Expertenentipps für FastBill.com

Transkript

1 Expertenentipps für FastBill.com Hiermit erhalten Sie einen Überblick, wie Sie ihre Rechnungen individueller, und doch gesetzeskonform, gestalten und wie Sie Zeiten abrechnen können René Maudrich FastBill.com 1

2 Rechnungsvorlagen Hier finden Sie die Möglichkeit, Ihre Rechnungsvorlagen zu verwalten. Wie Sie sehen können, ist es nicht möglich, die vorgegebene Standard Rechnungsvorlage zu bearbeiten. Für Ihr individuelles Layout generieren Sie am besten eine neue Vorlage, die Sie ganz nach Ihren Vorstellungen und mit Ihrem eigenen Briefpapier gestalten können. Um dies zu tun, klicken Sie auf neue Vorlage, dann geben Sie einen Namen ein und bestätigen mit einem Klick auf Anlegen.

3 Rechnungsvorlagen Wie Sie an nebenstehendem Beispiel sehen können, ist es einfach, sich eine eigene Rechnungsvorlage zu erstellen. Laden Sie einfach Ihre Firmenlogo oder Briefpapier hoch und bestimmen Sie Schriftart und größe. Nachdem Sie in den grauen Boxen am rechten Rand des Bildschirms per Klick auf bearbeiten Informationen eingefügt haben, können Sie diese Boxen per Drag & Drop bequem in die gelben Felder der Rechnungsvorlage ziehen. Dabei können Sie selbst entscheiden, welche Informationen auf Ihrer Rechnung wo stehen sollen. Wenn Sie die Vorlage entsprechend Ihrer Wünsche bearbeitet haben, genügt ein Klick auf Speichern und die Änderungen an dieser Vorlage werden in Zukunft für Sie verfügbar sein.

4 Die qualifizierte elektronische Signatur Nachdem Sie eine Rechnung erstellt haben, können Sie eine Rechnung signieren lassen. Dies erreichen Sie, in dem Sie ein Häkchen im unten umrahmten Feld machen. Wenn die Rechnung signiert wurde, können Sie dies im Rechnungsausgang sehen

5 Die qualifizierte elektronische Signatur Hier sehen Sie, wie eine Rechnung markiert ist, die bereits signiert wurde. Diese Rechnungen können problemlos von Ihnen verschickt werden und Sie sind damit immer steuerlich (nach UStG) auf der sicheren Seite.

6 Wiederkehrende Rechnungen Wer kennt das nicht? Man hat einen Kunden, an den man immer zu bestimmten Zeiten eine Rechnung mit immer gleichen Konditionen stellt. Auch mit den Komfortfunktionen von FastBill ist dies ein Zeitaufwand. Doch mit Hilfe der wiederkehrenden Rechnungen entfällt dies. Sie erstellen einfach einmal eine Rechnung und geben den Takt an, in dem diese Rechnung immer wieder fällig wird. Zum korrekten Zeitpunkt erstellt FastBill ganz automatisch die Rechnung und senden Ihnen ein Info dazu.

7 Wiederkehrende Rechnungen Im Grunde verläuft das Erstellen einer wiederkehrenden Rechnung genauso, wie bei einer normale Rechnung. Der Trick hierbei ist, dass Sie Wiederholungsoptionen einstellen können. Diese erlauben es, dass die Rechnung im gewählten Rechnungstakt immer wieder gestellt wird. Hierbei dürfen Sie außerdem wählen, ob eine fertige Rechnung angelegt wird, oder nur ein Rechnungsentwurf. Weiterhin können Sie sich per darüber informieren lassen. Den Rest füllen Sie wie gewohnt aus und können sich künftig einfach zurücklehnen. FastBill übernimmt ab hier die Arbeit.

8 Arbeitszeitenzeiten erfassen Zeiterfassung schnell und einfach. Mit FastBill können Sie ihre Zeiten bequem für jedes Projekt eintragen und dokumentieren. Alles, was Sie dafür tun müssen ist, den Kunden auszuwählen, ein Projekt anzugeben und den Tag festzusetzen. Dann tragen Sie ihre Arbeitszeit ein und geben evtl. eine Bemerkung ein. Mit einem Klick auf Erfassen haben Sie dann auch schon alles getan.

9 Arbeitszeiten abrechnen Ihre erfassten Zeiten rechnen Sie ganz bequem ab. Mit einigen wenigen Klicks legen Sie fest, für welchen Kunden und Zeitraum Sie ihre Zeiten abrechnen wollen. Dann müssen Sie nur noch auf abrechnen klicken und schon erhalten Sie alle abgerechneten Zeiten als Rechnungsentwurf in ihrem Rechnungsausgang.

10 Herzlichen Glückwunsch! Damit haben Sie weitere Schritte in FastBill unternommen, um einen papierlosen Geschäftsablauf zu gewährleisten.