E-Government macht Schule

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Rüdiger Baumann
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1 E-Government macht Schule Herausgeber: Kurt Mayer, Wien (2011) - kurt.mayer@ce2.at Im Auftrag von peter.parycek@bka.gv.at thomas.menzel@bmukk.gv.at

2 Vorwort AutorInnen: Hartwig Hitz, Jörg Hopfgartner, Thomas Jekel, Anna-Maria Osterbauer, Elisabeth Schauppenlehner-Kloyber, Ulrike Sulan, Birgit Wagner Unter Mitwirkung von Eva Maria Wagner Herausgeber: Kurt Mayer, Ce2 GmbH, Textredaktion und Lektorat: Elisabeth Schauppenlehner-Kloyber, Thomas Jekel, Heinz Kloyber Erscheinungsort: Wien Jede Art der Vervielfältigung oder Veröffentlichung für Bildungszwecke in Österreich ist ausdrücklich erwünscht. Abänderungen des Inhalts nur nach Zustimmung durch die Auftraggeber Bundeskanzleramt und Bundesministerium für Unterricht, Kunst und Kultur Anregungen und Fragen zum vorliegenden Text an oder 2. Auflage März 2012 Mit Unterstützung von Bundesministerium für Finanzen Hauptverband der Sozialversicherungsträger 3

3 7 Übungsfirma 7.1 Lehrendeninformation Allgemeines Gerade in den Übungsfirmen bietet sich ein breites Spektrum für den praktischen Einsatz der Handy-Signatur der Schüler/innen. Alle Agenden im Bereich Schriftverkehr insbesondere auch die Rechnungslegung können durch die kostenfreie und portosparende Verfügbarkeit der PDF- Signatur in zeitgemäßer Art und Weise abgewickelt werden. Näheres zu den Aktivierungsmöglichkeiten finden Sie unter bzw. ausführlich dokumentiert in Unterrichtseinheit 5 dieses Skriptums. Wie auch in Folie 20 zitiert, steht die Signatur von natürlichen Personen im Mittelpunkt. So wie Mitarbeiter/innen auch analog mit dem persönlichen Vor- und Zunamen ihre Unterschrift leisten, tun sie dies in digitaler Form ebenso in der ihnen im Unternehmen zugewiesenen Rolle und Verantwortung. Ebenfalls in diesem Kapitel wird der Rechnungsstandard eb Interface behandelt. Dabei geht es nicht mehr um einzelne Rechnungen auf Papier oder im PDF-Format sondern langfristig um eine Möglichkeit, den Datenaustausch zwischen FIBU/ERP-Systemen auf Basis eines einheitlichen Rechnungsstandards abzuwickeln. Hier ist es in einem ersten Schritt sicherlich einmal interessant, die Schüler/innen damit vertraut zu machen, dass ein XML-Dokument nicht wie ein Word- oder PDF-File zu einem WYSIWYG-Ergebnis führt ( What you see is what you get Die Bildschirmanzeige entspricht dabei der optisch korrekten Ausgabe), sondern eben der automatischen Verarbeitung der Daten dient. Im Arbeitsblatt findet sich dazu ein Arbeitsauftrag für eine Musterrechnung. Viel weiter muss ein erster Schritt zu diesem Thema gar nicht reichen; allein die Distribution von signierten PDF-Rechnungen macht mit dem Thema E-Billing bereits sehr vertraut. Auch die Installation der kostenfreien Software PDF Over für die Einbindung des Übungsfirmen-Logos in den Signaturblock ist ein Add on, das nicht zwingend Voraussetzung für die Beschäftigung mit dem Thema ist. Allein mit dem Einsatz der Signaturmöglichkeit via Web-Browser (Siehe Folien 4-7) können Sie umfangreiche Ergebnisse im Bereich Signatur und E-Billing erreichen! Für vertiefende Informationen sei Ihnen auch das unter Hungry minds erwähnte Handbuch Elektronische Rechnungslegung in Österreich empfohlen, welches sich dem gesamten Thema sehr ausführlich widmet. 70

4 Wenn Sie im Rahmen des Übungsfirmen-Unterrichts intensivere Projekte zu den in diesem Kapitel behandelten Bereichen planen und/oder Unterstützung in welcher Form auch immer benötigen kontaktieren Sie uns gerne: Lehrplanbezug HAK: 4. Jg.: Basislehrstoff: Arbeiten im betriebswirtschaftlichen Zentrum in verschiedenen Funktionen (wie z.b. Administration, Rechnungswesen mit Steuer- und Abgabenwesen, Beschaffung, Investition [ ]) unter Einsatz der in der Praxis verwendeten aktuellen Büro-, Informations- und Kommunikationstechnologien und Software (z.b. E-Business); HAS: 3. Jg.: Übungsfirma: Arbeit im betriebswirtschaftlichen Zentrum in branchenspezifischen Bereichen [ ] unter Einsatz der in der Praxis verwendeten Büro-, Informations- und Kommunikationstechnologien; Lernziele Fähigkeit zum eigenständigen und kompetenten Einsatz von PDF-Signaturen Basiskenntnisse zum Bereich E-Billing : Signierte PDF-Rechnungen erstellen und verarbeiten können und Standard eb Interface begrifflich richtig zuordnen können Anleitung Im Unterschied zu den anderen Einheiten möchten wir Ihnen für den Übungsfirmen-Bereich keine vollkommene Stundenabfolge anbieten, sondern eine umfangreiche PowerPoint- Präsentation und ein kompaktes in Teamarbeit zu lösendes - Praxis-Arbeitsblatt zur Verfügung stellen. Aufbauend auf dem jeweiligen Wissensstand der Schüler/innen bzw. je nach Verfügbarkeit aktivierter Handy-Signaturen können Sie damit den einzelnen Abteilungen konkrete Arbeitsaufträge zuweisen. 71

Web Hungry Minds Weiterführende Informationen zum Themenbereich http://portal.wko

5 Web Hungry Minds Weiterführende Informationen zum Themenbereich elektronische,rechnung:,fragen,aus,der,praxis Fragen aus der Praxis zum Thema E-Billing; vor allem auch was Auslandsgeschäfte betrifft Erlass mit Ausformulierung der Voraussetzungen für E-Billing Umfangreiches Handbuch Elektronische Rechnungslegung in Österreich RECHNUNGSEMPFAENGER&TRAEGER=DEFAULT&BEREICH=WKO Online-Ratgeber für Rechnungsempfänger (WKO) Eingangsvoraussetzungen Grundsätzliches Wissen über Funktion & Aktivierung der Handy-Signatur (z. B. Einheiten 4 und 5 dieses Skriptums) Sie selbst und zumindest einige Schüler/innen verfügen über eine aktivierte Handy-Signatur Stellen Sie sicher, dass die Möglichkeit besteht, in der von Ihnen verwendeten Textverarbeitung (MS Word 2007/2010 bzw. Open Office) bzw. durch separate Programme (PDF Creator u.a.) Ergebnisse auch im PDF-Format zu speichern. Sie benötigen Zur Durchführung der Einheiten ist ein PC mit Internetanschluss zwingend notwendig. Im Falle der Nutzung der Software PDF Over besteht die Notwendigkeit, diese auf den betroffenen Geräten zu installieren. Handbuch siehe Vorschläge zur Leistungsfeststellung Der aktive und korrekte Einsatz der PDF-Signatur in den verschiedenen Anwendungsbereichen der Übungsfirma kann im Rahmen der Beurteilung prüfungsimmanenten Charakter haben. 72

6 7.2 Arbeitsblatt PDF Signatur & E-Billing in der Übungsfirma Die Bestandteile einer Rechnung sind im 11 des Umsatzsteuergesetzes geregelt. Finden Sie die offizielle Quelle dieses Gesetzes und geben Sie den konkreten Link dazu an. 1. Erstellen Sie einen Textvorschlag, um Ihre Geschäftspartner zu informieren, dass Sie künftig Rechnungen auf elektronischem Weg als signierte PDF-Datei zusenden werden. Berücksichtigten Sie dabei auch alle rechtlich relevanten Hinweise! 2. Bei dieser Arbeitsaufgabe widmen Sie sich dem Rechnungsstandard ebinterface : Nehmen Sie sich bitte eine aktuelle Ausgangsrechnung Ihres Unternehmens zur Hand und bilden Sie diese unter entsprechend ab. Geben Sie auch die entsprechenden Artikelpositionen bzw. die Bankverbindung korrekt an. Wichtig: Geben Sie als -Adresse des Rechnungsausstellers Ihre eigene - Adresse an! Lassen Sie sich abschließend das fertige Rechnungsfile mittels Klick auf die folgende Schaltfläche per Mail zusenden: (Anmerkung: Sie erhalten das Ergebnis dabei bereits mit Signatur!) Die erhaltene XML-Datei prüfen Sie bitte unter auf Authentizität und Gültigkeit und kopieren einen Screenshot der Bestätigung in Ihr Lösungsdokument. Auch bei der Digitalen Signatur ist es möglich, dass mehrere Personen ein Dokument unterschreiben. Erstellen Sie abschließend aus Ihren Lösungen ein PDF-Dokument und nutzen Sie unter die Möglichkeit der Kollektivsignatur. ALLE Mitglieder Ihres Teams sollen das Arbeitsergebnis entsprechend nacheinander signieren. Prüfen Sie abschließend die Gültigkeit Ihres Dokuments unter 73

7.3 Lösungen zum Arbeitsblatt 1. RIS-Originalquelle: http://www.ris.bka.gv.at/geltendefassung.wxe?abfrage=bundesnormen&gesetzesn ummer=10004873 2.

7 7.3 Lösungen zum Arbeitsblatt 1. RIS-Originalquelle: ummer= individuelle Lösungen - Wichtig sind vor allem folgende Punkte: * Aufbewahrungsfrist der digitalen (PDF-) Rechnungsversion: 7 Jahre * Empfänger muss NICHT über eine Handy-Signatur bzw. Bürgerkarte verfügen * Keine zusätzliche Hard- oder Software für den Empfänger notwendig 3. individuelle Lösungen Musterbeispiel: 74

8 Screenshot der Dateiprüfung der erhaltenen XML-Datei: 75

9 4. Prüfung der Kollektivsignatur: 76

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