IT Toolset, das innovative Werkzeug für IT Projekte

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1 IT Toolset, das innovative Werkzeug für IT Projekte Mit Integration des Internetportals Konzepte und Pflichtenhefterstellung für IT Lösungen Effiziente Ausschreibungsmethode und Auswertung Transparente und nachvollziehbare Softwareauswahl IT-make-or-buy-Entscheidungen, Standardsoftware oder Individualprogrammierung Benchmarking der eigenen Organisation und IT-Systeme gegen den Standard Benchmarking und Entscheidungshilfe bei der IT-Migration, jetzt oder später migrieren Basis für individuelle IT Projekte und Marktstudien

2 Die Methode Anforderungsprofil Software- Leistungsprofile Auswertung

3 Softwareauswahl / Benchmarking mit einer myitselect - Marktstudie auf CD Kunde Softwareanbieter 1. Kauf der Marktstudie 2. Installation und Start des IT Toolsets 3. Konzepterstellung, ankreuzen Anforderungsprofil 4. Auswertung, Vorauswahl geeigneter Anbieter 5. Ggf. Standardmerkmale individuell ergänzen 6. Evtl. fehlende Anbieter ergänzen 7. Ausschreibung/Anfrage an selektierte Anbieter 1. Kostenlose Präsenz in der Marktstudie mit den Leistungsprofilen der angebotenen Systeme 2. Eingang Kundenanfrage per 3. Anforderung IT Toolset für Ausschreibung 4. Erfassung / Nachbearbeitung des Leistungsprofils 5. Erstellung eines Angebotes 8. Import der Leistungsprofile 9. Auswertung / Angebotsbewertung, 2-3 Favoriten festlegen 10. Workshops vorbereiten 11. Benchmarking-Auswertung / Analysen: ggf. Maßnahmen einleiten / Projekt aufsetzen Softwareauswahl: ggf. Endauswahl aus der Favoritengruppe von 2-3 Anbietern (Anbieterpräsentationen, Workshops, Systemtests, Referenzbesuche, Vertragsverhandlungen, Vertragsabschluss)

4 Softwareauswahl / Benchmarking mit einer myitselect - Marktstudie auf CD Beispiel des Partners HIR, Wiesbaden ERP-/PPS- Marktstudie für Metallbaubetriebe der Fa. Schüco Die Marktstudie, von den ERP-/ PPS-Profis der Fa. HIR im Auftrag und in Zusammenarbeit mit der Fa. SCHÜCO International KG erstellt. Die Marktstudie bietet durch das neue Programm IT Toolset eine Konzept-, Recherche und Auswahlmöglichkeit auf CD-ROM. Es sind ca. 15 Systemanbieter vertreten, deren Programme eine prinzipielle Eignung für Metallbaubetriebe des Fenster-, Türen- und Fassadenbaus aufweisen.

5 Startbild Das Startbild wechselt automatisch nach ein paar Sekunden

6 Merkmalskatalog Der Merkmalskatalog hat folgende Struktur: 1. Kapitel (auswertbare oder nicht auswertbare) 2. Unterkapitel (auswertbare oder nicht auswertbare/ggf. mehrere Stufen ) 3. Merkmale/Fragen 4. Merkmalsausprägungen/mögliche Antworten (Text oder Ja/Nein)

7 Anforderungsprofile verwalten

8 Anforderungsprofile Mit einem oder mehreren Anforderungsprofilen arbeiten, z.b. zur Simulation

9 Anforderungsprofile Unterschiedliche Ordner: - gelb: auswertbare Kapitel - grau: Kapitel mit nicht auswertbaren Textinformationen

10 Anforderungsprofile In auswertbaren Kapiteln das eigene Anforderungsprofil durch ankreuzen erfassen: - unwichtig -normal - wichtig - sehr wichtig -KO-Merkmal

11 Anforderungsprofile Beliebig lange Erläuterungstexte

12 Anforderungsprofile Über Links lassen sich beliebige Dateien auf Kapitel- und Merkmalsebene verknüpfen, z.b. Prozessabläufe, Kalkulationen etc.

13 Anforderungsprofile Mit Links erhält das IT Toolset eine zentrale Cockpitfunktion zur Steuerung aller projektrelevanten Informationen, die immer an der richtigen Stelle zugeordnet sind

14 Vorauswahl Vorauswahl bzw. Verifizierung der prinzipiell in Frage kommenden Systemanbieter über das integrierte myitselect-internetportal

15 Vorauswahl Vorauswahl/Verifizierung mit den aktuell besten Internet-Marktplätzen zur Softwareauswahl

16 Vorauswahl Vorauswahl mit den aktuell besten Internet- Marktplätzen zur Softwareauswahl, z.b. mit dem Software-Marktplatz des Nomina-Verlages

17 Systemanbieter Erstellte Liste der Anbieter, die prinzipiell in die Ausschreibung einbezogen werden könnten (Vorauswahl über das Internet)

18 Systemanbieter Selektion der Anbieter, die die Ausschreibung per erhalten sollen

19 Systemanbieter / Ausschreibung Integrierte -Funktionen mit vorbelegtem Standardtext, wesentlichen Informationen zum Kunden und zum Projekt. Mit individuellen Ergänzungen und automatischem Anhang des Pflichtenheftes

20 Systemanbieter / Ausschreibung Anbieter fordern über das Internetportal myitselect das IT Toolset an, um die Auschreibung zu bearbeiten.

21 Systemanbieter / IT Toolset anfordern Mit der Anforderung des IT Toolset erkennt der Anbieter die von myitselect vorgegebenen Ausschreibungsbedingungen an. Beispielsweise wird das Pflichtenheft im Auftragsfall automatisch Vertragsbestandteil.

22 Leistungsprofile Softwareanbieter erfassen ihre Leistungsprofile durch entsprechendes ankreuzen der Merkmale : - Ja, Standard - Eingeschränkt, ggf. Erläuterung -Nein

23 Leistungsprofile importieren Automatisierter Import der von den Anbietern zurück gesandten Leistungsprofile

24 Auswertung Drei Möglichkeiten der Auswertung: - Gesamtauswertung komprimiert für den Gesamtüberblick (welches System ist in Summe das Beste) - Gesamtauswertung detailliert (welches System ist in Summe das Beste, aber mit allen Details in der Tabelle) - Einzelauswertung (wie schneiden die Systeme in den einzelnen Kapiteln ab, welches System ist da jeweils vorn?)

25 Das Rechenverfahren bei der Auswertung Die Antworten der Anbieter werden bei der Auswertung je Merkmal automatisch wie folgt bewertet: Ja, Standard Ja, eingeschränkt Nein intern = 1 Punkt intern = 0,5 Punkte intern = 0 Punkte Ihre Anforderungen führen zu folgender Gewichtung: unwichtiges Merkmal normales Merkmal wichtiges Merkmal sehr wichtiges Merkmal KO-Merkmal intern = 0 Punkte intern = 1 Punkt intern = 2 Punkte intern = 3 Punkte Ausschlusskriterium In der Auswertung werden nun die Punkte je Merkmal miteinander multipliziert. Die Ergebnisse werden je Kapitel (Modul) und gesamt aufsummiert. Jedes System erhält auf diese Art und Weise Punkte, die in Tabellen und Balkendiagrammen prozentual als Erfüllungsgrade dargestellt werden. Aufgrund dieser Methode ist sichergestellt, dass nicht stets ein allgemein bestes System empfohlen wird, sondern dass Sie die für Ihr Unternehmen am besten geeigneten Systeme als Favoriten ermitteln können.

26 Auswertung Grafische Gesamtauswertung Auswertung Trotz eines insgesamt guten Erfüllungsgrades nach hinten sortiert, aufgrund eines oder mehrerer nicht erfüllter KO- Merkmale

27 Auswertung Grafische Auswertung für ein Unterkapitel mit verändertem Ranking (in diesem Kapitel ist kein System an einem KO- Merkmal gescheitert)

28 Auswertung Tabelle für die detaillierte Analyse der Stärken und Schwächen der Systeme

29 Benchmarking Benchmarking des Ist-Profils sowohl des eigenen Systems als auch der eigenen Organisation

30 Das Rechenverfahren beim Benchmarking Ihre Antworten bei der Ist-Profil-Erfassung werden analog zu den Leistungsprofilen der Systeme folgendermaßen bewertet: Gut Befriedigend Mangelhaft intern = 1 Punkt intern = 0,5 Punkte intern = 0 Punkte Ihre Anforderungen führen zu folgender Gewichtung: unwichtiges Merkmal normales Merkmal wichtiges Merkmal sehr wichtiges Merkmal KO-Merkmal intern = 0 Punkte intern = 1 Punkt intern = 2 Punkte intern = 3 Punkte Ausschlusskriterium In der Auswertung werden nun die Punkte je Merkmal miteinander multipliziert. Die Ergebnisse werden je Kapitel (Modul) und gesamt aufsummiert. Jedes System erhält auf diese Art und Weise Punkte, die in Tabellen und Balkendiagrammen prozentual als Erfüllungsgrade dargestellt werden. Aufgrund dieser Methode können Sie Ihre Ist-Profile mit den im Standard angebotenen Leistungen der Systeme direkt vergleichen und Potentiale identifizieren.

31 Benchmarking Die IT Abteilung oder die Anwender erfassen das Leistungsprofil des eigenen Systems (so wie es installiert ist) durch entsprechendes ankreuzen der Merkmale : - Gut - Befriedigend - Mangelhaft

32 Benchmarking Die IT Abteilung oder die Anwender erfassen das Leistungsprofil der eigenen Organisation (so wie die Mitarbeiter das System nutzen) durch entsprechendes ankreuzen der Merkmale : - Gut - Befriedigend - Mangelhaft

33 Benchmarking Benchmarking des eigenen Systems und der eigenen Organisation gegen den Standardfunktionsumfang des Systems, so wie ihn der Anbieter beschreibt, bezogen auf das eigene Anforderungsprofil (=>Potentiale)

34 Benchmarking Detailanalyse der Potentiale. Wo sind Systemfunktionen nicht verfügbar, obwohl sie im Standard vorhanden sind. Wo ist die Organisation / sind die Mitarbeiter nicht in der Lage, die vorhandenen Systemfunktionen zu nutzen. Den Gründen sollte man nachgehen.

35 Benchmarking Benchmarking des eigenen Systems und der eigenen Organisation gegen den Stand der Technik, bezogen auf alle erfassten Systeme im Rahmen einer Marktstudie.

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