Das FormCommander System wurde entwickelt, um Digital Pen & Paper Systeme mit dem Anoto Stift einfach, schnell und kostengünstig in

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1 Plug & play System für handschriftliche Datenerfassung in Verbindung mit Penvision Formidable digital pen & paper System und digitalen Stiften von Anoto, naturalforms für Tablet Computer, Windows Tablets mit digital ink Interface sowie allen Arten von mobilen Datenerfassungsgeräten Das FormCommander System wurde entwickelt, um Digital Pen & Paper Systeme mit dem Anoto Stift einfach, schnell und kostengünstig in Unternehmen jeder Betriebsgröße und Branche zu integrieren. Seit 2006 wird dieses System konsequent weiterentwickelt und arbeitet als Basis für teilweise sehr komplexe Workflows in verschiedensten Betrieben. Das System ist flexibel skalierbar um von Freiberuflern bis zu internationalen Großkonzernen in verschiedenen Sprachen eingesetzt werden zu können. Vor allem in Verbindung mit dem sehr leistungsfähigen XMS Penvision Formidable System können auch sehr komplexe Lösungen in kürzester Zeit implementiert werden. Der Einsatz von XMS Formidable setzt im Normalfall professionelle Kenntnisse bezüglich Linux, PHP, Netzwerke, Kommunikation etc. voraus. Der Aufwand für einfache Anpassungen kann erhebliche Kosten verursachen, da teures Fachpersonal und viel Zeit für die Einarbeitung in die Formidable API notwendig ist. Das System benötigt auch für den laufenden Betrieb wie z.b. neue Formulare installieren, Eventhandler anpassen, Lexikon erstellen, konvertieren und installieren, Logfiles prüfen etc. viel Aufwand und bietet zahlreiche Fehlerquellen auf Grund komplexe Abläufe. Die Logfiles sind sehr unübersichtlich und für einen Laien nicht zu interpretieren. Der sehr leistungsfähige Full Dynamic Druck von Formularen erfordert viel Aufwand um die dazu benötigten XML aus den Kundendaten zu erstellen, ebenso der Prepopulated Druck. Die Standard Kommunikation für den Formularversand ist fehleranfällig und Probleme schwer zu analysieren. Das FormCommander System übernimmt nach der Installation sämtliche Verwaltungsarbeiten großteils automatisch und ohne jeden Eingriff auf dem Formidable Linux Server. Die Installation ist sehr einfach gestaltet und mit wenigen Schritten in ein paar Minuten möglich. Das System läuft in der Regel komplett wartungsfrei. Kein manuelles installieren von Eventhandlern bei neuen Formularen notwendig, keine komplexen Abläufe für Lexikon Erstellung, einfachste Schnittstellen für Full

2 FormCommander Dokumentation Seite 2 Dynamic und prepopulated Druck, komfortable Logfile Analyse. Die gesamte Kommunikation erfolgt über eine SQL Datenbank am Linux Server, es ist kein Mailversand von Formularen mehr notwendig. Eine intelligente Update Logik ermöglicht es auch komplexe Individualanforderungen von Kunden im System einfach zu installieren. Damit können wir sehr schnell und kompetent auf spezielle Anforderungen reagieren. Die Entscheidung eines Unternehmens über den Einsatz von Digital Pen und Paper Systemen ist in der Regel immer mit einer Abschätzung über Kosten und Aufwand für die Implementierung, spezifischen Anpassungen, Schnittstellen sowie der laufenden Betreuung verbunden. Genau in diesen Bereichen erleichtert das Form- Commander System die Entscheidung eines Interessenten. Zusätzlich ist es sehr einfach möglich auch komplexe Testbetriebe in kürzester Zeit direkt beim Kunden zu installieren. Wenn so ein System bereits erfolgreich im Testbetrieb ein System präsentiert, erleichtert dies ebenfalls die Entscheidung für den Einsatz. Damit ist das System auch für andere Systemintegratoren für DPP Systeme interessant. Für detaillierte Analysen und Korrekturen werden die Vektordaten der Formulare mit Anpressdruck und Zeitstempel herangezogen. Das System ist in der Lage verschiedenste Fehler beim Schreiben und der Texterkennung zu analysieren sowie logische Überprüfungen und Korrekturen nach frei definierbaren Regeln über die Scriptsprache durchzuführen. Fehler wie z.b. nicht vorhanden Artikelnummern können am PDF Formular rot eingerahmt werden, fehlende Eingaben automatisch am PDF ergänzt sowie ungenau markierte Checkboxen korrigiert werden. Es kann damit z.b. bei einem Verkaufsformular die Summe der Einzelpositionen überprüft werden, wenn keine Summe manuell eingetragen wurde, wird diese vom System anhand der Einzelpositionen automatisch berechnet und eingetragen. Sollte die Summe vom Anwender falsch berechnet und eingetragen worden sein, wird diese rot umrahmt. Im Beispiel wird die Summe der Stunden rot eingetragen, da diese nicht vom User eingegeben wurde. In diesem Beispiel wurde die Summe vom Anwender falsch berechnet und daher rot eingerahmt.

3 FormCommander Dokumentation Seite 3 Mit den zusätzlichen GPS Daten und Zeitstempel lassen sich Routen in Google Maps oder MS Mappoint darstellen (nur wenn der User die Freigabe der GPS Daten am Mobiltelefon erlaubt). Mittels der Vektordaten und Zeitstempel ist auch ein Echtzeit Playback des Formulars oder einzelner Felder (z.b. Unterschriften) möglich. Dabei kann für Unterschriftenvergleiche auch der Anpressdruck in Farbstufen oder als entsprechende Linienstärke dargestellt werden. Damit lassen sich Unterschriften sehr zuverlässig biometrisch verifizieren. Über sog. Lookup Tabellen ist es möglich kundenspezifische Daten zu importieren und diese für die logische Überprüfung heranzuziehen. Als Beispiel kann der Artikel- und Kundenstamm importiert und die Formulardaten damit überprüft werden. Bei der manuellen Korrektur der Formulare sind diese Daten als Auswahlliste in der jeweiligen Feldern im Bearbeitungsdialog verfügbar. Bei der Bearbeitung können einzelne Wörter oder Begriffe in Wörterbücher übertragen werden, diese können von uns zur Optimierung der Schrifterkennung ins DPP System übertragen werden. Formulare können in einer Baumstruktur miteinander verknüpft werden. Es kann z.b. ein mehrseitiges Verkaufsformular mit einem oder mehreren zusätzlichen Formularen mit internen Informationen zum Vorgang kombiniert werden. Jedes Formular kann dabei einem übergeordneten Formular zugeordnet werden. Bei Bedarf lassen sich mehrseitige Formulare verknüpfen und zu einem Formular kombinieren (z.b. eine beliebige Anzahl von Verkaufsformularen). In einer zukünftigen Version lassen sich Formulare auch mit anderen Dokumenten wie Fotos, Word und Excel Dateien verknüpfen. Der Export nach der Verifizierung kann frei konfiguriert werden. Dabei können Formulare oder Formulargruppen in andere Verzeichnisse kopiert, als Mail versendet, an einen FTP Server oder mittels Webservice gesendet oder in andere Datenbanken exportiert werden. Als Exportformate stehen grundsätzlich PDF, XML, CSV, Excel, SQL, DBF (FOXPRO), alle Grafikformate für Formulare zur Verfügung. Beliebige kundenspezifische Formate sind ebenfalls möglich. Für Kunden mit hohem Sicherheitsbedarf können Daten und Formulare nach AES256 Standard verschlüsselt werden.

4 FormCommander Dokumentation Seite 4 Eine detaillierte History speichert sämtliche Änderungen an Formularen mit User, Datum und Zeit. Damit wird der komplette Bearbeitungsverlauf vom Einlesen, konvertieren, korrigieren bis zum Export detailliert erfasst und protokolliert. Die Formulardefinitionen für die Darstellung der Dialoge werden vom System direkt aus den Konfigurationsdaten des DPP Systems automatisch erstellt und können noch individuell mittels integrierten Designer angepasst werden. Die Unterstützung für Full Dynamic Formulare ermöglicht die Bearbeitung auch bei Anwendungen, bei denen jedes Formular unterschiedlich gestaltet und vom Anwender individuell definiert wird (z.b. Verträge). Jedes Formular wird dabei als XML Datei im FormCommander importiert und enthält die Feldbeschreibung sowie den Hintergrund des jeweiligen Formulars. Formulare können vom IT System des Kunden komplett selbst gestaltet werden. Eine spezielle Importschnittstelle ermöglicht eine sehr einfache Formulardefinition durch den Kunden. Damit kann ein Formular z.b. als einfache PDF Datei (z.b. original Lieferschein aus dem Kunden ERP System) mit einer CSV Datei für Feldbeschreibung verarbeitet werden. Die relativ komplexe XML Definitions- Datei wird dann vom FormCommander auf Grund dieser Daten erstellt. Das System ist großteils sprachunabhängig, netwerkfähig und kann über die lokale Datenbank oder über die MySQL Datenbank am DPP Server verwendet werden. Auf Anfrage ist auch eine Client/Server Lösung mit dem Advantage Database Server möglich. Die Berechtigungsstruktur für die Bearbeitung der Formulare ist userspezifisch konfigurierbar, Berechtigungen können von Gruppen- bis auf detaillierte Funktionsebene vergeben werden. Ebenso kann die Bearbeitung auf bestimmte Formulartypen oder Formularstatus für die jeweiligen User eingeschränkt werden. Die Entwicklung eines solchen Systems durch den Kunden selbst ist mit erheblichen Aufwand und Kosten verbunden, der FormVerifier ermöglicht die schnelle, kostengünstige Integration des DPP Systems in die eigene IT Struktur. Mit diesem System lassen sich auch kundenspezifische Lösungen von uns einfach, schnell und kostengünstig erstellen. naturalforms Für Tablets sind Formulare zusätzlich über naturalforms verfügbar, FormCommander unterstützt sämtliche Funktionen und Möglichkeiten dieses Systems. Damit kann in einem System Stift und Papier sowie Tablet Computer gleichzeitig verwendet werden. Prepopulated Formulare (vorbefüllt mit Daten) sind auch mit diesem System verwendbar und können in der gleichen Schnittstelle an Tablets gesendet werden. FormBox

5 FormCommander Dokumentation Seite 5 Das komplette System ist auch in Form eines kompakten Computers mit allen vorinstallierten Komponenten verfügbar. Dabei läuft das Linux System (Formidable) in Form einer virtuellen Maschine und ist direkt mit dem FormCommander System verbunden. Es ist also keine Installation oder externes Hosting mehr notwendig, die Box muss nur in das Netzwerk des Kunden über LAN oder WLAN eingebunden werden und ist sofort einsatzbereit. Spezifische Funktionen in Verbindung mit XMS Formidable Server SQL Interface anstatt Standard Mail Transfer der Daten Gemeinsame Schnittstelle für naturalforms und Anoto Stifte Zusätzlich Transfer von Vektor Rohdaten, prepopulated Daten (vorbefüllte Formulare) und Anhängen zu Formularen wie Bilder, Sprachnachrichten, Dateien etc. Direkte Anbindung an Formidable API und PHP Scripts am Server Formular auf Server sperren und wieder öffnen direkt vom FormCommander oder Verifier aus, auch über die Workflow Steuerung automatisch Import der Konfiguration von Formularen vom Server (config.xml, Hintergrund EPS Files, Eventhandler etc.) Import von Vektordaten für biometrische Unterschriften Analyse, Farbwahl auf Formularen und Echtzeit Playback Verwalten und direktes Bearbeiten von Eventhandlern am Server Automatische Installation von Eventhandlern bei neuen Formularen aus Templates oder kopieren von einem anderen Projekt Erstellen individueller Eventhandler aus fertigen Modulen über Composer Automatische Konvertierung und Upload von kundenspezifischen Lexikons welche über FormCommander bzw. Verifier erstellt wurden Automatisierte Verwaltung von Lexikon (autom. Übernahme aus anderen Systemen) Intelligente lexikale Formularanalyse Import von Attachments wie Fotos oder Dateien Zyklische Überprüfung der Logfiles appserver.log und dpp-hub.log am Server auf ev. Fehler und Report per Mail an Admin mit Statistik und Fehleranalyse Import der Userdaten aus Formidable für Analyse der verwendeten Penpusher Versionen, Telefone, Userdaten etc. Neuerliches Verarbeiten und Senden von einzelnen Formularen oder Formularserien über FormCommander Prepopulated und Full Dynamic Druck Es sind verschiedene Schnittstellen für den dezentralen Formulardruck integriert. Vor allem für den sehr leistungsfähigen Full Dynamic Druck bietet das System viele Erleichterungen. Somit ist es bei Verfügbarkeit eines entsprechenden Druckers auch für Freiberufler sowie Klein- und Mittelbetriebe möglich den vollen Leistungsumfang der komplexen Druckschnittstelle zu nutzen. Der Preprintprozessor ist in der Lage die eindeutige Formular ID beim Druck auszulesen, damit ist eine bessere Kontrolle über die Formularhistory möglich. Zusätzlich

6 FormCommander Dokumentation Seite 6 können Zwischenseiten oder Zusatzformulare gedruckt werden, auch Durchschläge in anderen Trays sind möglich. Der sog. Preprintprozessor des FormCommander Systems bietet folgende Möglichkeiten Prepopulated File Import als XML Templates welches automatisch mit Daten befüllt wird File Import als CSV Datei Import aus SQL Datenbank am Linux Server (dezentrale Verteilung) Import über Webinterface Full Dynamic Druck File Import als PDF und einer einfachen Steuerdatei File Import nur als PDF mit automatischer Formularerstellung aus Templates Import aus SQL Datenbank am Linux Server Formularverifizierung Der FormVerifier ermöglicht die komfortable Verifizierung der vom CT-PEN DPP System erstellten Formulare und bietet eine leistungsfähige Dokumentenverwaltung für den Multiuserbetrieb. In der Regel werden die DPP Formulare von Sachbearbeitern noch überprüft und bei Bedarf korrigiert. Eine ausgeklügelte Verifizierungslogik ermöglicht auch die Abarbeitung komplexer Workflows wie z.b. zeilenorientierte Verifizierung von Formularen. Dabei kann z.b. auf einem Stundennachweis jede Zeile getrennt versendet werden und wird im System mit vorher korrigierten Zeilen wieder in ein aktuelles Dokument zusammengeführt. Angefügte Fotos oder Dokumenten werden angezeigt, können ergänzt, bearbeitet und weitergeleitet werden. Im Verifier können Wörter markiert und ins Lexikon übergeben werden. Der Administrator kann die einzelnen Lexika sehr einfach installieren, dabei ist kein manueller Transfer zur Konvertierung über Penvision notwendig und keine manuelle Installation am DPP Server, alle Schritte übernimmt der FormCommander automatisch. Sämtliche Bearbeitungsfunktionen und die Darstellung der Daten können Userbzw. Arbeitsplatzspezifisch konfiguriert und Formulardaten für die Bearbeitung be-

7 FormCommander Dokumentation Seite 7 liebig gefiltert werden, über eine Volltextsuche können z.b. nur alle Formulare welchen einen bestimmten Text in einem beliebigen Feld enthalten dargestellt werden. Die Darstellung erfolgt in einem Dialog mit dem resultierenden PDF auf der linken Seite sowie dem Eingabedialog rechts. Im Splitmodus wird in einem Fenster nur der Eingabedialog und in einem anderen Fenster das PDF Formular dargestellt. Damit kann auch auf zwei Monitoren komfortabel gearbeitet werden. Zusätzlich steht ein Tablet Mode mit Windows Ink Recognition SDK zur Verfügung um z.b. Formulare mit Windows 8 Tablets handschriftlich oder über die virtuelle Tastatur zu erfassen und zu Bearbeiten. Dabei müssen diese Formulare nicht mit dem DPP System erstellt werden, sondern können auch mit dem FormDesigner unabhängig erstellt werden. Somit können Formulare von beliebigen Quellen bearbeitet werden, individuelle Schnittstellen zum Importieren von kundenspezifischen Formulardefinitionen sind auf Anfrage erhältlich. Dazu wird lediglich eine XML Datei mit der Formulardefiniton importiert und steht sofort für die Verarbeitung als DPP, Web, Tablet, Smartphone und Desktop Formular zur Verfügung. Jedes Formular kann dann mit Daten vorab befüllt werden, wie z.b. Kunden oder Auftragsdaten. Voll integrierter Webserver In sämtliche Module ist ein Webserver integriert, daher keine Installation von Apache oder MIIS notwendig. Der direkt integrierte Webserver ermöglicht die Kontrolle und Verifizierung von Formularen über Web Browser, wobei auch ein spezielles Interface für Mobiltelefone, Tablet PC s oder Pad s verfügbar ist. Die Anpassung wird immer kundenspezifisch vorgenommen. Damit kann der User über den Browser seine Weiterleitungen konfigurieren, Weiterleitungen übers Webinterface vornehmen oder über Volltextsuche Über einen integrierten RSS Feed kann sich der User oder Administrator bei Bedarf am Browser über die letzten Formulare informieren lassen. Ein Direkter Link erlaubt den Aufruf des Formulars sowie die Korrektur von Daten. Schnittstellen Das System bietet jede Art von Datenbankanbindung und Schnittstellen für den Import und Export von Daten. Über die Schnittstellen Module kann für Events im System wie Import, Bearbeitung, Änderungen, Speichern, Export, Verifizierung etc. der Export z.b. als Mail, SQL, FTP, SOAP, Webservice, File etc. in beliebigen Formaten konfiguriert werden.

8 FormCommander Dokumentation Seite 8 Funktionsbeschreibung FormCommander Allgemeines Einfachste Installation unter allen Windows Desktop Systemen Wartungsfrei durch automatische Registrierung von Usern und Applikationen Direkte Kommunikation mit dem Formidable Server (Linux) von XMS Penvision Verarbeitung über Digital Pen & Paper oder naturalforms über Tablet Computer oder Windows Tablets in einem zentralen System Beide Systeme mit den gleichen Formularen kombinierbar Kommunikation mit Linux Server über SQL und Mail (für naturalforms) Userverwaltung mit individueller Definition von Formularweiterleitungen per , FAX, SMS Formularverwaltung mit umfangreichen Such-, Filter- und Verifizierungsfunktionen über Desktop oder integriertem Webinterface Abbilden kompletter Workflows über Formularverknüpfungen in Baumstruktur sowie Verbindung der Formulare mit externen Daten wie z.b. Bildern oder Sprachdateien Umfangreiche Testfunktionen für sämtliche Bereiche (Mail, SQL, Formularverarbeitung, Weiterleitungen, Scripts etc.) Detaillierte Logfiles für sämtliche Abläufe Komfortabler Druck mit voller Kontrolle des Spooler, bei jedem Formular kann damit der komplette Durchlauf vom Druck bis zum Export exakt überwacht werden Verbindung mit Formidable Server für Abgleich von Usern und Applikationsdaten Mehrsprachig für die Unterstützung international arbeitender Unternehmen, Basissprachen sind deutsch, italienisch und englisch Intelligentes Kommandozeileninterface für FormCommander und Verifier, durch die direkte Eingabe von Befehlen und Funktionen wird die Bedienung wesentlich erleichtert Datenverarbeitung Import von PDF, XML, prepop Daten sowie individuellen Anhängen wie Bilder, Dateien oder Sprachnachrichten welche mit Formularen gesendet werden Speichern lokal als PDF und XML in FoxPro Datenbank sowie in MySQL Tabelle auf Linux Server Extrahieren und speichern von Formularfeldern aus dem resultierenden XML in separate Datenbanken und Datenbankfelder in verschiedenen Formaten für die einfachere Verarbeitung von externen Systemen Automatische Synchronisation dieser Daten bei Änderungen durch Verifier oder externem System Umfangreiche Möglichkeiten zur Konvertierung und Weiterverarbeitung des resultierenden PDF Formulars

9 FormCommander Dokumentation Seite 9 Intelligente Formularverarbeitung und Optimierung Ergänzen des Original PDF mit editierbarem PDF. Die aus der Schrifterkennung resultierenden Daten werden in Feldern für weitere Bearbeitung übertragen. Dieses PDF kann über Webservice oder automatischen Import ins System importiert werden Intelligente Optimierung Automatisiertes Versionsmanagement, unterschiedliche Definitionen für Verifizierungsmasken, Schnittstellen, Scripts etc. bei unterschiedlichen Versionen eines Formulars Automatisches vererben von Formular- und Feldeigenschaften bei Neuregistrierung eines Formulars Automatische Markierung im PDF von ungültigen Feldern (z.b. roter Rahmen um das Feld wenn Summe nicht stimmt oder Artikel nicht vorhanden) Einsetzen von Berechnungswerten über Scrip im resultierenden PDF Automatische Ergänzung von leeren Feldern (z.b. fehlende Summen oder Daten aus Stammdatenverwaltung wie z.b. Artikelbezeichnungen) wenn diese nicht manuell erfasst wurden Integration von feldspezifischen Java Script Funktionen für die Bearbeitung der Formularfelder Integration von HTML Bereichen in Formulare Splitten, verbinden und kombinieren von PDF Dateien Einbinden von anderen Dateien ins PDF (mitgesendete Bilder, XML mit Daten etc.) Signieren, schützen und verschlüsseln von PDF Formularen und Daten (AES 256Bit) Konvertierung in JPB, BMP, PNG, EPS etc. Lesen und Schreiben von EXIF Tags in Attachments (JPG, GIF etc.) Ergänzen von Barcodes (Code39, EAN-13, Code128, PostNet and Interleaved 2 of 5, DataMatrix, PDF417) Integration von Java Script in PDF Dateien für Verarbeitung Nachträgliches Ergänzen von Fotos im Original PDF Optimieren von Feldern z.b. für Telefonnummern, Faxnummern und adressen Sehr flexible Optimierung der Texterkennung über Lexikon und lexikalische Regeln oder Regular Expressions mittels Scripts Intelligente Lexikonanalyse- und Erstellung mit Statistik für häufig vorkommende Begriffe Lexikonverwaltung direkt im Verifier, bei der Überprüfung von Formularen können Begriffe komfortabel ins Lexikon aufgenommen werden Export in XMS Lexikon Format für die Installation am Formidable Server Hohe Flexibilität der Formularverarbeitung durch die Möglichkeit kundenspezifischer Erweiterungen über sog. PlugIns (kundenspezifische DLL s mit Funktionen und Scripts welche über einen Eventhandler bei der Formularverarbeitung aufgerufen werden) Zusätzlich zur Schrifterkennung ist die Verarbeitung der Vektordaten über Scripts steuerbar (z.b. Farbwahl, Linienartwahl auf Formular)

10 FormCommander Dokumentation Seite 10 Freie Definition von Formularelementen für Scalen, Diagrammen, Formularregionen, virtuellen Tastaturen etc. Korrektur von nicht erkannten Checkbox Strokes (wenn max. Länge überschritten wird) Kombinieren von Strokes aus verschiedenen Formularen Automatisches Einfügen der Daten aus einem Prepopulated XML in das Haupt XML File Verarbeitung von completed Formularen aus dem Formidable Viewer (Webinterface) Protokollierung der kompletten Verarbeitungs- History von Formularen (Erstellung, Export, Konvertierung, Änderungen durch User, Verifizierung und Weiterleitungen) Registrieren von frei definierbaren Events z.b. für Rundgangkontrolle, Zeiterfassung etc. Strokes werden mit Zeitstempel als Ereignis zum Formular gespeichert. Weiterleitungen von Formularen und Daten Weiterleitung als PDF und in beliebigen anderen Formaten an den Formular Ersteller Weiterleitung von PDF, XML, HTML oder Klartext als FAX, Mail oder (und) SMS an beliebige Empfänger nach frei definierbaren Regeln Weiterleitung mit Link für die Bearbeitung (Korrektur, Zusatzdaten wie Bilder oder Dateien erfassen etc.) im Webinterface Weiterleitung fix für alle Formulare oder nach User, Usergruppe, Datum und Formular eingrenzbar Weiterleitung mittels Checkboxen auf Formular Shortcuts (frei definierbare Kürzel für Mail Adressen), direkter Eingabe oder virtueller Tastatur Weiterleitung über Shortcuts oder Mailadresse in Verteilerfeld Weiterleitungen über scriptgesteuerte Regeln Weiterleitungen können über ein spezielles Systemformular definiert und geändert werden Flexible Konvertierung in verschiedenste Formate Exportieren und Versenden der Formulare in HTML, XML, PNG, CSV, XLS, DOC, RTF, TIFF, GIF, JPG u.v.a. Formate über frei definierbare Schnittstellen mittels leistungsfähigen Grafik Konverter Export als DXF Datei für AutoCad Bilddateien rotieren, skalieren, komprimieren, mit Barcodes ergänzen Bilddateien mit zusätzlichen Informationen ergänzen Automatisches Einfügen von mitgesendeten Bildern in Formulare

11 FormCommander Dokumentation Seite 11 Vollständig integrierter Webserver Sehr schneller Webserver direkt im FormCommander integriert (keine zusätzliche Software wie MSIIS notwendig). Durch direkte Kommunikation mit Browser sehr sicher und schnell (z.b. auch lauffähig von Memorystick aus ohne Installation) Verwalten und Bearbeiten von Formularen Globale Suche und Filterfunktionen Weiterleitung per Ergänzen von ausgefüllten Formularen mit Fotos, Dateien und Sprachnachrichten über Webinterface auf Smartphones und Tablet Direkter Aufruf der Kamera für den Anhang von Fotos Administration von Teilen des Systems über Webinterface User- und Formularverwaltung sowie Verifizierung (Bearbeitung der Formulare sowie Abschluss für weitere Verarbeitung) über Webinterface Optimiert für den zusätzlichen Zugang über Smartphones und Tablet Computer Webinterface über HTML Templates frei definierbar Automatische Erstellung von HTML Templates für Formularbearbeitung über Browser Basis Templates für Desktop Browser, Smartphones und Tablet Computer Zusätzliche Anbindung an Messanger Systeme wie z.b. SKYPE Erstellung eines RSS Feeds für den Internetbrowser mit den letzten Formularen und mittels frei definierbarer HTML Templates Webservice für Anforderung von Formularen von externen Programmen, Ausgabe als XML oder in beliebigen anderen Formaten Verknüpfung von Formularen (Workflow) Automatische Verknüpfung von Formularsets, ein Verkaufsauftrag kann z.b. aus mehreren Seiten bestehen, die kombiniert werden Automatische Verknüpfung von beliebiger Anzahl von Folgeformularen. Es können z.b. Notizen, Zusatzformulare etc. zusätzlich zu einem Verkaufsformular gesendet werden. Verknüpfungen werden über ein definierbares Zeitlimit zwischen Formularen oder mittels Checkbox für Folgeformular gesteuert. Folgeformulare werden in Baumstruktur gespeichert Manuelle Verknüpfung von Formularen zur Abbildung komplexer Formularstrukturen und Workflows in einer Baumstruktur Nachträgliche Verknüpfung von Formularen mit externen Files und Dokumenten mittels Twain Interface (Scanneranbindung) Export Konvertierung in beliebige Formate Leistungsfähige PDF Schnittselle zur nachträglichen Bearbeitung, Verschlüsselung, Konvertierung etc.

12 FormCommander Dokumentation Seite 12 Flexibler, frei definierbarer Export der Formulare definierbar als SQL, Mail, FTP, SOAP Anbindung an beliebige Datenbanksysteme über ODBC Export als editierbares PDF Export über Reportgenerator definierbar Export über XML mit integriertem PDF oder JPG des Formulars sowie Anhänge wie z.b. Fotos Export erst bei Erfüllung spezieller Bedingungen (über Script definierbar) wie Abschluss des Formulars über Checkbox etc. Export nach Abschluss der Verifizierung über Webinterface oder FormViewer Sperre von Formularen nach Export für Änderungen Integrierter, sehr leistungsfähiger Reportgenerator mit Designer für die Definition der Export Dateien Formulardruck Flexible Schnittstelle zwischen Printprozessor und Anwendung mit voller Kontrolle über den kompletten Druckvorgang Definition der Formulare über einfache Script Schnittstelle (XML oder Textdateien) Dezentrale Anbindung für Druckaufträge (z.b. von Außenstellen) über zentrale SQL Tabelle am Linux Server. Formulare können zentral gesteuert in Außenstellen automatisch z.b. mit Kundendaten, Ordersätzen etc. vorbefüllt ausgedruckt werden Vorbefüllen von Formularfeldern beim Druck welche im resultierenden XML File wieder zurückgeliefert werden. Z.B. Auftrags- oder Kundennummer, Kundenadresse, Auftragsdetails, Barcodes etc. Druck mit ausführlichem Logfile, jedes Detail wird im Logfile und Datenbank protokolliert Spoolerüberprüfung beim Ausdruck, nur tatsächlich gedruckte Formulare werden als gedruckt mit Datum, Seitennummer, XML und Zähler registriert Kontrollmöglichkeit über alle nicht verarbeitete Formulare Sofortiger Ausdruck empfangener Formulare auf beliebigen Druckern im Netzwerk z.b. für Kommissionierung Einfügen von kundenspezifischen Daten ins Formular über XML, CSV u.a. Schnittstellen. Das zurückgesendete XML File nach dem Ausfüllen des Formulars enthält die zusätzlich gedruckten Daten und kann dem Geschäftsvorgang zugeordnet werden. Automatische Druckerschacht Sortierungen bei mehrseitigen Formularen mit Durchschlägen (z.b. Druck vom Hauptformular Schacht 1-> Durchschlag 1 (rosa) Schacht 2 -> Durchschlag 2 (grün) Schacht 3 etc.) Automatische Integration von externen Dateiinhalten in Formularsets (z.b. Geschäftsbedingungen auf Rückseite) Druck von Formularen über Druck Client welcher nur über SQL angebunden wird. Vorbefüllte Formulare z.b. mit Kunden- oder Auftragsdaten können z.b. in verschiedenen Filialen vor Ort automatisch ausgedruckt und verteilt werden.

13 FormCommander Dokumentation Seite 13 Dynamische Formulare Jedes Formular kann völlig unterschiedlich beim Ausdruck dynamisch gestaltet werden. Definition von Hintergrund, Formularfelder, Feldtypen, Schrift etc. über XML Datei. Z.B. bei individuellen Verträgen oder mehrseitigen Auftragsoder Lieferscheinen. Formulardefinition über einfache Scriptbefehle in Textdatei oder XML möglich Formulardesigner in Verbindung mit Scribus zur einfachen Erstellung eigener Formulare Import von PDF Dateien mit Seitenbeschreibung und Formularfeldern über flexible Schnittstelle (z.b. mehrseitige Lieferscheine mit beliebiger Anzahl von Seiten werden ergänzt um Auftragsnummer, Sendbox etc.) Ergänzen der PDF Dateien mit zusätzlichen Feldern, Barcodes, Texten etc. Automatische Erstellung der Verifizierungsmasken im Verifier für die nachträgliche Bearbeitung und Kontrolle Formular Verifizierung Desktop Applikationen (FormViewer) zur Bearbeitung und Kontrollieren komplexer Formulare Detaillierte Definition der Userberechtigungen für die Formularverarbeitung Automatische Erstellung von Verifizierungsmasken Scriptgesteuerte Exportlogik beim Abschluss einer Formular Verifizierung. Z.B. kopieren der Daten in einen speziellen Ordner oder Upload in externe SQL Datenbank Integrierte Designer zur Anpassung der Verifizierungsmasken Verifizierung mit Eingabemaske und PDF auf 2 Monitoren Konvertierung der Formulare in editierbares PDF mit Eingabefelder. Der User erhält per Mail ein PDF mit dem Original und zusätzliche PDF Seiten mit dem Ergebnis der Schrifterkennung, welche vom Anwender korrigiert und über Webservice (Script direkt im PDF) zur Bearbeitung an den internen Webserver gesendet werden können. (Offline-Bearbeitung) Extrahieren von Unterschriftsfeldern mit biometrischen Daten (Vektordaten mit Anpressdruck und Zeitstempel pro Stroke) Playback in Echtzeit von einzelnen Formularfeldern oder kompletten Formular Farbliche Darstellung von Anpressdruck bei Playback für Unterschriftenverifizierung Extrahieren der Vektordaten von Skizzen im DXF Format Workflow Management Automatische oder manuelle Verknüpfung von verschiedenen Formularen über Bearbeitungszeit oder Verknüpfungsregelen Übersichtliche Darstellung in Baumstruktur Weiterleitung von Formularen anhand frei definierbarer Regeln an andere Sachbearbeiter als , editierbarem PDF oder HTML Formular zur On- und Offline Bearbeitung

14 FormCommander Dokumentation Seite 14 Verifizierungsmöglicheit einzelner Formularzeilen z.b. bei Stundennachweisen oder Fahrtenbüchern, bereits korrigierte Zeilen werden mit neuen Formularfeldern automatisch kombiniert Spezielle Funktionen der Exportschnittstelle für die Änderung einzelner Formularzeilen Sperre von einzelnen Formularzeilen für weitere Bearbeitung Sperre von Formularen für die Verarbeitung am DPP Server mit Meldung am Mobiltelefon Detaillierte History über alle Formularänderungen Erweiterte Userkontrolle mittels GPS Daten und Zeitstempel Für jeden Schriftzug werden die Vektordaten, exakte Zeit sowie Anpressdruck im System gespeichert Zusätzlich können GPS Daten beim Senden des Formulars oder ständig über ein GPS Tracking erfasst werden Darstellung von Tages- oder Wochenrouten von Usern über Google Maps oder MS Mappoint mit Zeitstempel für jedes Formular Kontrollmöglichkeit mittels Zeitvorgaben für Aufgaben und Auswertung der Differenzen Starten von scriptgesteuerten Aktionen (Mail, SMS, Skype Nachricht etc.) bei Nichteinhalten von Zeitvorgaben (z.b. Alarm bei Rundgangkontrollen oder Inkassodiensten) Auswertungen Integrierter, sehr leistungsfähiger Reportgenerator (FASTREP) Aussagekräftige Statistik über Anzahl Formulare, Nutzungszeiten, durchschnittliche Dauer für ausfüllen von Formularen pro User und Projekt, Tages-, Wochen- Jahresübersicht mit div. Grafiken. Umfangreichen Filterfunktionen z.b. für User, Projekt, Zeiten etc. Formularauswertung mit Volltextsuche Stammdatendruck Täglich automatischer Systemreport mit Statistik per mit ev. aufgetretenen Fehlern und Details dazu Systemkontrolle Check der Kommunikations- Logfiles auf dem DPP Server mit detaillierter Auswertung aller Zugriffe und ev. Fehler bei der Kommunikation sowie bei der Verarbeitung der Formulare Kontrolle aller Mobiltelefonverbindungen mit Protokoll ev. Verbindungsfehler zum DPP Server und vom Stift zum Telefon Auswertung der Zeiten für Verbindungsaufbau und Verarbeitungsprozesse von Formularen für Optimierungen Zyklischer Check von Verbindung zum Linux DPP Server, Mailserver, Webserver, Zugriffspfade für Exportschnittstellen, SQL Server etc.

15 FormCommander Dokumentation Seite 15 Sicherheit AES 256 Bit Verschlüsselung der Formulardatenbank AES 128 Bit Verschlüsselung der PDF Dokumente (optional RC4, jedoch Einschränkung bei Berechtigungsvergabe von Dokumenten) Berechtigungen für PDF Formulare (Druck, kopieren, ändern, Notizen ergänzen, Felder ausfüllen etc.) Passwortschutz für PDF Formulare Digitale Signatur von Formularen (PKCS#12 Zertifikat/private key) Hohe Ausfallsicherheit durch ständige Systemüberprüfung Eigenständige Software kontrolliert ständig das komplette System Integriertes Webinterface für Systemadministration und Kontrolle Aufruf von Logfiles über Webinterface Zyklische Prüfung auf Verbindung zu Formidable Zyklische Prüfung der Mail Accounts Zyklische Prüfung ob FormCommander läuft über Webserivce Zyklische Prüfung der SQL Datenbank Zyklische Prüfung auf Verarbeitungsprobleme und Fehler Mail, SMS oder Skype Message bei Problemen