Voranschlags- und Rechnungsabschlussverordnung 2015 (VRV 2015) Risikomanagement und Internes Kontrollsystem (IKS)

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1 Voranschlags- und Rechnungsabschlussverordnung 2015 (VRV 2015) 1. Wurden Sie in Ihrer Gemeinde/Verwaltungseinheit über die Einführung der VRV 2015 informiert? Ja Nein 2. Sind die Anforderungen der VRV 2015 bezüglich der Bestandteile, Gliederung und Grundsätze des Voranschlages und des Rechnungsabschlusses bekannt? vollständig bekannt teilweise bekannt kaum bekannt nicht bekannt 3. Gibt es konkrete Pläne für die Umstellung der VRV 2015 in Ihrer Gemeinde/Verwaltungseinheit? Ja Nein in Arbeit 4. Gibt es konkrete Pläne für die Umstellung auf die doppelte Buchführung? Ja Nein in Arbeit 5. Denken Sie, dass aufgrund der VRV 2015 eine Verbesserung der Risikosituation ermöglicht wird? Ja Nein in ausgewählten Bereichen weiß nicht 6. Wünschen Sie sich für die Einführung bzw. Umstellung professionelle Unterstützung? Ja Nein teilweise Risikomanagement und Internes Kontrollsystem (IKS) 7. Wie schätzen Sie aktuell das Risikomanagement in Ihrer Gemeinde/Verwaltungseinheit ein? Sehr Ausgeprägt Ausgeprägt Wenig Ausgeprägt Nicht vorhanden 8. Wer ist/wird für das Risikomanagement in Ihrer Gemeinde/Verwaltungseinheit zuständig/ zuständig sein? BürgermeisterIn Vize-BürgermeisterIn AbteilungsleiterIn GemeindemitarbeiterIn Gemeinderatsmitglied keine Zuständigkeit Amtsleitung Andere: 9. Wie lange beschäftigt sich Ihre Gemeinde/Verwaltungseinheit mit dem Thema Risikomanagement? Wir befinden uns in der Einführungsphase < 5 Jahre < 1 Jahr länger als 5 Jahre < 3 Jahre Wir beschäftigen uns nicht mit dem Thema 10. Gibt es Unterstützung/Vorgaben seitens der Landes- bzw. Bundesebene hinsichtlich der Implementierung/Durchführung eines Risikomanagements? Ja Nein Teilweise 11. Glauben Sie, dass bei der Größe Ihrer Gemeinde/Verwaltungseinheit ein Risikomanagementsystem überhaupt relevant ist? Ja in einzelnen Bereichen Nein, zu klein 12. In welchen Bereichen haben Sie derzeit ein Risikomanagement implementiert? Finanzabteilung Erhaltung öffentlicher Anlangen Bauwesen Bau und Erhaltung Infrastruktur Kultureinrichtungen kein Risikomanagement implementiert IT Beschaffung Beteiligungsmanagement Andere Bereiche:

2 13. Wem wird vom Ergebnis des Risikomanagements Bericht erstattet? BürgermeisterIn AmtsleiterIn Gemeinderat diverse Ausschüsse Gemeindekassier Gemeindevorstand Keine Berichterstattung Andere: 14. In welchen Bereichen wird das Vier-Augen Prinzip angewandt, also für gewisse Prozesse eine Gegenkontrolle vorgenommen? Finanzabteilung Erhaltung öffentlicher Anlangen Bauwesen Bau und Erhaltung Infrastruktur Kultureinrichtungen Buchhaltung IT Beschaffung Kritische Prozesse Förderwesen Keine Sonstige: 15. Welche Vorteile bringt die Implementierung eines Risikomanagements in Ihrer Gemeinde/Verwaltungseinheit? Verhinderung von finanziellen Schäden Optimierung der Ausgaben Verhinderung von Reputationsschäden Zukunftssicherung der Gemeinde Aufspürung von Verlustquellen bzw. Potenzialen Schutz und Sicherheit sensibler Informationen Bewusstseinsbildung bei Mitarbeitern Verbesserung des Images Reduzierung von Haftungspotenzialen Keine Vorteile Erlangung von Kontrolle über Kernrisiken Sonstige: 16. Welche Risiken sind für Ihre Gemeinde/Verwaltungseinheit besonders relevant? Ausfallrisiken Umweltrisiken Organisatorische Risiken Investitionsrisiken IT- und Datensicherheitsrisiken Risiken, die vom Staat bzw. der Politik ausgehen Liquiditätsrisiken Risiken durch Schwankungen der Energiepreise Personalrisiken Haftungsrisiken Reputations- und Imagerisiken Rechtliche Risiken Zinsrisiken Sonstige: 17. Welche Methoden werden bei der Erfassung und Auswertung von Risiken angewandt? ständig oft selten nie Erfahrungswissen, Schätzungen Fragebögen und Checklisten Kreativitätstechniken (Brainstorming, ) Externe professionelle Unterstützung Sonstige: 18. Wo werden die Regelungen und Richtlinien Ihres Risikomanagements dokumentiert? Handbuch Qualitätsmanagement Handbuch Risikomanagement Bestandteil des internen Kontrollsystems (IKS) Handbuch Finanzen Organisationshandbuch Gemeinde Sonstiges: keine Dokumentation 19. Verwenden Sie zur Risikobewertung spezielle Risikokennzahlen? Ja, welche: Nein

3 20. Gibt es innerhalb einzelner Abteilungen Zugangsbeschränkungen, wonach für Mitarbeiter nur jene Informationen verfügbar sind, welche diese für Ihre Arbeit benötigen? Ja Nein Teilweise 21. Sind die Entscheidungskompetenzen und Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter klar abgegrenzt? Ja Nein Teilweise 22. Wie hoch beurteilen Sie die Sensibilität Ihrer Gemeinde/Verwaltungseinheit für Compliance- Themen (Regeleinhaltung)? Hoch Mittel Gering Nicht gegeben 23. Wie beurteilen Sie nachfolgende Aussagen. Bitte Zutreffendes ankreuzen. stimme stimme voll zu gar nicht zu Ein standardisierter Risikomanagement-Prozess stellt die Grundvoraussetzung für ein erfolgreiches Risikomanagement dar. Risikomanagement verursacht in der Regel mehr Kosten als Nutzen: Risikomanagement bindet Ressourcen und führt zu internen Konflikten. Allgemeine gesetzliche Regelungen für Gemeinden wären sinnvoll. Ein funktionierendes Risikomanagement wirkt sich positiv auf die Verwaltungseinheit aus. 24. Wie gehen Sie mit eingetretenen Schadensfällen um? Dokumentation Prüfung und Anpassung von Absicherungen Analyse der Faktoren Informieren der Versicherungen Festlegung von Maßnahmen zur Prüfung von Regressansprüchen Vermeidung und Verminderung Information der relevanten Gremien Bestimmung der Schadenshöhe Feststellung der Verantwortlichen Prüfung der Wahrscheinlichkeit des Wiedereintritts sonstiges Einschätzungen zum Risikomanagement 25. Wie schätzen Sie das vorhandene Wissen und die Kompetenzen in Bezug auf das Risikomanagement in Ihrer Gemeinde/Verwaltungseinheit ein? Umfassend Ausreichend Teilweise Minimal Kein 26. Wo sehen Sie aktuell Herausforderungen bezüglich des Risikomanagements in Ihrer Gemeinde/Verwaltungseinheit? Bewusstsein bei Mitarbeitern steigern Zeitressourcen Know-How der Mitarbeiter steigern Budget Identifizieren von Risiken / Datenerhebung EDV/IT-Risikomanagement Bereichsübergreifende Standardisierung Umsetzung/Einführung des Risikomanagements Realistische Bewertung von Risiken Keine Andere Themen, wie: 27. Welche Bedeutung geben Sie den IT-/ Datensicherheitsrisiken in Ihrer Gemeinde/Verwaltungseinheit? Hoch Mittel Gering Keine

4 28. Wie schützen Sie ihre Gemeinde/Verwaltungseinheit vor IT- und Datensicherheitsrisiken? Verwendung eingeschränkter Benutzerkonten Firewall Spezielle Konfigurationen Verschlüsselung sensibler Daten Aktualisierung der Software Sensibilisierung der Mitarbeiter Sicherungskopien Anti-Viren-Software Schulungen/Trainings Sonstiges: Zukünftige Entwicklungen des Risikomanagements in der öffentlichen Verwaltung 29. In welchen Bereichen Ihrer Gemeinde/Verwaltungseinheit sehen Sie in Zukunft Handlungsbedarf für die Optimierung des Risikomanagements? Dokumentation der Kernrisiken Verbesserung der Methoden zur Risikoerfassung und Risikobewertung Verbesserung der Risikosensibilität der Mitarbeiter Implementierung von Frühwarnindikatoren Verbesserung des Risikoberichtswesens Verbesserungen in der Risikoorganisation (Delegation der Verantwortlichkeiten) Berücksichtigung von qualitativen Risiken Erstellen und Testen von Krisenmanagementplänen Keine Verbesserungen notwendig Andere Bereiche: Implementierung geeigneter RM-Software 30. Was erwarten Sie? In den nächsten fünf Jahren wird die Bedeutung des Risikomanagements in der öffentlichen Verwaltung stark sinken leicht sinken gleich bleiben leicht steigen stark steigen in unserer Gemeinde/Verwaltungseinheit stark sinken leicht sinken gleich bleiben leicht steigen stark steigen 31. Risikomanagement wird sich zukünftig auf die Abläufe in unserer Gemeinde /Verwaltungseinheit positiv auswirken. Stimme voll zu Stimme eher zu Stimme eher nicht zu Stimme gar nicht zu

5 Statistische Angaben IHRE ANGABEN WERDEN STRENG VERTRAULICH BEHANDELT! UM EINE HOHE QUALITÄT DER RESULTATE ZU ERREICHEN, BITTEN WIR SIE UM MÖGLICHST KONKRETE ANGABEN. 32. Welche Funktion übernehmen Sie in Ihrer Gemeinde/Verwaltungseinheit? Bürgermeister Bundesministeriumsbediensteter Amtsleitung Gemeindemitarbeiter 33. Angaben zur Gemeinde/Verwaltungseinheit: Einwohner: Einnahmen lt. ordentlichem Haushalt/Budget: Mitarbeiteranzahl: Bundesland: Wien Oberösterreich Niederösterreich Vorarlberg Burgenland Vize-Bürgermeister Landesministeriumsbediensteter Abteilungsleitung Andere: Steiermark Kärnten Tirol Salzburg 34. Haben Sie Interesse an der Studie und möchten die Ergebnisse zugeschickt bekommen? ja nein Angaben zu Ihrer Person damit wir Ihnen die Gesamtstudie übermitteln können ANGABEN ZU IHRER PERSON WERDEN STRENG VERTRAULICH BEHANDELT UND SIND FREIWILLIG. Name: Vorname: Titel: Funktion: Gemeinde/Verwaltungseinheit: Adresse: Vielen Dank für Ihre Mitarbeit und Unterstützung! PLZ, Ort: Bitte senden Sie den ausgefüllten Fragebogen an eine der unten angeführten Kontaktadressen retour. Tel.: Adresse: Fax: +43/316/ Bei Fragen zur Studie kontaktieren Sie bitte Herrn Julian Stelzl telefonisch unter +43/ oder via unter: