Urlaub Kapitel 4 Monatsbericht Kapitel 5 Fragen und Support Seite 2

3 Kapitel 1 Systemzugang Allgemein Bei Nutzung eines Rechners mit installiertem Client Microsoft Dynamics NAV über die Verknüpfung öffnen. Der NAV Client verwendet die Windows Anmeldung für den Login in Navision. Es öffnet sich immer der zuletzt geöffnete Mandant. Ggf. Mandanten wechseln ( / IVK), Mitarbeiter die nur einem Institut zugeordnet sind, haben auch nur einen Mandanten in der Auswahl. Das Rollencenter ist die Startseite beim Öffnen von Microsoft Dynamics NAV. Je nach zugewiesenen Rollen und Aufgaben kann dieses unterschiedlich aussehen. Echtmandant! Seite 3

4 Kapitel 2 Zeiterfassung Allgemein Jeder Mitarbeiter hat ein eigenes Zeiterfassungsblatt. Dieses muss beim erstmaligen Arbeiten in NAV einmalig ausgewählt werden. Die Zeiterfassung anschließend nochmals schließen und neu starten. Beim erneuten Öffnen ist dieses dann automatisch voreingestellt. Auf Grundlage eines Basiskalenders und der vertraglich vereinbarten Wochenarbeitszeit werden (ggf. in beiden Mandanten) für jeden Mitarbeiter die Kapazitäten hinterlegt. Die Kapazitäten entsprechen der SOLL-Arbeitszeit. Die Pflege der vertraglich vereinbarten Wochenarbeitszeit (Kapazität) erfolgt für IVK durch Elke Schmid/Beate Weiss, für durch Helga Apelt/Daniela Bock. Seite 4

5 Im Basiskalender sind arbeitsfreie Zeiten, wie Wochenende oder Feiertage hinterlegt und müssen daher NICHT separat erfasst werden. Heilig Abend und Silvester sind zwar keine offiziellen Feiertage, wurden aber als solche im System hinterlegt und müssen daher NICHT separat erfasst werden. Gebucht wird nur die tatsächlich gearbeitete Zeit (wie bisher getrennt nach Normalstunden und Mehrstunden) und Abwesenheitszeiten wie Krankheit, Fortbildungszeiten etc. Urlaub darf NICHT manuell erfasst werden, siehe Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.. Abfeiern von Mehrarbeit wird NICHT erfasst! Dies errechnet sich automatisch aus der Differenz zwischen Kapazität und gebuchter Arbeitszeit. Erfasst wird wie bisher in Industrieminuten im Viertelstundentakt (0,25/0,5/0,75/1 usw.) Die Unterscheidung von Normalstunden und Mehrstunden erfolgt über den Arbeitstyp. Der Arbeitstyp S1 für Normalstunden ist vorbelegt. Die Freischaltung der Mitarbeiter auf Kundenprojekte und spezielle interne Projekte erfolgt durch die Projektverantwortlichen (in der Regel die Bereichsleiter), die allgemeinen internen Projekte (Ausfallzeiten, Fortbildung etc.) sind für jeden Mitarbeiter freigeschaltet. Die Zeiterfassung kann laufend durchgeführt werden (täglich, wöchentlich, monatlich), die Zeiten müssen spätestens am 10. Werktag des Folgemonats freigegeben in der Verwaltung vorliegen. Am 11. Werktag erfolgt eine Erinnerung an den Mitarbeiter, am 15. Werktag an den Mitarbeiter und den Vorgesetzten. Erfassung Stunden Aufruf des Zeiterfassungsblatts aus dem Rollencenter im Menübaum links, oder über die Aktions-Buttons. Feld Pflichtfeld Beschreibung Kapazitäts-Status Prüft ob für den ausgewählten Tag Kapazitäten hinterlegt sind Buchungsdatum Ja Leistungstag Projektnummer Ja Interne Projekte oder Externe Projekte (Kundenaufträge) Position Ja Projektzeile Art Ja Für Zeiterfassung immer Ressource (wird vorbelegt) Nr. Ja Eigene Ressourcennummer (wird vorbelegt) Seite 5

6 Beschreibung Buchungstext Wird aus der Projektzeile (Position) übernommen und kann ggf. angepasst werden Zusätzlich zur Beschreibung können bei Bedarf weitere Informationen zum Zeiteintrag erfasst werden, bei Auswahl öffnet sich eine neue Seite zur Eingabe: Menge Ja Anzahl der Stunden Einheitencode Ja Der Basiseinheitencode für Ressourcen ist Stunde STD Arbeitstypencode Ja S1 für Normalstunden ist vorbelegt Zeit von Zeit bis Zeit Pause Projekt Beschaffungsnr. Alternativ zur Menge kann auch die Zeit von - bis und Pause eingegeben werden, Zeit in Stunden wird dann vom System berechnet. Bei Verwendung der Beschaffungsplanung im Projekt; ist nur eine Beschaffungsnummer vorhanden, wird die Nr. automatisch vorbelegt KST Code Ja Kostenstelle, entspricht dem Fachbereich der Ressource, wird vorbelegt KTR Code Ja Kostenträger, entspricht dem Projekt (Intern/Kundenauftrag) Deb Code Ja Entspricht dem Debitor des Projektes Die Werte eines Feldes können mit F8 aus der Zeile darüber übernommen werden, oder analog zu Excel über rechte Maustaste in der ersten Zelle die komplette Zeile kopieren und erneut einfügen. Die Erfassung der Mehrstunden erfolgt analog zur Erfassung der Normalstunden. Hier muss lediglich der Arbeitstyp auf die entsprechende Art der Mehrstunden geändert werden. Arbeitstyp Beschreibung S1 Normale Stunden (100%) S2 Mehrstunden (125%) Montag bis Samstag (Sa bis 5 Std.) S3 Mehrstunden (150%) Samstag (über 5 Std.), Sonntag, Feiertage S4 Mehrstunden (200%) Seite 6

7 Zeiterfassung abschließen Nach Eintrag der Zeilen durch den Mitarbeiter werden diese markiert (analog zu Excel) und über den Button Status Vorlage setzen die Zeiten an den Vorgesetzten zur Prüfung übergeben. Nach Freigabe durch den Vorgesetzten werden die Zeiteinträge in der Verwaltung verbucht und stehen dann in den Projekten als Verbrauch zur Verfügung. Workflow bei Rückgabe Bei Rückgabe der Zeiten wird der Mitarbeiter über einen Workflow innerhalb von NAV informiert und kann die Einträge nach Rücksprache mit dem Vorgesetzten korrigieren. Seite 7

8 Nach Korrektur muss die Workflow Aufgabe beendet werden. Kapitel 3 Urlaubserfassung Allgemein Der Urlaubsanspruch pro Kalenderjahr wird von der Lohnbuchhaltung zu Jahresbeginn gepflegt, ebenso die evtl. im Lauf des Jahres entstehenden Sonderurlaubstage. Diese werden summiert und ergeben den Gesamt zur Verfügung stehenden Urlaub. Beim Urlaubsantrag wird nicht mehr zwischen Urlaub und Sonderurlaub unterschieden. Als Mitarbeiter werden lediglich Urlaubsanträge (keine Ansprüche!) erfasst. Die Planung, Genehmigung und Erfassung von Urlaubstagen erfolgt in 2 Schritten: 1. Urlaubsantrag und Genehmigung 2. Zeiterfassung und Genehmigung Urlaubsantrag und Genehmigung Aufruf der Urlaubserfassung aus dem Rollencenter im Menübaum links, oder über die Aktions-Buttons. Seite 8

9 Feld Pflichtfeld Beschreibung Person Nr. Ja Eigene Ressourcennummer (wird vorbelegt) Postenart Ja Urlaubsantrag (Anspruch nur Lohnbuchhaltung!) Buchungsdatum Ja Tag der Antragstellung (=heute) Belegnr. Ja Wird mit der ersten noch offenen Anspruchsnummer vorbelegt. ACHTUNG! Reicht der Restanspruch nicht mehr für den kompletten Urlaubsantrag aus, muss eine 2. Zeile angelegt werden auf den nächsten Anspruch!!! Beschreibung Wird aus dem Anspruchsposten vorbelegt Anfang Ja Beginn Urlaubsantrag (muss immer ein Wochentag sein!) Ende Ja Ende Urlaubsantrag Urlaubstage Ja Anzahl wird aus Anfang und Ende berechnet Genehmigt Genehmigung durch den Vorgesetzten Genehmigt am / Genehmigung durch den Vorgesetzten Genehmigt von Status Vorlage / Freigabe / Rückgabe Nach Eingabe des Urlaubsantrags entsprechend markieren und über den Button Status Vorlage setzen den Antrag an den Vorgesetzten zur Prüfung übergeben. Der Vorgesetzte wird über einen Workflow innerhalb von NAV informiert und kann dann den Urlaub freigeben. Nach Freigabe durch den Vorgesetzten werden die Urlaubsanträge in der Verwaltung verbucht (jeweils im Monat des Urlaubsantritts). Mit der Buchung werden die Urlaubsanträge als Zeiterfassungszeilen in das jeweilige Buchblatt übertragen. Ein Urlaubsschein kann optional für den Eigenbedarf ausgedruckt werden, muss aber nicht mehr in der Verwaltung abgegeben werden. Die elektronische Freigabe durch den Vorgesetzten zählt als Unterschrift. Seite 9

10 Zeiterfassung Urlaub Mit der Buchung des Urlaubsantrages, werden im Zeiterfassungsbuchblatt automatisch die entsprechenden Zeiteinträge für die Urlaubstage erstellt. Daher Urlaubstage NICHT manuell in der Zeiterfassung eintragen wenn der Urlaubsantrag noch nicht verbucht sein sollte! Diese müssen mit der restlichen Zeiterfassung wieder über Status Vorlage setzen an den Vorgesetzten zur Freigabe gestellt werden. Storno Urlaub Das Stornoverfahren ist abhängig vom Status des Urlaubsantrags. Urlaubserfassung Urlaubsschein gedruckt Eingeplant Genehmigt Gebucht ToDo (immer oben anfangen und ggf. alle Schritte durchlaufen) Ja Nein Nein Nein Nein Löschen der Urlaubserfassung Ja Ja Nein Nein Nein Löschen der Urlaubserfassung, Vernichten des Urlaubsscheins Ja Ja Ja Nein Nein Löschen der Planungszeilen, Löschen der Urlaubserfassung, Vernichten des Urlaubsscheins Ja Ja Ja Ja Nein Genehmigt Haken entfernen (Vorgesetzter), Löschen der Planungszeilen, Löschen der Urlaubserfassung, Vernichten des Urlaubsscheins Ja Ja Ja Ja Ja Löschen der Planungszeilen, Urlaubsantrag über den gleichen Zeitraum mit negativen Urlaubstagen (Vorgehen analog Urlaubsantrag und Genehmigung) Wurden die Zeiterfassungszeilen für die zu stornierenden Urlaubstage bereits gebucht, so müssen die aus dem negativen Urlaubsantrag resultierenden Zeilen ebenfalls gebucht werden. Ansonsten können die jeweils entsprechenden Zeilen im Zeiterfassungsbuchblatt (positiv und negativ) gelöscht werden. Seite 10

11 Kapitel 4 Monatsbericht Ein Monatsbericht kann optional für den Eigenbedarf ausgedruckt werden, muss aber nicht mehr in der Verwaltung abgegeben werden. Die elektronische Freigabe durch den Vorgesetzten zählt als Unterschrift. Es muss lediglich der Datumsfilter auf den gewünschten Zeitraum angepasst werden: Vorschau: öffnet den Bericht in der Seitenansicht Drucken: bietet die Auswahl auf Drucker, pdf, Word oder Excel Auf dem Monatsbericht werden sowohl bereits gebuchte Zeiten als auch Zeiten die noch in Bearbeitung sind ausgegeben. Seite 11

12 Kapitel 5 Fragen und Support Fragen und Probleme zu Technik (Fehlermeldungen, Anmeldung nicht möglich etc.) Bitte möglichst immer mit Angabe IVK/ und Screenshot der Fehlermeldung an Inhaltliche Fragen, Rückfragen bei Anmahnung etc. Edeltraud Lechner Seite 12

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