Wir müssen reden! Richtig kommunizieren im CIRS

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Gretel Zimmermann
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1 Wir müssen reden! Richtig kommunizieren im CIRS B. Hoffmann, A. Nöding, H. Haeske-Seeberg 2. Nationales CIRS-Forum - CIRS, Risikomanagement, Patientensicherheit 24. Februar 2012, Berlin Wir müssen reden! Kommunikation ist nicht alles, aber ohne Kommunikation ist alles nichts.

Nationales CIRS-Forum - CIRS, Risikomanagement, Patientensicherheit

2 Ein weit verbreitetes Problem? Befragung in einer Klinik, in deren CIRS seit Beginn ca. 20 Berichte eingegangen sind: Beteiligung bei Befragung: fast 60 % von über 300 MitarbeiterInnen Gut bekanntes System, das auch als hilfreich für die Fehlerprävention wahrgenommen wird Gutes Viertel befürchtet negative Konsequenzen 45 % sagen: Kommunikation der Fälle ist nicht ausreichend Kommunikation im CIRS Was muss man beachten, wenn die Mitarbeitende über CIRS- Berichte informiert werden? Wie erfahren sie, "was aus dem Fall geworden ist"? Wie erfahren sie, ob die Klinik aus einem Fall oder aus CIRS gelernt hat? Wer muss da eigentlich mit wem reden? Und wenn nicht reden, welche Wege gibt es noch (Intranet, Mitarbeiterzeitung, CIRS-Nachrichten etc.)?

Gutes Viertel befürchtet negative Konsequenzen 45 % sagen: Kommunikation der Fälle ist nicht ausreichend Kommunikation im CIRS Was muss man beachten, wenn die Mitarbeitende über CIRS-

3 Unser Programm heute 1. Wer muss kommunizieren im CIRS/Fehlermanagement? 2. Was muss im CIRS/Fehlermanagement kommuniziert werden? 3. Die wichtigsten Feedback-Gebote im Fehlermanagement 1. Wer muss kommunizieren im CIRS? Wer muss informiert werden bzw. kommunizieren in einem lebendigen CIRS? (d. h. es geht nicht um die notwendige interne Öffentlichkeitsarbeit bei der Einführung von CIRS) Geschäftsführung, Pflege-, ärztl. Direktion Abteilungsleitungen Qualitätsmanagement CIRS-Beauftragte/r, CIRS-Team, übergeordnete CIRS-Leitung Berichtende Person Mitarbeitende Patienten, Angehörige Interne Dienstleister (z. B. EDV-Abteilung, Einkauf, etc.) Externe Dienstleister Pressestelle Betriebsrat

es geht nicht um die notwendige interne Öffentlichkeitsarbeit bei der Einführung von CIRS) Geschäftsführung, Pflege-, ärztl.

4 2. Was muss im CIRS kommuniziert werden? Innerhalb des Berichtssystems: Ggf. Rückfragen an die meldende Person Berichtssystem an QM: Ergebnisse der Analyse des Falls (Identifikation risikorelevanter Bereiche, fehlerbegünstigende Faktoren, Risiko-Einschätzung etc.) Empfehlung des CIRS-Teams Bericht über systematische Auswertung (Berichtsfrequenz u. ä.) QM an Abteilungsleitungen und andere Führungsebenen Maßnahmen zur Prävention und Erhöhung Patientensicherheit Verantwortlichkeiten für die Umsetzung Verantwortlichkeiten und Zeitraum für Umsetzung Ergebnis der Überprüfung der Umsetzung CIRS-Team an Mitarbeitende: Abschlussbericht Was ist aus dem Fall geworden? 3. Die wichtigsten Feedback-Gebote Ziele: Vertrauen in das Sicherheitssystem der Einrichtung aufbauen/erhöhen Die Motivation zu Berichten fördern Interesse an Berichtssystem, Patientensicherheit wecken/fördern Zusammengestellt aus der Literatur am Ende der Präsentation

) Empfehlung des CIRS-Teams Bericht über systematische Auswertung (Berichtsfrequenz u. ä.

5 3. Inhalte des Feedback 1. Inhalte sollen relevant für die MA und die Arbeit vor Ort sein. 2. Die Informationen sind klar und eindeutig. 3. Das Feedback unterstützt die MA vor Ort und stärkt sie in ihrer Verantwortung für die Patientensicherheit. 4. Veränderungen in den Strukturen und Prozessen vor Ort werden sichtbar gemacht. Veränderungen werden begründet. 3. Inhalte des Feedback (II) 5. Das Feedback bewahrt die Vertraulichkeit und fördert das Vertrauen zwischen Berichtenden und den für das Sicherheitssystem Verantwortlichen. Es zeigt, wenn das Berichten zu den Veränderungen geführt hat und hebt die Rolle der MA in der Patientensicherheit hervor. 6. Das Engagement der Leitenden MA für die Verbesserung des Systems und Maßnahmen zur Erhöhung der Patientensicherheit ist sichtbar. 7. Double-loop learning: Ursachen von Fehlern identifizieren und korrigieren statt nur Fehler zu korrigieren (Veränderungslernen statt Anpassungslernen). D. h., dass die Lernerfolge selbst und die Annahmen über Ursachen und Wirkungen hinterfragt und kommuniziert werden sollten.

Veränderungen werden begründet. 3. Inhalte des Feedback (II) 5.

6 3. Methoden des Feedback Feedback auf verschiedenen Ebenen der Organisation Direktes Feedback an die berichtenden Personen und an die Schlüssel-Akteure im Sicherheitssystem Feedbackprozesse sind etabliert, kontinuierlich, klar definiert und allgemein verstanden Adäquate Methode oder Kanal für das Feedback Feedback ist in die Arbeitsroutinen der MA integriert 3. Fünf wichtige Methoden 1. Bounce back: Information an die berichtende Person (Bericht angekommen, Debriefing über Ereignis, Information über den weiteren Prozess) 2. Schnelle Antwort: Aktivitäten innerhalb des Arbeitssystems vor Ort (sofortige Reaktion auf Ereignis zur Schadensabwehr, vorübergehende Maßnahmen bis endgültige Lösung gefunden) 3. Risikobewusstsein erhöhen: Information an alle vor Ort (Bulletins, regelmäßige Beiträge als/in Newslettern, Alerts, Beispielfälle und Statistiken)

Bounce back: Information an die berichtende Person (Bericht angekommen, Debriefing über Ereignis, Information über den weiteren Prozess) 2.

7 3. Fünf wichtige Methoden (II) 4. Informationen der MA über die getroffenen Maßnahmen: Information der berichtenden Person und der Berichts- Community (Analyse des Ereignisses und abgeleitete Präventionsstrategien, andere PS-Maßnahmen) 5. Sicherheit des Arbeitssystems erhöhen: Aktivitäten innerhalb der Einrichtung spezifische Initiativen und ihre Implementierung, um beitragende Faktoren (latente Bedingungen) anzugehen, die zu PS-Ereignissen beitragen Veränderungen an Ausrüstung, Prozessen, SOPs, Strukturen, Ausbildungs- und Trainingsprogrammen; Monitoring der Umsetzung aller Maßnahmen Literatur Benn, J.; Koutantji, M.; Wallace, L.; Spurgeon, P.; Rejman, M.; Healey, A.; Vincent, C. (2009): Feedback from incident reporting: information and action to improve patient safety. In: Quality and Safety in Health Care 18 (1), S Gandhi TK; Graydon-Baker E; Neppl Huber C; Whittemore AD; Gustafson M (2005): Closing the loop: Follow-up and feedback in a patient safety program. In: J Comm J Qual Pat Safety 31 (11), S Nuckols TK (2011): Incident reporting: More attention to the safety action feedback loop, please. Online verfügbar unter D=108.

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