Die besten Tipps Ihres Steuerberaters

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1 Die besten Tipps Ihres Steuerberaters Ute Zemann-Zipser Steuerberaterin Vorstandsmitglied der Steuerberaterkammer Berlin

2 Hürden kennen Hürden nehmen Die Top-Pleite-Ursachen sind: Finanzierungsmängel Informationsdefizite Qualifikationsmängel Planungsmängel Familienprobleme Überschätzung der Betriebsleistung Bereiten Sie sich gut vor und informieren Sie sich rechtzeitig über die verschiedenen Fallstricke und Hürden, um ihnen auch rechtzeitig auszuweichen!

3 Formalitäten Anmeldung und Genehmigung Wer einen eigenen Betrieb gründet, muss eine Reihe von Anmeldeformalitäten und gesetzlichen Vorschriften beachten: Gewerbeamt Handelsregister Finanzamt Agentur für Arbeit Berufsgenossenschaft Gesundheitsamt Bauamt Gewerbeaufsichtsamt Umweltamt Sozialversicherung Versorgungsunternehmen besondere Genehmigungspflicht Tipp: Die Unterstützung durch einen Steuerberater spart Behördenärger

4 Wer zahlt welche Steuern? Und wann?* Steuerart Wer? Wann? Umsatzsteuer Einkommensteuer Jeder Unternehmer (Ausnahmen: i.d.r. typische Umsätze bestimmter Berufsgruppen z. B. Ärzte, Physiotherapeuten) Unternehmer (natürliche Personen) I.d.R. zum 10. des Folgemonats nach einem Vorauszahlungszeitraum (Monat oder Quartal) Vierteljährliche Vorauszahlung; Steuererklärung nach Ablauf des Kalenderjahres Körperschaftsteuer GmbH, AG, Genossenschaft Vierteljährliche Vorauszahlung; Steuererklärung nach Ablauf des Kalenderjahres Gewerbesteuer Kirchensteuer Alle Gewerbetreibende aus Industrie, Handel, Handwerk, Dienstleistungen (ausgenommen: Freie Berufe und Landwirtschaft) Erwerbstätige Angehörige der Kirchen, die KiSt erheben dürfen Vierteljährliche Vorauszahlung; Steuererklärung nach Ablauf des Kalenderjahres Vierteljährliche Vorauszahlung; keine eigene Steuererklärung (folgt der ESt- Erklärung) Lohnsteuer Arbeitgeber für Arbeitnehmer Je nach Zeitraum der Lohnzahlung (wöchentlich, monatlich) * Quelle: BMWi 4

5 Höhe der Steuervorauszahlungen richtig ansetzen Oftmals werden fällig werdende Steuervorauszahlungen nicht in ausreichender Höhe angesetzt (noch) nicht gezahlte Steuern sind faktisch eine zinslose Kreditvereinbarung mit dem Finanzamt, Tilgung des Kredits komplett in einer Schlussrate! Wichtig ist die Planung/der Blick auf ausreichende Liquidität im Unternehmen GesellschafterIn erhält persönlichen Steuerbescheid: Entzug der für das operative Geschäft benötigten Liquidität Finanzielle Schieflage? 5

6 Richtiges Timing bei der Umsatzsteuer Die monatliche Umsatzsteuer muss seit dem 1. Juli 2006 bei einem Jahresumsatz von bis zu Euro im Vorjahr nur noch für die Entgelte angemeldet und an das Finanzamt überwiesen werden, die der Unternehmer auch vom Kunden erhalten hat. (Ist-Versteuerung) Dies gilt jedoch nur dann, wenn der Unternehmer einen diesbezüglichen Antrag gestellt hat und dieser vom Finanzamt positiv beschieden wurde. Aus Rechnungen für erhaltene Lieferungen und Leistungen kann die Vorsteuer von der Umsatzsteuer abgezogen werden, wenn die Rechnung die im Umsatzsteuergesetz festgelegten Merkmale aufweist. Dies gilt nicht für Kleinunternehmer Achtung! Neugründer müssen grundsätzlich ihre Umsatzsteuer in den ersten beiden Jahren monatlich anmelden. 6

7 Richtiges Timing bei der Umsatzsteuer Die Umsatzsteuer hat immer auch direkte Auswirkungen auf die Liquidität Ihres Unternehmens. Beantragung einer Dauerfristverlängerung Unternehmen reichen ihre Umsatzsteuervoranmeldung erst einen Monat später beim Finanzamt ein verspätete Erstattung bzw. Verrechnung von Vorsteuerbeträgen aus Einkaufsrechnungen (besonders in der Anfangsphase bei Investitionen hoch) Das Finanzamt zahlt Umsatzsteuer-Erstattungen erst nach Freigabe vom Sachbearbeiter aus. Bei außerordentlich hohen Vorsteuerbeträgen kann man den Vorgang beschleunigen, indem man die Kopie der kurz vor Übermittlung der USt-Voranmeldung relevanten Eingangsrechnungen an das Finanzamt schickt. 7

8 Vorsteuerabzug nur bei korrekter Rechnungsstellung möglich Grundbegriffe zur Rechnung: Welche Rechnungsangaben sind Pflicht? vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers Ausstellungsdatum (Vor- und Rückdatierung ist unzulässig) fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer, darf nur einmalig vergeben sein) Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände, Umfang und Art der sonstigen Leistung Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (bei Abschlagsrechnungen Angabe des Zeitpunkts des vereinnahmten Entgelts), sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist nach Steuersätzen oder einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts anzuwendender Steuersatz ist auszuweisen auf das Entgelt entfallender Steuerbetrag ist gesondert auszuweisen Hinweis auf eventuelle Steuerbefreiungen Hinweis auf die Aufbewahrungspflichten des Leistungsempfängers, der nicht Unternehmer ist, bzw. Unternehmer ist, die Leistung aber dem nichtunternehmerischen Teil zuzuordnen ist 8

9 Vereinfachte Abrechnung - Kleinbetragsrechnungen Entgelt zuzüglich Steuer 150,00 1. vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers 2. Ausstellungsdatum (Vor- und Rückdatierung ist unzulässig) 3. Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände, Umfang und Art der sonstigen Leistung 4. Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag sind in einer Summe auszuweisen 5. anzuwendender Steuersatz ist auszuweisen; im Falle einer Steuerbefreiung Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt 9

10 Welche Rechtsform ist für Sie geeignet? Es gibt weder die optimale Rechtsform noch die Rechtsform auf Dauer. Wägen Sie persönliche, steuerliche, betriebswirtschaftliche und gesellschaftsrechtliche Kriterien genau ab. Fragen Sie sich unter anderem: Wollen Sie Ihr Unternehmen alleine führen? Wollen Sie möglichst wenig Formalitäten bei der Gründung haben? Wie viel Eigenkapital können Sie aufbringen? Wie umfangreich soll Ihre Haftung sein? Wie aufwändig darf Ihre Buchführung sein? Tipp: Beziehen Sie in die Entscheidung frühzeitig einen Steuerberater oder Rechtsanwalt ein

11 Tipps zur Rechtsformwahl Begrenzte Haftung des Gründers und Absicherung des Privatvermögens (z. B. GmbH) GmbH ist u. U. die falsche Wahl, wenn man im ersten Jahr nicht mit großen Überschüssen rechnet: Steuerlich ist die Wahl der Rechtsform u.a. maßgeblich für die damit verbundenen Steuerarten Mehr Steuerarten bei Kapitalgesellschaften als bei Personengesellschaften: i.d.r. Gewerbe- und Körperschaftsteuer plus Lohnsteuer für den Geschäftsführer. Keine Verrechnung von Verlusten mit privaten Einkünften bei Gesellschaftern einer Kapitalgesellschaft etwa aus Vermietung und Verpachtung Bei anderen Rechtsformen ist dies möglich. 11

12 Tipps zur Rechtsformwahl Vorteil Kapitalgesellschaft: Wenn Gründer gleich groß ins Geschäft einsteigen, etwa weil sie aus der Zeit als Angestellte einen festen Kundenstamm mitbringen, fahren Sie mit einer Kapitalgesellschaft besser: 15% Körperschaftssteuer auf den Gewinn 7-16% Gewerbesteuer je nach Gemeinde konstante Steuerlast von max. 31% Die Einkommensteuer hingegen steigt progressiv an bis zu 42% Unternehmergesellschaft (UG) Kalkulation mit einem konstanten Steuersatz möglich Kosten als Geschäftsführer voll als Betriebsausgabe abziehbar (vgl. GmbH) 12

13 Die Finanzierung wenn es ums Geld geht Nach Angaben der KfW-Mittelstandsbank sind Finanzierungsmängel der Hauptgrund für das Scheitern von Unternehmensgründungen. Wesentliche Gründe sind: zu wenig Eigenkapital keine rechtzeitige Verhandlungen mit Kreditgebern unzureichende Planung des Kapitalbedarfs unkritische Kreditaufnahme kein Einsatz öffentlicher Mittel und Förderhilfen Tipp: Nehmen Sie sich Zeit für eine solide Finanzplanung. Oder wenden Sie sich hierzu an den steuerlichen Berater

14 Die Finanzierung wenn es ums Geld geht Und wenn Sie persönlich noch so geeignet sind: Die Gründung lohnt sich nur dann, wenn Sie auf Dauer Gewinn machen. Beantworten Sie daher folgende Fragen: Lohnt sich der Aufwand? Wie viel Geld muss bzw. will ich mit meiner Selbständigkeit verdienen, um meine laufenden Kosten zu finanzieren? Und um eine finanzielle Reserve zu schaffen? Wird mein Unternehmen genug Geld erwirtschaften? (Rentabilitätsvorschau) Was soll es kosten? (Kapital- oder Finanzbedarf) Wie viel Geld brauche ich langfristig? (Investitionsplan) Wie viel Geld brauche ich kurz- und mittelfristig? (Liquiditätsplan) Wer soll das bezahlen? Finanzierung?

15 Management und Controlling nehmen Sie es ernst Wie erfolgreich ist mein Unternehmen beherrschen Sie das kaufmännische Einmaleins: Ist mein Unternehmen zahlungsfähig? Sind alle Rechnungen bezahlt? Welche Kosten habe ich? Welche Preise soll ich nehmen? Habe ich gut geplant? Wie erfolgreich arbeitet mein Unternehmen? Wie hoch ist mein Gewinn? Jahreserfolgsrechnungen Liquiditätsplanung Forderungsmanagement Kostenrechnung Preiskalkulation Soll-Ist-Vergleich Erfolgsrechnung

16 Management und Controlling nehmen Sie es ernst Die Buchführung Geschäftsentwickl ung Information über Art und Höhe der Forderungen Wie hoch sind die Umsätze/Gewinne bezogen auf die genannten Zeiträume? Haben die Einnahmen die Ausgaben gedeckt? Mit welchen Kunden wurden welche Umsätze erreicht? Welche Ausgaben sind pro Jahr/Quartal/Monat angefallen? Wie ist die Liquidität des Unternehmens? Wie wird sie sich entwickeln? Für welche Ausgangsrechnungen ist noch kein Zahlungseingang zu verzeichnen (offene Posten)?

17 Management und Controlling nehmen Sie es ernst Praxis-Tipps (für kleine Unternehmen) Buchführungskurs besuchen Kassenbuch besorgen am einfachsten ist hier eine Softwarelösung alle Rechnungsbelege sammeln Ordner für Kunden-Rechnungen anlegen (Rechnungsausgangsbuch) Unbezahlte Rechnungen kennzeichnen oder gesondert sammeln Ordner für Lieferanten-Rechnungen anlegen (Rechnungseingangsbuch) Unbezahlte Rechnungen kennzeichnen oder gesondert sammeln Beträge z. B. im Kassenbuch übersichtlich in Rubriken (Konten) eintragen Einnahmen/Ausgaben vollständig erfassen und richtigem Konto zuordnen Einnahmen/Ausgaben für bestimmte Zeiträume rechtzeitig erfassen (vor allem für die monatliche oder quartalsmäßige Umsatzsteuervoranmeldung) Einnahmen/Ausgaben nachprüfbar erfassen: z. B. durchnummerierte Rechnungen, Quittungen Kein Eintrag ohne Beleg!

18 Management und Controlling nehmen Sie es ernst Die Liquiditätsplanung ist mein Unternehmen zahlungsfähig? So können Sie die Liquidität steuern: Räumen Sie kein zu langes Zahlungsziel ein Vereinbaren Sie An- oder Teilzahlungen Halten Sie den Forderungen nach Nutzen Sie nur in Ausnahmen den Kontokorrent-Kredit Ihrer Bank (nicht für Investitionen) Handeln Sie nicht eigenmächtig sprechen Sie Änderungen mit Ihren Kunden und Lieferanten ab Verkauf und anschließendes Leasing von Objekten Faustregel: Eine eisernen Reserve (eigene flüssige Mittel plus Bankkreditlinie) muss für drei Monate ausreichen

19 Management und Controlling nehmen Sie es ernst Sind alle Rechnungen bezahlt? Ein gutes Forderungsmanagement umfasst 8 Punkte: 1. Prüfen Sie die Kreditwürdigkeit Ihrer Kunden 2. Vorsicht bei großzügigen Zahlungszielen 3. Stellen Sie Ihre Rechnung so schnell wie möglich 4. Überwachen Sie Ihre Zahlungseingänge 5. Organisieren Sie Ihr Mahnwesen 6. Planen Sie Ihre Ein- und Auszahlungen 7. Sprechen Sie frühzeitig mit Ihrer Bank wegen der Finanzierung Ihrer Forderungen 8. Lassen Sie sich beim Forderungseinzug helfen

20 Management und Controlling nehmen Sie es ernst Wie erfolgreich arbeitet mein Unternehmen? Erfolgsrechnung zeigt Ihnen, ob der Laden läuft, ob Sie genügend Aufträge haben, ausgelastet sind, die Kosten decken können etc. Gegenüberstellung von Erlösen und Kosten Differenz zwischen Ihren Erlösen und Kosten ist die Gesamtleistung Ihres Unternehmens erforderliche Zahlen erhalten Sie aus: Ihrer Buchführung Aufträgen (wie hoch sind die vereinbarten Rechnungsbeträge?) den Bestandsaufnahmen von Waren (für Handel und produzierendes Gewerbe) Wie viel Gewinn machen Sie mit Ihrem Unternehmen? Umsatzrentabilität: Gewinn x Umsatz = x Prozent im Jahr Umsatz

21 Management und Controlling nehmen Sie es ernst Wie hoch ist mein Gewinn? Jeder Unternehmer ist verpflichtet, eine Jahreserfolgsrechnung durchzuführen. Das verlangen das HBG, das Finanzamt (Grundlage für Steuerfestsetzung), die Krankenkassen und die Banken. Einnahmen-Überschussrechnung für kleine Unternehmen, die eine einfache Buchführung betreiben dürfen: - Freiberufler - Einzelunternehmer, die nicht unter die Bilanzierungsvorschriften fallen - Gewerbetreibende bis Euro Umsatz oder Euro Gewinn Gewinn- und Verlustrechnung plus Bilanz für Unternehmen, die zu doppelter Buchführung verpflichtet sind. Seit 2013 Pflicht zur Abgabe einer E-Bilanz (Taxonomie) Auch Einnahme-Überschussrechnungen müssen elektronisch übermittelt werden (bereits seit 2011)

22 Der Einsatz von IT oder: die richtige Organisation Die richtige Organisation kostet zwar am Anfang Zeit und Geld. Sie zahlt sich jedoch umso schneller in Euro und Cent aus, je besser sie ist. Was sollte gut organisiert werden? die Dokumenten-Ablage der persönliche Arbeitsplatz die Arbeitsabläufe die Kommunikation Fragen Sie sich kritisch: Wie viel Zeit und Wissen habe ich bzw. kann ich aufbringen? Tipp: Konzentrieren Sie sich auf Ihren Geschäftszweck und delegieren Sie entsprechende Aufgaben, z. B. an Ihren Steuerberater

23 Die moderne Buchführung Unternehmen DATEV Kanzlei Belege senden DATEV Unternehmen online Auftragswesen/Belegerfassung Ausgangsrechnungen Eingangsrechnungen Kasse aktuelle Buchführung digitales Belegarchiv Zahlungen erstellen Auswertungen einsehen Scanner/Fax Absicherung durch DATEV midentity Buchführung in der Kanzlei

24 Mängel in der Buchführung vermeiden laufend aktuelle Zahlen für die Steuerung des Unternehmens, z. B.: Top 10-Kunden Top 10-Lieferanten Hochrechnung Plan/Ist-Vergleich 25

25 Verträge schließen Besonderheiten für die steuerliche Anerkennung: Verträge müssen inhaltlich dem zwischen Fremden Üblichen entsprechen und so auch tatsächlich durchgeführt werden. Steuerliche Berücksichtigung für Arbeitsleistungen, Darlehen oder Überlassung von Gegenständen (Arbeitsverträge, Darlehensverträge und Mietverträge) Mündliche Verträge möglich (bei GbR) Besondere Formvorschriften: nahe Angehörige Mitglieder der Familie Steuerwirksame Berücksichtigung der Unterstützung bei unterstützender Tätigkeit bzgl. der Unternehmensgründung Steuerlich werden keine rückwirkenden Vereinbarungen anerkannt (im Gegensatz zum Zivilrecht!)

26 Im Falle eines Falles an die Absicherung denken (1/3) Für den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens ist ein Risikomanagement überlebenswichtig. Sichern Sie sich gegen unvorhersehbare, unberechenbare Risiken ab. Nehmen Sie sich Zeit, um die Risiken für Ihr Unternehmen und für sich selbst als Unternehmer und Privatperson zu definieren. Risiken lassen sich in drei Kategorien einteilen: große Risiken (Ereignisse, die Existenz bedrohen) mittlere Risiken (können gravierende finanzielle Engpässe auslösen ohne größere Kapitaldecke sind auch sie besonders gefährlich.) kleine Risiken (Schäden, die Sie ohne allzu große Probleme selbst begleichen können) Tipp: Auch bei Kapitalgebern können Sie mit einem gut vorbereiteten Risikomanagement punkten

27 Im Falle eines Falles an die Absicherung denken (2/3) Sicherheit für Sie und Ihre Familie. Sie müssen für Ihre Krankenversicherung und Altersversorgung sowie die Absicherung von Berufsunfähigkeit, Unfällen und Ihrer Familie nun selbst sorgen. Gesetzlich oder privat? Sichern Sie die Unternehmenskontinuität im Alltag: Erstellen Sie einen Notfallordner, der im Ernstfall von einem Mitarbeiter leicht gefunden werden kann. Inhalt sollte unter anderem sein: - Wer kann Sie vertreten? Wer hat welche Vollmacht? - Wo sind die Schlüssel? - Wo sind alle wichtigen Unterlagen im Original? - wichtige Listen, z. B. Bankverbindungen, Kapitalanlagen, Versicherungen, Kopien wichtiger Verträge, Grundbuchauszüge, Aufstellung aller laufenden Verbindlichkeiten, Checkliste aller zu veranlassenden Maßnahmen im Fall Ihres Todes und denken Sie daran, diesen Ordner jährlich zu aktualisieren!

28 Im Falle eines Falles an die Absicherung denken (3/3) Praxistipps Prüfen Sie entsprechend der Branchenzuordnung Ihre Versicherungspflichten. Decken Sie das größtes Risiko zuerst und rechtzeitig ab. Wählen Sie eine ausreichende Versicherungssumme. Bezahlen Sie den Erstbeitrag rechtzeitig, sonst besteht kein Versicherungsschutz. Prüfen Sie Komplettpakete. Vereinbaren Sie, wenn möglich einen Selbstbehalt dies spart Kosten. Prüfen Sie, ob Versicherungen bei einer Verbindung gebündelt werden können somit ist der Aufwand für Ihre Organisation überschaubar. Prüfen Sie den Versicherungsbestand mindestens einmal jährlich. Schützen Sie sich vor Einbruch und Datenverlust

29 Fazit: Ihr Steuerberater und DATEV unterstützen Sie gerne Steuerberater DATEV berät Sie rund um die Gründung begleitet Ihr Unternehmen mit betriebswirt-schaftlichem und steuerrechtlichem Know-how und berät Sie, welche Softwarelösungen am besten zu den Anforderungen in Ihrem Unternehmen passen unterstützt die Arbeitsteilung zwischen Steuerberater und Unternehmen mit den passenden Softwarelösungen und bietet unter anderem Dienste des DATEV- Rechenzentrums zur Archivierung Datenübermittlung

30 Sie suchen einen Steuerberater? Sie finden ihn im Steuerberatersuchdienst auf der Homepage der Bundessteuerberaterkammer: oder auf der Homepage der Steuerberaterkammer Berlin: oder beim DATEV-Mitgliedersuchservice. Hier können Sie eine Kanzlei nach Tätigkeitsgebiet in der Steuerberatung oder Branchenkenntnissen auswählen: 31

31 Ansprechpartner Steuerberaterkammer Berlin Wichmannstraße Berlin Tel Ute Zemann-Zipser Steuerberaterin Meiningenallee Berlin Tel Businessplan-Wettbewerb Berlin- Brandenburg Büro in der Investitionsbank Berlin Bundesallee Berlin Tel DATEV eg Niederlassung Berlin Lars Mahling Katharina-Heinroth-Ufer Berlin Tel.: berlin@datev.de 32

32 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Ihre Meinung, Ihre Fragen? Interessant für Sie? Was möchten Sie von uns wissen? erfolgreiche Existenzgründung 33