Schnelleinstieg in Forkware Planning.

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1 Schnelleinstieg in Forkware Planning. Version: 1.0 Erstellungsdatum: Autor: Michael Gehmair halfbyte Glockenspielplatz 6 A-8010 Graz Tel/Fax: +43-(0)316/ Web:

2 Inhaltsverzeichnis. Was ist Forkware Planning? Voraussetzungen Das Hauptmenü Ressourcenverwaltung Projekte erstellen Der Projektplan Legende

3 Was ist Forkware Planning? Forkware Planning bietet Ihnen die Möglichkeit, auf einfache Weise und ohne viele Vorkenntnisse Ihre Projekte optimal in einer Zeitschiene zu verwalten. Der große Unterschied zu anderen Projektplanungstools liegt darin, dass Forkware Planning Ihnen die Möglichkeit bietet, einen Gesamtplan über beliebig viele Projekte mit unterschiedlichen Ressourcen zu erstellen. Forkware Planning übernimmt hierbei die optimale Aufteilung der einzelnen Projekttasks. Das bedeutet, die einzelnen Projekttasks der unterschiedlichen Projekte werden so aufgeteilt, dass das die einzelnen Projekte nach Möglichkeit Ihre Deadline einhalten können bei gleichzeitig optimaler Ausnutzung der unterschiedlichen Ressourcen. Sie sehen auf einen Blick, ob durch einfügen eines weiteren Projektes die Deadlines früherer Projekte gefährdet sind, bzw. ob Sie die Deadline für das soeben eingefügte Projekt einhalten können. Forkware Planning ist ein "live" Projektplanungstool, das bedeutet Sie erhalten bei jeder Anzeige die gerade aktuelle Ansicht der Situation. Es geht nicht darum, den Projektverlauf zu dokumentieren, sondern eine optimale Einteilung der verfügbaren Zeit zu gewährleisten. Können Milestones nicht erreicht werden, sehen Sie sofort wie sich Ihre Zeitplan verändert hat. Wie alle Produkte der Forkware-Familie, verfolgt auch Forkware Planning zwei wesentliche Konzepte: 1) Einfachste Handhabung bei gleichzeitiger größtmöglicher Flexibilität 2) Permanente Verfügbarkeit aller aktuellen Daten im Intranet oder Internet Forkware Planning eignet sich für: Projektleiter und Projektmanager, die Ihre Projekte übersichtlich verwalten und kontrollieren möchten. Permanenten Überblick über den aktuellen Projektstatus und Flexibilität in der Planung von jedem PC haben wollen. Projekte mittleren Umfanges betreuen. Eine Alternative oder Ergänzung zu bestehenden Projektverwaltungen suchen. Über eine Internetstandleitung oder Intranet verfügen. 3

4 Voraussetzungen. Forkware Planning wurde im Hinblick auf größtmögliche Kompatibilität entwickelt. Durch die Verwendung der Internettechnologie ist Forkware Planning auch weitgehend systemunabhängig, d.h. Sie können Forkware Planning auf sämtlichen Plattformen verwenden. (z.b.: Windows, Unix, Mac-OS, ) Somit erfüllen beinahe alle Systeme die Mindestvoraussetzungen. Um sinnvoll arbeiten zu können, sollten allerdings folgende Bedingungen gegeben sein: Hinreichend schneller PC: jeder gängige Arbeits-PC genügt vollauf. Gute Inter- oder Intranetanbindung: Eine ausreichende Arbeitsgeschwindigkeit wird auch mit einer analogen Modem oder einer GPRS Verbindung über ein Handy erreicht und reicht somit völlig aus um außerhalb des Büros auf die Daten zugreifen zu können, allerdings sollte bei ständigem Arbeiten mit Forkware Planning eine permanente Internetverbindung bestehen - optimalerweise mit einer ADSL Leitung. Forkware Planning funktioniert auf allen modernen Browsern, optimal auf Internet Explorer. Diese Einführung und sämtliche Screenshots beziehen sich auf den die Version 6 des Internet Explorers. Bei Verwendung anderer Browser schlagen Sie bitte in Ihrer Browser-Dokumentation nach, wenn eine Abbildung von Ihrer Darstellung abweichen sollte. Um einen bildschirmgetreuen Ausdruck zu erhalten, müssen Sie im Internet Explorer das Drucken von Hintergrundfarben und -bilder ermöglichen. Klicken Sie dazu im Menü des Internet Explorers auf Extras- >Internetoptionen und dann auf den Karteireiter Erweitert. Scrollen Sie bis zu dem Punkt Drucken und hacken Sie das Kästchen Hintergrundfarben und bilder drucken an. Bestätigen Sie Ihre Änderung durch Klick auf OK. Das war s. 4

5 Das Hauptmenü. Nach erfolgreichem Login erhalten Sie das folgende Hauptmenü: Da die Oberfläche in einem Webbrowser dargestellt wird, gelten hinsichtlich Bedienung und Navigation für Forkware Planning dieselben Richtlinien, wie für die Bedienung einer Webseite. Indem Sie den Mauszeiger auf einem Symbol oder einem Button platzieren, erhalten Sie immer den entsprechenden Hinweis zu diesem Feld. 5

6 Ressourcenverwaltung. Ihr erster Schritt sollte sein, Ressourcen anzulegen. Ressourcen können Personen oder Arbeitskreise mit einer bestimmten Kernkompetenz sein. Klicken Sie daher auf den Punkt Ressourcen bearbeiten. Die folgende Seite zeigt Ihnen eine tabellarische Auflistung Ihrer Ressourcen. Um eine neue Ressource anzulegen, klicken Sie auf das Feld neue Ressource anlegen. In der folgenden Maske können Sie die wichtigsten Informationen Ihrer Ressource eingeben. 6

7 Die Felder Ressourcename und Aktivität sind Pflichtfelder, wobei Sie im Feld Ressourcename eine möglichst aussagekräftige Ressourcenbezeichnung (etwa der Vor- und Nachnahme der Person) eingeben sollten. Das Feld Aktivität gibt an zu wie viel Prozent eines Tages die Ressource aktiv für Projektarbeiten zur Verfügung steht. Beispiel: Ein Arbeitstag hat in Ihrem Unternehmen 8 Stunden. Der Mitarbeiter hat aber neben der Projektarbeit auch noch laufende Tätigkeiten wie beantworten oder Berichte schreiben zu erledigen sowie Regenerationspausen. Von den 8 Stunden bleiben dadurch z.b.: 5,5 Stunden für Projekttätigkeiten, also 68%. Ein freier, extra für dieses Projekt eingeteilter Mitarbeiter hat kaum Tagesgeschäft zu erledigen. Ihn könnte man nach Abzug seiner Pausen mit 85% Aktivität eintragen. Dieser Wert dient vor allem dazu den effektiven Arbeitsaufwand zu errechnen. Ein Task mit einem Aufwand von geschätzten 5 Personentagen, wird von einer Person mit 50% Aktivität tatsächlich nach 10 Werktagen erledigt sein. Das Feld Funktion beschreibt das Leistungsspektrum der Ressource. Gerade bei mehreren Ressourcen ist diese Feld sehr sinnvoll. Im Feld kann eine Kontaktadresse eingegeben werden. Dieses Feld wird nur intern verwendet und dient für Sie als Kommunikationshilfe. Weiters finden Sie im Bereich Reserviert einen Kalender mit Monatsansicht. Hier können Sie durch einfaches anhacken des entsprechenden Tages eine Projektabwesenheit für diese Ressource eintragen. Dies kann im offensichtlichsten Fall ein Urlaub oder Feiertag sein, aber auch Außendiensttätigkeit, Krankheit oder fixe Aktivitäten außerhalb der hier verwalteten Projekte. Samstage und Sonntage gelten generell als frei und werden nicht in die Projektplanung einbezogen, Sie müssen diese daher natürlich nicht anhacken. Ist Ihre Ressource korrekt angelegt, bestätigen Sie die Angaben mit Klick auf Speichern. 7

8 Wurde die Ressource neu angelegt, gelangen Sie automatisch zur zurück Ressourcenübersicht. Wenn Sie eine bestehende Ressource verändert haben, gelangen Sie durch Klick auf zurück zur Ressourcenübersicht wieder in die Auflistung. In der Auflistung finden Sie rechts neben jeder Kundenzeile 2 Symbole: = Ressource bearbeiten: Sie gelangen in die Detailansicht = Ressource löschen: Die Ressource wird gelöscht. Wenn Sie eine Ressource löschen, achten Sie darauf, dass diese in keinem laufendem Projekt mehr vorkommt. 8

9 Projekte erstellen. Wechseln Sie vom Hauptmenu in den Menupunkt Projekte bearbeiten. Sie erhalten eine tabellarische Ansicht der Projekte. Bevor wir auf die Möglichkeiten dieser Seite eingehen, legen Sie bitte zuerst einen neuen Auftrag an, indem Sie auf den Button neues Projekt anlegen klicken. Sie erhalten daraufhin die Basis Eingabemaske für das Projekt. Um ein Projekt anzulegen werden nur wenige Daten benötigt. Sie sollten Ihrem Projekt einen Namen im Feld Projektname geben. Optional können Sie Ihr Projekt mit einer Beschreibung versehen. Diese Beschreibung scheint nirgends auf, sie dient nur zur internen Identifikation. Weiters benötigt Ihr Projekt eine Deadline, also ein Datum bis wann das Projekt fertig sein muss. Dies geschieht im Feld Fertig bis (TT.MM.JJJJ). Über die Checkbox in 9

10 Projektplanung einbeziehen können Sie schließlich noch wählen ob dieses Projekt in der Planung berücksichtigt werden soll. Klicken Sie nun auf den Button Speichern um das Projekt im System anzulegen. Durch Klick auf zurück zur Projektübersicht gelangen Sie wieder in die tabellarische Ansicht der Projekte. Da dieses Projekt noch keine Arbeitspakete ( Aufgaben ) besitzt, kann für dieses Projekt noch keine Planung erstellt werden. Wir haben nur das Grundgerüst angelegt. Sie sehen dies an der Status-Bezeichnung nsy not started yet. Um das Projekt im System verfügbar zu machen müssen also noch Aufgaben definiert werden. Klicken Sie bitte auf das Symbol zum Bearbeiten rechts neben der Projektzeile. Sie gelangen nun wieder in die Projektansicht. Unterhalb der Daten, die wir bereits eingegeben haben, sehen Sie eine Auflistung der Aufgaben. Klicken Sie auf den Button neue Aufgabe diesem Projekt hinzufügen um eine neue Aufgabe anzulegen. 10

11 Jede Aufgabe besteht aus einem Namen ( Taskname ), einer optionalen Beschreibung ( Beschreibung ), einem Status in Prozent ( Status ) - diesen müssen Sie regelmäßig aktualisieren um eine korrekte Projektplanung durchzuführen. Weiters können Sie über ein Pulldown Abhängigkeiten von Aufgaben definieren. Es werden alle aktuell diesem Projekt zugeordneten Aufgaben angezeigt. Sie können wählen, ob und - wenn ja - von welcher Aufgabe das aktuelle Arbeitspaket abhängig ist. In der Projektplanung heißt das, dass diese Aufgabe zuerst vollständig erfüllt sein muss, bevor das aktuelle Arbeitspaket verplant werden kann. Außerdem muss eine Abschätzung in Personentagen ( PersonenTage ) eingegeben werden, die für diese Aufgabe benötigt werden. Das System rechnet nur mit ganzen Personentagen und rundet angefangene Personentage immer auf ganze auf. Dies hat den Vorteil, dass dadurch automatisch ein Buffer eingeplant wird und die Anzeige leichter interpretierbar wird. Zuletzt wird noch die durchführende Ressource aus dem Pulldown ( Ressource ) gewählt. Durch Klick auf Speichern wird die Aufgabe dem Projekt zugeordnet und erscheint in der Projektliste. 11

12 Hinweis: Es sein hier nochmals auf die Wichtigkeit hingewiesen, den Status der einzelnen Aufgaben vor jeder Planerstellung zu aktualisieren. Nur so bekommen Sie immer eine korrekte Planansicht. In der Aufgabenliste finden Sie neben den Symbolen zum Bearbeiten und zum Löschen einer Aufgabe auch eine Checkbox. Wenn Sie auf diese Checkbox klicken, ist diese Aufgabe automatisch zu 100% erledigt. Dies erspart Ihnen ein manuelles Bearbeiten der Aufgabe. 12

13 Ist eine Aufgabe zu 100% erfüllt, kann diese Checkbox nicht mehr betätigt werden. (Manuell können Sie den Status natürlich jederzeit verändern) Klicken Sie nun auf zurück zur Projektansicht, um wieder in die Projektauflistung zu gelangen. Hier sehen Sie nun, dass zu Ihrem Projekt einige Berechnungen gemacht wurden. Betrachten wir uns aber zunächst generell die Bildschirmmaske. In der obersten Zeile sehen Sie die Anzahl der gefundenen Projekte, danach Informationen zur aktuellen Ansicht und eine Möglichkeit durch die Seiten zu blättern. Daneben finden Sie eine Möglichkeit über ein Pulldown auszuwählen, wie viele Einträge pro Seite angezeigt werden sollen und eine Möglichkeit direkt zu einer Seite zu springen. Den Button um ein neues Projekt anzulegen kennen Sie bereits. Daneben, am rechten Rand finden sich noch 2 Symbole. Diese dienen dazu, bei Klick, die aktuelle Ansicht als Excel File zu exportieren bzw. zu drucken. In der nächsten Zeile können Sie über die Buttons Alle Projekte und Offene Projekte wählen, ob Sie auch bereits abgeschlossene Projekte in Ihrer Ansicht haben wollen oder nur die Projekte, die noch aktiv sind. Darunter erfolgt eine Auflistung Ihrer Projekte und zwar mit Projektnamen, Deadline, spätestem Startdatum und aktuellem Status in Prozent. Die beiden Symbole am rechten Rand jeder Zeile dienen wie bei den Ressourcen zum Bearbeiten oder zum Löschen eines Projektes Von besonderem Interesse ist die Spalte spätester Start am : Hier wird aufgrund der effektiven Arbeitstage errechnet wann Sie spätestens mit Ihrem Projekt beginnen müssen, um die Deadline einzuhalten. Die Tage in der der Klammer daneben, geben an wie viele Tage bis dahin noch offen sind. Sind keine Tage mehr offen, das Startdatum ist also heute, wird diese Information in blauer statt in grüner Schrift angezeigt. Sollten Sie bereits Verzug haben, wird diese Information in Rot angezeigt. 13

14 Neben diesem Eintrag finden Sie ein Fragezeichen Symbol. Wenn Sie mit der Maus über dieses Symbol fahren, öffnet sich automatisch ein kleines Informationsfenster unter dem Mauszeiger. In diesem Fenster finden Sie Informationen darüber, wie viele Arbeitstage für dieses Projekt effektiv benötigt werden, wie viele effektive Tage des Projekts schon erledigt sind. Weiters erhalten Sie Auskunft über die gesamten noch verbleibenden Tage (das sind die noch verbleibenden effektiven Projekttage und der Tage die ab dem aktuellen Datum bis zum spätestens Start zur Verfügung stehen), sowie der Anzahl der Tage, die noch bis zum spätesten Starttermin verbleiben (also Ihr Buffer). Hinweis: Alle Informationen die Sie in dieser Ansicht sehen beziehen sich immer nur auf das jeweilige Projekt. Forkware Planning arbeitet hier wie andere Projektplanungstools und berücksichtigt nicht die Einflüsse der Projekte untereinander. Diese Beziehungen untereinander werden erst im Projektplan berücksichtigt. Hier haben Sie die Möglichkeit Ihre Projekte unabhängig voneinander zu betrachten und zu planen. 14

15 Der Projektplan. Die Hauptfunktion von Forkware Planning ist der Menüpunkt Projektplan erstellen. Hier werden alle Projekte, Deadlines, Aufgaben und Ressourcen in Zusammenhang gebracht und ein Plan erstellt, der diese Aufgaben möglichst zeiteffizient verteilt. Der Plan wird bei jedem Aufruf vom aktuellen Datum ausgehend neu erstellt. Jede Änderung des Aufgabenstatus oder Ressourcenaktivität bzw. deren Abwesenheit wird somit immer sofort berücksichtigt. Durch Aufruf dieses Menüpunktes erhalten Sie eine Plananzeige in Listenform, dh. der gesamte Projektzeitraum wird in einer horizontalen Ebene angezeigt. Jede benötigte Ressource wird hierbei in einer Zeile repräsentiert. Von einer Ressource Reservierte Tage (Urlaub, Abwesenheit ), Wochenenden und Tage an denen ein Projekt beendet ist, werden farblich hervorgehoben. Unter dieser Liste finden Sie Informationen über die Anzahl der Projektwochen und Projekttage im Plan. Darunter können Sie die Anzeige verfeinern, indem Sie Start- und Endwoche auswählen und die Ansicht von Listen- auf Wochenansicht verändern. Außerdem können Sie die Ansicht wieder wie gewohnt in MS-Excel exportieren oder Ausdrucken. Tipp: Sie können über die Druckfunktion sehr komfortabel einen PDF Export erstellen. Sie benötigen dazu Adobe Acrobat Distiller, oder ein ähnliches Programm, dass einen PDF Export über den Druckerspooler ermöglicht. Bei der Druckerauswahl müssen Sie nur mehr den PDF-Drucker auswählen und Sie erhalten die Ansicht als PDF Dokument zur komfortableren Weitergabe. 15

16 In der Wochenansicht wird die Darstellung nach jeder Woche umgebrochen, so dass eine vertikal scröllende Wochenliste erzeugt wird. Dies ermöglicht am Bildschirm vor allem bei längerer Gesamtprojektplandauer eine bessere Lesbarkeit. Natürlich können Sie auch hier die Ansicht verfeinern, indem Sie Start- und Endwoche manuell wählen. 16

17 Legende. Nachfolgend findet sich eine Legende aller von Forkware Planning verwendeten Symbole. Ressource bearbeiten Ressource löschen Aufgabe bearbeiten Aufgabe löschen Projekt bearbeiten Projekt löschen Ansicht als MS-Excel Datei exportieren Ansicht drucken 17