Prozessaustauschplattform für Gemeinden. vzgv Mitgliederversammlung / 1

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2 Leitfaden ECM-Strategie Zürcher Gemeinden vom September 2011 So sollte die Aufbauorganisation prozessorientiert ausgerichtet werden. Gute Verwaltungsführung beinhaltet also die Ausrichtung der Organisation auf ihr Geschäftsprozessmanagement / 2

3 VZGV Handbuch IKS Der VZGV hat zusammen mit dem Verband Zürcher Finanzfachleute VZF und der Federas Beratung AG das «Handbuch IKS» entwickelt Praktisches Hilfsmittel bereitgestellt Von über 90 Gemeinden genutzt Jede Gemeinde kann die für sie notwendigen Massnahmen aus dem Muster übernehmen / 3

4 VZGV Handbuch IKS Gegenstand ist die auftragsgebundene Lenkung, Gestaltung und Entwicklung von Prozessen Erneuerung des Leitfadens steht an Gründung der VZGV-Arbeitsgruppe «QMS in der Gemeinde» mit Beteiligung der IG ICT / 4

5 VZGV-Arbeitsgruppe QMS in der Gemeinde Aufbau QMS mit integriertem IKS Prozesse und Wissen entwickeln, sichern und transferieren IT-Tool / Cloud / 5

6 Weitere Bedürfnisse nach Prozessmodellierung E-Government / Vernetzte Verwaltung Fusionen und regionale Zusammenarbeit Sicherstellung einer ordentlichen Geschäftsführung (GEVER, ECM, Langzeitarchivierung) Sicherstellung von Nachfolgeregelung, Stellvertretungen Neue Prozesse und Überprüfung bestehender Prozesse / 6

7 Weitere Bedürfnisse IKS Transparente Prozesse Erkennung risikoreicher Prozesse Schutz vor Know-How-Verlust Vereinfachung der Prüfarbeit für Gemeinde und Revisionsstelle Integration des IKS in den Arbeitsalltag / 7

8 Was ist BPMN Beschreibung gemäss Wikipedia: Die Business Process Model and Notation (BPMN, deutsch 'Geschäftsprozessmodell und -notation') ist eine grafische Spezifikationssprache in der Wirtschaftsinformatik. Sie stellt Symbole zur Verfügung, mit denen Fach- und Informatikspezialisten Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe modellieren und dokumentieren können / 8

9 Was ist BPMN / 9

10 ech-0143: Organisationshandbuch Prozessmanagement Das Hilfsmittel [ech-0143] enthält das Muster- Organisationshandbuch Prozessmanagement für Gemeinden Das Handbuch ist für kleinere und mittlere Gemeinden optimiert Die mitgelieferte Mustervorlage kann von den Nutzern nach Bedarf angepasst Download mber=ech-0143&documentversion= / 10

11 Idee der Prozessaustauschplattform Jede Gemeinde modelliert ihre Prozesse auf einem gemeinsamen Tool gemäss ech-bpmn Das Tool ist ein Webservice Es kann via Browser bedient werden Mit dem Tool können die Anforderungen IKS modelliert werden Die Gemeinde kann die Prozesse in diesem Tool anderen Gemeinden zur Verfügung stellen / 11

12 Idee Prozessaustauschplattform IKS-Handbuch HRM / 12

13 Produkt Das Produkt Adonis BOC erfüllt alle Anforderungen Ein Pilotbetrieb wird in Zusammenarbeit mit abraxas und netcetera aufgebaut / 13

14 Pilotbetrieb Stadt Dübendorf ist ISO-9001 zertifiziert Die Prozesse liegen vor in Visio Das Bedürfnis diese Prozesse in BPMN zu bringen ist da IKS soll integriert werden Dübendorf ist die erste Gemeinde, welche mit dem Tool Erfahrungen sammelt Mit Bonstetten, Steinmaur und Horgen sind weitere Gemeinden dabei / 14

15 HRM2 Der Verband Zürcher Finanzfachleute (VZF) sieht das Bedürfnis die Prozesse des HRM2-Handbuchs in diesem Tool abzubilden Ziel ist es generische Prozesse zu haben, welche von der Gemeinde verwendet werden können Der VZF ist daran ein entsprechendes Projekt aufzugleisen / 15

16 Zusammenfassung Das Tool hat grosses Potenzial Wir stehen erst am Anfang Kein reines IT-Thema deshalb ist der Lead bei der Organisation / 16

17 Weiteres Vorgehen Schulungsangebot Angebot für die Gemeinden Abschluss Pilotbetrieb / 17

18 Schulungsangebot Dreistufige Weiterbildung im Bereich Prozesse - Prozessmanagement - BPMN 2.0 Sprache lernen Einführung BPMN Prozessplattform - IKS mit BPMN 2.0 modellieren IKS, Risiken, Massnahmen Die Schulung wird von der AG QMS erarbeitet und vom VZGV angeboten Das Angebot des VZGV wird durch Fachseminare von netcetera ergänzt / 18

19 Angebot für Gemeinden Die AG QMS ist jetzt in Verhandlung mit Anbieter Ziel ist ein Angebot abgestuft nach Gemeindegrösse Das Angebot soll eine Flatrate beinhalten - keine einzelne Lizenzierung für jede/n Mitarbeitende/n - IKS inbegriffen / 19

20 Abschluss Pilotbetrieb Der Abschluss des Pilotbetriebs ist per Mitte 2014 geplant Ab dann steht die PAP allen Zürcher Gemeinden zur Verfügung Das Angebot soll den Bezirksorganisationen des VZGV vorgestellt werden / 20

21 Weiterentwicklung Der Kanton Zürich / Staatskanzlei testet die PAP Falls sich der Kanton Zürich für die PAP entscheidet, ist auch gewährleistet, dass Prozesse zwischen Kanton und Gemeinden ausgetauscht werden können Weitere Interessenten aus dem Kanton Zürich sind herzlich willkommen / 21

22 Links / 22

23 zhaw / School of Management and Law Institut für Wirtschaftsinformatik Umfrage zum Thema «Prozessmanagement in den Gemeinden der deutsch- und rätoromanischsprachigen Schweiz» / 23

24 zhaw / Umfrage Auslöser für Prozesse / 24

25 zhaw / Umfrage Fragen Als wie wichtig schätzen Sie Prozessmangement in Ihrer Gemeinde ein? 67% wichtig 19% nicht wichtig Ist in Ihrer Gemeinde eine Prozessmagement-Strategie vorhanden oder in Erarbeitung? 74% keine Prozessmagement-Strategie vorhanden 10% Prozessmagement-Strategie vorhanden 15% Prozessmagement-Strategie in Erarbeitung / 25

26 zhaw / Umfrage Fragen Wo steht Ihre Gemeinde in Bezug auf die Umsetzung von Prozessmanagement? 20% Projekte umgesetzt oder in Umsetzung 7% Konkrete Projekte in Planung 24% Idee sich in Zukunft mit Prozessmanagement zu befassen 47% Noch nicht mit Umsetzung beschäftigt / 26

27 zhaw / Umfrage Fragen Wie schätzen Sie den Nutzen von Referenzbzw. Musterprozessen für Ihre Gemeinde ein? 49% hoher Nutzen 19% wenig Nutzen 3% kein Nutzen 29% weiss nicht / 27

28 zhaw / Umfrage Gründe für wenig Nutzen Gemeindeautonomie Beschränkte Vergleichbarkeit Unterschiedliche Prozesskultur nach Kanton, Kultur, Gesetzgebung, Grösse der Gemeinden / 28

29 zhaw / Umfrage Gründe für hohen Nutzen Das Rad muss nicht neu erfunden werden Gefahr etwas zu vergessen ist kleiner Start könnte rascher erfolgen Reduktion von Fehlern und Steigerung von Prozesssicherheit und Qualität Orientierungshilfe und Vergleichsmöglichkeiten Schaffung von Transparenz Rasches Nachschlagewerk Neue Ideen und Inputs holen / 29

30 zhaw / Umfrage Fazit Als Ideenanstoss sinnvoll Aber die Arbeit muss dennoch gemacht werden / 30

31 Fragen / 31

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