ITB Business Travel Days Berlin 5. März 2015 / 14:00 14: NP4 GmbH All rights reserved ITB Business Travel Days

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1 Open Booking oder Managed Travel - wo liegt die Zukunft? Powered by VDR Ludger Bals, Senior Director Business Development, NP4 Jens Bäringhausen, Global Travel Manager, Allianz Group ITB Business Travel Days Berlin 5. März 2015 / 14:00 14:45 powered by ITB Business Travel Days

2 ? Gibt der Open Booking-Ansatz mehr Freiheiten oder siegen die klassischen Travel Management-Konzepte? Ist Open-Booking ein Trend im Travel Management? Wie verhalten sich die Anbieter und welche Angebote gibt es? Wie offen kann der Travel Manager seine Prozesse tatsächlich gestalten und wo sind die Grenzen? Gespräch mit Jens Bäringhausen und Ihnen ITB Business Travel Days 2

3 Germany Air Data Collection Keep it simple and local 3

4 Elevator Pitch - Trends im Business Travel Bitte einsteigen, es geht in die 5. Etage 4

5 Trends im Business Travel VDR TrendsPort 2014 Neue Werte in der Gesellschaft Die Generation ICH fordert Klasse statt Masse Die Dienstleister sammeln Daten für neue Angebote und Distributionskonzepte Reisende leben ihre Work-Life-Balance und fordern individuellen Komfort auf Reisen 5

6 Trends im Business Travel VDR TrendsPort 2014 Neue Mobilitätskonzepte im Vormarsch Teilen und nutzen statt besitzen Alternative Ideen werden fester Bestandteil der Mobilitätskonzepte in den Unternehmen Sharing Global Player greifen diesen Trend und das Nutzerverhalten auf 6

7 Trends im Business Travel Smartphones sind nicht zu stoppen Die Infrastruktur für Open Booking Die Forderung an die IT-Abteilungen: I bring my own device Travel Management: I book my own trip Quellen: 1 PhoCusWright ; 2, 3 StarwoodHotels &Resorts, 2012; 4 Concur; 5 Amadeus, 2011; 6 Advito Research, 201 7

8 Elevator Pitch - Managed Booking Bitte einsteigen, es geht in die 8.Etage 8

9 Der Mythos Managed Travel Was wird mit dem Begriff Managed Travel assoziiert? Er schafft Transparenz Verträge, Konditionen, Reisevolumen, Reiseverhalten Gewährleistet die Einhaltung der Reiserichtlinie Er erzeugt Kosteneinsparung Bündelung, Steuerung, beschafft Daten als Basis für Verhandlungen Soll Alternativangebote für Reisen finden Konsolidiert Daten für verschiedene Unternehmenszwecke Er gestaltet effiziente Prozesse Anträge/Genehmigung, Buchung, Abrechnung (End to End) ITB Business Travel Days 9

10 Der Mythos Managed Travel Was wird mit dem Begriff Managed Travel assoziiert? Und wieso eigentlich Mythos? Hätten Sie das gedacht? Including the category Food & Beverages and other travel expenses, 30-40% of all travel related expenses are booked outside of corporate travel systems* *PhoCusWright s U.S. Business Traveler: Managed vs Unmanaged. Rogue 2013 report. ITB Business Travel Days 10

11 Elevator Pitch - Open Booking Bitte einsteigen, es geht in die 15.Etage 11

12 Der Mythos Open Booking Was wird mit dem Begriff Open Booking assoziiert? Freiheit Individualität Smart Innovativ Einfach ITB Business Travel Days 12

13 Der Mythos Open Booking Unternehmen sehen sich mit der Situation konfrontiert, dass Reisende sehr individuell unterschiedlichste Buchungskanäle benutzen: Sogenanntes: Maverick Buying oder Open Booking Im IT-Umfeld schon stärker verbreitet: I bring my own device Bei diesem Trend ist die Kontrolle der Prozesse und der Umgang mit den Daten der kritische Erfolgsfaktor ITB Business Travel Days 13

14 Der Mythos Open Booking und Maverick Buying In mittelständischen Unternehmen ist es zum Teil selbstverständlich, dass Mitarbeiter die Beschaffung selbst in die Hand nehmen Durch Maverick Buying, auch wilder Einkauf genannt, werden etwa 30% an der Einkaufsabteilung vorbei eingekauft* Dies führt zu geschätzten Mehrkosten von ca. 15%, da Rahmenverträge nicht genutzt werden, die Prozesskosten höher sind und ohne Bündelungseffekte keine Preisvorteile erzielt werden* *BME 2013/ Top Kennzahlen im Einkauf ITB Business Travel Days 14

15 Ergebnisse einer Umfrage unter Travel Managern in UK - GBTA % +/ 29% 62% ITB Business Travel Days 15

16 Wie lautet die Herausforderung für das Unternehmen? Dynaxity = Die Dynamik & Komplexität nimmt deutlich zu. Dienstleistung Die Frage ist zu stellen: How to manage Open Booking? Wie kann ein Unternehmen diese Komplexität beherrschen? ITB Business Travel Days 16

17 Option A : Angebote von TMC s hier CWT nutzen Reisebüros investieren massiv in Technik und stellen Applikationen zur Verfügung Vorteile für das Unternehmen: Integration der Online- und Offline-Prozesse Vorteil für den Reisenden: Alles aus einer Hand und vom Unternehmen gewünschte Tools Nachteil: Ein Unternehmen benötigt unterschiedliche Plattformen, wenn mehrere TMC-Partner global im Einsatz sind 17

18 Option C: Einzelanbieter im Markt (Beispiel) Bestehende Lösungen werden verbunden AirPlus Payment Solution und mytaxi Die Unternehmensregeln werden berücksichtigt Der Reisende wird mit einem individualisierten Profil betreut Win-Win. Bequemer Buchungsprozess und automatisierte bargeldlose Sammelrechnung 18

19 Option D: Plattform-Anbieter von Business Travel Apps Anbieter unterstützen durch passende Applikationen die Abläufe in den Unternehmen Durch eine offene Architektur ist Platz für Wachstum und regionale Anbieter Der Plattformanbieter integriert die Schnittstellen und harmonisiert Open Booking und bestehende Geschäftsprozesse 19

20 Option E: Neutrale Anbieter mit Angeboten zur Datenkonsolidierung Neutrale und flexible Schnittstellen zur Abbildung der Unternehmensanforderungen Kombination von Open Booking und BT-Classic als Grundlage zur Prozessoptimierung Content Mgmt Zentrales Regelwerk und Datenbank Datenschnittstellen Risk Mgmt Finanzen/ Buchhaltung Reisekostenabrechnung 20

21 ? Grenzen eines Open Booking -Ansatzes Wie offen kann der Travel Manager seine Prozesse tatsächlich gestalten? Die Antwort findet er in jedem Unternehmen individuell auf die Frage: Welche Unternehmenskultur soll unterstützt werden, und wer treibt und strukturiert die Prozesse? 21

22 Entscheiden Sie, was zu Ihrem Unternehmen passt Managed Travel Sie haben Alle unter Kontrolle Hierarchische Strukturen Stabile Prozesse Überzeugende Managementleistungen Strukturelle Voraussetzung: Der Angestellte, macht was ihm sein Vorgesetzter sagt 22

23 Entscheiden Sie, was zu Ihrem Unternehmen passt Open Booking Sie haben Vieles unter Kontrolle Offene Strukturen Dynamische Organisation Variable Prozesse Kollaboration als Prinzip Jeder ist auch ein = sein Manager Ergebnis und Voraussetzung: Der Mitarbeiter übernimmt Verantwortung für sein Handeln im Unternehmen 23

24 ? Grenzen eines Open Booking -Ansatzes Die Grenzen von Open Booking liegen in den Antworten zu diesen Fragen: Erstellen Sie ein Konzept und bearbeiten Sie die Fragestellungen und Angebote (A-E) Gehen Sie aktiv auf Ihre Fachbereiche IT, Datenschutz und Betriebsrat zu. Wo liegen die Reiseinformationen und wer hat Zugang zu diesen Daten? Haben Sie Vereinbarungen, die am Point of Sales eine Steuerung benötigen? Haben die Mitarbeiter die technischen Voraussetzungen? Wenn nein, wollen Sie diese schaffen? Wo sind die Reisenden, wann und wo? 24

25 Wie offen kann ein Unternehmen seine Prozesse gestalten? Die neuen, aktuellen Angebote ermöglichen es, einem Unternehmen größtmögliche Freiheit bei gleichzeitiger Einhaltung der Regeln und regional unterschiedlichen Anforderungen umzusetzen! ITB Business Travel Days 25

26 ? Pro Der Stellenwert des Travel Management steigt, da es Innovation und strategische Themen im Unternehmen vorantreibt Open Booking unterstützt die Effizienz der Reisenden und betreut diese mit individuellen Instrumenten Die Transparenz steigt für bislang nicht erfasste Prozesse Sie schaffen moderne Prozesse und steigern die Attraktivität Ihres Unternehmens Kontra Bei unkoordinierter Anwendung sind die Grundfunktion des Travel Managements nicht zu gewährleisten Die Fragen des Datenschutzes sind unzureichend geklärt Wenn keine Plattform im Einsatz ist, kann die Komplexität und der Aufwand extrem ansteigen Pre-Trip-Prozesse sind schwer kontrollierbar Für einige Prozesse ist die aktive Zuarbeit der Reisenden notwendig 26

27 Germany Air Data Collection Keep it simple and local 27

28 Wo liegt die Zukunft? Interview mit Jens Bäringhausen Global Travel Manager Allianz Managed Operations & Services (AMOS) und Ihnen ITB Business Travel Days 28